行政事業(yè)單位內(nèi)部控制情況分析

羅偉倫

深圳市居民家庭經(jīng)濟狀況核對中心 廣東·深圳

一、引言

長時間以來，行政事業(yè)單位資金使用的穩(wěn)定性，以及收支業(yè)務(wù)的規(guī)范性都比較好。因此，行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)較為緩慢。行政事業(yè)單位建設(shè)科學合理的內(nèi)部控制體系，可以保證各項業(yè)務(wù)活動順利開展，避免違規(guī)現(xiàn)象，促進行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。因此，行政事業(yè)單位需要認真對待，不斷完善內(nèi)部控制體系。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要性

1.有利于增強公信力

行政事業(yè)單位規(guī)范地開展各項業(yè)務(wù)活動，是政府部門增強公信力的重要途徑。如果行政事業(yè)單位缺乏監(jiān)督，沒有制度約束，容易出現(xiàn)決策失誤。只有建立完善的內(nèi)部控制制度，才能規(guī)范行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動，同時增強政府部門的公信力。

2.有利于理順內(nèi)部運行機制

行政事業(yè)單位通過完善內(nèi)部控制制度，對業(yè)務(wù)活動進行風險評估，理順內(nèi)部運行機制，防范各種風險問題。通過加強內(nèi)部控制建設(shè)，行政事業(yè)單位能夠完善各項運行機制，強化內(nèi)部管理，減少人為操作的空間；同時，促進各項業(yè)務(wù)活動有序開展，減少違規(guī)問題，營造風清氣正的工作環(huán)境。

3.有利于提高決策準確性

部分行政事業(yè)單位不重視內(nèi)部控制建設(shè)，造成單位運營混亂，管理決策較為隨意，面臨較大的風險問題。內(nèi)部控制制度弱化，給行政事業(yè)單位發(fā)展造成了較大阻礙。行政事業(yè)單位加強內(nèi)部控制建設(shè)，通過風險評估等方式，及時排查風險和漏洞。特別是重大決策，必須經(jīng)過集體研究，進行充分討論和可行性分析，使管理決策更加科學合理，避免重大失誤。

三、內(nèi)部控制情況分析

根據(jù)財政部門的相關(guān)要求，行政事業(yè)單位每年需要填報上一年度的單位內(nèi)部控制情況。此外，財政部門還要對部分單位開展現(xiàn)場檢查，進行深入了解和溝通，查閱紙質(zhì)與電子資料。財政部門和上級主管部門對內(nèi)部控制建設(shè)的要求越來越高，不僅要求書面評審，還需要現(xiàn)場檢查，從而全面地掌握行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)情況。

1.重視內(nèi)部控制制度建設(shè)

許多行政事業(yè)單位都制訂了內(nèi)部控制工作方案，不斷規(guī)范經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)活動，以信息系統(tǒng)為支撐，突出重點領(lǐng)域、關(guān)鍵崗位的內(nèi)部控制，逐步將內(nèi)部控制對象從經(jīng)濟活動拓展到全部業(yè)務(wù)活動。

按照財政部門的相關(guān)要求，行政事業(yè)單位應(yīng)該建立權(quán)責一致、制衡有效、運行順暢、執(zhí)行有力、管理科學的內(nèi)部控制體系。同時，應(yīng)該充分重視內(nèi)部控制制度建設(shè)，完善內(nèi)部控制制度，涉及預算管理、收支管理、采購管理、資產(chǎn)管理、合同管理、建設(shè)項目管理等經(jīng)濟活動，把內(nèi)部控制融入各項經(jīng)濟活動，保證各項工作順利開展。

2.加強風險評估

行政事業(yè)單位開始重視內(nèi)部控制建設(shè)，并開展風險評估工作；通過風險評估，對單位的組織架構(gòu)、運行機制、關(guān)鍵崗位、制度體系、信息系統(tǒng)、預算收支、政府采購、國有資產(chǎn)、建設(shè)項目、合同管理等業(yè)務(wù)，進行全面梳理，編制了風險清單；通過制度文件檢查、憑證抽取、訪談?wù){(diào)查、大數(shù)據(jù)分析等風險評估方法，對單位層面和業(yè)務(wù)層面的相關(guān)風險，以及風險應(yīng)對方式進行分析，全面排查風險點，綜合評估行政事業(yè)單位的風險管理水平。同時，針對存在的問題及風險點，進行原因分析及研討，提出整改意見；結(jié)合工作過程中出現(xiàn)的問題，對內(nèi)部控制制度進行完善，堵塞管理漏洞和制度漏洞，提升內(nèi)部控制管理水平。

3.內(nèi)部控制成果顯著

（1）單位組織方面。召開內(nèi)部控制工作會議，提升全體員工對內(nèi)部控制的重視程度；起草了內(nèi)部控制學習與落實檢查方案，明確內(nèi)部控制學習計劃和內(nèi)部控制落實檢查制度，推動各項工作規(guī)范化、制度化。

（2）內(nèi)部控制制度建設(shè)方面。大力推進內(nèi)部控制制度建設(shè)，起草了內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位說明書、員工輪崗制度、合同管理辦法、固定資產(chǎn)及物資管理制度、政府采購管理辦法等，規(guī)范了業(yè)務(wù)標準和流程。

（3）信息系統(tǒng)管理方面。對公共財政資金管理系統(tǒng)進行了優(yōu)化升級。

（4）內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面。對財務(wù)管理制度進行了修訂，完善了報銷流程，以及公務(wù)卡使用及印章管理制度。

（5）政府采購方面。修訂了服務(wù)和貨物類政府采購管理制度，明確流程步驟和采購小組職責，建立供應(yīng)商評價機制，制定采購檔案歸檔清單，并編制流程圖。成立采購管理小組，完善了政府采購項目驗收報告的格式，由采購管理小組組織采購項目履約驗收和供應(yīng)商履約評價，為采購工作提供組織保障。

（6）資產(chǎn)管理方面。修訂了固定資產(chǎn)管理制度，規(guī)范資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)，嚴格按照財政部門的相關(guān)要求，每年對固定資產(chǎn)進行盤點并出具資產(chǎn)報告；出納每日盤點現(xiàn)金，財務(wù)負責人每月進行一次現(xiàn)金盤點檢查，完善現(xiàn)金管理，預防風險。此外，還完善了資產(chǎn)領(lǐng)用、資產(chǎn)保管、維修維護、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)標簽等內(nèi)容，建立了物資盤點機制，定期進行盤點并建立臺賬。

四、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題

1.內(nèi)部控制意識不強

內(nèi)部控制貫穿行政事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)活動的始終，具有重要作用和意義。然而，部分單位對內(nèi)部控制的認識不足，認為只要做好業(yè)務(wù)工作就行了，對內(nèi)部控制工作不夠重視、不夠了解。有些單位認為內(nèi)部控制工作就是財務(wù)風險防范工作，認為只要交給財務(wù)部門就可以，和其他部門沒有太大的關(guān)系。

其實，內(nèi)部控制是一項全局性工作，不僅僅是某個部門的工作。內(nèi)部控制涉及的范圍非常廣、內(nèi)容非常豐富，需要行政事業(yè)單位增強內(nèi)部控制意識，給予足夠的重視，這樣才能真正地做好內(nèi)部控制工作。

2.輪崗制度不完善

內(nèi)部控制體系中的一項重要內(nèi)容就是關(guān)鍵崗位的輪崗制度。預算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購業(yè)務(wù)、國有資產(chǎn)業(yè)務(wù)、建設(shè)項目業(yè)務(wù)、合同業(yè)務(wù)等崗位，需要建立輪崗制度，并定期進行輪崗。很多單位的輪崗制度不完善，存在較大的風險隱患。

（1）部分單位對輪崗工作不夠重視，沒有制定相應(yīng)的輪崗制度。

（2）部分單位雖然制定了輪崗制度，但是由于人手不足等原因，沒有嚴格落實。

（3）部分單位的輪崗記錄表不完善，難以滿足內(nèi)部控制工作的相關(guān)要求。

（4）部分單位的規(guī)模較小，人員有限，不具備輪崗條件，但是也沒有建立專項審計機制。

3.合同管理有待加強

部分行政事業(yè)單位的合同管理制度需要進一步完善，并建立關(guān)鍵管控點的相關(guān)制度。一些單位在合同管理的過程中，沒有設(shè)置專門崗位和安排專人，對合同進行分類、編號、跟進、檢查、保管。很多單位的合同簽訂由業(yè)務(wù)處室辦理，并由管理人員簽字，沒有法律顧問審查等環(huán)節(jié)，不符合內(nèi)部控制的相關(guān)要求。

4.信息化建設(shè)滯后

行政事業(yè)單位加強信息化建設(shè)，有利于提升內(nèi)部控制管理水平。通過信息化手段，讓內(nèi)部控制管理覆蓋單位的日常工作，讓內(nèi)部控制發(fā)揮更大作用。行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化建設(shè)，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容。

（1）單位內(nèi)部控制信息化的覆蓋情況，有多少業(yè)務(wù)工作能夠通過信息化手段來完成。

（2）單位內(nèi)部控制信息化的模塊聯(lián)通情況，各個業(yè)務(wù)活動的信息化模塊能否通過系統(tǒng)進行聯(lián)系。

（3）是否連接了會計核算模塊，內(nèi)部控制信息化是否涉及財務(wù)核算工作。

現(xiàn)階段，大多數(shù)單位都運用信息化手段，積極開展業(yè)務(wù)活動，但是在信息聯(lián)通、信息化監(jiān)管等方面還存在不足。

5.內(nèi)部控制應(yīng)用有待加強

很多行政事業(yè)單位雖然建立了內(nèi)部控制體系，但是在應(yīng)用和落實方面還存在很多不足，甚至存在應(yīng)付上級部門檢查的現(xiàn)象。尤其在人員選拔任用及監(jiān)督問責方面，沒有將內(nèi)部控制工作情況作為重要參考。

五、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的優(yōu)化建議

1.高度重視，落實責任

內(nèi)部控制是一項專業(yè)性較強的工作，許多行政事業(yè)單位不夠重視，導致內(nèi)部控制建設(shè)滯后。因此，行政事業(yè)單位需要積極轉(zhuǎn)變思維觀念，管理人員要發(fā)揮帶頭作用，積極落實內(nèi)部控制工作職責。

行政事業(yè)單位可以要求各部門簽訂內(nèi)部控制責任狀，將內(nèi)部控制工作責任落實到人。同時，還可以建立內(nèi)部控制考評體系，定期對各部門和各崗位進行考核，對內(nèi)部控制工作成效較好的部門和崗位進行獎勵，對工作成效較差的部門和崗位進行處罰。

2.自查自糾，加大執(zhí)行力度

行政事業(yè)單位需要根據(jù)內(nèi)部控制工作情況，針對存在的風險問題、薄弱環(huán)節(jié)等，進行自查自糾，加強整改，加大內(nèi)部控制執(zhí)行力度。

（1）對關(guān)鍵崗位實施輪崗制度，主要包括預算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購業(yè)務(wù)、國有資產(chǎn)業(yè)務(wù)、建設(shè)項目業(yè)務(wù)、合同業(yè)務(wù)等崗位。同時，規(guī)范輪崗記錄表，從而滿足內(nèi)部控制要求。針對不具備輪崗條件的關(guān)鍵崗位，必須采取專項審計等措施，對內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位的經(jīng)濟活動進行專項審計，確保關(guān)鍵崗位的工作人員嚴格履行職責。

（2）進一步規(guī)范合同簽訂程序，合同簽訂應(yīng)該由相關(guān)部門把關(guān)，增加法律顧問審批環(huán)節(jié)。

（3）重視內(nèi)部控制工作，定期舉行內(nèi)部控制會議及培訓，并形成會議紀要和培訓記錄。

（4）完善內(nèi)部控制制度和流程圖。完善預算管理制度，增加決算編報流程圖；健全國有資產(chǎn)管理制度，增加無形資產(chǎn)管理內(nèi)容。

3.完善內(nèi)部控制機制

行政事業(yè)單位為了提高內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強廉政建設(shè)，應(yīng)該遵循全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性等原則，不斷完善內(nèi)部控制管理的各項制度，并嚴格按照制度要求，開展各項管控工作。

（1）單位人員要加強對內(nèi)部控制的學習和培訓，全體員工應(yīng)該積極參與內(nèi)部控制工作。通過加強宣傳和培訓等方式，讓全體員工熟練掌握內(nèi)部控制的相關(guān)要求，積極轉(zhuǎn)變管理理念，合理地運用內(nèi)部控制方法，從而建立系統(tǒng)、規(guī)范、高效的內(nèi)部控制機制。

（2）進一步完善責任機制，將內(nèi)部控制責任落實到具體部門及人員，并納入崗位考核范圍，促進內(nèi)部控制工作深入開展。

（3）強化財政部門、審計部門、主管部門和社會公眾的監(jiān)督作用，不斷完善內(nèi)部控制建設(shè)。

（4）加強對內(nèi)部控制人才的培養(yǎng)和儲備。財政部門應(yīng)該積極舉辦內(nèi)部控制培訓及交流會，可以在每年的內(nèi)部控制評價結(jié)束后，選出幾家優(yōu)秀單位作為示范。

（5）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，建立相互監(jiān)督、相互制約的工作模式，加強內(nèi)部稽核，對各項業(yè)務(wù)、各個環(huán)節(jié)進行全過程監(jiān)督，做到事前有防范、事中有控制、事后有監(jiān)督，從而完善內(nèi)部控制體系。

（6）加強內(nèi)部控制信息化建設(shè)。建立完善的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)部控制信息化全覆蓋。

4.促進內(nèi)部控制工作常態(tài)化

內(nèi)部控制貫穿行政事業(yè)單位所有的業(yè)務(wù)活動，只有把內(nèi)部控制工作當作日常工作，才能真正落實內(nèi)部控制工作，充分發(fā)揮內(nèi)部控制的積極作用。行政事業(yè)單位的各部門在日常工作過程中，需要將內(nèi)部控制措施和業(yè)務(wù)工作進行有機結(jié)合。

尤其是在重大項目建設(shè)和管理決策的過程中，行政事業(yè)單位要充分運用內(nèi)部控制措施，排查風險點和問題隱患，讓內(nèi)部控制覆蓋所有業(yè)務(wù)流程和工作崗位，避免管理盲區(qū)。

5.建立聯(lián)動機制，強化內(nèi)部監(jiān)督

行政事業(yè)單位需建立內(nèi)部控制工作小組，確立內(nèi)部控制牽頭部門，全面負責內(nèi)部控制工作，加強內(nèi)部控制培訓，建立各部門之間的聯(lián)動機制，強化內(nèi)部監(jiān)督，對各部門的內(nèi)部控制工作情況進行考核，并出具內(nèi)部控制報告。

各部門要明確內(nèi)部控制責任人，落實單位的內(nèi)部控制工作方案。加強部門溝通和協(xié)調(diào)配合，共同推進內(nèi)部控制工作。對于涉及多個部門的內(nèi)部控制措施，需要形成管理合力，避免互相推諉的情況發(fā)生。

此外，行政事業(yè)單位還可以建立檢查制度，定期抽查各部門的內(nèi)部控制工作情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決內(nèi)部控制問題，加強內(nèi)部監(jiān)督，避免風險擴散。通過建立內(nèi)部控制聯(lián)動機制，各部門應(yīng)該同心協(xié)力，加強內(nèi)部控制建設(shè)，促進行政事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。