信息技術(shù)在科研檔案精細(xì)化管理中的應(yīng)用

文/南通大學(xué)附屬醫(yī)院科技處 潘玲玲；南通大學(xué)衛(wèi)生與健康發(fā)展研究院 高建林（通訊作者）

2020年9月，國家檔案局、科學(xué)技術(shù)部修訂了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，對科學(xué)技術(shù)研究檔案的管理提出了最新的要求。另外，2018年國務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》，明確指出要求科研機構(gòu)優(yōu)化管理與服務(wù)，加強事中事后監(jiān)管，放出活力與效率，強化服務(wù)意識，推行一站式服務(wù)。所謂精細(xì)化管理，其本質(zhì)意義是對戰(zhàn)略目標(biāo)分解、細(xì)化、落實的過程，是讓戰(zhàn)略規(guī)劃能有效貫徹到每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過程，同時也是提升整體執(zhí)行能力的一個重要途徑。為達到精細(xì)化及高效運轉(zhuǎn)的管理目的，最重要的方法是利用信息技術(shù)，使流程更便捷、服務(wù)更高效、管理更精細(xì)。本文以某大型三甲綜合醫(yī)院為例，以加強科研檔案精細(xì)化管理為視角，探索利用醫(yī)院科研管理系統(tǒng)提升科研檔案管理的效果，并總結(jié)實踐經(jīng)驗。

一、醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，也是科研活動的重要環(huán)節(jié)。目前，由于單位檔案館人員不足或者是場地不夠，很多紙質(zhì)材料無法及時歸檔入庫；即便是能夠入庫，科研項目的驗收結(jié)題不代表后續(xù)不再有相關(guān)的科研成果產(chǎn)生，很可能還會出現(xiàn)成果轉(zhuǎn)化的相關(guān)檔案，后續(xù)材料的歸檔又是一次次搜索整理的過程，容易拖延甚至遺漏歸檔。

另外，隨著時代的進步，醫(yī)院的科研管理工作已逐步依靠科研管理系統(tǒng)來輔助完成，但是科研項目以及科研成果的管理與科研檔案的管理沒有做到緊密的聯(lián)合。原因有如下幾點：第一，各類科研項目以及科研獎項的申報均采用各主管單位或者部門各自的系統(tǒng)申請，項目、獎項申報甚至是項目結(jié)題驗收、獎項獲得以后才開始整理，以紙質(zhì)版的形式送至醫(yī)院檔案管理部門建檔。第二，即便大部分醫(yī)院在各自科研管理信息化系統(tǒng)中注意同時增加科研檔案管理功能，但由于大多數(shù)醫(yī)院的科研管理系統(tǒng)是直接從軟件公司購入的系統(tǒng)平臺，設(shè)計者非專業(yè)的科研管理人員，功能模塊設(shè)計脫離實際，科研管理相關(guān)部門未能有效關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致上線運行效果欠佳，科研檔案電子化管理仍然存在不及時、不完整的現(xiàn)象。

二、全流程信息化科研檔案管理平臺的構(gòu)建

南通大學(xué)附屬醫(yī)院（以下簡稱“我院”）自主研發(fā)的全流程信息化的科研人員、項目、成果等科研相關(guān)工作綜合管理平臺，于2020年正式上線運行，同時獲得軟件著作權(quán)。檔案管理為該平臺其中的一項重要功能，注重科研活動發(fā)展過程的記錄，規(guī)范科研檔案管理模式；組合查詢功能提高管理檔案的查詢統(tǒng)計效率，實現(xiàn)隨時隨地查詢、共享功能，利用信息化手段實現(xiàn)全面、高效、規(guī)范、精細(xì)化的科研電子檔案管理。

（一）全流程線上管理模式，強化科研人員檔案管理意識。我院的科研信息管理平臺是集科研相關(guān)內(nèi)容申報、登記、審批、報銷于一體的綜合性管理平臺，打破了僅為科研項目及科研成果登記備案系統(tǒng)的局限，尤其是項目經(jīng)費管理功能的增加，科研經(jīng)費報銷必須從系統(tǒng)填報、線上審批方可完成，科研人員配合檔案管理的積極性明顯提高。

如需成功完成科研經(jīng)費線上審批，必須在項目申報、項目立項和項目經(jīng)費報銷時提供完整的材料。項目申報時平臺存儲的檔案資料包括科研項目申報書、申報時院部及院外專家評審情況、專家評審時需簽署誠信承諾書；項目通過主管單位評審立項時，需要提供項目申報計劃書、合同書、倫理審查批件、廉政承諾書、外單位協(xié)作合同等；項目在實施過程中產(chǎn)生的成果在投遞發(fā)表前，需要簽署科研誠信書、提供相應(yīng)的完整的申報書及原始資料；成果登記報銷時，需要提供完整的文件材料和證書、發(fā)票，必要時提供經(jīng)費使用說明；項目中期考核及驗收結(jié)題均需提供考核申請書和通過證明；經(jīng)費預(yù)算如需調(diào)整，需提供調(diào)整審批記錄單。因此采用全流程線上管理的模式后，我院的科研項目管理實現(xiàn)了從科研項目申報直至科研項目驗收以及驗收后的成果資料收集全過程電子檔案管理模式。

（二）科研人員與科研管理人員合作完成，提升科研檔案管理專業(yè)性。大多數(shù)醫(yī)院的科研檔案管理是全院檔案管理的組成部分，加上檔案管理人員配備也不夠充裕，科研人員或者科研管理人員作為醫(yī)院檔案管理員的可能性很小。但是，科研檔案的專業(yè)性以及對相應(yīng)領(lǐng)域知識的熟悉度要求還是比較高的。因此，利用科研人員與科研管理人員共同合作，配合完成科研檔案收集、整理工作，能有效彌補檔案管理人員知識缺乏的不足。采用線上審批的方式，由科研人員自主填寫科研檔案的相關(guān)條目信息，再由科研管理人員查看審核，對于有疑問的內(nèi)容，系統(tǒng)有站內(nèi)發(fā)送消息的功能，經(jīng)過及時的溝通了解，整理出完整準(zhǔn)確的科研檔案基本信息和具體資料附件，有助于提升科研檔案資料的質(zhì)量。

（三）智能化的模塊設(shè)計，提高檔案查詢、分享的效率。以往的紙質(zhì)材料歸檔后很少有人愿意去庫房查找翻閱，檔案沒有發(fā)揮共享的價值。而我院的管理平臺設(shè)計了綜合查詢的功能，包含科研人員信息、科研項目、科技獎勵、科研經(jīng)費、科研成果（含論文、專利、學(xué)術(shù)交流、應(yīng)用證明、學(xué)會任職等）所有科研相關(guān)檔案的統(tǒng)計查詢，大幅提高科研檔案查詢、分享的效率。查詢的工具可以是電腦也可以是手機，無論是在醫(yī)院內(nèi)還是在醫(yī)院外，個人均可登錄系統(tǒng)查詢。查詢的范圍根據(jù)用戶角色不同，權(quán)限也就相應(yīng)有所區(qū)別。查詢的方式也是比較靈活智能，可以根據(jù)個人需求設(shè)置篩選的條件，查詢的結(jié)果還可以導(dǎo)出Excel表格，協(xié)助科研人員及科研管理人員完成科研材料的整理。例如，需要查閱某項目的科研產(chǎn)出，僅需在科研成果查詢模塊輸入項目編號、點擊查找，截至當(dāng)前的與該項目相關(guān)的科研成果信息，包括產(chǎn)生該成果的原始資料（如原始數(shù)據(jù)、圖表等）、經(jīng)費支出明細(xì)均可一并呈現(xiàn)。

（四）通知、提醒服務(wù)功能設(shè)計，提高科研檔案管理的時效性。大多數(shù)科研檔案的保存往往是在項目結(jié)題、科技獎申報評審結(jié)束以后，以紙質(zhì)裝訂本的方式送檔案管理部門整理入庫，大大影響了科研檔案管理的時效性。我院科研管理平臺除了登記、報銷審批、匯總功能外，還設(shè)計了通知和提醒的功能。平臺利用系統(tǒng)中用戶提供的郵箱，發(fā)送及時完成科研材料備案登記的通知，在下載中心提供各類材料填寫的模板。另外，還會給申請人發(fā)送未通過審批件的修改方法，以促使申請人及時、高效、準(zhǔn)確地完成系統(tǒng)備案。我院科研管理人員通過上述的服務(wù)措施，既保證了科研檔案收集、歸檔的及時性，又提高了科研檔案的完整性。

（五）電子檔案存儲能夠節(jié)約場地，利于檔案資料的永久保存。科研檔案的紙質(zhì)材料相當(dāng)豐厚，尤其是科研實驗原始資料內(nèi)容多、彩色圖片保存要求高，可能會因為年代過久、運輸存儲環(huán)境等影響，造成不可挽回的損失。而電子文件和材料的存儲方式可以避免此類問題的產(chǎn)生。同時，可以節(jié)約場地，降低科研檔案管理的成本。

（六）建立科研人才信息庫，完善科研人事檔案管理。我院科研管理平臺建立了科研人才個人基本信息庫，包含出生年月，學(xué)歷學(xué)位、技術(shù)職稱、教學(xué)職稱、碩博導(dǎo)資格、學(xué)會任職信息等。在科研項目及成果登記時，將科研項目與科研成果的完成人信息與系統(tǒng)內(nèi)的科研人才工號或者編號相匹配，這樣既能夠快速查詢個人相關(guān)項目及成果，又能夠避免重名帶來的困擾。此外，系統(tǒng)內(nèi)還建立了院外評審專家?guī)?，主要在限項課題、科技獎申報時啟用，院外專家抽取、評審過程將被監(jiān)察處全程監(jiān)督，評審結(jié)果與反饋意見也即時留存在系統(tǒng)內(nèi)，作為科研檔案內(nèi)容之一保存。最為精細(xì)的一點，增加了學(xué)生管理模塊，學(xué)生參與科研項目及取得科研成果的相關(guān)信息也將在系統(tǒng)中登記、備案，為今后選拔優(yōu)秀本科生、碩士生及博士生人才及成果做準(zhǔn)備，達到充分利用科研檔案信息的目的。

三、全流程信息化科研檔案管理平臺實證效果

近年來，教育部、國家自然科學(xué)基金委員會等部門多次公布了某些科研院所、高校、醫(yī)療機構(gòu)師生存在的科研學(xué)術(shù)不端行為。在科研誠信事件調(diào)查或者知識產(chǎn)權(quán)產(chǎn)生紛爭的時候，科研檔案資料是極為關(guān)鍵的證據(jù)材料。我院自科研管理平臺運行以來，共受理科研立項項目2000余項，項目檔案資料包含完整的項目研究方案、合同、各類審查報告等等；成果發(fā)表申請、備案登記約10000件，各類報銷審批6000余件，附件資料包含完整的科研原始資料、試劑耗材出入庫審批明細(xì)、票據(jù)資料等等?？蒲袡n案資料可隨時查閱，并確保了連續(xù)完整性。

通過信息化平臺網(wǎng)絡(luò)的管理，使科研人員配合檔案管理的積極性和主動性明顯提升，有效提高了科研檔案的管理效率和效果。該平臺獲得“2021年度艾力彼全國首屆智慧醫(yī)院案例大賽”三等獎。

四、討論

（一）利用信息化技術(shù)助力科研檔案精細(xì)化管理的必要性。醫(yī)院科研檔案管理工作是一項重要的基礎(chǔ)性工作，是醫(yī)院科研工作發(fā)展過程的歷史記錄。完善的科研檔案管理，有助于醫(yī)學(xué)研究工作的傳承與創(chuàng)新，有助于研究者總結(jié)研究成果，明確研究目的，創(chuàng)新研究方法，從而推動醫(yī)學(xué)研究水平的提高。科研檔案的管理不能僅僅依賴于檔案管理人員，而是需要科研人員、科研管理人員和檔案管理人員的相互配合。

（二）科研檔案信息化管理的優(yōu)勢與不足。我院科研檔案管理以全流程、規(guī)范化、精細(xì)化系統(tǒng)管理為基礎(chǔ)，通過電子信息采集、信息審核、信息存儲與信息查詢統(tǒng)計取得了較為滿意的檔案管理效果。但是，仍存在一些不足和需要關(guān)注的內(nèi)容。比如，醫(yī)學(xué)科研檔案資料的實驗圖片非常多，且清晰度也比較高，所占移動硬盤的內(nèi)存較大，這就需要信息中心、軟件工程師多加巡檢、做好定時備份工作，以防止出現(xiàn)磁盤空間不足等其他意外情況的發(fā)生；檔案管理部門尚未建立院級檔案管理系統(tǒng)，因此科研檔案的管理系統(tǒng)還處于孤立的狀態(tài)，需要預(yù)留接口，以便將來與院級檔案管理系統(tǒng)完美對接；系統(tǒng)設(shè)計可以更為精細(xì)，比如根據(jù)不同檔案的保存期限要求設(shè)置提醒功能；科研人員與科研管理人員需進一步與檔案專業(yè)管理人員加強溝通交流，使電子檔案管理模式更科學(xué)更專業(yè)等等。

（三）科研檔案信息化精細(xì)化管理的未來展望?？蒲袡n案的管理不僅僅是收集、整理、歸檔、查詢，更重要的是利用科研檔案挖掘出更有價值的成果。例如，可以利用電子信息化科研檔案的優(yōu)勢，構(gòu)建科研檔案指標(biāo)分析體系，從中分析出熱點研究內(nèi)容和已經(jīng)取得研究成果、相同領(lǐng)域的科研人才及評審指導(dǎo)專家經(jīng)驗等等，為科研人員以及科研管理人員提供信息資源基礎(chǔ)，為進一步取得更有價值的研究成果提供幫助。

五、結(jié)語

檔案信息數(shù)字化、電子化是新時代檔案管理工作的大勢所趨和必然要求，隨著大型醫(yī)院分院、醫(yī)聯(lián)體的建設(shè)，醫(yī)療機構(gòu)檔案管理模式也必將隨之改變，科研檔案管理只是其中一小部分。本文對于醫(yī)院的科研檔案精細(xì)化管理路徑進行探討研究，總結(jié)出可以利用科研管理信息平臺功能，提高科研人員檔案管理意識，積極主動配合科研檔案收集、整理、歸檔，從而進一步提高科研檔案管理工作效率。后疫情時代，利用信息平臺完成科研檔案管理工作，不僅能夠有效地減少工作人員近距離接觸，又能保障科研檔案管理的及時性、完整性、規(guī)范性，是各醫(yī)院及科研院所提升科研檔案管理效率的有效途徑。