基于新醫(yī)改背景的醫(yī)院檔案信息化管理

馬啟勇 山東滕州市中心人民醫(yī)院

在醫(yī)院的實際管理過程中，檔案管理作為其中極其關鍵的組成部分，能夠很好地促進醫(yī)院的發(fā)展。想要在科研、后勤、醫(yī)療等方面發(fā)揮好醫(yī)院檔案的作用，就需要在新醫(yī)改的背景下及時革新檔案管理方式[1]。另外，隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)等技術的普及，以及信息化時代的到來，對醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生較佳的促進作用。所以，只有選擇合理有效的信息化模式，才能夠實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源共享。而作為檔案管理人員，也需要引入先進管理理念和模式，積極加強信息化建設，推進實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院檔案管理工作執(zhí)行力度不足

在新醫(yī)改背景下，很多醫(yī)院檔案管理過程中，可能會有安排其他崗位工作人員兼職的情況出現(xiàn)，不會安排專門工作人員實施規(guī)范化檔案管理。而很多在職兼職人員，經(jīng)一系列研究和調(diào)查顯示出，他們并未實施專業(yè)化檔案培訓，難以滿足工作的實際需求，在醫(yī)院檔案管理中無法規(guī)范化操作。如若長時間不依據(jù)規(guī)定要求操作，將造成醫(yī)院檔案管理漏洞出現(xiàn)，嚴重時將造成醫(yī)院檔案混亂或缺失。不僅如此，檔案管理規(guī)章制度在當前的很多醫(yī)院中依舊未建立完善。在新時期的發(fā)展過程中，隨著我國信息化程度的提升，需要財務管理人員建立新的格局，注重對自身管理理念和模式的轉變[2]。不僅如此，在當前財務管理創(chuàng)新過程中，需要他們積極轉變傳統(tǒng)的財務管理思想，依據(jù)實際狀態(tài)完成。且當前信息化技術的核心，就是要實對先進互聯(lián)網(wǎng)技術的緊密結合，充分發(fā)揮新時代中大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，從而最大化發(fā)展醫(yī)院財務管理行業(yè)。均需醫(yī)院建立完善財務管理體系，加強醫(yī)院在科技和信息化方面資金投入。

（二）財務管理人員缺少管理基礎

在新時期的發(fā)展過程中，很多公立醫(yī)院中財務管理概念逐漸拔地而起，意識到其關鍵性作用。但是當前存在醫(yī)院檔案管理中財務人員意識缺失，專業(yè)素養(yǎng)不高，在實際開展工作的過程中，如若發(fā)生艱難問題將無法開展積極的應對措施。且在當前公立醫(yī)院規(guī)劃和整體運作的過程中，發(fā)生這樣的因素是因為在財務管理中并未投入關鍵的資源和人力，也并未重視財務管理，使得整體管理水平持續(xù)地下，經(jīng)常會發(fā)生一些紕漏等問題，醫(yī)院整體運行流暢度被降低。參與管理的工作人員并未定期開展培訓工作，也未革新管理水平。加上新醫(yī)改時代的到來，如若在制定新財務管理模式時，并未及時按照新的醫(yī)療環(huán)境制定，也未科學化的研究和分析醫(yī)院財務管理情況，將造成財務管理偏離科學發(fā)展方向，無法總結醫(yī)療行業(yè)市場發(fā)展方向，所以在調(diào)整醫(yī)院管理模式時，要按照市場需求展開積極調(diào)整。而在大多數(shù)的情況下，在職醫(yī)院管理人員無法及時認識和了解大數(shù)據(jù)創(chuàng)新改革，醫(yī)院對財務管理敏感度較低，時間一長將促使在市場中，公立醫(yī)院失去競爭主動性，阻礙其可持續(xù)化發(fā)展，無法在新經(jīng)濟格局下占據(jù)優(yōu)勢，對醫(yī)院進一步升級發(fā)展產(chǎn)生極大的限制。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院進行信息化檔案管理的必要性

（一）便于提升醫(yī)院整體管理水平

在醫(yī)院檔案管理的過程中，信息化管理是其極其關鍵的組成部分，能夠高效應用并集中處理存在的檔案信息，符合新醫(yī)改背景下醫(yī)院實際的發(fā)展趨勢和醫(yī)療衛(wèi)生職業(yè)發(fā)展情況，對醫(yī)院檔案管理個性化服務水平產(chǎn)生極大的促進性作用[3]。例如：在新醫(yī)改背景下下，應用數(shù)字化檔案平臺，引導患者實現(xiàn)對自身檔案資料的自主快捷化查詢，同時便于在實際的工作過程中，促使醫(yī)生和管理人員直接上傳檔案資料于數(shù)據(jù)庫中，為有序開展醫(yī)院工作打下堅實基礎，積極學習和借鑒其他衛(wèi)生醫(yī)療經(jīng)驗，查找曾經(jīng)工作經(jīng)歷。

（二）便于提升檔案保存管理有效性

之前的醫(yī)院檔案管理中，很少會選擇磁帶影像及圖片，以紙質(zhì)檔案為主，整理和收集檔案資料，且通常時間一久顏色變黃、紙質(zhì)發(fā)潮易破、字跡變淺，作為醫(yī)院中的工作人員，應當小心對醫(yī)院檔案資料進行查找、翻閱和使用，一不小心將可能撕裂毀壞掉，使得工作人員的工作效率明顯降低。不僅如此，因醫(yī)院中均會有新的檔案資料產(chǎn)生，那些難以壓縮的，用于儲存資料的醫(yī)療檔案將占用較大空間，時間一長排查安全防范、隱患壓力進一步加大，需醫(yī)院增加管理人員數(shù)量和質(zhì)量，并擴大干燥的存儲空間，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料管理人員持續(xù)良性增長。例如：在醫(yī)院信息化建設的過程中，基于新醫(yī)改背景下，需要通過掃描、拍照等方式處理原有紙質(zhì)檔案，以便在檔案資源總量中，提升電子檔案數(shù)量的比例，用時需要醫(yī)院中的工作人員逐漸推進無紙化辦公進程，應用電子文檔記錄醫(yī)院政策通知情況和患者的實際病例資料等，不僅降低對醫(yī)院中檔案管理崗位數(shù)量、存儲空間大小和人員工作強度等的要求，同時提升了檔案資源查詢便捷和管理安全性特征。

三、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案信息化管理的障礙

醫(yī)院基于積極探索檔案信息化過程中，且基于新醫(yī)改的條件背景下，因其存在的問題，不利于檔案信息化發(fā)展水平進步。通過進行具體且翔實化的分析，基于如今的新醫(yī)改背景下，主要有下述幾點是存在于檔案信息化建設中的限制因素：

（一）整體上缺失有效的技術支撐

基于新醫(yī)改條件下，在全面促進醫(yī)院檔案信息化建設中，信息技術支撐是一項極其關鍵的內(nèi)容，但是一些醫(yī)院已經(jīng)基本上構建起良好的信息支撐體系，但是不太重視探索信息化發(fā)展技術使得檔案管理信息化發(fā)展過程中出現(xiàn)管理和維護不足，阻礙檔案管理工作有序開展，無法實現(xiàn)對檔案資源的有效應用。

（二）管理理念缺失先進性

醫(yī)院中的檔案管理工作人員，甚至于其中大部分的基層工作人員和領導等，均可能存在無充分認識檔案管理工作關鍵性的情況，因此在開展醫(yī)院檔案管理工作中，要積極轉變之前先進性不足的問題，不注意引入先進方式，對醫(yī)院檔案信息化發(fā)展水平的提升產(chǎn)生極大的限制性作用，同時不利于優(yōu)化開展檔案管理工作。

（三）并未構建起良好的復合型人才隊伍

針對醫(yī)院的檔案信息化管理工作來說，在新醫(yī)改的背景下，人才隊伍能夠對其產(chǎn)生促進性作用，帶來積極影響，但是需要注意的一點是，復合型人才隊伍并未在深化推進醫(yī)院檔案信息化發(fā)展中完成良好的構建，以至于檔案管理工作無法實現(xiàn)和檔案管理人員的正確對接，造成其科學性和系統(tǒng)性不足，在新時期中也難以促進優(yōu)化應用檔案資源情況。

四、我國的醫(yī)院檔案在新醫(yī)改背景下進行信息化管理的應對措施

想要在醫(yī)院實際的檔案管理過程中，基于新醫(yī)改背景下促進相關工作更好發(fā)揮成效，就需要系統(tǒng)分析具體的優(yōu)化發(fā)展措施，基于緊緊地把握障礙性因素和主要問題的基礎上，期望可以加強建設特色“醫(yī)療云”，明確認識醫(yī)院檔案信息化發(fā)展形成狀態(tài)，為醫(yī)院整體醫(yī)療服務水平等提供有效性支持。

（一）多部門聯(lián)合促進檔案信息化發(fā)展

當前的新時期，醫(yī)院在新醫(yī)改背景下實際推進檔案信息化發(fā)展中，需要積極借助當前社會中發(fā)展而來的先進技術，認識到新醫(yī)改的優(yōu)勢，有效化解決醫(yī)院檔案管理中的各類問題，打破當前存在的“檔案信息孤島”情況，為醫(yī)院檔案信息化打下堅實基礎。另外，在實際的發(fā)展過程中，醫(yī)院更應實施有效的統(tǒng)籌規(guī)劃，積極聯(lián)合多部門建設和完善檔案信息發(fā)展配套體系。例如：在醫(yī)院檔案信息化發(fā)展中，基于新醫(yī)改背景下，嘗試構建規(guī)范配套體系?；趯n案管理實際需求條件的全面分析下，不斷提升檔案信息化發(fā)展水平，通過結合起獨特和復雜性特征，借助云計算技術展開深入探索和研究，提供良好的支持，促進檔案管理信息化建設。同時要構建經(jīng)衛(wèi)生、檔案、政府部門等相配合的領導機制，逐漸提升醫(yī)院檔案信息化發(fā)展水平，經(jīng)相加大技術研發(fā)部門研發(fā)力度，構建電子化和數(shù)字化醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，規(guī)范管理軟硬件平臺，前端控制電子文件信息，加強對檔案數(shù)據(jù)的保密工作，構建同居民健康檔案和鄉(xiāng)村社區(qū)衛(wèi)生信息系統(tǒng)間的聯(lián)系。

（二）制定檔案管理制度

新醫(yī)改醫(yī)院檔案信息化建設，應當依據(jù)相應程序實施，符合院內(nèi)制度和相關法律法規(guī)，在新醫(yī)改的背景條件下，醫(yī)院要積極優(yōu)化檔案借閱制度以及管理制度，制定符合管理系統(tǒng)相關規(guī)定，保證相關操作符合法律。目前醫(yī)院中的檔案，存在一些印章和簽字，以及對信息的記錄，需要通過整理和分類的方式，充分發(fā)揮出電子和紙質(zhì)檔案的作用，提升信息真實性和可靠性。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，將會因時間的持續(xù)性發(fā)展而發(fā)生損壞等問題，所以加強保護檔案成為重中之重。例如：各級領導部門基于新醫(yī)改背景下，需要不斷強化醫(yī)院檔案信息化管理意識，轉變傳統(tǒng)思想觀念。同時要結合醫(yī)院中的實際經(jīng)驗情況，提升各部門檔案交流，促進實現(xiàn)檔案管理信息化目標。

（三）完善檔案管理基礎設施

醫(yī)院中通過購買像投影儀、復印機、掃描儀、電腦等信息化建設所需系統(tǒng)和設備，設立可以實施檔案管理建設的資金，匯總分析新醫(yī)改背景條件下醫(yī)院中檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)、工作經(jīng)驗、數(shù)量等，全方位培訓使用設備的情況。例如：在醫(yī)院中進行檔案信息化建設中，基于新醫(yī)改背景下，保證挑選出的專門操作使用掃描儀，是細致認真、責任心強的人員，共1～2位，通過對不同人員或崗位相關指責內(nèi)容的合理化分配，掃描存儲于檔案資料室中的資料，經(jīng)在文件夾中添加各文檔基本信息、修改電子文檔名稱等的方式，分類整理掃描后實現(xiàn)對電子文檔的獲取，提升整理的系統(tǒng)和有序性。同時要定期檢修保養(yǎng)醫(yī)院中檔案管理相關設備，嚴格依據(jù)操作流程使用，加快檔案管理信息化建設速度，嚴格依據(jù)操作流程使用上述設備。不僅如此，基于新醫(yī)改背景下，醫(yī)院還應加強研發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫及平臺，應用自我記錄功能對信息進行上傳和使用，查找檔案資料中的空格和錯別字，以便提升醫(yī)院中檔案使用的便捷高效，以及整理、保存、查詢功能。

（四）加強網(wǎng)絡安全技術

基于新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案信息化建設過程中，要從網(wǎng)絡安全出發(fā)，保障醫(yī)院檔案管理信息網(wǎng)絡安全。例如：通過在醫(yī)院中加強對軟硬件檔案管理系統(tǒng)的合理設計，有效發(fā)揮其作用，并實施規(guī)范、嚴密化的管理和操作。同時在醫(yī)院檔案信息化建設中，基于新醫(yī)改背景下，還要保障信息的完整、保密和真實性特征，及時修補存在的漏洞，定時檢測軟硬件，保證信息存儲和傳輸安全。另外，在醫(yī)院檔案信息化建設中，管理人員應當堅持引進來、走出去理念，很好地滿足信息化建設需求，同時能夠做到保證人才充足、有良好專業(yè)水平。

（五）強化管理意識

在醫(yī)院檔案信息化建設過程中，基于新醫(yī)改背景下，需要有關人員和醫(yī)院中的領導了解其中存在的難點和重點，主動閱讀關于檔案管理的規(guī)章制度和書籍資料，基于明確目標的基礎上，便于醫(yī)院檔案建設中從行動上配合檔案管理工作，經(jīng)擴大檔案室空間、調(diào)整檔案管理辦公室位置等方式，強化醫(yī)院檔案管理人員工作自豪和成就感。例如：在醫(yī)院檔案信息化建設中，基于新醫(yī)改背景下，通過選擇還應動員大會、全院規(guī)模主題講座等方式，便于醫(yī)院中檔案管理人員意識到建設的關鍵性，同時按照醫(yī)療衛(wèi)生大環(huán)境、醫(yī)院規(guī)?，F(xiàn)狀等建設的科學合理性，鼓勵其認真檢查核實檔案資料內(nèi)容，應用內(nèi)部系統(tǒng)自動上傳電子檔案資料，提升醫(yī)院檔案信息正確和全面性。

（六）加強人才隊伍建設

醫(yī)院檔案信息化建設的過程中，基于新醫(yī)改背景條件下，需要同人才隊伍建設工作緊密聯(lián)系起來，提升檔案信息化發(fā)展水平，切實推進檔案管理信息化進程。所以，針對實際的醫(yī)院檔案信息化發(fā)展工作，基于新醫(yī)改條件下，借助云技術改革創(chuàng)新醫(yī)院的檔案管理工作，結合醫(yī)院的實際需求，加快檔案信息化建設進程。基于此，在新醫(yī)改的背景之下，醫(yī)院檔案信息化建設條件下，需要積極的建設復合型的檔案人才隊伍。例如：醫(yī)院各級部門需要積極培訓檔案管理人員，基于新醫(yī)改背景下，促使他們清晰的認識培養(yǎng)人才的關鍵性作用，以便在新時期，在新醫(yī)改的條件下自如應對檔案信息化建設的情況。又如：針對醫(yī)院中檔案管理人員的招聘中，通過實現(xiàn)對人才建設隊伍的全面化加強，盡量招聘復合型人才，促進醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展。只有這樣方能夠提升人才質(zhì)量，引進先進優(yōu)秀的人才隊伍，獲得良好的信息支持，保障新醫(yī)改下醫(yī)院的現(xiàn)代化建設。

五、結語

在新醫(yī)改背景下，對于醫(yī)院的管理而言，檔案管理工作極其重要，所以應當引進配套設施設備、先進檔案管理，加強檔案信息化建設力度，加強信息安全管理，提升管理人員的整體素質(zhì)，有效提升醫(yī)院檔案管理水平。且在新醫(yī)改下提升醫(yī)院檔案規(guī)范管理工作效率，對我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展有極大的推動作用，保證管理工作水平的提升。但是需要注意的是，當前依舊有很多問題存在，作為工作他人員要建立科學合理的機制，強化人才培養(yǎng)，從而能夠促進我國醫(yī)院檔案管理可持續(xù)化發(fā)展，并提升水平標準。