招標采購工作存在的問題與對策

陳丹莎 深圳博物館

招標采購工作是事業(yè)單位中復雜的工作環(huán)節(jié)，要結(jié)合現(xiàn)實狀態(tài)進行全面而完善的采購控制，還要根據(jù)采購法規(guī)和其他相關(guān)規(guī)定展開業(yè)務(wù)，要確保采購的物品真正能夠滿足事業(yè)單位工作需要，也要盡可能控制成本支出。

一、事業(yè)單位招標采購工作的定義與意義

招標采購屬于事業(yè)單位中的重要管理工作，要符合現(xiàn)實狀態(tài)，也要制定完善而有效的內(nèi)部控制機制。尤其要根據(jù)相關(guān)法規(guī)和事業(yè)單位的具體需要安排相關(guān)工作，選擇合適的采購方案，以最低成本購買能夠保證價值的物資。在事業(yè)單位招標采購工作中，也會出現(xiàn)許多問題，這就需要做好充分的管理，根據(jù)招標方式開展采購工作。

事業(yè)單位有兩種較為常見的采購形式，一種是零星采購，還有一種是集中采購。零星采購，每次的采購規(guī)模較少，且總體價格相對較低，不定期開展采購工作，會根據(jù)貨物的具體需求選擇采購時間，若發(fā)現(xiàn)意外問題，也方便及時彌補[1]。集中采購則是事業(yè)單位最常見的采購形式，與零星采購相反，每次采購的規(guī)模較大，總體價格較高，且需要進行專業(yè)采購，也需要采購人員進行有效的監(jiān)督管理，避免出現(xiàn)意外問題導致巨大損失。這種采購模式通常采用招標采購的方法，集中采購也是招標采購過程中非常容易出現(xiàn)問題的階段，在采購物資時可能會出現(xiàn)各種各樣的意外問題，比如因低價惡意競爭造成采購的物資質(zhì)量非常差勁，又或者在招標過程中，整體過程不夠有效透明，有人出現(xiàn)投機取巧的違規(guī)行為，造成貪污現(xiàn)象或其他不良行為。還有付款周期拖延時間過多，采購進貨的價格過高，這都是不利于事業(yè)單位招標采購后續(xù)工作的開展，要實現(xiàn)資金的合理應用，避免花費過多時間進行物資采購，保障我國國家人民與社會的合法權(quán)益。

我國在2010年就逐步出臺相關(guān)政策，指導事業(yè)單位進行完善管理，要求事業(yè)單位建立健全而嚴謹?shù)膬?nèi)部控制體系，落實內(nèi)部管理過程中的管控，改進事業(yè)單位中的各類問題。與事業(yè)單位的內(nèi)部控制管理工作提供標準，也為事業(yè)單位的日常管理提供機會，降低風險發(fā)生概率，也做好更全面的管理工作。在試驗品單位的進展過程中，內(nèi)部控制機制涉及許多內(nèi)容，要求重視內(nèi)部管理，也要重視招標采購各方面的監(jiān)控管理，盡可能實現(xiàn)規(guī)范管理，體現(xiàn)政府在事業(yè)單位監(jiān)督管理方面的具體職能，落實政府對事業(yè)單位的監(jiān)督作用，既要做好金融風險的有效規(guī)避，也要提升資金的使用效率。與此同時，還要做好重要的準備工作，奠定招標采購的工作基礎(chǔ)，理清內(nèi)部的工作聯(lián)系也進行深入考慮，對原材料和相關(guān)設(shè)備材料，采用合適的采購方案，避免超出成本預算。

二、事業(yè)單位招標采購工作存在的問題及成因

（一）事業(yè)單位招標采購工作存在的問題

一是很難詳細把握法律法規(guī)和采購形式之間的關(guān)系，也難以真正實現(xiàn)將采購資金完全應用到刀刃上，開展工作的過程中，也容易因為對招標法律產(chǎn)生錯誤理解而出現(xiàn)一些錯誤行為。比如，如果采用招標的形式開展工作，認為只需要遵守《招投標法》的部分內(nèi)容即可，但實際上，事業(yè)單位在開展實際工作的過程中，使用預算資金開展采購工作也屬于政府采購，采購形式與工作屬性并無重要聯(lián)系。在實際開展工作的過程中，也要做好工作安排，避免因為錯誤認識導致出現(xiàn)工作問題。要嚴格按照集中采購和分散采購的具體需求，選擇合理的方式開展采購工作，但目前階段，許多人并不了解具體的工作原則。

二是在具體招標采購工作時，沒有重視法律法規(guī)，甚至采用錯誤的采購方式，導致惡意市場競爭。只是出現(xiàn)一些問題最大程度上避免出現(xiàn)違法違規(guī)的操作，要嚴格保證招標采購，整個過程中的公平公正，要求最大化鼓勵競爭，并有嚴格的程序要求，尤其是時間限制，這也會影響到采購效率的變化。《政府采購法》及其實施條例規(guī)定采購人在進行預算編制時，要嚴格按照采購計劃進行落實，也對部分出現(xiàn)的采購要求進行了專業(yè)安排，在具體工作過程中，如采購計劃沒有充分考慮相關(guān)內(nèi)容，也要應對突然發(fā)現(xiàn)的意外情況，安排臨時采購。而一些違法違規(guī)的行為非常容易出現(xiàn)。

三是缺乏有效的自我監(jiān)督。按照《招標投標法》和《政府采購法》的規(guī)定，監(jiān)督管理部門應當落實對采購活動和采購人員行為的有效監(jiān)督，還要及時查處。在采購過程中出現(xiàn)的違法行為，但目前來看，事業(yè)單位的采購監(jiān)督工作由紀檢監(jiān)察部門進行承擔。紀檢監(jiān)察部門的工作人員對招標程序是否合法合規(guī)進行判斷，但對公開招標只能看到開標評標的現(xiàn)場活動情況，卻無法真正掌握其他的發(fā)展情況。

（二）事業(yè)單位招標采購工作存在問題的成因

目前，我國事業(yè)單位的招標采購工作還在不斷進展的過程中存在許多問題，但逐步深入，也要糾正與改進，要從根本上解決問題，就要找出事業(yè)單位招標采購工作存在問題的具體原因，并針對性解決，目前來看，有多方面的問題成因。

一是缺乏完善的理論體系。招標采購工作屬于外來理論與外來概念，在最初階段，我們更容易借鑒外國的實踐經(jīng)典，對具體的理論體系沒有足夠掌握，也并不全面理解。我國事業(yè)單位采購工作并沒有得到全面化的開放展開，還有一些非常重要的工作沒有深入進行。在具體工作過程中，能夠看出從事相關(guān)工作的人員眼光不夠長遠，目標不夠清晰，針對事業(yè)單位采購工作中的一些問題，容易出現(xiàn)意見矛盾很難達成共識，這影響了采購工作的正常進展，也導致管理行為和具體操作的不一致。

二是缺乏可以實現(xiàn)專門監(jiān)管的法律，在市場經(jīng)濟體制下，事業(yè)單位的招標采購行為，需要在法律的監(jiān)管下執(zhí)行，并要根據(jù)法律法規(guī)的實際要求開展工作。但我國并未出現(xiàn)有關(guān)事業(yè)單位招標采購工作的專業(yè)法律，很難進行相關(guān)管理工作，且相關(guān)法律在具體落實的過程中，也很難對事業(yè)單位的采購行為形成有效震懾，也導致部分單位不愿在招標采購的過程中，落實具體職能容易出現(xiàn)一些意外問題[2]。受部分事業(yè)單位的職能限制，采購部門的工作權(quán)限很小，部分與采購工作有關(guān)的重要問題難以得到有效解決，導致事業(yè)單位的工作難度增加，也造成其他方面的工作問題。

三是宣傳管理力度體現(xiàn)不充分。事業(yè)單位的采購工作雖然在進展過程中，但很少有人真正了解采購的意義和采購的整體過程。專業(yè)體現(xiàn)事業(yè)單位的招標采購工作的宣傳力度不足，不能實現(xiàn)對采購知識的全面理解，難以認識采購方面的常識。財政部門雖然會舉辦與之相關(guān)的培訓活動，但培訓對象為本部門的工作人員，很少針對供應商和其他人員展開培訓，這導致許多人并不理解事業(yè)單位的采購工作，甚至產(chǎn)生錯誤理解，采購工作在進展過程中受到一定阻礙。缺乏良好的工作團隊，相關(guān)工作缺乏專業(yè)人員執(zhí)行，并不利于整體發(fā)展。

三、事業(yè)單位招標采購工作優(yōu)化對策

（一）完善事業(yè)單位招標采購制

一是要明確建立招標采購的標準，要嚴格按照我國相關(guān)法律法規(guī)進行事業(yè)單位的招標采購，標準的制定并設(shè)立專門的招標辦公室，也就是另外的決策機構(gòu)專門負責招標工作和供應商審查工作，現(xiàn)場評標、商務(wù)談判。根據(jù)實際狀態(tài)選擇合適的方式也要制定完善而有效的考核方式，確保能夠真實應用到招標管理的過程中，為招標過程提供有效保障，也促進相關(guān)工作的完善。

二是要根據(jù)采購的實際情況，區(qū)別對待采購設(shè)計提升工作效率?！墩袠送稑朔ā返牟少彸绦蚴菄@工程采購開展的耗費時間較長且整體規(guī)模較大，需要考慮很多細節(jié)問題。那從普通的招標采購角度來說，只是進行簡單的資源采購和服務(wù)采購，若消耗較長的時間，又要進行非常嚴格的專家評審，有些小題大做，而中標人也會想方設(shè)法想要走上能夠中標的捷徑，這也在一定程度上影響了招標采購的嚴謹性。因此，要根據(jù)實際情況進行采購流程的設(shè)定。

三是招標采購的預算工作要得到有效完善。預算對招標采購來說非常重要，也就是單位在一定時間內(nèi)編制的材料采購的用款計劃。在進行預算工作時，可以成立專業(yè)的工作小組，由具有專業(yè)分析能力的人員組成，包括財務(wù)人員、紀檢人員、審計人員、技術(shù)人員，共同參照事業(yè)單位在采購方面的制度進行招標和采購環(huán)節(jié)的各方面分析，盡可能減少非必要支出，提升資金的利用效率，也可進行招標過程中的預算模擬，根據(jù)不同的情況，制定不同的方案，再選擇能夠體現(xiàn)最優(yōu)作用的方案。

四是招標采購的整體過程保證透明公開。在招標采購的過程中，能夠做到資金信息透明，采購流程透明，最終結(jié)果透明，這也能讓投標單位充分感受到招標方的工作意圖，并結(jié)合實際狀況思考中標的概率和有效合作的概率。招標方可以分析投標方的資產(chǎn)和實力來進行判斷，在投標方中標后，也要進行具體的采購流程安排，使招標單位和中標單位都能夠明確資金使用過程和采購的整體過程，能夠?qū)崿F(xiàn)有效監(jiān)督。

五是強化招標采購的外部監(jiān)督作用。安排具有專業(yè)能力的人員要對物資的使用有所了解，也要對采購流程有一定認識。還要聯(lián)合紀檢審計部、財務(wù)部等各部門共同進行招標活動的監(jiān)督檢查，在合適的時期進行動態(tài)監(jiān)督檢查，也要做好各種違規(guī)行為的排查工作，盡可能針對科研單位的招標采購工作提供更多的工作幫助。另外，也可以利用現(xiàn)代信息化手段建設(shè)公開的信息化平臺，將合同采購價格和招標價格充分公開，體現(xiàn)社會公眾的監(jiān)督作用，確保招標過程和采購過程的公正廉潔。

（二）規(guī)范事業(yè)單位招標采購工作管理

要規(guī)范進行事業(yè)單位招標采購工作管理，對采購流程進行優(yōu)化改進，也要實現(xiàn)對采購物品的規(guī)范管理。預算編制在事業(yè)單位政府采購過程中是非常重要的工作，也是實現(xiàn)采購管理的重心。要落實采購流程的各個環(huán)節(jié)，也要進行采購工作的細化分類，針對供應商的工作資質(zhì)進行反復核實，開展詳細的預算編制之后，上報有關(guān)部門融入審核批準中，最后，再將預算編制執(zhí)行到單位的采購工作中。這不但能夠有效實現(xiàn)采購成本的控制，也能更好地促進效率提升和質(zhì)量提升，為事業(yè)單位資產(chǎn)效率的發(fā)展提供有效保障。事業(yè)單位的采購工作要針對前期發(fā)展工作進行驗證，從多個角度進行采購計劃執(zhí)行性的驗證，避免出現(xiàn)盲目采購或多次重復采購的現(xiàn)象。

事業(yè)單位在開展采購工作的過程中，要做好可行性論證，主要從社會效益和經(jīng)濟效益兩方面進行。利用量化工具進行相關(guān)可行性論證的有效評估，再結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，將驗證的評估結(jié)果與市場實情結(jié)合之后，根據(jù)采購預算編制提出具體的招標要求，再將相關(guān)文件向其他企業(yè)公開，還要完善采購執(zhí)行計劃的跟進管理，將整體過程分為四個步驟，也就是前期準備過程、采購落實過程、合同簽訂過程和履行合約過程。

要強化對事業(yè)單位采購部門的優(yōu)化整理明確工作流程，實行更加有效的績效管理和行政效率管理，規(guī)定各個部門的工作計劃，嚴格按照流程執(zhí)行采購工作且將業(yè)務(wù)的具體情況進行有效優(yōu)化。要根據(jù)事業(yè)單位的其他工作進行不同工作環(huán)節(jié)的有效銜接，促進采購工作與其他工作的共同融合和共同發(fā)展，避免出現(xiàn)采購進度的拖延現(xiàn)象，要保證能按照標準規(guī)定，完成采購計劃，還要有高質(zhì)量的投標評審專家進行評審工作，確保投標評標過程的公平。

（三）完善事業(yè)單位招標采購工作的配套設(shè)施

事業(yè)單位的管理人員應當不斷加強對采購管理的完善，針對相關(guān)問題進行制度改進，事業(yè)單位在開展采購工作時，因采購數(shù)據(jù)和市場數(shù)據(jù)不對等，造成許多問題，直接會導致很難進行成批采購，減少單價成本支出，這要事業(yè)單位借助現(xiàn)代技術(shù)打造全面而完善的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。還要做好人才儲備，新人更多就有專業(yè)能力的信息化人才，能實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的管理和有關(guān)工作的完善，采購人員也要考慮到供應商進行更全面的準入標準制定，要采用內(nèi)部管理的有效機制和管理平臺，借助新媒體渠道，明確具體的采購目標，建立可以長久合作的供應商數(shù)據(jù)庫[3]。除此之外，還要保障采購信息的公開透明，能夠及時進行查詢，同時也可以接受其他方面的有效監(jiān)督，避免出現(xiàn)采購中的違法違規(guī)行為，規(guī)范管理采購工作過程和內(nèi)部人員的日常行為，確保質(zhì)量達標。事業(yè)單位還要強化宣傳，采用合理的方式讓事業(yè)單位其他部門了解到招標采購的重要意義，配合事業(yè)單位完成招標采購的每個過程。

事業(yè)單位在進行招標采購之前，要根據(jù)具體現(xiàn)實和以往的工作經(jīng)驗制定合適的采購計劃書，做好預算并且及時提交，在完成審核后可以按照計劃書展開相關(guān)工作。但實際落實的過程中，有必要提升采購人員的整體素質(zhì)和法律意識，這樣才能在制定采購計劃書的過程中，保證公正，約束自己的個人行為。要維護國有資產(chǎn)，也要為事業(yè)單位資產(chǎn)保護提供力量。采購人員不能隨意簽單，要進行反復核實，對采購工作有嚴謹?shù)挠媱潱訌姴少徦胶凸芾砟芰?，持續(xù)積累經(jīng)驗，不斷學習新的知識，也促進采購專業(yè)水平的提升。構(gòu)建具有一定能力的采購工作團隊，為事業(yè)單位招標采購的日后發(fā)展保駕護航。

法務(wù)部門還要針對中標企業(yè)的實際情況進行反復核實，利用有關(guān)招標采購的法律條款進行中標企業(yè)信用問題的審查，避免有信用風險的企業(yè)給事業(yè)單位的采購工作帶來不良影響和法律風險，采購者要重視此類工作，要正確認識相關(guān)工作的重要性，也要為爭取工作提供良好的環(huán)境。

四、結(jié)語

綜上所述，要實現(xiàn)有效的采購監(jiān)督，建立完善的采購監(jiān)督體制，為了促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展，避免出現(xiàn)徇私舞弊行為，更要加強對招標采購的監(jiān)管，要求采購人員規(guī)范管理日常工作，接受廣泛的監(jiān)督。要體現(xiàn)采購的工作要點，在重點時機利用好資金，實現(xiàn)對事業(yè)單位的有效管制，也促進事業(yè)單位能夠合理開展招標財政工作，嚴格按照相關(guān)秩序落實工作。