談如何加強水土保持工程檔案管理

劉安芳 云南省滇中引水工程建設管理局玉溪分局

水土保持工程檔案是直接記述和反映工程項目水土保持建設活動的歸檔保存的文件材料，是指工程建設項目的水土保持工作在前期規(guī)劃設計階段、實施階段、竣工驗收階段等過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖件、影（聲）像等不同形式的資料和歷史記錄，是全面反映各類水土保持工程項目建設的全部過程的真實信息記錄，是工程驗收、結(jié)算、后期管理維護的重要依據(jù)之一，是水土保持項目工程施工質(zhì)量評定和管理工作的重要組成部分，是項目建設必不可少的關(guān)鍵一環(huán)，是水土保持工程中的重要措施特別是谷坊、棄渣場和塘壩等工程實施狀態(tài)、確保質(zhì)量、進度以及安全的全面控制的重要組成部分，是質(zhì)量問題追溯的重要憑證和水土保持專項驗收的重要依據(jù)。規(guī)范和加強水土保持工程檔案管理極其重要。

一、水土保持工程檔案的種類和歸檔范圍

檔案工作要堅持以檔資政、以檔育人、建檔存史，檔案工作是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)。要深學篤用習近平總書記對檔案工作的重要指示精神，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，把工程建設項目檔案保管好、利用好。水土保持工作涉及各行各業(yè)，點多面廣，內(nèi)容繁多，在水土保持工程建設中往往還涉及國土、水利、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、環(huán)境保護、交通等各個方面，再加上水土保持本身又與建筑、氣象、水文等專業(yè)有著聯(lián)系緊密，由此形成的水土保持工程技術(shù)檔案也就具有多元性和綜合性。水土保持工程技術(shù)檔案不僅局限于某一學科信息的集中反映，而是以水土保持為中心的多種專業(yè)、多種學科的信息綜合。水土保持工程檔案資料的收集與整理工作貫穿于整個工程水土保持建設的全過程，包括工程的水土保持方案審批、設計、招（投）標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、收費、監(jiān)督管理、中間檢查、質(zhì)量驗收、案件查處等執(zhí)法情況記錄材料，記錄工程項目的水土保持建設的各種情況、效果、成功經(jīng)驗和失敗教訓，是水土保持工程建設者的集體智慧結(jié)晶，是水土保持工作承前啟后、技術(shù)交流的重要根據(jù)。收集、整理、管理并利用好水土保持工程建設檔案，使其在工程水土保持建設和管理中充分發(fā)揮作用，更好地為工程項目服務，是參與工程項目中每一個工作人員的重要職責。

水土保持工程檔案的種類，根據(jù)內(nèi)容分為：審批、設計、施工、監(jiān)理、監(jiān)測、科學試驗、監(jiān)督檢查、各級文件、會議等產(chǎn)生的材料；按形式可分為文字、圖紙、表冊、實物、聲像等；按載體可分為紙質(zhì)、照片、電子、光盤等。水土保持工程檔案的歸檔范圍包括水土保持方案報告書、批復文件、任務書、設計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、會議紀要、檢查整改記錄以及竣工驗收文件。根據(jù)建設項目工程的需要，各業(yè)務處室擬寫的各種文件材料、填報的報表、承辦的各項業(yè)務工作形成的材料，包括需要擬稿、打印、校對、印制、蓋章、報送、審批等環(huán)節(jié)資料最終也需要歸檔[1]。

二、水土保持工程檔案的特點和基本要求

水土保持工程檔案的收集整理（編寫）的原則，必須堅持真實、全面、客觀、準確與科學的原則。將有保存價值的相關(guān)資料系統(tǒng)收集、整理，經(jīng)詳細核對后裝訂成冊。檔案收集的基本要求是必須滿足項目法人在合同中對工程文件或檔案資料的內(nèi)容、質(zhì)量、套數(shù)、費用、移交時間等提出要求。歸檔材料必須遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，所收集的項目檔案一定要完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，特別是要真實、可靠、不得弄虛作假，要做到字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，真實反映項目建設的實際情況，所有歸檔竣工圖須標注內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備。歸檔的項目文件應為原件，因特殊情況使用復印件歸檔時，應在復制件上加蓋提供單位公章或檔案證明章，以確保復制件與原件一致。檔案的收集、整理按工程進行的時間先后順序，按各個分部工程、單位工程完成及驗收時間先后順序整理、組卷。紙質(zhì)檔案一般要求采用210mm×297規(guī)格（A4紙），聲像檔案要符合質(zhì)量標準。檔案裝訂成冊不宜太厚，以30mm左右為宜，不夠裝盒時可以分裝。

文書檔案的保管期限定為永久和定期二種，定期分為30年和10年。確定工程建設檔案保管期限的原則，凡是反映工程建設主要職能活動和基本歷史面貌的，對本工程項目管理有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映工程建設一般活動，在較長期時間內(nèi)對工程建設管理有查考利用價值的文件材料，列為長期三十年保管；凡是在較短時間內(nèi)對工程建設管理有參考價值的文件材料，列為短期十年保管。

三、水土保持工程檔案管理存在的主要問題

根據(jù)不同水土保持工程項目的水文地質(zhì)條件、效益、險情隱患以及其他成分所確定的水土保持工程項目，工程規(guī)模、擾動面積、和建設周期都有較大差別。工程建設項目檔案資料具有建設項目內(nèi)容多，點多、面廣、工程復雜、施工占線長，工期跨度長，收集資料量大、驗收整理復雜，工程參建的單位多且各自單位的檔案管理水平高低不一等特點。部分工程水土保持檔案管理人員嚴重不足，做不到設置水土保持檔案專職保管員，致使應歸檔材料不能及時完整地歸檔。甚至個別工程項目連專門的檔案存放地點和書柜也沒有，已經(jīng)歸檔的檔案資料也無處存放或在保管過程中損壞或丟失。同時長期以來形成的建設單位或者上級管理部門在不同程度上存在著重項目實施、輕檔案管理、重部署要求、輕度查落實，檔案工作與工程建設未同步開展的現(xiàn)象，存在制度規(guī)定缺乏操作性、檔案日常收集整理意識不強、對聲像檔案等收集重視不夠的情況。工程項目檔案管理人員專業(yè)知識欠缺、檔案員流動性大、變動頻繁，影響檔案整編質(zhì)量。水土保持工程檔案管理工作未做到有章可循、資料收集整理滯后的情況時有發(fā)生，更嚴重的甚至影響到項目的竣工驗收。

四、建議

對于當前水土保持工程項目水土保持檔案管理工作中存在的普遍問題，在對以往管理較成功的工程項目的基礎上，結(jié)合自身所參加的水土保持工程檔案管理工作的經(jīng)驗，談談個人對如何提高水土保持檔案管理水平的一些建議。

一是轉(zhuǎn)變思想。首要是改變傳統(tǒng)的工作思路，用創(chuàng)新思想武裝頭腦，增強責任感，提高管理意識。工程項目的法人代表對本項目的檔案工作負總責，將項目檔案工作融入建設管理的全過程，納入工程建設的計劃，并同步實施，所需費用列入工程投資，滿足項目文件收集整理歸檔、檔案保管存放、檔案的信息化、數(shù)字化及服務外包等工作需要。加強基礎設施投入，配備和設置專門的檔案保管室，增加設備并安裝檔案軟件，配備溫濕度計、滅火器等設備，重點落實防火、防盜、防潮、防蟲和防塵等措施，有效提高檔案保管室的軟、硬件條件。檔案管理的專職人員不但要有高度的工作責任心、細致的工作態(tài)度、公而忘私的工作精神，還應具備檔案專業(yè)知識和技能，還要具備一定的工程管理和工程專業(yè)技術(shù)知識。優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，不斷拓寬視野，逐步提升綜合素質(zhì)。而且管理人員應實行超前管理，即在工程項目開工建設之前，就應著手對工程項目相關(guān)資料的收集，由傳統(tǒng)的被動管理變?yōu)橹鲃硬扇⌒袨椋浞至私夂驼莆展こ探ㄔO的各項環(huán)節(jié)，全面和及時地開展檔案管理工作[2]。

二是完善制度。做好檔案管理工作的基礎是制定、完善相關(guān)管理制度。項目法人應重視制定本工程項目的檔案管理實施辦法，規(guī)范工程檔案管理工作，確保維護工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效使用。通過建立明確的崗位職責，把歸檔工作納入相關(guān)業(yè)務部門和相關(guān)技術(shù)人員的工作內(nèi)容，使歸檔工作程序化、制度化。根據(jù)對不同行業(yè)和類型的水土保持工程項目的實際建設情況進行具體分析研究，舍棄過期、落后和不適用的條款，完善和補充符合新形勢、新要求的制度，使檔案管理工作與實際的工程建設相符合。與此同時還應重視對管理實施辦法的落實，要求所有參與檔案管理的工作人員認真執(zhí)行制度，結(jié)合實際工作職能職責，對標對表、層層分解、壓實責任、落實到位，全力推進工程檔案的各項工作。

三是充分利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案記載著豐富的信息，包括人力資源、信息資源等等。但檔案的搜集和整理工作較煩瑣，勞動強度大，重復勞動多。計算機信息處理等現(xiàn)代化手段應用于整理檔案，則可以達到事半功倍的效果。特別是人工立卷工作，雖然都參照統(tǒng)一的標準，但因立卷人的理解能力不同，對同一個文件會產(chǎn)生有不同的分類。由此分類不準的現(xiàn)象就在所難免，進而影響存檔案卷的質(zhì)量，給查詢和利用檔案資料帶來諸多不便。因此，只有充分發(fā)揮計算機信息處理和管理的優(yōu)勢，盡量減少人為手工操作，提高工作質(zhì)量和效率。目前檔案文件的起草、刪減、修改、檢索、登記、打印、匯集和統(tǒng)計等大量的工作可以通過電子計算機信息處理。從事檔案管理的工作人員要充分結(jié)合工作崗位，包括計算機信息處理知識的學習掌握，邊學習、邊操作、邊總結(jié)，努力使自己具備綜合型檔案管理能力。

四是增加人員投入，動員全員參與。需檔案的資料分別由各參建單位、各部門分門別類收集，待資料基本收集齊全后按程序辦理移交給檔案專職保管員統(tǒng)一存檔和保管。移交檔案資料時辦理交接手續(xù)，雙方分別簽字，明確各自責任，實行層層負責制度。檔案專職保管員負責檔案的登記、歸檔和錄入檔案軟件。水土保持專業(yè)的技術(shù)人員負責收集、整理與工程技術(shù)相關(guān)的重要的技術(shù)資料。辦公室人員負責收集和整理文秘檔案、相關(guān)文件資料、圖片和影像（錄音、照片）資料。電子檔案一應俱全，由檔案專管員隨時整理、隨時歸類、儲存，并加設密碼，嚴格執(zhí)行保密制度。在檔案由專職保管員負責的基礎上，參與水保工程相關(guān)的工作人員把參加的會議、設計方案、驗收材料等相關(guān)資料及時歸檔，形成全員參與、人人有責的制度。

五是加強培訓，提高檔案管理水平。不斷提高水土保持工程檔案管理人員的業(yè)務水平，牢固樹立專業(yè)管理人才是第一資源的概念，不斷提高工程技術(shù)檔案管理人員素質(zhì)，全面強化隊伍建設，培養(yǎng)具有專業(yè)知識和專業(yè)技能的檔案管理人才。建設項目檔案管理人員不但要精通檔案業(yè)務，而且還要掌握工程建設內(nèi)容、熟悉工程管理程序和了解水土保持法律法規(guī)。工程項目檔案人員通過參加行業(yè)主管部門組織的管理檔案技術(shù)培訓班，學習現(xiàn)行有效的檔案法律法規(guī)和水土保持方面的各種新知識、新理論、新技能，也可通過定期或不定期舉行座談會、討論會等多種形式，加強對檔案源頭單位業(yè)務的指導和監(jiān)督。同時為了優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，有條件可以招聘一些信息技術(shù)專業(yè)的人員加入檔案管理工作中，從而提高工程技術(shù)檔案管理團隊的業(yè)務水平。

五、結(jié)語

水土保持工程建設項目的檔案管理工作是一項細致而又艱苦的基礎性工作，是一項連接過去、現(xiàn)在和通向未來的重要工作。更要使水土保持工程檔案更好的服務與工程建設，使工程成為名副其實的精品工程、優(yōu)質(zhì)工程，涉及各行各業(yè)的水土保持工程建設項目的檔案管理工作人員只有不斷加強學習、不斷改革創(chuàng)新，形成和建立一整套確有成效的管理制度和管理模式，才能做好水土保持工程建設項目的檔案管理工作，才能適應工程檔案管理工作發(fā)展的新需求，才能不斷提高水土保持工程檔案管理的水平。