改革創(chuàng)新提升管理類檔案管理水平

李娟 國(guó)網(wǎng)山西省電力公司晉中供電公司

企業(yè)檔案管理工作，是企業(yè)內(nèi)部管理中一項(xiàng)重要內(nèi)容，管理類檔案管理工作涉及方方面面，涉及各管理部門、財(cái)務(wù)部門、人事部門等多個(gè)部門，涉及企業(yè)的年度總結(jié)、年度發(fā)展計(jì)劃、個(gè)人表彰、獲得榮譽(yù)、通報(bào)等多項(xiàng)工作，管理類檔案管理如果只依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理工作得不到重視，跟不上時(shí)代的發(fā)展，沒(méi)有完整的、現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，就會(huì)阻礙企業(yè)管理類檔案管理工作的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與檔案管理創(chuàng)新改革的必要性

（一）改革創(chuàng)新檔案管理是提高檔案管理工作的基礎(chǔ)

企業(yè)管理類檔案是企業(yè)管理過(guò)程中的各類文件，按年度歸檔到企業(yè)管理類，為企業(yè)管理服務(wù)，使得發(fā)生過(guò)有價(jià)值的信息可以記錄保存下來(lái)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在新時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代人民與日增長(zhǎng)的檔案利用需求，企業(yè)檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)，信息時(shí)代的到來(lái)也為檔案工作提供了機(jī)遇，找到了現(xiàn)代化發(fā)展的新路徑[1]。

在信息時(shí)代，建設(shè)現(xiàn)代化、自動(dòng)化的檔案管理是現(xiàn)在檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，檔案整體系統(tǒng)的完善有利于提高檔案資源的開發(fā)利用率，檔案的價(jià)值體現(xiàn)在檔案信息資源的利用上，檔案的利用水平是評(píng)價(jià)檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，利用率不高，電子檔案相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理工作中具有不可忽視的管理優(yōu)勢(shì)，對(duì)于促進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用起到非常重要的作用。因此，改革創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式是非常有必要的。

我國(guó)企業(yè)檔案管理工作手段較為落后，管理模式也比較單一，尤其在紙質(zhì)檔案管理中，掌握現(xiàn)代化實(shí)用技術(shù)，結(jié)合現(xiàn)代化實(shí)施設(shè)備、計(jì)算機(jī)與多媒體設(shè)備，運(yùn)用科學(xué)的方法與技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展[2]。

（二）改革創(chuàng)新檔案管理，提高檔案管理水平

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，信息管理企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，因此改革企業(yè)檔案管理模式、加強(qiáng)信息技術(shù)化檔案管理模式的創(chuàng)建是非常有必要的。我國(guó)企業(yè)管理類檔案管理模式面臨許多挑戰(zhàn)與問(wèn)題，企業(yè)管理類檔案管理在企業(yè)整個(gè)生命周期，是企業(yè)賺取利潤(rùn)，實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的保障，但在企業(yè)中，很多領(lǐng)導(dǎo)干部更加注重經(jīng)濟(jì)建設(shè)，檔案管理并沒(méi)有得到重視，因此檔案管理工作常常因?yàn)槿鄙贀芸?，缺乏資金問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)檔案工作常常處于表里不一的尷尬地位。企業(yè)管理類檔案管理沒(méi)有被充分重視，導(dǎo)致資金投入較小，企業(yè)管理類檔案管理工作因設(shè)施設(shè)備老舊、檔案管理場(chǎng)地不完善、檔案管理工作用到的軟件實(shí)用性無(wú)法得到提高；檔案管理有部分工作會(huì)轉(zhuǎn)給其他部門負(fù)責(zé)，其他部門并不了解企業(yè)管理類檔案管理工作內(nèi)容與注意事項(xiàng)，在企業(yè)中工作人員的調(diào)動(dòng)也比較頻繁，造成檔案管理工作中有些環(huán)節(jié)的脫節(jié)；檔案管理部門得不到重視，部門內(nèi)很少出現(xiàn)檔案管理專業(yè)的人才，沒(méi)有專業(yè)的技術(shù)人才，檔案管理相關(guān)法律法規(guī)了解不全面，檔案管理工作人員對(duì)專業(yè)知識(shí)匱乏，導(dǎo)致檔案管理水平無(wú)法有效提高[3]。

（三）改革創(chuàng)新企業(yè)管理類檔案管理，保障檔案管理合理化、規(guī)范化

在信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，企業(yè)無(wú)論從經(jīng)營(yíng)到管理都在發(fā)展巨大的變化，如果在企業(yè)管理類檔案管理中缺乏重視，沒(méi)有及時(shí)、完善更新企業(yè)管理類檔案管理模式，就會(huì)對(duì)企業(yè)管理類檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生負(fù)面影響。企業(yè)管理類檔案管理的高效進(jìn)行離不開完善的企業(yè)檔案管理制度，制度主要作用是規(guī)范和約束，完善的企業(yè)檔案管理制度能夠明確各個(gè)檔案管理人員的有所為有所不為，檔案管理人員能夠明確自身的職責(zé)，了解在企業(yè)檔案管理工作中所要遵循的規(guī)則，檔案管理工作者能最大限度發(fā)揮自身潛力[4]。

檔案管理制度的不足是檔案管理工作中工作人員容易出現(xiàn)懈怠的重要原因，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式中，檔案管理部門的工作主要是收集信息、做好分類、編目管理、保管檔案，企業(yè)以規(guī)范化檔案管理制度為出發(fā)點(diǎn)，建設(shè)部門管理到位、組織機(jī)構(gòu)到位、責(zé)任到位，明確管理流程與工作要求，深度挖掘檔案資源的價(jià)值，在規(guī)范化發(fā)展檔案管理的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化與企業(yè)其他部門之間的關(guān)系，成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，一旦出現(xiàn)檔案管理工作不規(guī)范行為，能很快在明確到個(gè)人，避免產(chǎn)生工作權(quán)利與責(zé)任的糾紛，企業(yè)可以有效避免管理類檔案管理工作人員出現(xiàn)松懈和怠慢狀態(tài)[5]。

推動(dòng)企業(yè)管理類檔案管理制度規(guī)范化提高檔案管理水平的同時(shí)，也要結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要，設(shè)立智能化的企業(yè)管理類方案管理辦公流程，這對(duì)提升企業(yè)管理類檔案管理工作的質(zhì)量和效率是很有必要的。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案資源有效性不高，使得企業(yè)檔案資源無(wú)法成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的依據(jù)。摒棄傳統(tǒng)的檔案管理制度，建設(shè)信息化、現(xiàn)代化、全面化管理類檔案管理，保證檔案管理制度科學(xué)，提高管理類檔案管理質(zhì)量，是適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案管理的必然要求，也是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的必要條件。

二、傳統(tǒng)企業(yè)管理類檔案管理模式，存在以下問(wèn)題

（一）管理人員對(duì)企業(yè)管理類檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠

企業(yè)管理類檔案管理是企業(yè)的重要資產(chǎn)之一，檔案管理對(duì)公司的發(fā)展產(chǎn)生重要影響，做好檔案管理工作，才能關(guān)聯(lián)企業(yè)其他部分，成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。但是在傳統(tǒng)的企業(yè)管理類檔案管理模式下，企業(yè)并沒(méi)有將企業(yè)管理類檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展聯(lián)系到一起，檔案管理工作被認(rèn)識(shí)是一件可有可無(wú)的事情，不愿意浪費(fèi)人力物力，簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行收集整體，并沒(méi)有投入大量的成本去保管，企業(yè)管理類檔案管理部門因?yàn)槿鄙儋Y金投入，企業(yè)檔案管理中辦公場(chǎng)地、設(shè)施設(shè)備、相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件的落后，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題和漏洞，如檔案丟失、信息泄露、檔案破損，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的實(shí)用性不強(qiáng)，檔案管理的工作重要性得不到彰顯。

企業(yè)管理類檔案管理工作涉及很多部門，是涉及內(nèi)容最廣泛、業(yè)務(wù)最復(fù)雜的一類檔案。企業(yè)管理類檔案管理工作得不到企業(yè)的重視，經(jīng)費(fèi)有限導(dǎo)致檔案管理工作缺少專業(yè)人才，檔案管理相關(guān)法律法規(guī)了解不到位，甚至根本不了解《檔案法》，對(duì)檔案管理技術(shù)知之甚少，這是企業(yè)檔案管理工作中的誤區(qū)[6]。

（二）檔案管理制度混亂

隨著互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展和管理也在進(jìn)行改革創(chuàng)新，我國(guó)企業(yè)的發(fā)展模式和以前大不相同，可管理類檔案管理制度卻沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的完善和更新，檔案管理制度不完善與檔案管理隊(duì)伍不完善，為企業(yè)檔案管理工作中增加更多工作量，做不到工作到位、責(zé)任到位，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)管理類檔案管理工作發(fā)生錯(cuò)漏的概率增加，導(dǎo)致檔案重復(fù)整理或沒(méi)有規(guī)范整理。企業(yè)管理類檔案管理如果不完善管理制度，明確檔案管理工作人員的職責(zé)，就會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)管理類檔案管理工作的高效進(jìn)行[7]。

企業(yè)管理制度本身就是一種規(guī)范和約束，企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)檔案管理員工在檔案管理工作中共同須遵守的，如果不遵守將面臨部門處罰的規(guī)定法則。在企業(yè)管理類檔案管理工作中明確管理制度，實(shí)現(xiàn)工作到個(gè)人，責(zé)任到個(gè)人，避免檔案整理不規(guī)范發(fā)生權(quán)責(zé)爭(zhēng)論，可以有效避免因檔案管理工作人員工作疏忽造成的企業(yè)管理類檔案管理工作發(fā)生信息錯(cuò)漏，導(dǎo)致檔案資源真實(shí)性有效、利用率不高。

（三）檔案管理理念相對(duì)落后

信息化的飛速發(fā)展，也沒(méi)能改變大多數(shù)人們對(duì)管理類檔案管理的認(rèn)知，仍有大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理是行政人員的工作內(nèi)容，只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的管理檔案錄入和整理，在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中，檔案管理工作普遍交給專業(yè)技能不突出且工作量較少的人來(lái)負(fù)責(zé)，企業(yè)管理類在整理檔案中手段比較傳統(tǒng)且單一，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息的收集、整理，在現(xiàn)代化辦公的今天，無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，彰顯不出企業(yè)檔案管理的重要性[8]。

企業(yè)管理類檔案管理工作理念落后、傳統(tǒng)，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)管理類檔案管理工作人員認(rèn)為企業(yè)管理類檔案管理只是簡(jiǎn)單整理資料文件后保存起來(lái)，對(duì)企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟(jì)毫無(wú)幫助，不值得投入大量人力財(cái)力進(jìn)行企業(yè)管理類檔案管理。企業(yè)或者管理人員對(duì)企業(yè)管理類檔案管理工作不夠重視，企業(yè)檔案管理資金保障不到位，成為企業(yè)管理類檔案管理順利發(fā)展的阻礙因素。

三、提升企業(yè)檔案綜合管理工作的措施

（一）管理意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新改革，提升管理類檔案水平

企業(yè)管理類檔案管理不是靠個(gè)人就可以高效完成的，是在很多人的努力下共同完成，管理類檔案管理工作的改革創(chuàng)新這對(duì)企業(yè)管理類檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)提出更高的要求，對(duì)管理類檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，在進(jìn)行企業(yè)管理類檔案管理工作中，需要相關(guān)工作人員熟悉我國(guó)《檔案法》，結(jié)合我國(guó)《檔案法》中的相關(guān)法律規(guī)定，全面保證我國(guó)企業(yè)管理類檔案管理工作高效開展，從而提升我國(guó)企業(yè)管理類檔案管理水平。但在實(shí)際管理中，企業(yè)與企業(yè)管理類檔案管理部門高層并沒(méi)有真正重視管理類檔案管理工作，沒(méi)有注重管理類檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，導(dǎo)致企業(yè)管理類檔案管理工作水平不高；企業(yè)檔案管理工作中檔案資源利用不到位，和檔案管理工作者老齡化嚴(yán)重有很大關(guān)系，檔案管理工作人員缺乏工作主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)新性，是導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題的一個(gè)因素。

在企業(yè)管理類檔案管理的改革創(chuàng)新理念下，企業(yè)或者高層必須重視企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，在管理意識(shí)創(chuàng)新改革中不僅可以讓企業(yè)更加重視企業(yè)檔案管理，還能強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作人員的管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性和不可替代性，明白這項(xiàng)工作的規(guī)范性。企業(yè)檔案管理的改革工作，需要注重人才的培養(yǎng)，全面優(yōu)化檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，通過(guò)教育、培訓(xùn)、鼓勵(lì)學(xué)習(xí)、培養(yǎng)良好習(xí)慣，加強(qiáng)工作氛圍，通過(guò)各種培訓(xùn)主題的展開，實(shí)現(xiàn)自身檔案管理水平的提高；營(yíng)造爭(zhēng)優(yōu)的管理風(fēng)格，開展創(chuàng)新改革企業(yè)管理類檔案活動(dòng)中成果評(píng)選，進(jìn)行集體或者先進(jìn)個(gè)人等活動(dòng)，激勵(lì)檔案管理工作人員的工作態(tài)度；教育的培訓(xùn)可以設(shè)置得更加趣味化，企業(yè)大力加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，管理建設(shè)專業(yè)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍，這批人才較大程度上決定了改革創(chuàng)新企業(yè)管理類檔案管理工作的整體水平的提高。改革創(chuàng)新企業(yè)管理類檔案管理就要重視專業(yè)管理人才的引進(jìn)，人才招聘選擇中，復(fù)合型人才是不可多得的，企業(yè)要盡可能地把人留下來(lái)，組建一支檔案專業(yè)素質(zhì)高、管理理念現(xiàn)代化、職業(yè)素養(yǎng)高的團(tuán)隊(duì)，從而保障企業(yè)管理類檔案管理水平的提高[9]。

（二）完善企業(yè)檔案管理制度，加強(qiáng)建設(shè)檔案管理制度的規(guī)范性、全面性

企業(yè)管理類檔案管理和其他工作不同，管理類檔案管理工作涉及公司方方面面，在檔案的收集中，想要確保文件材料遞交過(guò)程中的信息完整性，就要加強(qiáng)檔案內(nèi)部管理的規(guī)范化建設(shè)，工作安排到位，責(zé)任安排到位，實(shí)行考核制度，做到獎(jiǎng)罰分明，從而提高企業(yè)管理類方案管理工作者的檔案管理水平。隨著檔案管理工作的不斷積累，檔案管理部門需要合理地保管檔案資源，以便全面提升企業(yè)檔案管理的工作效率。

（三）注重企業(yè)管理類檔案管理工作信息技術(shù)使用

在信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與多媒體技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用，較大程度完善我國(guó)企業(yè)內(nèi)部管理工作制度，隨著信息技術(shù)的日益成熟，企業(yè)檔案管理工作迎來(lái)一個(gè)巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)也是企業(yè)管理類檔案管理的機(jī)遇，企業(yè)建設(shè)信息化企業(yè)管理類檔案管理，能夠保證檔案收集、整理、保存的高效完成。新時(shí)代人員與工作的增多導(dǎo)致企業(yè)管理類檔案管理工作更加的復(fù)雜、繁多，檔案管理變得更加煩瑣，檔案管理工作人員壓力提高，因此，企業(yè)檔案管理技術(shù)、設(shè)施設(shè)備、檔案管理運(yùn)用軟件共同發(fā)展，確保運(yùn)行中相關(guān)信息的可信度，做好檔案信息的收集和錄入，增強(qiáng)檔案資源的利用率，提高檔案實(shí)用性[10]。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，管理類檔案管理是推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工管理，發(fā)展成電子化信息管理。企業(yè)管理人員必須高度重視企業(yè)管理類檔案管理工作，改善檔案管理理念，改革創(chuàng)新提升管理類檔案管理水平，繼而提高企業(yè)檔案資源的有效性、利用率。