論醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

劉輝 鄒平市中心醫(yī)院

隨著醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系全面搭建，人民群眾對醫(yī)療服務(wù)的需求越來越高，醫(yī)院的規(guī)模和數(shù)量逐漸擴(kuò)大，在管理醫(yī)院檔案的時候也面臨著更高的要求。在這個情境之下，如何應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段推動檔案保管工作有序推進(jìn)，是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然要求，也是醫(yī)院管理水平優(yōu)化的必然要求。目前，在醫(yī)院管理工作之中，不僅需要保障醫(yī)療檔案管理工作信息化水平有序推進(jìn)，還要借此以推動醫(yī)療改革事業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展，深入貫徹落實醫(yī)療改革，實現(xiàn)醫(yī)療事業(yè)健康穩(wěn)步推進(jìn)。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）檔案原件得到更好的保護(hù)

利用信息技術(shù)手段實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平的提升，其步驟相對嚴(yán)密，要求收集并掃描原件，將其存放在電子設(shè)備中進(jìn)行存儲，在后期使用的時候可直接將其打印出來，這種處理方式可很好地避免檔案原件被多次使用而出現(xiàn)損壞。另外，電子化處理的原件還可以提升瀏覽的速度，降低原件流失所可能會產(chǎn)生的不良影響，從而很好地保存了原件[1]。

（二）對檔案文件的歸檔形式進(jìn)一步進(jìn)行改善

多年以來，醫(yī)院在管理檔案的過程中，重點是以手工的方式完成材料整理，實行整合和存檔處理方案，不但需加大勞動力，同時還需較久的時間來完成，所以其運(yùn)作的效率嚴(yán)重不高。在信息化處理檔案以后，可通過使用計算機(jī)設(shè)備對文檔加以著錄，并對其內(nèi)容自行加以劃分與整合，從而順利地完成各類檔案的歸檔和保存工作，幫助負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員從可從繁重的勞動中解放出來。與此同時，將檔案進(jìn)行電子化處理，還能夠幫助檔案管理人員及時地查到相應(yīng)的資料，進(jìn)而保證檔案管理工作更加趨向于規(guī)范化和合理化。

（三）加強(qiáng)信息資源的整合和共享

信息化技術(shù)下采取統(tǒng)一的軟件進(jìn)行檔案信息管理并進(jìn)行詳細(xì)的記錄，整理和提取重要的信息資源，進(jìn)而保證快速地查詢和使用醫(yī)院內(nèi)的所有檔案信息。醫(yī)院的各個部門也能夠根據(jù)醫(yī)療服務(wù)需求，及時地調(diào)取相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，進(jìn)而保證全面檔案信息系統(tǒng)使用效率提升，信息資源管理系統(tǒng)內(nèi)的資源進(jìn)行共享和統(tǒng)一化處理。

（四）實現(xiàn)信息資源的快捷使用

信息化技術(shù)可以快速地實現(xiàn)智能化搜索。醫(yī)院服務(wù)人員可根據(jù)自己的醫(yī)療服務(wù)需求，借助于檔案信息檢索系統(tǒng)，快速地搜集所需要的檔案資料，在最短時間內(nèi)獲取重要的信息，有效節(jié)約了查閱檔案的時間。

（五）使檔案管理模式更加完善

過去的醫(yī)院檔案不但受紙質(zhì)影響的約束，同時在保存過程中還人受儲存環(huán)境的影響，同時還必須進(jìn)行防蟲工作，以防止檔案遭到腐蝕和破壞，同時紙質(zhì)文檔還必須占有很大的空間，管理工作難度大，而且檔案管理費用也增加了醫(yī)院的成本[2]。在醫(yī)療文檔信息化后，其不但能夠進(jìn)行快捷的查找，同時對電子文檔進(jìn)行管理大大減少所占用的存儲空間，并且管理起來更加方便，而這使得醫(yī)療文檔的使用率得以很大程度的提升，而且使檔案的原件實現(xiàn)了更好的保護(hù)。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)所面臨的困難問題

（一）檔案信息化建設(shè)缺乏足夠重視

現(xiàn)階段，各大醫(yī)院的運(yùn)營管理中加強(qiáng)了信息化建設(shè)，對醫(yī)院發(fā)展起到顯著推動作用，同時也使不少醫(yī)院的管理人員對信息化建設(shè)的重要性加深了認(rèn)識，但也有不少管理人員對人力資源及醫(yī)療等方面的信息化建設(shè)更加關(guān)注，對檔案管理的信息化缺乏足夠重視，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程存在一定的滯后性。

（二）檔案信息化管理制度不健全

根據(jù)國家相關(guān)部門的要求，多數(shù)醫(yī)院都應(yīng)根據(jù)醫(yī)院實際情況，對相關(guān)的管理制度及工作職責(zé)等進(jìn)行制定和完善。但在不少醫(yī)院檔案管理中，針對信息化管理方面的相關(guān)制定和規(guī)定仍然存在著不健全、不完善的問題，導(dǎo)致具體檔案管理工作中存在檔案借出不歸還，甚至檔案丟失或泄露等情況，而管理工作卻無章可循、無法可依，對醫(yī)院的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展造成嚴(yán)重影響。

（三）信息化基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

許多醫(yī)生在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中，更重視醫(yī)學(xué)技術(shù)水平的提升和先進(jìn)醫(yī)療器械的引入，但由于醫(yī)院對檔案管理工作并沒有充分重視，在檔案保存信息化建設(shè)工作中投資力度不夠，也極少投入大量資金對先進(jìn)的信息化建設(shè)及相關(guān)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行采購，使檔案管理的信息化建設(shè)工作深受負(fù)面影響，同時也對醫(yī)院管理信息化的建設(shè)發(fā)展造成一定的制約。

（四）檔案信息化技術(shù)有待提升

在醫(yī)院檔案管理等信息化建設(shè)項目中，檔案管理職工的綜合素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)水平將直接影響到信息化建設(shè)項目進(jìn)度。目前，部分醫(yī)院的檔案保存工作者普遍存在著專業(yè)知識素質(zhì)和技術(shù)管理水平不夠的狀況，同時面對著計算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，很多檔案保存工作者由于對計算機(jī)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和軟件應(yīng)用等不夠熟悉和掌握，在具體歸檔保管工作中也無法熟練使用，因此對檔案信息化建設(shè)進(jìn)程產(chǎn)生了障礙。

三、檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)措施

（一）加強(qiáng)對檔案管理認(rèn)識，確定檔案信息化建設(shè)地位

新時代，醫(yī)療檔案管理工作人員要想進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，首先就需要在觀念意識中進(jìn)行轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)對檔案管理的了解，確定醫(yī)療檔案現(xiàn)代化工程的地位，并采取相應(yīng)舉措來推進(jìn)醫(yī)療檔案管理的現(xiàn)代化。醫(yī)療檔案的信息化建設(shè)重要性主要體現(xiàn)在以下幾方面。

其一，有利于醫(yī)療檔案信息化管理醫(yī)療工作的實施。在醫(yī)院的眾多管理工作中，醫(yī)院服務(wù)是其中一項主要內(nèi)容，而隨著醫(yī)院管理信息化的實施，將能夠很好地滿足醫(yī)院管理工作需要，并準(zhǔn)確發(fā)揮出醫(yī)院醫(yī)療工作功能，并最終帶動了醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)業(yè)務(wù)，向著更長遠(yuǎn)方面發(fā)展；同時，醫(yī)院內(nèi)檔案管理信息化的實現(xiàn)，還可以實現(xiàn)病人信息管理的清晰化，為醫(yī)務(wù)人員正確診斷疾病提供了有力的技術(shù)基礎(chǔ)[3]。

其二，還有利于醫(yī)院內(nèi)部各項管理的順利進(jìn)行。新時代，醫(yī)療檔案保管管理工作能力的提高，對于建立完善醫(yī)德醫(yī)風(fēng)，防止醫(yī)生不良作風(fēng)，完善醫(yī)院內(nèi)部管理制度，推動醫(yī)療制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展，提升醫(yī)院內(nèi)各人員綜合素養(yǎng)，全面進(jìn)行績效考核、工作人員招聘，并建立了獎勵辦法等，都具有巨大的促進(jìn)意義。若要提升醫(yī)療檔案管理的信息化水平，需讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到信息化建設(shè)的必要性，并將其納入醫(yī)院管理改革的重要內(nèi)容之一，同時針對信息化建設(shè)和管理的相關(guān)知識，醫(yī)院應(yīng)組織醫(yī)院所有人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)和了解，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的深入實施和推進(jìn)，并有效促進(jìn)醫(yī)院信息化管理進(jìn)程。

檔案工作人員經(jīng)常深入現(xiàn)場，進(jìn)行日常監(jiān)測、資料查閱等工作。建設(shè)檔案的主要原始資料都產(chǎn)生在建設(shè)項目施工現(xiàn)場，歸檔人應(yīng)按照實際工程進(jìn)度，與公司項目經(jīng)理、技術(shù)工作人員和施工員聯(lián)系，取得有效配合，同時進(jìn)行該簽證的現(xiàn)場簽證，該記錄的當(dāng)場記錄，該檢驗的現(xiàn)場檢查，進(jìn)行邊施工、邊記錄、邊檢驗、邊查閱的資料。在收集資料時，應(yīng)該認(rèn)真：查看檢查的檢測筆錄是否正確并符合有關(guān)規(guī)范要求：檢查隱蔽施工的記載是否翔實、正確：檢查原材料，如鋼筋、混凝土等的出廠合格證明文件和取樣檢測報告是否真實齊全：文字資料相關(guān)責(zé)任人簽字是否齊全，以保證資料的精確度。

（二）建立相應(yīng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)

第一，建立相關(guān)制度，并確保醫(yī)院內(nèi)電子文件信息系統(tǒng)的完善和真實性。一般情形下，由于受各方面原因的影響，電子文檔信息系統(tǒng)在其產(chǎn)生、處理、管理、使用等一系列環(huán)節(jié)中往往存在著個人信息流失狀況，故對于新時代，該院在積極引入安全信息技術(shù)的同時，還須就醫(yī)院檔案管理工作制定具體的規(guī)章制度，以保證安全信息技術(shù)可以獲得最高價值運(yùn)用，以便于在積極推進(jìn)該院檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)工作的同時，確保電子文檔信息系統(tǒng)的完善和真實性。如以立法規(guī)章制度形式就電子檔案管理使用規(guī)范進(jìn)行了明確，以使電子檔案管理員能“有章可循”，又如深入貫徹執(zhí)行國家衛(wèi)生部門的《電子產(chǎn)品病歷管理辦法》，以完善電子產(chǎn)品病歷管理工作[4]。同時，為了促使醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理機(jī)關(guān)能依據(jù)各種規(guī)定進(jìn)行對電子文檔和電子病歷的管理工作，還需要以立法形式確定其規(guī)章制度，以保證規(guī)章制度的法規(guī)效應(yīng)和可行性，同時為了防止電子文檔在后期管理、使用過程中由于管理人員的忽視或者不確認(rèn)文檔價值，而造成部分有價值的文檔被撤銷，在電子文檔建立初期，各文檔管理者就需要對存檔內(nèi)容做好備份處理，并由此來在總體上保證了醫(yī)療文檔中信息資料的真實性、持久性和完整性。

（三）制訂電子醫(yī)療文檔的信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)和科技標(biāo)準(zhǔn)

首先，通過制訂相關(guān)規(guī)范和科技標(biāo)準(zhǔn)，使得醫(yī)院內(nèi)的一些文書檔案可以成功地轉(zhuǎn)換為電子文檔，并在具體情況根據(jù)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的重要技術(shù)基礎(chǔ)上，制訂出了適應(yīng)于本院文檔信息化實際管理工作的《網(wǎng)絡(luò)電子文檔辦法》，其中規(guī)定網(wǎng)絡(luò)電子文檔的產(chǎn)生、接收與整合、評估的技術(shù)規(guī)范，嚴(yán)格文檔規(guī)范、分級與編排、存檔，以此在網(wǎng)絡(luò)電子文檔發(fā)展初期就基本做到科學(xué)規(guī)范管理工作，降低后期管理工作困難。

其次，經(jīng)過逐漸完善對醫(yī)院相關(guān)檔案信息價值的評定標(biāo)準(zhǔn)、將文檔信息保密與安全監(jiān)管相關(guān)責(zé)任機(jī)制等檔案信息價值轉(zhuǎn)換為文檔信息系統(tǒng)地對應(yīng)信息管理技術(shù)路線，并由此來保證各種制度執(zhí)行的連續(xù)性和有效性，從全方面規(guī)范了醫(yī)院文檔的信息化建設(shè)管理工作。

最后，經(jīng)過指導(dǎo)、促進(jìn)醫(yī)院檔案管理者從電子文件建設(shè)初期，即嚴(yán)格履行有關(guān)的監(jiān)督指導(dǎo)責(zé)任智能，并逐步把有關(guān)電子檔案識別、存檔、保管和使用等管理內(nèi)容融入醫(yī)院管理信息系統(tǒng)集成系統(tǒng)中，從而在全面掌握信息系統(tǒng)設(shè)計和運(yùn)用技能的理論基石上，經(jīng)過運(yùn)用專門文檔信息系統(tǒng)接收控制技術(shù)平臺進(jìn)一步完成了對醫(yī)院文檔信息系統(tǒng)的實效性和可靠性的統(tǒng)一管理和保障[5]。

（四）加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

提高檔案信息化建設(shè)與管理水平除了加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，對檔案管理信息化的必需的軟硬件設(shè)施進(jìn)行配置，以及對電腦、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、電子檔案密集架等硬件設(shè)備進(jìn)行購置以外，同時還必須做好防火、防盜等自動監(jiān)控系統(tǒng)的配置。另外還必須針對情況，對電腦化管理工作加強(qiáng)使用，以及對相關(guān)的電子檔案信息保存與檢索系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，以便于將各種電子檔案資源的科學(xué)配置和合理使用得到落實。首先，我院必須通過運(yùn)用電子化的方法建立相應(yīng)的文檔規(guī)范，將其存儲為電子檔案；其次，對曾經(jīng)保管過的醫(yī)院存檔保管信息資源來說，經(jīng)過對其做好再次記錄管理工作，能夠高效的保證檔案管理信息資源進(jìn)行數(shù)字化。

（五）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，需要對管理人員綜合素質(zhì)及信息化技術(shù)水平提高加強(qiáng)重視。首先，醫(yī)院對檔案管理工作人員進(jìn)行了技術(shù)培訓(xùn)與教學(xué)工作，使其職業(yè)道德素養(yǎng)有效提升，在檔案管理工作中保持盡職盡責(zé)的工作態(tài)度。同時強(qiáng)化檔案管理員專業(yè)知識訓(xùn)練，并對其訓(xùn)練成果進(jìn)行考評，有效保證培訓(xùn)效果。另外檔案管理員還應(yīng)提高自學(xué)能力，使自己的信息綜合分析能力進(jìn)一步增強(qiáng)，從而可以利用從檔案資料中所獲得有價值的觀點及數(shù)據(jù)，為醫(yī)院管理人員決策提供可靠、正確及合理的參考依據(jù)。因此做好對我院檔案保管員的信息化培養(yǎng)工作，是非常有必要的[6]。開展技術(shù)培訓(xùn)時，重點對檔案管理內(nèi)涵、思路和方式等加以著重介紹，增加對檔案管理工作的關(guān)注度。在技術(shù)方法上，針對信息管理設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)信息庫等方面開展技術(shù)培訓(xùn)，提升其運(yùn)用技術(shù)水平。

四、結(jié)語

在醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展過程中，醫(yī)院檔案管理作為管理工作的重要組成部分發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。為確保我院可持續(xù)健康發(fā)展總體目標(biāo)的完成，政府必須對我院檔案管理信息化工程建設(shè)加以密切關(guān)注，對當(dāng)前檔案信息化管理中出現(xiàn)的實際問題加強(qiáng)深入研究，并制定有針對性的處理措施，使我院檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程得以高效實施，最大程度提高檔案管理和開發(fā)利用效益。