檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用

張慶磊 聊城市第三人民醫(yī)院

醫(yī)院檔案是疾病治療和控制過程活動形成的文字、圖像以及錄像等具備保存價值的原始憑證及真實信息記錄，是醫(yī)學領(lǐng)域中的重要信息資源。自步入信息時代以來，檔案數(shù)量劇增，傳統(tǒng)的手工、電腦錄入已經(jīng)無法滿足檔案管理的實際需求，加強醫(yī)學檔案管理，注重數(shù)字化、信息化檔案庫的建設(shè)，實現(xiàn)信息資源共享，已成為醫(yī)院檔案管理的主要課題。在此形勢下，醫(yī)院要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的發(fā)展觀念，在檔案管理上加大數(shù)字化手段的建設(shè)，以切實保障檔案管理的有效性，為醫(yī)院今后的長久發(fā)展打下基石。

一、檔案數(shù)字化管理概述及其在醫(yī)院檔案管理中應用的意義

所謂的檔案數(shù)字化，即以計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為核心的現(xiàn)代化檔案管理形態(tài)，在現(xiàn)代技術(shù)的作用下將檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式的檔案信息，在數(shù)字化存儲形式下，檔案管理人員可靈活運用計算機系統(tǒng)進行管理，既有助于檔案信息的管理，也有利于檔案信息的共享。通過檔案數(shù)字化管理手段的運用，實現(xiàn)對醫(yī)院檔案庫的再度拓展，實現(xiàn)對管理模式的再創(chuàng)新，并通過智能化、數(shù)字化管理，有效實現(xiàn)對檔案信息的錄入、索引，既實現(xiàn)了檔案管理體系的優(yōu)化，提升了管理效率，也減少了人工管理成本，對于促使醫(yī)院檔案管理的可持續(xù)發(fā)展有著重大意義。其次，在檔案數(shù)字化技術(shù)支撐下，醫(yī)院檔案管理工作部門可以將豐富的檔案資料內(nèi)容完成分類、分析、總結(jié)等工作，讓檔案管理流程更加系統(tǒng)化、層次化，以從根本上確保醫(yī)院檔案工作的順利開展。然后，帶動醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)的再提升。檔案數(shù)字化建設(shè)意味著當代檔案管理人員的工作水平、工作效益提出了更高水平的要求，在此過程中，檔案管理人員為適應崗位需求，必須要不斷從業(yè)余時間或者實踐中汲取經(jīng)驗，學會靈活處理檔案信息安全問題，嚴格遵循職業(yè)道德標準。在處理一些檔案管理問題時，其內(nèi)容復雜、操作要求更多，檔案管理人員能夠保持嚴謹?shù)呐袛嗔蛦栴}處理能力去解決這些問題，從而切實保障醫(yī)院檔案管理成效。最后，通過檔案數(shù)字化管理技術(shù)的運用，切實拔高醫(yī)院的整體硬實力。檔案數(shù)字化建設(shè)除去切實提高檔案管理成效外，同樣也是為了保障醫(yī)院內(nèi)部管理流程的高效展開，從而切實達到增強自身硬實力、行業(yè)競爭力的目的。檔案數(shù)字化管理的運用意味著醫(yī)院內(nèi)部各個部門都會被帶動，促進本部門整體醫(yī)療效果、醫(yī)療服務水平的提升，實現(xiàn)本院醫(yī)療水平的不斷進步，從而為醫(yī)院今后的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)[1]。

二、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案種類繁多且歸檔復雜

醫(yī)院檔案涉及多個領(lǐng)域，并逐漸形成了多層次的綜合性學科，因而在醫(yī)學檔案當中，既包含了流行病學調(diào)查報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)以及預防措施，還包含了疫情統(tǒng)計資料、實驗室原始數(shù)據(jù)以及免疫規(guī)范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實現(xiàn)其收集、整理以及歸檔處理，這在一定程度上強化了對信息化、數(shù)字化管理的需求。

（二）檔案管理數(shù)字化水平不足

在新的時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)步入到社會各大領(lǐng)域，讓各個領(lǐng)域取得了跨越式發(fā)展。然而，部分醫(yī)院在內(nèi)部管理上仍未步入現(xiàn)代化發(fā)展軌道，在檔案管理層面依舊存在原始收工記錄、存檔的現(xiàn)象，既限制了醫(yī)院的發(fā)展上限，也在很大程度上降低了醫(yī)院的“軟實力”。其次，雖然當下醫(yī)院數(shù)字化水平得到了較大的提升，然而在檔案管理軟件的投入上不高，其操作步驟繁雜、實效性較低，再加上醫(yī)院檔案管理工作本身就十分繁重，極大地影響了檔案管理效率。

（三）檔案管理制度有待完善

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院在不同發(fā)展時期的科研建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)、財務活動等眾多內(nèi)容，有效的檔案管理體系能夠幫助醫(yī)院自身意識到不同時期的發(fā)展軌跡，從而更加深刻地總結(jié)、反思。但就當下醫(yī)院管理的實際情況來看，部分醫(yī)院仍在采取傳統(tǒng)的粗放式管理制度，在管理制度上十分籠統(tǒng)、松懈，嚴重缺乏針對性，長期如此，也就極易造成檔案遺失、遺漏甚至惡意篡改等現(xiàn)象，既不利于檔案的高效、有序管理，也會在極大程度上使得醫(yī)院內(nèi)部信息出現(xiàn)泄漏[2]。

（四）檔案管理意識較為滯后

在新的經(jīng)濟條件下，醫(yī)療行業(yè)迎來了極大的變革，其公益性和事業(yè)單位性遭到了較大程度的削弱，促使自身經(jīng)濟利益的提升成了醫(yī)院發(fā)展的主要方向，在內(nèi)部服務、檔案管理等后勤類工作上逐漸懈怠，久而久之，醫(yī)院領(lǐng)導人員也就逐漸降低了對于檔案管理工作的重視性，不僅不注重檔案人員的招納，也不注重數(shù)字化檔案管理設(shè)備的建設(shè)，最終使得醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)問題。

（五）先進的管理人才匱乏

先進的檔案管理人才不管是在數(shù)字化檔案技術(shù)的投入運用，還是在醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展上都有著極其重要的作用。而就具體情況來看，醫(yī)院在選拔管理人員時所設(shè)置的標準并不統(tǒng)一，對于檔案管理人員的要求也不高，所謂檔案管理只是做好本案室內(nèi)檔案信息的收集、檢查等，這就使得檔案管理人員素質(zhì)不一，或許其具備一定的檔案管理經(jīng)驗，卻不具備先進的計算機操作能力，也沒有符合數(shù)字時代需求的先進管理理念，這是限制醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。

三、檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用路徑

（一）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要想實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的運用，必須要保障醫(yī)院的基礎(chǔ)硬件設(shè)施過硬。當下醫(yī)院在硬件設(shè)施建設(shè)上要具備一定的智能性、數(shù)據(jù)性和前瞻性，要構(gòu)建出一套圍繞著計算機技術(shù)的靈活結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，只有基礎(chǔ)設(shè)施到位，才能為今后醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理提供更加廣闊的運用空間。同時，醫(yī)院在選擇相關(guān)技術(shù)時也要具備一定的先進性，要綜合考慮到醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的復雜性，要以檔案數(shù)據(jù)的錄入、保存及檢索為中心，與此同時，為方便數(shù)字化管理技術(shù)的運用，醫(yī)院還應配置掃描儀、打印機等基礎(chǔ)設(shè)施，以更加方面檔案的輸出和利用[3]。

（二）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作理念

在新時代背景下，科學技術(shù)已經(jīng)發(fā)展成熟，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段已經(jīng)應用融入了社會的每一個角落。當下醫(yī)院已經(jīng)具備了一定的檔案數(shù)字化、信息化管理能力，然而由于部分管理層缺乏對檔案管理的重視度，醫(yī)院在檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)上依舊困難重重。因此，醫(yī)院檔案管理部門需要將自身的管理理念進行創(chuàng)新，在內(nèi)部構(gòu)建出全新的工作服務觀念，使傳統(tǒng)滯后的觀念得到摒棄。首先，醫(yī)院檔案管理工作部門需要創(chuàng)新應用技術(shù)的工作理念，積極將網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)手段應用到日常檔案管理工作當中。然后，要加強培訓，讓檔案管理人員能夠熟練操作現(xiàn)代技術(shù)手段，當今是大數(shù)據(jù)時代，各種先進的管理手段和管理方式層出不窮，這就需要醫(yī)院要讓職員工具備一定的計算機操作能力、檔案管理軟件運用能力，以促使醫(yī)院能夠在數(shù)字化平臺搭建完成后順利運用于檔案管理當中。

（三）加快檔案管理體制的建立

為保障檔案數(shù)字化手段的有效運用，醫(yī)院相關(guān)部門必須要加強促進檔案管理技術(shù)的研發(fā)與應用，在研發(fā)過程中應當嚴格遵守科學合理的機制和政策，構(gòu)建出數(shù)字化檔案管理體系。醫(yī)院可以結(jié)合檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵、特征，構(gòu)建出一套完整的檔案管理體系，如在檔案管理時要嚴格按照登記-編目-檢索-利用-統(tǒng)計輔助五個板塊展開，對于各個板塊的檔案信息，要構(gòu)建出合理的站點，以實現(xiàn)檔案信息的連接、互通，既提升檔案管理的安全性，也能夠保障檔案管理工作的梯度性展開。

（四）整合醫(yī)學檔案內(nèi)容

為實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的有效運用，醫(yī)院檔案管理部門同樣要充實檔案庫，根據(jù)醫(yī)院檔案管理特點進行改革，這些內(nèi)容不僅包括免疫規(guī)劃方案、醫(yī)療報告，還包括質(zhì)量控制及效果評價資料，能夠真實且全面反映出醫(yī)院的真實醫(yī)療情況，將其作為其日后治療的依據(jù)。通過醫(yī)學檔案的整合，為后續(xù)檔案信息的完整錄入奠定基礎(chǔ)。

（五）加大數(shù)字化資源發(fā)展

數(shù)字化資源建設(shè)是醫(yī)院能夠有效運用檔案數(shù)字化管理技術(shù)的必備前提之一。醫(yī)院在數(shù)字化資源建設(shè)上要基于醫(yī)院館藏資源、醫(yī)院社會資源兩大層面，具體而言要涵蓋文書檔案、病歷檔案及人事檔案等，檔案建立時要注意編制目錄，便于后續(xù)的檢索和查詢，也有助于相關(guān)人員及時閱讀和下載。通過數(shù)字化資源的建設(shè)，將整個醫(yī)院的檔案信息有序地整理，并將其錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當中。

（六）實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化錄入

檔案信息的數(shù)字化錄入是運用數(shù)字化檔案管理技術(shù)的關(guān)鍵點。對于以往的紙質(zhì)檔案，管理員可以通過文字、圖片等形式將其錄入到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，也可以利用掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備進行錄入，通過數(shù)字化錄入，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的同時存在，從根本上保障檔案信息的安全性。其次，對于各個檔案，要做好備份，醫(yī)院既可以建立多個數(shù)據(jù)庫，也可以選擇多臺計算機，通過對檔案信息的備份，切實保障檔案信息安全，且對于一些重要檔案，也便于醫(yī)院隨時跟進[4]。

（七）實現(xiàn)人工與計算機結(jié)合

檔案數(shù)字化管理的核心在于管理人員，除去創(chuàng)新檔案管理人員的管理理念外，還需要增強其專業(yè)技能，以有效實現(xiàn)人工操作與計算機的融合。就當下醫(yī)院檔案管理人員的實際情況來看，普遍存在“兩少”和“兩多”問題，即低學歷人員較多、非檔案管理人員較多，而“兩少”則體現(xiàn)在專業(yè)管理人員少，而具備專業(yè)管理水平和計算機操作能力人員更少，為有力解決這一問題，醫(yī)院在加強數(shù)字化建設(shè)的同時，也要加大對檔案管理人員的培訓，強化數(shù)字化、信息化技術(shù)的專業(yè)教育，讓人員既具備專業(yè)檔案管理知識，也能夠通曉計算機技術(shù)、通信技術(shù)及信息技術(shù)。只有通過培訓、招納出一批“復合型”人才，才能真正實現(xiàn)檔案管理人員從“保管員”到“信息員”的轉(zhuǎn)變。

（八）保障檔案管理的安全性

檔案數(shù)字化管理的運用讓檔案的安全性受到了廣泛重視，醫(yī)院工作人員需要構(gòu)建出更加安全的檔案管理工作體系，確保檔案資料信息內(nèi)容在信息化系統(tǒng)中仍然可以得到安全有效的管理保存。具體而言，為確保醫(yī)院檔案的安全性，檔案管理部門首先應當將自身的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全保障技術(shù)進行強化，確保安全管理是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)開展的。同時，工作人員需要明確下來對檔案的監(jiān)管工作，對檔案的管理進行實時監(jiān)管，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，全方位提升檔案管理的安全性。對于一些重要文件，醫(yī)院要嚴格設(shè)置權(quán)限，實現(xiàn)分區(qū)加密，如此一來，檔案信息就難以發(fā)生丟失和泄漏。且為防止一些不必要的損失，醫(yī)院要在各個計算機安裝殺毒軟件，定期排查、殺滅計算機中的病毒，以從根本上保障檔案信息的安全性[5]。

（九）建立健全的醫(yī)院檔案管理制度

“無規(guī)矩不成方圓?！睒?gòu)建出一個完善的醫(yī)院檔案管理體系是當前醫(yī)院需要完成的關(guān)鍵管理工作內(nèi)容。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)和背景，建立健全出完善的醫(yī)院檔案管理體系，可以顯著提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。首先，醫(yī)院檔案管理工作人員需要將知識產(chǎn)權(quán)的法律條例進行明確，將法律信息內(nèi)容滲透到檔案管理的實際工作環(huán)節(jié)中。其次，要加強檔案管理工作過人員的法律意識觀念，以從根本上減少檔案信息泄漏、丟失的現(xiàn)象發(fā)生，增強檔案管理的安全性。其次，醫(yī)院檔案管理工作部門需要重點培養(yǎng)創(chuàng)新的技術(shù)人才，并對其進行定期的培訓，以及完善醫(yī)院內(nèi)部的人才招聘機制，為實現(xiàn)數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中得到有效運用奠基?？傊?，建立健全醫(yī)院檔案管理制度，對實現(xiàn)數(shù)字化手段與檔案管理工作的順利融合，促使醫(yī)院檔案管理效能的提升有著重大意義。

綜上，信息時代的到來給醫(yī)院檔案管理工作帶來了極大的機遇和價值，也同樣帶來了較多的困難和挑戰(zhàn)，意味著當代醫(yī)院檔案管理部門要積極實現(xiàn)管理、工具及方法的轉(zhuǎn)變，深刻意識到數(shù)字化技術(shù)對醫(yī)院檔案管理、整體硬實力提升帶來的巨大價值，從加大硬件建設(shè)展開，從提升管理人員的信息素養(yǎng)、構(gòu)建完整的數(shù)字化檔案管理體系及構(gòu)建檔案安全管理為方向，全面確保醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)字化、智能化落實，最終提升醫(yī)院檔案管理成效，保障醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。