信息時代的數(shù)字化檔案管理

石瑩 陜煤集團(tuán)神木紅柳林礦業(yè)有限公司

一、一流智慧化檔案館建設(shè)背景

（一）提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費

企業(yè)為了積極響應(yīng)國家有關(guān)部門提出的檔案政策，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上加大數(shù)字化檔案室的建設(shè)和管理，隨著數(shù)字化檔案室的進(jìn)一步推進(jìn)，當(dāng)數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)相對完善后，在通過各級檔案管理人員的授權(quán)和審批，企業(yè)各個工作部門以及其他基層單位需要進(jìn)行檔案查詢的人員都能夠通過智慧化的檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)直接搜集和查詢，這和以往的檔案管理工作相比，減少了中間大量性的檔案管理工作人員，并在極大程度上降低了檔案管理成本，有效避免了紙張資源、人力資源等的浪費。

（二）能夠有效提升企業(yè)檔案管理工作效率

以往的檔案管理工作不僅需要大量的管理人員對檔案進(jìn)行整合和歸檔，而且檔案管理工作步驟比較多，過程相對麻煩，從而導(dǎo)致最終檔案管理的效率低下。在企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作中，通過系統(tǒng)集成，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中已經(jīng)處理完畢的工作形成的電子檔案能夠直接歸入檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員無須像以往一樣各部門去收集相關(guān)的檔案資料，這就在極大程度上降低了檔案工作人員的工作量，也會在一定程度上提升檔案工作人員的工作效率和工作質(zhì)量[1]。另外，企業(yè)的全體工作人員都能夠利用網(wǎng)絡(luò)對相關(guān)的檔案信息資料進(jìn)行遠(yuǎn)距離的搜集和查找，這在極大程度上方便了檔案信息資料使用者，他們只需要對相關(guān)檔案信息進(jìn)行規(guī)范的操作處理就能夠立即使用，從根本上促進(jìn)了檔案信息數(shù)據(jù)的傳播效率。

（三）最大限度保證企業(yè)檔案信息資源的真實性、完整性以及可靠性

利用系統(tǒng)集成，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子檔案信息就能夠直接歸入相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)中，這樣就能夠從根本上保證企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)信息實際記錄的就是原本的檔案信息，這能夠最大限度地保證企業(yè)檔案信息資源的真實性。比如，檔案管理系統(tǒng)能夠隨時針對庫房溫度濕度等數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的記錄，這和以往的人工管理形式相比更加準(zhǔn)確、精準(zhǔn)[2]。除此之外，還能夠有效利用各個系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系，能夠在檔案管理系統(tǒng)中對相關(guān)的電子檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動化智能化的收集，同時在檔案管理系統(tǒng)中還能夠明確看到不同電子檔案信息歷史處理記錄，從而最大限度地保證了企業(yè)檔案信息資源的可靠性。

（四）有助于積極推進(jìn)企業(yè)檔案工作的升級轉(zhuǎn)型

檔案工作由以往的將檔案實體儲存作為重點逐漸向以電子數(shù)據(jù)信息等電子文件搜集使用檔案實體數(shù)字化、智能化信息為主的能夠面向企業(yè)全體員工展開為重點實現(xiàn)轉(zhuǎn)變。隨著數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式逐漸替代了以往的人工管理，檔案管理工作的具體內(nèi)容也由單一化管理檔案信息逐漸向綜合化管理發(fā)展，除此之外，最重要的是，企業(yè)的檔案服務(wù)形式逐漸從分散、被動的信息服務(wù)模式逐漸向全面、系統(tǒng)的服務(wù)形式轉(zhuǎn)變，檔案信息的使用打破孤本局限限制，最大限度地實現(xiàn)一份文件能夠?qū)崟r提供多個人共享，并通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠(yuǎn)程以及異地輸送，為遠(yuǎn)程查詢搜集提供了條件，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，進(jìn)一步增大了檔案信息的使用空間，有效提升了檔案信息的使用價值。

二、在信息時代下，積極推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的有效舉措

（一）打造專業(yè)化、高水平的數(shù)字化檔案管理人才團(tuán)隊

在信息時代下的數(shù)字化檔案管理工作中，具有一定程度的綜合性和系統(tǒng)性，要求相關(guān)檔案管理工作人員能夠具備一定水平的檔案管理知識和檔案管理能力，同時還要求相關(guān)檔案管理人員能夠具備良好的信息素養(yǎng)，能夠在現(xiàn)有基礎(chǔ)上熟練進(jìn)行電腦操作。

1.要從根本上加大對企業(yè)電子文件歸檔管理以及數(shù)字化檔案室建設(shè)職能部門以及分管領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識，充分明確信息化部門以及電子文件產(chǎn)生部門等在現(xiàn)階段企業(yè)數(shù)字化檔案室建設(shè)中扮演的重要角色。要將以上內(nèi)容充分體現(xiàn)在相關(guān)項目任務(wù)書以及開發(fā)計劃等文件中。

2.企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化檔案是應(yīng)當(dāng)配備專門的管理工作人員，打造集中式數(shù)字化檔案管理室，統(tǒng)一提供各項存儲設(shè)施，統(tǒng)一各項檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)以及安全策略，構(gòu)建統(tǒng)一性的數(shù)字化檔案管理模式。另外，當(dāng)立檔單位通過授權(quán)獲得批準(zhǔn)后，能夠在集中式數(shù)字化檔案管理體系中規(guī)范管理自身企業(yè)檔案，并獲得一定的檔案所有權(quán)。集中式數(shù)字化檔案室應(yīng)當(dāng)至少配備兩名專業(yè)的管理工作人員。

3.打造檔案部門以及信息化部門聯(lián)合工作機(jī)制。積極構(gòu)建檔案部門和信息化部門聯(lián)合工作體系，進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化當(dāng)然是建設(shè)管理。首先應(yīng)當(dāng)要求檔案管理系統(tǒng)具備歸檔接收功能特點，并從根本上實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)的歸檔轉(zhuǎn)變，保證信息化部門能夠參與到數(shù)字檔案室建設(shè)以及管理工作中，還要確保能夠有相關(guān)文件證明[3]。

4.企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化檔案室建設(shè)管理工作內(nèi)容歸入相關(guān)管理人員崗位責(zé)任以及崗位考核中，同時還要有企業(yè)職責(zé)，文件、考核制度等證明。

5.企業(yè)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際業(yè)務(wù)展開對相關(guān)檔案管理部門人員的管理技能以及信息技能的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)簽到、培訓(xùn)記錄以及培訓(xùn)照片等證明。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證檔案數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性

在從根本上加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時要最大限度地考慮到企業(yè)相關(guān)煤炭檔案信息的安全性以及保密性，必須選擇國產(chǎn)化、可靠性高的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。

1.機(jī)房建設(shè)。機(jī)房是數(shù)字化檔案信息集中存儲、運輸以及交換等的主要場所，對于機(jī)房的建設(shè)以及各類基礎(chǔ)設(shè)施的制備應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)的電子信息機(jī)房規(guī)范來進(jìn)行，要符合最佳的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。同時還應(yīng)當(dāng)最大限度地考慮到機(jī)房的安全，機(jī)房的機(jī)械設(shè)施應(yīng)當(dāng)與工作人員的辦公區(qū)域分離開，除此之外，機(jī)房的頂部以及墻體應(yīng)當(dāng)設(shè)立相關(guān)的防水、防汽設(shè)備，同時還要在機(jī)房的地面加大防水以及防靜電效果。還應(yīng)當(dāng)及時在機(jī)房內(nèi)部設(shè)立響應(yīng)的防盜門以及門禁設(shè)備，包括監(jiān)控、警報設(shè)備等。機(jī)房內(nèi)部的消防系統(tǒng)可以選取潔凈氣體滅火系統(tǒng)，供電系統(tǒng)則應(yīng)當(dāng)使用不間斷電源，另外，機(jī)房內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的空調(diào)，嚴(yán)格控制機(jī)房內(nèi)部的溫度以及濕度。

2.網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。網(wǎng)絡(luò)設(shè)施則包括路由器、防火墻以及傳輸介質(zhì)等。企業(yè)內(nèi)部不同級別、不同類型的信息檔案室應(yīng)當(dāng)從根本上根據(jù)自身企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺安全的等級價格以及實際的應(yīng)用系統(tǒng)需求來配置相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，要保證網(wǎng)絡(luò)的安全性以及可靠性符合要求。

3.硬件設(shè)施。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理系統(tǒng)以及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的具體需求來配置相應(yīng)的服務(wù)設(shè)施。從科學(xué)性、合理性的儲存?zhèn)浞萁嵌瘸霭l(fā)，配置能夠最大限度地滿足企業(yè)檔案管理工作需求的計算機(jī)設(shè)施、掃描儀器以及打印機(jī)等。

國產(chǎn)服務(wù)器。企業(yè)內(nèi)部國產(chǎn)服務(wù)器的配置通常包括網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、儲存服務(wù)器以及運用服務(wù)器。網(wǎng)絡(luò)服既包括內(nèi)外網(wǎng)服，運用服務(wù)器則包括辦公智能化服務(wù)器系統(tǒng)以及檔案管理服務(wù)及系統(tǒng)等，儲存服務(wù)器則包括各種不同類型檔案，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及雙機(jī)熱備服務(wù)器等。企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器的類型、質(zhì)量以及使用數(shù)量等，應(yīng)當(dāng)充分根據(jù)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)布局和企業(yè)實際的工作需要來制定；存儲備份設(shè)施。存儲備份設(shè)施主要包括存儲服務(wù)系統(tǒng)以及硬盤磁帶等，存儲服務(wù)器通常情況下都會應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息存儲工作中，適合一些數(shù)據(jù)量比較大的單位。硬盤磁帶通常情況下適用于企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)備份工作。在現(xiàn)階段的技術(shù)發(fā)展水平下，從保管時間以及保存環(huán)境的角度來看，檔案存儲光盤的保管時間最長，從使用方便性以及讀取效率來看，硬盤最方便讀取效率也最快，同時，硬盤的容量也比較大，適用性比較高；安全設(shè)施。企業(yè)內(nèi)部的安全設(shè)施主要包括防火墻以及各種防入侵防御系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)等。企業(yè)在建設(shè)數(shù)字化檔案，事實要嚴(yán)格根據(jù)信息安全保護(hù)的要求來進(jìn)行，要從根本上保證配備相應(yīng)的安全設(shè)施，同時還要加強(qiáng)人防以及技防等措施水平。通過防火墻以及各項防御系統(tǒng)來最大程度保證企業(yè)數(shù)字化檔案室重要數(shù)據(jù)信息不被非法盜取以及入侵等，除此之外，還要積極利用安全審計系統(tǒng)實時對網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行追蹤式管理，利用雙機(jī)熱備有效增加系統(tǒng)運行的安全性以及可靠性。

4.基礎(chǔ)軟件設(shè)施。企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身信息化發(fā)展的實際情況，在保證已經(jīng)統(tǒng)籌應(yīng)用企業(yè)內(nèi)部運行基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的情況下，根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)數(shù)字化檔案室開發(fā)以及管理的工作需要，積極配備規(guī)范性或者已經(jīng)經(jīng)過安全規(guī)范測試、明確登記過的自主研發(fā)基礎(chǔ)軟件，比如：信息化操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及智能化字符識別軟件等。

5.數(shù)字化加工場所建設(shè)。數(shù)字化加工場所建設(shè)要求應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范進(jìn)行。企業(yè)應(yīng)當(dāng)要將數(shù)字化加工場所設(shè)立在內(nèi)部檔案管理部門獨立、封閉的建筑區(qū)域內(nèi)；數(shù)字化加工場所應(yīng)當(dāng)從根本上滿足防火、防盜、防水以及防潮濕等安全管理規(guī)范，最大限度地保證數(shù)字化加工場所的安全性和規(guī)范性；數(shù)字化加工場所還應(yīng)當(dāng)積極配備一系列安全管理設(shè)備，包括監(jiān)控設(shè)施以及報警系統(tǒng)等，最大限度地保證數(shù)字化檔案暫時存儲區(qū)域以及數(shù)字化加工工位等區(qū)域監(jiān)控的全面性；數(shù)字化加工場所的監(jiān)控視頻系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)由檔案部門的專業(yè)工作人員進(jìn)行管理和把控，數(shù)字化加工場所設(shè)立于檔案部門以外的，檔案部門的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)定期針對相映的視頻監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行檢測和分析，另外，數(shù)字化服務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將監(jiān)控視頻上交到檔案部門進(jìn)行保管；對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)信息的保存應(yīng)當(dāng)不少于半年；檔案部門工作人員要定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進(jìn)行回放和管理，在進(jìn)行視頻刪除前，要確保已經(jīng)留存視頻回放安全檢查記錄。

（三）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

結(jié)合企業(yè)檔案室建設(shè)的總目標(biāo)以及總規(guī)則，在遵守現(xiàn)階段國際標(biāo)準(zhǔn)以及國家標(biāo)準(zhǔn)、各項檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的條件下，積極打造一套集數(shù)字化檔案室規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)為一體的建設(shè)體系，并通過系統(tǒng)化的活動培訓(xùn)等方式積極推進(jìn)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的貫徹和落實，從根本上保證數(shù)字化檔案室合理規(guī)劃、科學(xué)設(shè)計、規(guī)范運行。企業(yè)在打造標(biāo)準(zhǔn)體系時應(yīng)當(dāng)注意：重視現(xiàn)階段相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的引用，同時注重一體化、集中式的管理模式，加強(qiáng)對信息化建設(shè)以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)之間相互作用的重視程度[4]。

（四）網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建

企業(yè)數(shù)字化檔案是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)當(dāng)同企業(yè)局域網(wǎng)相連接，并且同企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行隔離，除此之外，管理涉密檔案的數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)也應(yīng)當(dāng)充分實現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)的隔離，也可以在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極打造企業(yè)檔案部門局域網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合電子文件收集、歸檔以及檔案管理等工作的實際需要，除此之外，網(wǎng)絡(luò)的性能特點也要滿足圖像、視頻等不同類型數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)囊蟆?/p>

1.局域網(wǎng)。企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)分為外網(wǎng)以及內(nèi)網(wǎng)。要確保企業(yè)內(nèi)網(wǎng)同互聯(lián)網(wǎng)之間實現(xiàn)系統(tǒng)化的隔離。企業(yè)內(nèi)部檔案是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫平臺屬于內(nèi)網(wǎng)，需要獨立建設(shè)，要和其他應(yīng)用系統(tǒng)隔離開，并且還要有專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行封閉式管理，以此來滿足數(shù)字化檔案信息資源入庫、整理等需求。數(shù)字化還應(yīng)當(dāng)結(jié)合不同情況的需求通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫平臺提取有關(guān)檔案數(shù)據(jù)從而為其他的網(wǎng)絡(luò)平臺提供多層次、多方面的共享檔案服務(wù)工作。數(shù)字化檔案室現(xiàn)場查詢平臺應(yīng)當(dāng)歸屬于內(nèi)網(wǎng)，搜索頁面應(yīng)當(dāng)通過智能化搜索模式更好地為檔案查詢?nèi)藛T提供查檔服務(wù)。

2.保密網(wǎng)。企業(yè)保密網(wǎng)主要承擔(dān)數(shù)字化檔案室數(shù)據(jù)信息收集處理等工作，一切保密信息只能通過保密網(wǎng)進(jìn)行處理，另外，還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制管理使用人員，最大限度地保證有關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

3.政府網(wǎng)。政府網(wǎng)應(yīng)當(dāng)連接各個區(qū)域市政府計算機(jī)中心，最大限度保證數(shù)字化檔案室同進(jìn)館單位檔案室網(wǎng)絡(luò)相連。政府網(wǎng)是檔案系統(tǒng)廣域網(wǎng)中的重要傳輸系統(tǒng)，主要的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)造以政府網(wǎng)為具體的傳輸主線，將檔案室作為網(wǎng)絡(luò)中心，連通各進(jìn)館單位檔案室。

三、結(jié)語

隨著時代的進(jìn)步，數(shù)字化的檔案管理是現(xiàn)階段我國檔案管理工作發(fā)展的新趨勢，它在一定基礎(chǔ)對我國的檔案管理工作有了更高的管理要求。在信息化的發(fā)展背景下，我們應(yīng)當(dāng)從根本上充分明確現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的不足，積極認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢和特點，跟隨數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢，通過不斷健全各項基礎(chǔ)設(shè)施和相關(guān)的管理制度，最大限度地提升檔案管理人員的數(shù)字化、信息化管理素養(yǎng)，確保數(shù)字化檔案管理工作的有效運行。