論機(jī)場(chǎng)檔案管理的現(xiàn)狀

樊莉 資中縣鐵路和機(jī)場(chǎng)建設(shè)服務(wù)中心

檔案管理是單位管理的重要組成部分，其對(duì)單位的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。檔案所含有的豐富歷史材料為單位后續(xù)工作的開展打下良好的基礎(chǔ)，同時(shí)，也為后續(xù)工作的發(fā)展方向起到一定的引導(dǎo)作用，基于此，對(duì)檔案進(jìn)行管理是十分有必要的。這就要求單位必須充分了解檔案管理現(xiàn)狀，并采取必要手段有效提高檔案管理水平。

一、機(jī)場(chǎng)檔案管理工作內(nèi)涵

檔案管理指的是對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行管理，并向檔案利用者提供服務(wù)。因此，檔案管理是一項(xiàng)具有服務(wù)性質(zhì)的工作，雖然檔案管理工作不能直接幫助單位獲取收益，但是卻能幫助單位創(chuàng)造財(cái)富，提升單位的經(jīng)濟(jì)效益[1]。通常情況下，檔案管理工作包括資料收集、檔案編輯、檔案研究和檔案利用。新時(shí)代背景下，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行完善和優(yōu)化，因?yàn)椋挥性谶@樣的情況下，單位才能夠得到穩(wěn)定的發(fā)展。

經(jīng)濟(jì)條件快速發(fā)展背景下，機(jī)場(chǎng)建設(shè)愈來(lái)愈多，因此，機(jī)場(chǎng)檔案管理顯得尤為重要。機(jī)場(chǎng)檔案可以有效記錄機(jī)場(chǎng)內(nèi)部的各方面數(shù)據(jù)，這為機(jī)場(chǎng)工作的開展提供了良好的借鑒作用。加強(qiáng)機(jī)場(chǎng)檔案管理，不僅可以讓機(jī)場(chǎng)具有良好的發(fā)展前景，而且能充分保證各項(xiàng)工作的快速開展。

二、做好機(jī)場(chǎng)檔案管理的工作原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)性原則

機(jī)場(chǎng)檔案管理不是一個(gè)隨意的工作，其具有一定的技術(shù)含量，因此，相關(guān)管理人員在開展相關(guān)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守標(biāo)準(zhǔn)性原則。例如：管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，會(huì)涉及管理、收集以及保管等工作，而只有為檔案管理人員制定標(biāo)準(zhǔn)性原則，才能保證管理流程的規(guī)范性，保證管理工作的順利開展。

（二）服務(wù)性原則

服務(wù)性原則是機(jī)場(chǎng)檔案管理的重要原則，其指的通過(guò)對(duì)機(jī)場(chǎng)檔案進(jìn)行管理，檔案應(yīng)當(dāng)能夠充分發(fā)揮其價(jià)值，即為機(jī)場(chǎng)內(nèi)部職能部門以及機(jī)場(chǎng)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。例如：機(jī)場(chǎng)單位部門在開展統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，為了能夠讓數(shù)據(jù)根據(jù)有說(shuō)服力，且數(shù)據(jù)更加完善，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)機(jī)場(chǎng)檔案進(jìn)行查閱，了解以往數(shù)據(jù)。

（三）創(chuàng)新性原則

新時(shí)代背景下，信息技術(shù)發(fā)展十分迅速。因此，為能符合時(shí)代發(fā)展需求，檔案管理工作必須進(jìn)行升級(jí)和轉(zhuǎn)變，以此來(lái)保證機(jī)場(chǎng)檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的職能。這就要求檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)地升級(jí)、完善檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)機(jī)場(chǎng)檔案管理工作流程簡(jiǎn)化、檔案管理工作高效率。

（四）保密性原則

相比較于其他單位，機(jī)場(chǎng)檔案管理的要求更高，即檔案管理應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，充分利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。機(jī)場(chǎng)檔案管理不僅包括紙質(zhì)檔案，其還包括電子檔案，但無(wú)論是哪類檔案，檔案管理部門都應(yīng)當(dāng)做好保密工作，充分保證檔案的安全性。對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，資料在變成紙質(zhì)檔案后，內(nèi)容和形式不會(huì)出現(xiàn)較大差別，因此，可以輕易地判斷出哪個(gè)是原始檔案，保密工作相對(duì)比較簡(jiǎn)單。此外，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行檢查，充分保證檔案沒(méi)有被外泄或丟失。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分利用信息技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行加密，并且其密碼應(yīng)當(dāng)經(jīng)常進(jìn)行更換，以此來(lái)充分保證檔案的保密性和安全性。這能夠有效避免因檔案丟失或外泄而對(duì)機(jī)場(chǎng)造成的損失。

三、機(jī)場(chǎng)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視

雖然檔案在單位中的作用愈來(lái)愈重要，但部分單位領(lǐng)導(dǎo)仍沒(méi)有引起對(duì)檔案管理工作的重視[2]。其在檔案管理方面并沒(méi)有過(guò)多關(guān)注，這在一定程度上抑制了檔案管理工作的順利開展。部分機(jī)場(chǎng)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理工作只是對(duì)檔案進(jìn)行管理和保存，不需要對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，這種落后且錯(cuò)誤的思想導(dǎo)致機(jī)場(chǎng)檔案職能不能得到充分發(fā)揮，同時(shí)，機(jī)場(chǎng)也不能夠得到有效發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)是單位的指導(dǎo)者，是單位的管理者，因此，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度會(huì)影響員工的態(tài)度以及行為。領(lǐng)導(dǎo)若是不能重視檔案管理工作，那么相關(guān)員工也不會(huì)重視檔案管理工作，隨之而來(lái)的是員工在行為上的懈怠。這既不能讓檔案管理工作得到有效開展，也不利于機(jī)場(chǎng)的長(zhǎng)期發(fā)展。

（二）檔案管理信息化水平低

檔案管理信息化水平低是我國(guó)大部分單位存在的主要問(wèn)題，信息化時(shí)代，這是各個(gè)單位需要解決的首要問(wèn)題之一[3]。信息化水平低意味著檔案管理工作不能充分滿足機(jī)場(chǎng)發(fā)展需求和社會(huì)要求，這極大地阻礙了機(jī)場(chǎng)發(fā)展，而且如果這種現(xiàn)狀不能夠得到有效改善，機(jī)場(chǎng)將會(huì)逐漸沒(méi)落。此外，那管理工作信息化水平低也意味著檔案管理工作不能得到快速開展，這既降低了工作效率，也導(dǎo)致檔案職能不能充分發(fā)揮出來(lái)。

（三）檔案管理人才較少

新時(shí)代背景下，人才是單位穩(wěn)定發(fā)展的重要力量，同時(shí)也是提升單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，檔案管理人才能夠直接影響到檔案管理水平。就我國(guó)目前部分單位來(lái)說(shuō)，其在檔案管理人才方面十分缺乏，導(dǎo)致檔案管理工作不能得到有效開展，與此同時(shí)，部分機(jī)場(chǎng)的檔案管理人員是兼職人員，其在交接工作時(shí)，會(huì)產(chǎn)生一定的疏忽，這既不利于檔案的完整性，也不利于檔案管理水平的提高。

（四）現(xiàn)代化進(jìn)程推進(jìn)緩慢

社會(huì)化進(jìn)程快速發(fā)展背景下，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)全新的時(shí)代，如今檔案管理具有完善的信息化管理系統(tǒng)，而且很多機(jī)場(chǎng)也已經(jīng)從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，但信息化管理系統(tǒng)智能化程度有限，其部分職能還有待研發(fā)。例如，針對(duì)人事檔案來(lái)說(shuō)，人事檔案信息管理系統(tǒng)只能針對(duì)相關(guān)員工的教育程度，專業(yè)方向以及年齡，制作簡(jiǎn)單的報(bào)表且具有一定的搜索功能，但在面對(duì)員工篩查工作時(shí)，信息化管理系統(tǒng)則稍顯不足?；诖?，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的研究，促使檔案管理工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展。

四、機(jī)場(chǎng)檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

加強(qiáng)機(jī)場(chǎng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，能夠有效推動(dòng)檔案管理工作開展?；诖?，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，即加強(qiáng)宣傳，促使領(lǐng)導(dǎo)能夠真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)機(jī)場(chǎng)單位發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義，從而使其能充分發(fā)揮自身職能，使檔案管理工作可以得到有效的開展[4]。此外，相關(guān)管理人員也應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理工作存在的意義，基于此，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身引導(dǎo)作用和模范作用，保證管理人員能正確認(rèn)識(shí)自身的管理工作，充分發(fā)揮檔案管理在單位發(fā)展中的作用。

（二）提高檔案管理信息化水平

提高檔案管理信息化水平是優(yōu)化檔案管理工作的有效手段，是提高檔案管理水平的有效途徑，可以從以下4 個(gè)方面有效提高答案管理信息化水平。

1.構(gòu)建完善的檔案管理信息化技術(shù)平臺(tái)。信息化技術(shù)平臺(tái)是檔案管理工作信息化的有效支撐，同時(shí)也是檔案管理信息化的重要環(huán)節(jié)?；诖耍瑱C(jī)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需求，從軟件方面和硬件方面構(gòu)建完善的信息化技術(shù)平臺(tái)。從軟件方面來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化平臺(tái)不僅需要滿足日常的工作需求，包括收集、錄入、編輯和保管等基本功能，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)具有拓展專屬功能的能力，比如，人力資源部門需要增加統(tǒng)計(jì)分析功能。與此同時(shí)，信息化平臺(tái)與機(jī)場(chǎng)單位還應(yīng)當(dāng)具有橫向?qū)雨P(guān)系，以人力資源為例，人力資源檔案管理平臺(tái)應(yīng)當(dāng)與畢業(yè)生檔案工作平臺(tái)進(jìn)行有效對(duì)接，這不僅可以促使相關(guān)單位在第一時(shí)間獲取畢業(yè)生的檔案信息，而且還有效地確保了信息的及時(shí)性和完整性。從硬件方面來(lái)說(shuō)，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際需求以及實(shí)際發(fā)展特點(diǎn)打造具有獨(dú)立功能的信息化檔案管理工作室，并為其配置先進(jìn)的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)和辦公室網(wǎng)絡(luò)等。

2.做好雙軌化管理工作。信息時(shí)代為能有效跟上時(shí)代步伐，機(jī)場(chǎng)單位在管理相關(guān)文件時(shí)，都會(huì)以電子形式進(jìn)行保存，形成電子檔案，但需要注意的是，并非所有檔案都可以以電子形式進(jìn)行保存。信息時(shí)代，依舊有少量信，需要用紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存?；诖?，單位應(yīng)當(dāng)做好電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的雙軌化管理。這就對(duì)單位提出了更高的要求，即單位不僅要注重電子檔案的形成，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)注重對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集，充分保證檔案資料的及時(shí)性、全面性。此外，檔案管理人員在收集紙質(zhì)檔案信息之后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，這為單位日后的電子化管理打下了良好基礎(chǔ)。

3.構(gòu)建檔案管理信息化制度。檔案管理信息化制度的有效構(gòu)建可以促使單位充分利用信息化技術(shù)檔案資料進(jìn)行自動(dòng)化檢測(cè)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作不完善的地方，并針對(duì)不完善的地方采取有效措施。與此同時(shí)，機(jī)場(chǎng)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的實(shí)際發(fā)展情況，針對(duì)檔案構(gòu)建完善的工作標(biāo)準(zhǔn)，促使所有管理人員都能按照工作標(biāo)準(zhǔn)開展相關(guān)工作，比如，檔案的保管期限、調(diào)閱以及銷毀工作都需要有相對(duì)應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，單位還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的工作責(zé)權(quán)體系，即將工作職責(zé)以及工作責(zé)任落實(shí)到具體管理人員，促使管理人員在工作時(shí)可以謹(jǐn)小慎微，保證工作沒(méi)有疏漏。與此同時(shí)，單位還可以制定考核指標(biāo)，督促管理人員能夠不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而有效促使檔案管理信息化水平能夠得到明顯提高。

4.充分利用信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行深入挖掘。單位需要明確一點(diǎn)，檔案存在的意義不是記錄，而是為單位日后發(fā)展提供良好依據(jù)。這就要求單位需要對(duì)檔案進(jìn)行深入挖掘，并對(duì)檔案的相關(guān)資料進(jìn)行充分利用，從而有效推動(dòng)本單位發(fā)展。信息化時(shí)代，單位不僅可以借助信息化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行深入挖掘，而且還能對(duì)檔案信息進(jìn)行全面且科學(xué)的分析。加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可以將檔案信息進(jìn)行量化，促使相關(guān)人員對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)分析，而且還能提升管理人員的工作質(zhì)量[5]。例如，在針對(duì)人力資源檔案進(jìn)行分析時(shí)，利用信息化技術(shù)，機(jī)場(chǎng)單位可以準(zhǔn)確了解每位人才的知識(shí)技能以及工作能力，這不僅可以讓單位快速獲取優(yōu)秀人才，而且還能有效實(shí)現(xiàn)社會(huì)人力資源的優(yōu)化配置。

（三）培養(yǎng)檔案管理人才

人才是單位可以長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的重要保證，檔案是反映單位真實(shí)發(fā)展?fàn)顩r并為單位發(fā)展和決策提供參考的重要依據(jù)。因此，單位若是想要得到可持續(xù)發(fā)展，那么必須加強(qiáng)對(duì)大案管理人才的培養(yǎng)。

1.機(jī)場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)的重視。機(jī)場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)一定要能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理人才的重要性，并從戰(zhàn)略高度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠掌握更多的知識(shí)和技能，為檔案管理工作提供更好服務(wù)。比如，機(jī)場(chǎng)可以為檔案管理人員提供參加學(xué)術(shù)活動(dòng)的機(jī)會(huì)，使其能夠了解到先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和檔案管理理念。機(jī)場(chǎng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行再教育，不僅可以有效拓展其視野，而且還能完善其知識(shí)結(jié)構(gòu)，使其具有創(chuàng)新思維，這位檔案管理工作的展開提供了良好的基礎(chǔ)。

2.構(gòu)建新型人事管理體制。新型人事管理體制的構(gòu)建能夠?yàn)楣芾砣藛T構(gòu)建公平、公正、公開的良好競(jìng)爭(zhēng)氛圍，促使其能夠不斷完善自我，提高自身管理能力。因此，新型人事管理體制的構(gòu)建，在一定程度上促進(jìn)了優(yōu)秀人才的產(chǎn)生。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，單位對(duì)管理人員的要求也應(yīng)當(dāng)愈來(lái)愈高，即每位管理人員都應(yīng)當(dāng)持證上崗，并且在正式入職之前都應(yīng)當(dāng)接受崗前培訓(xùn)。此外，機(jī)場(chǎng)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同管理人員的不同學(xué)歷以及不同素質(zhì)，將其劃分到更適合的崗位，使其能夠明確自身發(fā)展方向和努力目標(biāo)，這能夠讓管理人員在短期之內(nèi)得到快速增長(zhǎng)。

3.構(gòu)建人才保護(hù)機(jī)制。為了能夠留住更多具有高素養(yǎng)和高技能水平的人才。單位還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的人才保護(hù)機(jī)制。即在日常工作中，單位要關(guān)心管理人員在工作時(shí)可能會(huì)遇到的問(wèn)題，并幫助其進(jìn)行有效解決，此外，單位還應(yīng)當(dāng)關(guān)注管理人員的學(xué)習(xí)狀態(tài)和生活狀態(tài)，盡自己最大努力幫助其解決后顧之憂。機(jī)場(chǎng)單位充分關(guān)心員工，不僅能夠讓員工感受到溫暖，而且還能夠讓員工感受到單位對(duì)人才的尊重，這有利于人才留在單位，為機(jī)場(chǎng)的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（四）提升檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

為能快速且有效的推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，單位必須堅(jiān)定不移地努力推進(jìn)管理工作，可以從以下四個(gè)方面推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程：1.完善檔案管理工作平臺(tái)，促使資料信息可以得到有效傳播和利用。這不僅可以讓信息傳輸能力得以應(yīng)用，而且還能加快檔案管理智能化步伐。與此同時(shí)，機(jī)場(chǎng)對(duì)自身的相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)給予更大的查閱權(quán)限，使其能夠根據(jù)相關(guān)工作需求，快速查閱所需要的資料。2.虛心學(xué)習(xí)。任何機(jī)場(chǎng)都應(yīng)當(dāng)具有虛心求教的精神，即應(yīng)當(dāng)向國(guó)內(nèi)外發(fā)展的比較優(yōu)秀的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解其最新的檔案管理方法，從而根據(jù)本單位自身的發(fā)展特點(diǎn)完善管理方法，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，此外，機(jī)場(chǎng)還應(yīng)做好檔案資料的備份工作，防止數(shù)據(jù)資料丟失而造成不可挽回的損失。3.制定詳細(xì)工作細(xì)則，規(guī)范管理工作人員日常工作行為。檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義，任何工作上的失誤都有可能會(huì)讓單位出現(xiàn)不可挽回的損失?；诖?，單位必須制定細(xì)則，充分保證管理人員的工作流程以及認(rèn)真程度，從而有效降低檔案管理錯(cuò)誤發(fā)生率。4.實(shí)現(xiàn)檔案管理的動(dòng)態(tài)化和科學(xué)化，從而充分保證檔案數(shù)據(jù)可靠性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，這充分地保證了審計(jì)工作和統(tǒng)計(jì)工作的順利展開。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案與機(jī)場(chǎng)的發(fā)展存在十分密切的聯(lián)系，基于此，強(qiáng)化檔案管理能夠有效促進(jìn)機(jī)場(chǎng)可持續(xù)發(fā)展?；诖?，機(jī)場(chǎng)必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理存在的不足，并采取有效措施，提高檔案管理水平，從而充分促進(jìn)機(jī)場(chǎng)快速發(fā)展。