新形勢(shì)下高校檔案管理發(fā)展變革路徑
——基于《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的思考

文/江西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 肖婷

高校檔案管理工作在信息化、數(shù)據(jù)化、人工智能高速發(fā)展的背景下，其管理思想、手段與方式也要與時(shí)俱進(jìn)?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系、檔案信息化、檔案科技創(chuàng)新、檔案人才培養(yǎng)與檔案對(duì)外交流合作8個(gè)方面的發(fā)展任務(wù)，并指出要加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等同各產(chǎn)業(yè)深度融合，推出科技興檔工程及人才強(qiáng)檔工程。由此可見，與“十三五規(guī)劃”下高校檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展要求相比，“十四五規(guī)劃”對(duì)高校檔案管理提出了更進(jìn)一步“智能化”以及科技與人才賦能檔案管理工作的全新發(fā)展要求。新修訂《檔案法》的施行，也迫切要求高校檔案工作應(yīng)在體制機(jī)制建設(shè)中尋求創(chuàng)新突破，在機(jī)構(gòu)改革背景下進(jìn)一步明確檔案管理職能、工作職責(zé)與學(xué)校事業(yè)發(fā)展中的角色新定位。檔案工作要緊隨學(xué)校發(fā)展步伐，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，通過制度化建設(shè)、管理利用服務(wù)平臺(tái)建設(shè)與人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理與利用服務(wù)能力。統(tǒng)籌推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)、智慧檔案館建設(shè)與檔案利用服務(wù)體系建設(shè)，推動(dòng)檔案管理與檔案利用向智能化方向發(fā)展。加大數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)力度與檔案宣傳工作力度，從而提供更加豐富多樣的檔案利用服務(wù)。

一、高校檔案管理發(fā)展變革要求

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出：“新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。檔案工作存在制約高質(zhì)量發(fā)展的觀念障礙、制度缺陷、技術(shù)瓶頸和人才短板”。當(dāng)前高校檔案管理工作確實(shí)面臨著許多新情況和新問題，原有檔案管理機(jī)制、人員隊(duì)伍、檔案分類體系與歸檔范圍、檔案收集整理流程、檔案利用流程等與現(xiàn)行工作環(huán)境的不適應(yīng)，導(dǎo)致檔案工作難以滿足新的變革要求，檔案意識(shí)培養(yǎng)任重而道遠(yuǎn)。

（一）檔案管理體系需改革創(chuàng)新。高校檔案管理工作組織體系以檔案管理部門為主導(dǎo)，以立卷部門為基礎(chǔ)，檔案資源來源于各部門，因此，部門歸檔質(zhì)量很大程度上限制了檔案資源體系建設(shè)。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，信息化管理平臺(tái)產(chǎn)生的大量數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)資源，由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)范要求，導(dǎo)致部分有價(jià)值的數(shù)字資源流失，檔案資源管理滯后，導(dǎo)致檔案收集困難?，F(xiàn)行工作機(jī)制下，檔案形成收集階段工作的問題為部門后續(xù)歸檔質(zhì)量提升和檔案資源利用帶來不利影響。因此，當(dāng)前高校檔案資源體系建設(shè)的主要問題在于如何通過檔案管理工作體制和運(yùn)行機(jī)制的改革創(chuàng)新，建立覆蓋范圍更廣的檔案資源體系、更加方便快捷的檔案利用服務(wù)體系，以及確保檔案實(shí)體與信息安全的檔案安全管理體系；形成完備的檔案管理制度體系和完善的檔案管理機(jī)制，使檔案業(yè)務(wù)工作主體責(zé)任得以有效落實(shí)，檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)得到進(jìn)一步提升，促進(jìn)學(xué)校檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，全面推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)。

（二）檔案歸檔分類體系需完善。高校在組織機(jī)構(gòu)改革、管理機(jī)制變革背景和信息技術(shù)環(huán)境下，教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作領(lǐng)域衍生出許多原高校檔案分類體系中未納入的檔案資源，或者觸發(fā)了原歸檔分類體系的不完善之處，例如高校內(nèi)部教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系、科研專利、政府采購、資產(chǎn)管理、外包服務(wù)、疫情常態(tài)化管控、黨建工作和黨政、人事、教務(wù)、財(cái)務(wù)、學(xué)生等部門信息化工作平臺(tái)應(yīng)用產(chǎn)生的大量有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)資源。要根據(jù)高校教學(xué)、科研、管理等職能職責(zé)與信息化發(fā)展趨勢(shì)適時(shí)調(diào)整歸檔分類體系并修訂完善歸檔范圍，使新生檔案資源納入高校檔案歸檔范圍，并科學(xué)合理分類歸檔，從而積極發(fā)揮其利用價(jià)值。

（三）檔案利用服務(wù)體系需智能多樣化。要充分挖掘檔案的利用價(jià)值、提升高校檔案資源利用率，關(guān)鍵在于檔案資源可快速查詢到位并便捷獲取，同時(shí)通過智能化關(guān)聯(lián)獲得相關(guān)性檔案數(shù)據(jù)資源。因此，除了需要加快推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程、大幅提升館藏永久和長(zhǎng)期檔案數(shù)字化率外，更需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案全文檢索加工處理，使數(shù)字化檔案利用成果得到充分發(fā)揮。要依法開展檔案利用服務(wù)和加大檔案開放力度，提升檔案信息資源優(yōu)化整合程度；通過智能化檢索，將與利用者需求相匹配的所有檔案資源均能一次性查詢到。與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案信息資源開放共享方式，同時(shí)要保障檔案信息資源遠(yuǎn)程利用更加安全可靠、便捷高效，并成為服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作和師生的新方式。

（四）智慧檔案館需提升智能化管理及智慧服務(wù)水平。高校智慧檔案館建設(shè)當(dāng)前主要側(cè)重于硬件設(shè)施建設(shè)，而智能化管理與智慧服務(wù)功能要得到有效發(fā)揮，需進(jìn)一步加強(qiáng)智慧檔案的軟件建設(shè)，充分協(xié)調(diào)檔案實(shí)體管理、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、設(shè)備、人員以及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理，促進(jìn)館藏?cái)?shù)字化檔案資源與智能化設(shè)施的深度融合，實(shí)現(xiàn)館庫智能化管理建設(shè)與發(fā)展，使高校檔案資源自形成至利用，整個(gè)生命周期都能形成智能化管理模式。要通過逐步實(shí)現(xiàn)檔案智能化收集整理與保管利用，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率。同時(shí)建立嚴(yán)密的檔案安全監(jiān)控體系，保障檔案實(shí)體與數(shù)據(jù)的安全。

（五）檔案部門需引進(jìn)技術(shù)性專業(yè)人才。高校檔案管理工作中涉及的信息化技術(shù)性問題將越來越多。一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案信息化管理平臺(tái)安全、電子文件歸檔、智慧檔案館建設(shè)以及檔案微信公眾平臺(tái)建設(shè)等過程中遇到的信息技術(shù)難題都需要專業(yè)技術(shù)人員才能解決，以保障檔案信息資源的安全；另一方面，新信息技術(shù)環(huán)境對(duì)高校檔案管理發(fā)展影響也將越來越深遠(yuǎn)，因而高校檔案發(fā)展規(guī)劃編制、檔案管理發(fā)展方向和發(fā)展措施在信息化專業(yè)技術(shù)性人員指導(dǎo)下，既可避免不必要的重復(fù)性建設(shè)，又有利于推動(dòng)檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展。

（六）檔案和檔案工作公眾印象需更新。高校需提升檔案和檔案工作影響力，讓檔案工作的價(jià)值內(nèi)涵被展現(xiàn)并被大眾所接受。要形成全方位多渠道的檔案宣傳工作路徑，利用網(wǎng)絡(luò)宣傳陣地開展檔案宣傳工作，新媒體、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及線下檔案工作宣傳需融入日常工作生活。充分挖掘檔案信息資源文化宣傳價(jià)值，通過圖文聲形形式，多樣、形象地展示檔案宣傳成果，擴(kuò)大檔案工作在全校乃至社會(huì)的影響力，使學(xué)校各單位及師生群體對(duì)檔案和檔案工作有新的認(rèn)識(shí)，推進(jìn)檔案信息宣傳工作常態(tài)化。

二、高校檔案管理發(fā)展變革措施

（一）健全檔案管理工作機(jī)制?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出：“完善與新修訂檔案法實(shí)施相適應(yīng)的管理體制和工作機(jī)制”“建立檔案數(shù)字治理新模式，推動(dòng)檔案工作融入各項(xiàng)業(yè)務(wù)全流程，推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)督指導(dǎo)，提升檔案治理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、精細(xì)化水平”。因此高校應(yīng)總結(jié)分析“十三五”期間檔案管理工作中存在的漏洞環(huán)節(jié)，根據(jù)新修訂的《檔案法》，結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)際及針對(duì)當(dāng)前工作發(fā)展難點(diǎn)，對(duì)學(xué)校各立卷部門職能職責(zé)及歸檔材料進(jìn)行充分摸底調(diào)研，特別是新的工作職責(zé)或信息化應(yīng)用平臺(tái)所產(chǎn)生的檔案資源，與立卷部門溝通協(xié)商，從檔案資源起始形成階段進(jìn)行規(guī)范，特別是數(shù)字檔案資源與檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)需融合。通過制度與運(yùn)行機(jī)制來壓實(shí)各立卷部門檔案責(zé)任。修訂完善學(xué)校相關(guān)檔案管理工作制度，明確檔案工作責(zé)任主體職責(zé)，將檔案工作有關(guān)機(jī)構(gòu)及部門職責(zé)、人員崗位職責(zé)更新。要制訂與智慧檔案館內(nèi)控管理建設(shè)相關(guān)的制度，建立健全館庫智慧管理機(jī)制。

（二）修訂完善檔案歸檔分類體系?？茖W(xué)合理且針對(duì)性、操作性強(qiáng)的檔案歸檔分類體系是提升立卷部門歸檔質(zhì)量的有效途徑?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出：“全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，規(guī)范建檔工作，提高歸檔文件質(zhì)量?！币獙w檔范圍及保管期限、檔案分類與部門組卷方式，甚至充分細(xì)化到檔號(hào)編制及編目排序等規(guī)范要求，合并融入一項(xiàng)制度中，以表格形式歸納立卷部門歸檔范圍和檔案分類整理組卷編目等工作規(guī)范要求，制定立卷部門檔案工作指南手冊(cè)。擴(kuò)大檔案資源體系建設(shè)范圍，進(jìn)一步完善歸檔范圍，特別是電子文件歸檔流程及相關(guān)歸檔要求，以及新時(shí)期出現(xiàn)的各類新媒體檔案。

（三）加快數(shù)字檔案資源轉(zhuǎn)型?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出：“加強(qiáng)國家檔案數(shù)字資源規(guī)劃管理，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系，大力推進(jìn)‘增量電子化’，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收，繼續(xù)做好‘存量數(shù)字化’，加快推進(jìn)對(duì)重要檔案數(shù)字化成果進(jìn)行文字識(shí)別和語音識(shí)別?！备咝?shù)字檔案資源建設(shè)應(yīng)從以下兩方面入手：一方面，要實(shí)現(xiàn)增量檔案電子化。隨時(shí)關(guān)注學(xué)校各職能部門業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中形成的電子文件管理新變化并提出歸檔要求，對(duì)歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、督導(dǎo)、檢查。時(shí)機(jī)成熟時(shí)需大力推進(jìn)落實(shí)各歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接工作，減少電子文件人工收集歸檔流程，提高收集歸檔效率，做到應(yīng)收盡收。加大檔案管理系統(tǒng)智能分析功能定制化開發(fā)力度，逐步推進(jìn)檔案的智能化收集、分類及著錄與歸檔移交工作。另一方面，要推進(jìn)館藏存量檔案數(shù)字化。制定檔案數(shù)字化分步實(shí)施方案，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化工作，加大數(shù)字化檔案全文識(shí)別、全文編輯力度，特別是永久檔案通過數(shù)字化加工達(dá)到全文檢索的要求。與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工規(guī)范化流程操作及監(jiān)督管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。

（四）智慧檔案館優(yōu)化升級(jí)。智慧檔案館應(yīng)充分發(fā)揮其功能優(yōu)勢(shì)，在完成軟硬件設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過技術(shù)升級(jí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源收集分類與檢索利用智能化。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出：“要推進(jìn)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)”，“加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)”。鑒于新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，部門均通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)改造提升了無紙化辦公力度，檔案部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)主動(dòng)介入并調(diào)研了解，向立卷部門提出電子文件歸檔要求與檔案系統(tǒng)對(duì)接要求，會(huì)同業(yè)務(wù)部門及時(shí)解決與檔案系統(tǒng)對(duì)接事宜。同時(shí)根據(jù)電子文件歸檔需求，利用人工智能技術(shù)，升級(jí)定制化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與檔案開發(fā)利用智能化。

（五）優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)。智慧檔案館建設(shè)以現(xiàn)代信息技術(shù)為目標(biāo)和手段，以人為主要服務(wù)對(duì)象，因此智慧檔案館建設(shè)發(fā)展中應(yīng)將“人”列為關(guān)鍵影響要素。新時(shí)期檔案宣傳工作借助新媒體技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化傳播也要求檔案工作人員具備新知識(shí)與新技能。為此，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)才能適應(yīng)檔案管理發(fā)展變革要求。首先，需加強(qiáng)檔案部門管理人員對(duì)智慧檔案館庫建設(shè)與信息化建設(shè)相關(guān)專業(yè)技能知識(shí)的學(xué)習(xí)，并利用網(wǎng)絡(luò)新媒體技術(shù)開展宣傳工作所需知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升對(duì)智慧檔案館庫操控能力和檔案管理及利用服務(wù)平臺(tái)功能應(yīng)用水平。其次，引進(jìn)信息化技術(shù)人員進(jìn)行智慧檔案館建設(shè)與開展檔案宣傳工作。最后，要加大兼職檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)力度，根據(jù)新修訂的檔案管理制度、檔案收集分類要求、電子文件歸檔要求等定期開展系統(tǒng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)工作新要求。

（六）彰顯檔案工作價(jià)值。一方面，通過建立多種專題檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)全文檢索功能，充分滿足用戶利用需求，展現(xiàn)其利用效果；另一方面，根據(jù)不同類別用戶需求特點(diǎn)及檔案信息資源自身特色，對(duì)檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺(tái)功能進(jìn)行不斷改進(jìn)完善。結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)及電子文件歸檔管理新要求，對(duì)檔案管理及利用服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行有效完善。同時(shí)，借助微信公眾平臺(tái)宣傳陣地建立形式多樣的檔案宣傳欄目，利用館藏?cái)?shù)字化檔案信息資源，結(jié)合檔案及檔案工作與大眾工作生活相關(guān)主題，制作反映學(xué)校特色與發(fā)展歷程及體現(xiàn)檔案工作價(jià)值內(nèi)涵的優(yōu)質(zhì)宣傳作品。

三、結(jié)語

高校檔案管理須緊跟時(shí)代發(fā)展變革趨勢(shì)，調(diào)整角色定位，順勢(shì)而為，將檔案管理真正融入學(xué)校治理建設(shè)當(dāng)中，并緊密貼合檔案形成者、歸檔者、管理者與利用者的需求，使高校檔案工作能保持不斷前進(jìn)的動(dòng)力并實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展。