提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的幾點(diǎn)思考

李連 九龍縣雅礱江礦業(yè)有限責(zé)任公司

近年來，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日益完善，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，企業(yè)想要占據(jù)更多的市場(chǎng)份額，就必須改變傳統(tǒng)的運(yùn)營管理模式，需加強(qiáng)內(nèi)部控制工作，從多方面來把控企業(yè)的管理工作。其中，檔案管理工作是重要內(nèi)容，也是當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部控制中的要點(diǎn)，需予以高度重視。企業(yè)應(yīng)當(dāng)清楚認(rèn)識(shí)實(shí)施檔案管理的必要性，從意識(shí)上改變過去的不重視想法，真正理解檔案管理的概念和內(nèi)涵，學(xué)習(xí)新的管理思維，在相關(guān)法律法規(guī)允許范圍內(nèi)展開高效的檔案管理活動(dòng)，做好相關(guān)記錄，整理各類資料，需制定完善的企業(yè)檔案管理制度，建立健全的質(zhì)量管理體系，采取有效的檔案管理手段，使得該項(xiàng)工作質(zhì)量更上一層樓。

一、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的必要性

企業(yè)檔案管理工作的重要性不言而喻，對(duì)于企業(yè)的整體發(fā)展較為關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)采取有效措施來提升其工作效率。一方面，高效的檔案管理，能夠通過全面采集企業(yè)發(fā)展過程中的各項(xiàng)信息，為經(jīng)營決策、制定目標(biāo)提供可靠依據(jù)；另一方面，有利于加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)工作。企業(yè)檔案中除了一些數(shù)據(jù)信息之外，還涵蓋著在整個(gè)發(fā)展過程中所呈現(xiàn)出的企業(yè)愿景、企業(yè)精神，也表明了企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃。在進(jìn)行檔案資料管理的同時(shí)，也能夠加深企業(yè)的文化思想[1]。

二、企業(yè)檔案管理工作要求

在企業(yè)檔案管理工作中，為了規(guī)范檔案資料，合理使用檔案資料，使之更具科學(xué)性，則必須充分發(fā)揮檔案管理的作用，以便于給企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)?；诖耍趯?shí)施企業(yè)檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：第一，要強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量意識(shí)，工作人員從自身做起，予以榜樣作用，用正確的方式、有效的工具，來提高工作效率，貫徹落實(shí)檔案管理工作，基于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)探索檔案信息化管理；第二，要重視對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培育，使之具備良好的責(zé)任意識(shí)，主動(dòng)服務(wù)于企業(yè)；第三，檔案管理人員需具備積極向上的學(xué)習(xí)精神，做到與時(shí)俱進(jìn)，愿意投入自身業(yè)務(wù)能力提升中，強(qiáng)化自身管理能力；第四，要重視檔案管理工作的每一個(gè)流程，實(shí)施有效的預(yù)防管理措施，保障檔案管理工作的順利開展[2]。

三、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

一是部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并未關(guān)注到檔案管理工作，沒能把握住檔案管理的作用，認(rèn)知程度有待加強(qiáng)，在概念理解上存在偏差，有一定的局限性，使檔案管理工作過于形式化，沒能真正發(fā)揮出檔案管理的作用。由于部分企業(yè)忽視了檔案管理環(huán)節(jié)，企業(yè)在檔案管理方面的人力、財(cái)力、物力等投入都比較少，沒能予以大力支持，這就影響了企業(yè)檔案管理工作效率，無法為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供可靠的保障。且企業(yè)中部分人員依舊堅(jiān)持傳統(tǒng)的管理理念，不具備創(chuàng)新性，所采用的理念過于落后[3]。

二是企業(yè)的檔案管理工作缺乏制度保障，未深入研究檔案管理制度的每一個(gè)細(xì)節(jié)，而且也未和企業(yè)的實(shí)際情況相結(jié)合，以致所擬定的制度缺乏實(shí)用性，流于形式。一方面，并沒有采取有效措施來激勵(lì)員工，員工的工作態(tài)度較為懈怠，人員流動(dòng)性比較大，檔案管理隊(duì)伍還需加強(qiáng)建設(shè)；另一方面，未制定適宜的考核制度，未能對(duì)檔案管理人員行為進(jìn)行有效約束，企業(yè)資源利用率不高，所采用的管理模式過于陳舊，管理手段較為單一。

三是檔案管理人員的培訓(xùn)力度不夠，專業(yè)知識(shí)水平有待于進(jìn)一步提升。檔案管理員未得到專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和良好的檔案管理意識(shí)，未能全身心投入檔案管理工作中。由于檔案管理工作未能得到企業(yè)的高度重視，管理崗位工作的層次不高，招聘人員時(shí)不夠細(xì)心和專注，甚至部分檔案管理人員屬于兼任，工作態(tài)度較為被動(dòng)，容易出現(xiàn)操作上的失誤。

四是忽視了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用，沒能將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有效融入于檔案管理工作中，信息系統(tǒng)建設(shè)方面還有所不足，以致檔案管理工作效率得不到提升。而且粗放型管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。

五是企業(yè)未對(duì)檔案資源進(jìn)行二次開發(fā)，沒有設(shè)立科學(xué)的評(píng)價(jià)機(jī)制，以致無法全面反饋出企業(yè)的檔案資源管理實(shí)況，缺乏科學(xué)的評(píng)價(jià)指標(biāo)。

六是部分企業(yè)當(dāng)前所采用的檔案管理組織形式過于單一，沒能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來選擇適宜的管理模式。而且也忽視了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，未在實(shí)施紙質(zhì)檔案管理的同時(shí)，有效應(yīng)用電子檔案管理方式。

四、提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的有效措施

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理理念

只有當(dāng)企業(yè)真正認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性，從意識(shí)上改變過去的錯(cuò)誤思想，其才能在行動(dòng)上重視檔案管理工作，所開展的管理工作必須圍繞企業(yè)進(jìn)行，宗旨在于管理的檔案資料服務(wù)于企業(yè)，需要為企業(yè)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)，使得其在每一個(gè)經(jīng)營階段都能做出正確的決策，提高企業(yè)檔案資源利用率。企業(yè)檔案管理工作需要全員參與，每一個(gè)人員都應(yīng)當(dāng)具備良好的檔案意識(shí)，需將檔案文化融入于企業(yè)文化建設(shè)中，重視對(duì)檔案管理工作的宣傳和教育，無論是企業(yè)管理者，還是部門人員或檔案管理人員，都應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，從思想上認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的必要性，并積極投入予以一定的支持[4]。

傳統(tǒng)的企業(yè)管理理念，已經(jīng)不再適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的要求，難以促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展?；诖?，企業(yè)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，可借鑒國外優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新檔案管理理念，可從以下方面著手：一是企業(yè)要走出去，前往同行業(yè)、或不同行業(yè)的企業(yè)中進(jìn)行學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況調(diào)整和優(yōu)化。參與檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，深入認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義；二是企業(yè)要引進(jìn)來，可引入國外發(fā)達(dá)國家的檔案管理理念，并不斷地實(shí)踐、嘗試、優(yōu)化，以完善檔案管理體系，保障檔案管理工作的有效開展。與此同時(shí)，還要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作和企業(yè)文化建設(shè)之間的聯(lián)系，需采用現(xiàn)代化企業(yè)管理模式，成立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)購買企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需的硬件設(shè)施，并做好相關(guān)檔案記錄，推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量服務(wù)。

（二）制定完善的企業(yè)檔案管理制度，加大投入力度

在企業(yè)檔案管理過程中，只有定出了標(biāo)準(zhǔn)、明確了規(guī)范才能使該項(xiàng)工作有據(jù)可循、有法可依，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定完善的檔案管理制度，設(shè)立科學(xué)的管理機(jī)制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)做到因地制宜，具體問題具體分析，所實(shí)施的制度要符合自身實(shí)況，且具備一定的可操作性，并跟隨時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)來進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和優(yōu)化，使之更加規(guī)范，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理活動(dòng)，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)?？尚抻啲F(xiàn)有的檔案管理制度，明確企業(yè)檔案管理目標(biāo)，規(guī)劃檔案管理范圍，根據(jù)管理內(nèi)容來采用相應(yīng)的管理方法，從而保障檔案管理質(zhì)量，如XX公司立卷歸檔制度、XX公司檔案保管制度、XX公司檔案保密制度、XX公司檔案統(tǒng)計(jì)制度等。要注意的是，企業(yè)不可完全照搬其他企業(yè)的檔案管理制度，否則不僅無法實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理，還會(huì)增加管理成本。為建立健全的檔案管理體系，需做到：首先，應(yīng)當(dāng)制定完善的檔案管理考核制度，充分發(fā)揮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)作用，調(diào)動(dòng)各部門的積極性，各部門要明確自身職責(zé)，并進(jìn)行有效溝通與合作，通過科學(xué)的考核指標(biāo)和評(píng)價(jià)機(jī)制，來貫徹落實(shí)檔案管理工作；其次，優(yōu)化企業(yè)資源配置，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷地創(chuàng)新檔案管理手段，為檔案管理人員提供更為便捷、高效的工作環(huán)境。需在企業(yè)日常經(jīng)營過程中充分發(fā)揮檔案管理的職能作用，保障其決策的正確性，真正落實(shí)檔案管理工作。

除此之外，要加大對(duì)企業(yè)檔案管理工作的投入，不僅要從人力、財(cái)力方面增加投入，還應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)更新檔案資料內(nèi)容，把握檔案管理中的重點(diǎn)內(nèi)容，詳細(xì)而真實(shí)地記錄每一個(gè)資料內(nèi)容。需做好檔案資料整合工作，以便于企業(yè)中各個(gè)部門的查詢。可為檔案管理部門添設(shè)新的設(shè)備，引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提高檔案管理人員的工作效率，使他們從各個(gè)角度來把控檔案管理工作，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，為企業(yè)提供可靠的數(shù)據(jù)。

（三）提升人員素質(zhì)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

檔案管理工作的開展，需要高素質(zhì)人員的支持，工作人員的管理是否規(guī)范將直接影響最終的管理效果。在這種情況下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理安排檔案管理人員，劃分各崗位的管理指責(zé)，不斷地壯大檔案管理隊(duì)伍力量。通過多元化的培訓(xùn)方式來提升管理人員能力，加強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)，提升其職業(yè)道德素質(zhì)。一方面，需重視人才招聘工作，要做好審核工作，嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行把控。所錄用的工作人員，既要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，又要有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，有著不錯(cuò)的業(yè)務(wù)能力，尤其是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用能力；另一方面，檔案管理人員需要有自覺學(xué)習(xí)意識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷地更新所學(xué)知識(shí)，加強(qiáng)彼此之間的經(jīng)驗(yàn)交流，掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，使之工作效率得以提升，取得目標(biāo)管理成效。企業(yè)可通過提升檔案管理人員的薪資待遇，來避免人員流動(dòng)性過大，采取有效措施來激發(fā)檔案管理人員的工作興趣，給檔案管理人員一定的關(guān)懷和尊重，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，使之全身心投入企業(yè)檔案管理工作中。

除此之外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。為保障企業(yè)檔案管理質(zhì)量，需轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理理念，需開展高效的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化各相關(guān)人員的專業(yè)知識(shí)能力，并提升人員的檔案意識(shí)，明確檔案管理工作的作用。在實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)過程中，不僅要關(guān)注于項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量和進(jìn)度，還需要基于項(xiàng)目特點(diǎn)，利用各相關(guān)部門來開展培訓(xùn)工作，使之全身心投入管理工作中，從而產(chǎn)生強(qiáng)烈的責(zé)任感，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

（四）充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)施精細(xì)化管理

現(xiàn)在已經(jīng)是計(jì)算機(jī)時(shí)代，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用高效、安全、便捷，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用，基于企業(yè)經(jīng)營特點(diǎn)和需求，設(shè)立科學(xué)的信息管理機(jī)制，強(qiáng)化信息化管理水平，可借鑒國外企業(yè)的優(yōu)秀檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)，不斷地摸索和實(shí)踐，滿足企業(yè)檔案管理需求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完善的信息化平臺(tái)，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理手段，將粗放型管理向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變。所建立的信息平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具有一定的交互性、開放性，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來提升檔案管理水平，逐步完善電子檔案管理系統(tǒng)，增加檔案管理信息量，提高管理效率，為企業(yè)帶來更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如企業(yè)常用的紫晶企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、XX州電子文檔管理系統(tǒng)等?；谛畔⒒瘷n案管理，可將企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行分解，需重視對(duì)每一個(gè)流程的把控，可利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來處理細(xì)節(jié)問題，從而規(guī)范企業(yè)檔案管理。

（五）開發(fā)企業(yè)檔案潛力，設(shè)立評(píng)價(jià)機(jī)制

企業(yè)檔案中含有大量有關(guān)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)制定未來發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的重要材料。從企業(yè)角度來說，企業(yè)檔案需要進(jìn)行保密，保密的前提是這些資料信息要能夠有效服務(wù)于企業(yè)，為企業(yè)的發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)?；诖?，企業(yè)需深入挖掘檔案中的潛力，對(duì)檔案資源實(shí)施二次開發(fā)，以便于全面了解企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營情況。應(yīng)當(dāng)確定企業(yè)檔案管理的服務(wù)方向，把握服務(wù)重點(diǎn)，滿足經(jīng)濟(jì)建設(shè)需求?？稍谄髽I(yè)中建立電子檔案室，創(chuàng)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫，做到實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、實(shí)時(shí)更新，采取先進(jìn)的檢索工具，以便快速查閱所需信息。

除此之外，為了提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理目標(biāo)，制定科學(xué)的評(píng)價(jià)機(jī)制。一方面，企業(yè)所制定的管理目標(biāo)，不可脫離其發(fā)展的實(shí)際情況；另一方面，基于所制定的目標(biāo)來設(shè)置適宜的評(píng)價(jià)指標(biāo)，旨在促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，改善當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀。需遵循國家相關(guān)規(guī)章制度，基于企業(yè)的實(shí)況和需求來細(xì)化評(píng)價(jià)指標(biāo)。如檔案庫房存放管理標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)、建檔指標(biāo)、檔案檢查指標(biāo)、管理辦法評(píng)價(jià)指標(biāo)等。

（六）管理組織形式多元化，結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化

為適應(yīng)全新的市場(chǎng)機(jī)制，企業(yè)檔案管理工作需優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，采取全新的組織形式。不同的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中遇到的問題都有所不同，企業(yè)特質(zhì)的差異性，也會(huì)影響檔案管理工作的開展?；诖?，企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循因地制宜的原則，根據(jù)自身的實(shí)際情況，來有計(jì)劃、有目的地選用適宜的檔案管理工作形式。比如說梯級(jí)檔案管理、網(wǎng)狀檔案管理等。前者指的是企業(yè)下屬公司有一定的檔案管理權(quán)限，總公司需每年對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查；后者指的是企業(yè)指定檔案管理部門及專職檔案管理員，各部門指定專（兼）職檔案管理人員，檔案管理部門帶領(lǐng)企業(yè)中的各個(gè)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的收集，并進(jìn)行匯總，然后再通過層級(jí)責(zé)任人檔案管理模式，來將檔案管理職責(zé)落實(shí)到個(gè)人。這種多元化的管理形式，有利于提高檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展，具有一定的創(chuàng)新性。

除此之外，還應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化，指的是基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)檔案管理結(jié)構(gòu)，增加檔案信息資源最大傳遞容量，加快傳輸速度。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，來連接網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)突破時(shí)間、空間的限制，直接進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中心，并獲取所需檔案信息內(nèi)容，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理有效結(jié)合。

五、結(jié)語

總的來說，要制定適宜的企業(yè)檔案管理目標(biāo)和制度，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況開展針對(duì)性的管理工作，制定完善的規(guī)章制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)把控檔案管理工作，從而保障檔案管理質(zhì)量和利用效果。