6S精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

朱玉 滕州市婦幼保健院

醫(yī)院檔案是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的一種基礎(chǔ)信息資源，對提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生的影響不容忽視。就目前而言，我國絕大部分醫(yī)院已展開了一定的檔案管理信息化建設(shè)工作，這使得檔案管理工作質(zhì)量得到了明顯的提高。但為了充分發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用，還應(yīng)秉持精細(xì)化管理原則，利用精細(xì)化管理方法，對管理環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化及完善。檔案管理人員可依托6S精細(xì)化管理手段，確保各項管理工作更加科學(xué)規(guī)范，使檔案管理工作的價值得以體現(xiàn)。

一、醫(yī)院檔案管理內(nèi)涵

醫(yī)院檔案管理是指檔案管理人員對醫(yī)院檔案信息進(jìn)行管理，并提供一定的業(yè)務(wù)服務(wù)。醫(yī)院檔案管理工作涵蓋檔案收集環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)、存儲環(huán)節(jié)等，檔案管理的對象為檔案信息，服務(wù)對象為檔案使用者。檔案管理人員應(yīng)及時解決管理過程中出現(xiàn)的各項問題及矛盾，利用精細(xì)化管理方法，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，提高檔案管理工作水平。

二、醫(yī)院檔案管理重要意義

在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展背景下，各行業(yè)競爭愈加激烈。對于醫(yī)療行業(yè)而言，為了提高醫(yī)院綜合競爭力，使其在激烈的行業(yè)競爭中占據(jù)有利位置，應(yīng)做好醫(yī)院檔案內(nèi)部管理工作。在醫(yī)院檔案管理實施過程中，醫(yī)護(hù)人員應(yīng)對日常工作內(nèi)容進(jìn)行記錄。醫(yī)院檔案是醫(yī)護(hù)人員醫(yī)療診斷過程的反映，一旦醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作出現(xiàn)不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，將會導(dǎo)致醫(yī)護(hù)人員的工作質(zhì)量受到影響。為了避免此類問題發(fā)生，在醫(yī)院檔案管理工作實施過程中，檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，確保各項工作要點能夠落實到實際，強(qiáng)化各道環(huán)節(jié)管控，通過視頻、紙張及圖片等方式，對醫(yī)院內(nèi)部科研工作、管理工作與醫(yī)療環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常經(jīng)營過程中極為重要的一項工作內(nèi)容，科學(xué)完善的檔案管理措施能夠使醫(yī)院與外界之間實現(xiàn)更緊密的聯(lián)系。在日常工作當(dāng)中，醫(yī)院檔案人員應(yīng)確保各環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范，積極應(yīng)用先進(jìn)的管理方法與理念，以此提高醫(yī)院檔案管理工作成效。

隨著醫(yī)療事業(yè)改革工作的不斷推進(jìn)，現(xiàn)有醫(yī)療體制也發(fā)生了明顯的變化，精細(xì)化管理理念逐漸實現(xiàn)了一定的應(yīng)用。檔案管理工作的實施要點是，將服務(wù)對象作為核心要素，從客戶角度出發(fā)，對各類問題進(jìn)行解決，盡可能地淘汰煩瑣的工作內(nèi)容，以此提高日常工作效率及質(zhì)量。經(jīng)相關(guān)研究顯示，在醫(yī)院檔案管理過程中，為了提高精細(xì)化管理模式及方法的應(yīng)用水平，應(yīng)做好現(xiàn)有檔案分類工作，以此為基礎(chǔ)實施針對性的管理手段，使醫(yī)院檔案管理工作流程更加簡單、標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用，提高醫(yī)院檔案匯總環(huán)節(jié)及統(tǒng)計環(huán)節(jié)效率，科學(xué)合理地對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，為醫(yī)務(wù)人員后續(xù)各項工作的展開提供堅實的保障。

三、6S精細(xì)化管理內(nèi)涵

6S精細(xì)化管理方法是一種新型的管理方法，從字面意思我們不能看出，6S精細(xì)化管理方法共有6個要素，分別為整理、整頓、清潔、清掃、素養(yǎng)及安全。將該種管理方法應(yīng)用至檔案管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，能夠提高檔案管理質(zhì)量及效率，確保檔案存儲環(huán)境干凈整潔，避免檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，提高各項工作的執(zhí)行力，營造一個良好的檔案管理文化氛圍，為各項業(yè)務(wù)工作的展開打下堅實的基礎(chǔ)。在檔案管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，應(yīng)秉持科學(xué)的原則及方法，對檔案管理過程進(jìn)行完善，使檔案管理作用得以發(fā)揮。檔案管理人員應(yīng)做好收集環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、存儲環(huán)節(jié)、統(tǒng)計環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)的管控工作，提高醫(yī)院的檔案管理工作效果。

四、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案能夠?qū)︶t(yī)院內(nèi)部各項信息進(jìn)行記錄，是最為原始的歷史數(shù)據(jù)，更是醫(yī)院發(fā)展的重要財富。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員可根據(jù)檔案信息擬定未來發(fā)展目標(biāo)，制定戰(zhàn)略發(fā)展方向。但檔案管理過程中仍存在著一定的不足之處，主要體現(xiàn)在以下幾點。第一，管理過程不規(guī)范?，F(xiàn)階段，醫(yī)院管理人員大多重視經(jīng)濟(jì)效益，卻忽視了檔案管理工作的重要作用，使得醫(yī)院內(nèi)部缺少內(nèi)容完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理人員在日常工作中出現(xiàn)失誤現(xiàn)象。第二，檔案管理環(huán)境較差。部分檔案管理人員缺少良好的工作態(tài)度，未及時對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行清潔與打掃，使得檔案存儲環(huán)境較為惡劣，最終導(dǎo)致檔案破損現(xiàn)象發(fā)生，影響后續(xù)檔案查找工作的展開。第三，保密工作水平有待提高。部分檔案管理人員缺少良好的保密意識，導(dǎo)致檔案信息及泄漏問題出現(xiàn)。第四，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。就目前而言，部分醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理人員綜合能力較弱。在日常工作當(dāng)中，缺少專業(yè)的管理技能及方法，難以對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加以應(yīng)用，使得檔案整理環(huán)節(jié)、存儲環(huán)節(jié)及歸納環(huán)節(jié)的工作效果仍未達(dá)到預(yù)期要求。

五、6S精細(xì)化管理方法在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

為了充分發(fā)揮出6S精細(xì)化管理方法在醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中的重要作用，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中存在的各項問題，利用針對性的手段做好相應(yīng)的優(yōu)化及完善工作，使6S精細(xì)化管理方法能夠融入各個環(huán)節(jié)中，以此強(qiáng)化各道工作效率及質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案管理工作的現(xiàn)實意義，推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

（一）整理應(yīng)用

醫(yī)院檔案種類繁多，數(shù)量龐大，如果沿用傳統(tǒng)的方法對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，將會導(dǎo)致整理環(huán)節(jié)消耗大量的時間成本。此外，受管理人員主觀意識影響，一些具有價值的檔案還會出現(xiàn)無法被利用的信息。而依托6S精細(xì)化管理方法能夠?qū)φ憝h(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化及完善，能夠?qū)o用檔案及有用的檔案進(jìn)行劃分，及時去除無用檔案，留下有用檔案，再將有用檔案進(jìn)行精細(xì)化分類管理，降低檔案管理人員的壓力，節(jié)省檔案存儲空間，使有用檔案能夠?qū)崿F(xiàn)有效的歸檔及管理。

（二）整頓應(yīng)用

在檔案管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，整頓是對有價值的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的處理，重點做好關(guān)鍵文件的標(biāo)記工作，使其存放在指定位置，便于后續(xù)查找。在醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，應(yīng)用6S精細(xì)化管理方法能夠?qū)n案管理部門的責(zé)任加以明確，使檔案存儲區(qū)域更加顯眼，檔案整頓過程更加規(guī)范。例如，對于醫(yī)院行政部門、人力部門及服務(wù)部門產(chǎn)生的各類檔案信息而言，應(yīng)先由各自部門做好相應(yīng)的整頓工作，在統(tǒng)一遞交給檔案管理部門進(jìn)行存儲。對于財務(wù)部門、經(jīng)營部門產(chǎn)生的各類檔案信息而言，則直接由各部門存檔。在檔案整頓存檔環(huán)節(jié)當(dāng)中，除需做好相應(yīng)的特殊處理工作外，還應(yīng)以醫(yī)院制定的規(guī)章制度內(nèi)容為基礎(chǔ)，做好檔案編號處理，分批進(jìn)行存放。

（三）清掃應(yīng)用

在6S精細(xì)化管理方法中，清掃是指對醫(yī)院檔案存儲環(huán)境進(jìn)行清理及打掃。在清掃環(huán)節(jié)當(dāng)中，應(yīng)對清掃工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，做好醫(yī)院檔案安全防護(hù)工作。例如，定期使用紫外線消毒的方式對檔案進(jìn)行消毒處理，或定期對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行全方位的打掃，使檔案存儲環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到規(guī)定要求，定期做好檔案存儲環(huán)境的檢測工作，判斷存儲環(huán)境溫度及濕度是否科學(xué)合理，各類設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。此外，還應(yīng)適當(dāng)對檔案存儲環(huán)境光照條件進(jìn)行調(diào)整，使室內(nèi)環(huán)境適宜滿足檔案存放標(biāo)準(zhǔn)。

（四）清潔應(yīng)用

在6S精細(xì)化管理方法中，清潔是清掃工作的升級，清潔的主要目的是使檔案整理環(huán)節(jié)、整頓環(huán)節(jié)及清掃環(huán)節(jié)更加科學(xué)規(guī)范，這就需要做好相關(guān)制度內(nèi)容的建設(shè)工作。例如，醫(yī)院可通過擴(kuò)建檔案存儲室的方式，對檔案存儲室空間功能進(jìn)行劃分，便于使不同種類的檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)有效的存儲。此外，還應(yīng)做好檔案功能區(qū)對應(yīng)管理人員的責(zé)任明確工作，確保檔案管理工作穩(wěn)步推進(jìn)，使檔案管理職能更加清晰明了。還應(yīng)將先進(jìn)的管理設(shè)備設(shè)置在檔案存儲室內(nèi)，例如消防設(shè)備、消毒設(shè)備等，以此使檔案管理過程更加科學(xué)規(guī)范。還應(yīng)擬定惡劣條件下檔案保護(hù)應(yīng)急機(jī)制，避免惡劣環(huán)境或自然災(zāi)害對檔案造成破壞及影響。還應(yīng)擬定科學(xué)完善的檔案清潔制度，以此使檔案管理人員能夠養(yǎng)成良好的工作態(tài)度及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ骶?，充分發(fā)揮出精細(xì)化檔案管理工作的積極意義。

（五）素養(yǎng)應(yīng)用

6S精細(xì)化管理方法中的素養(yǎng)是針對人的素養(yǎng)，具體而言是指提高檔案管理人員的綜合能力，確保其能夠嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行精細(xì)化管理方法。例如，應(yīng)定期組織醫(yī)院檔案管理人員參加相應(yīng)的技能培訓(xùn)工作，使其掌握精細(xì)化管理理論及管理技術(shù)，明確行業(yè)規(guī)定及法律法規(guī)，確保其能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ餍袨檫M(jìn)行約束及規(guī)范，根據(jù)檔案的內(nèi)容做好分類管理工作，充分領(lǐng)悟精細(xì)化檔案管理內(nèi)涵，養(yǎng)成良好的管理理念，提高精細(xì)化檔案管理工作成效，充分發(fā)揮出6S經(jīng)濟(jì)化管理方法在醫(yī)院檔案管理過程中的重要作用。

（六）安全應(yīng)用

在6S精細(xì)化管理方法中，安全是最為重要的核心理念。醫(yī)院檔案內(nèi)部涉及多種機(jī)密文件，這就對管理工作提出了更高的要求?，F(xiàn)階段，我國許多醫(yī)院已將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，安全管理模式也需要發(fā)生相應(yīng)的調(diào)整。但在實際管理過程中，也不可忽視傳統(tǒng)檔案安全管理工作的實施要點。例如，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，應(yīng)設(shè)置專業(yè)的紙質(zhì)檔案存放區(qū)域，確保存儲環(huán)境干燥通風(fēng)，避免出現(xiàn)火災(zāi)及盜竊等事故，定期做好紙質(zhì)檔案檢查工作，確保檔案內(nèi)容無損壞現(xiàn)象，無丟失問題。對于能力允許的醫(yī)院而言，還可通過備份的方式確保檔案管理工作的安全性。對于各類電子檔案而言，應(yīng)做好檔案存儲系統(tǒng)建設(shè)工作，配備相應(yīng)的防火墻系統(tǒng)，提高防盜等級，加強(qiáng)電子安全管理，及時應(yīng)用殺毒系統(tǒng)滅殺系統(tǒng)內(nèi)部的存在的各類病毒，避免電子檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。此外，還可通過移動硬盤等設(shè)備對電子檔案進(jìn)行備份，做好硬盤的存儲工作，確保內(nèi)部資料不會出現(xiàn)丟失問題。

六、提高6S精細(xì)化管理方法應(yīng)用水平的具體要求

（一）明確6S精細(xì)化管理目標(biāo)

現(xiàn)階段，6S精細(xì)化檔案管理已成為醫(yī)院檔案管理重心所在，檔案管理人員應(yīng)明確6S精細(xì)化管理目標(biāo)，制定科學(xué)合理的管理方案，以此提高各項管理工作質(zhì)量。第一，檔案管理人員應(yīng)充分掌握醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀及檔案管理工作要求，以此為基礎(chǔ)擬定內(nèi)容完善的檔案管理策略。為了提高管理工作水平，還可制定短期管理目標(biāo)。第二，應(yīng)對各部門的責(zé)任進(jìn)行明確。醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)涉及多個部門，各部門之間需要保持緊密的溝通及交流，當(dāng)出現(xiàn)問題時應(yīng)及時解決。第三，對于工作效果優(yōu)越的部門而言，應(yīng)適當(dāng)?shù)亟o予一定的獎勵，以此強(qiáng)化檔案管理人員的工作積極性，確保6S精細(xì)化管理目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。

（二）完善6S精細(xì)化管理制度

建設(shè)內(nèi)容完善的醫(yī)院安全檔案管理制度，也能夠?qū)崿F(xiàn)6S精細(xì)化管理工作要求，可從以下幾個角度出發(fā)。第一，應(yīng)養(yǎng)成良好的6S精細(xì)化管理理念。雖然精細(xì)化管理方法極為重要，但如果管理方法應(yīng)用不科學(xué)，將會使6S精細(xì)化管理工作成效受到影響。管理人員應(yīng)將6S精細(xì)化管理要求與醫(yī)院發(fā)展理念相互結(jié)合，以此強(qiáng)化6S精細(xì)化管理工作質(zhì)量。第二，應(yīng)對管理環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)合理的細(xì)分。6S精細(xì)化管理的重點主要集中在細(xì)節(jié)管控上，應(yīng)針對各個環(huán)節(jié)做好相應(yīng)的細(xì)節(jié)管控工作。第三，應(yīng)建設(shè)內(nèi)容完善的考核制度，結(jié)合考核結(jié)果對工作人員的能力進(jìn)行判斷，提高工作人員工作積極性。對于不合格的工作人員而言，應(yīng)及時辭退，避免檔案管理工作成效受到影響。

（三）完善6S精細(xì)化管理責(zé)任體系

內(nèi)容完善的6S精細(xì)化醫(yī)院檔案管理制度能夠?qū)芾砣藛T的行為進(jìn)行約束，還能夠提升各部門的工作水平，為醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生的重要影響不可忽視。通常情況下，醫(yī)院應(yīng)聘請一位副院長專門負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案管理工作，對各部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，秉持精細(xì)化管理理念，下達(dá)相關(guān)指令，進(jìn)而提高精細(xì)化管理工作成效。為了全面提升醫(yī)院檔案信息化管理工作質(zhì)量，還可聘請經(jīng)驗豐富、技術(shù)水平高超的管理人員完成相應(yīng)的管理任務(wù)。對各類醫(yī)院檔案內(nèi)部管理人員而言，應(yīng)使其認(rèn)識到自身的職責(zé)所在。當(dāng)出現(xiàn)管理問題時，應(yīng)及時向相關(guān)的責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)，進(jìn)而使各項工作有序展開。

（四）加強(qiáng)6S精細(xì)化管理信息化建設(shè)

在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理環(huán)節(jié)中，也應(yīng)加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用，推動醫(yī)院檔案管理工作信息化發(fā)展。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及計算機(jī)技術(shù)提高資料收集環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)及歸檔環(huán)節(jié)效率，及時解決傳統(tǒng)人工管理過程中存在的不足之處，確保信息應(yīng)用的完整性及準(zhǔn)確性，降低醫(yī)院檔案管理人員工作壓力，減少人力成本支出，提高醫(yī)院綜合管理水平。此外，通過信息化管理方法還能夠提高資料查閱速度，便于各科室工作有序展開。為了提升信息化水平，還應(yīng)加強(qiáng)管理軟件研究，使檔案管理工作更加快捷高效。

目前絕大部分醫(yī)院已充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，并出臺了一系列的制度規(guī)范，對醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行約束，但仍有部分醫(yī)院未充分認(rèn)識到檔案管理工作的現(xiàn)實意義。為了提高檔案管理工作水平，充分發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用，應(yīng)加強(qiáng)6S精細(xì)化管理方法應(yīng)用，及時解決檔案管理環(huán)節(jié)中的存在的不足之處，使檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。