火電建設(shè)項(xiàng)目基建檔案管理工作重點(diǎn)芻議

■ 張曉春

基建檔案是整個(gè)火電建設(shè)項(xiàng)目工程實(shí)體質(zhì)量的縮影，真實(shí)反映工程項(xiàng)目過(guò)程管理和工程實(shí)體質(zhì)量。由于基建檔案貫穿整個(gè)建設(shè)期，周期長(zhǎng)、階段多、流程復(fù)雜，參建方眾多，涉及勘測(cè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、監(jiān)造、施工、安裝、設(shè)備供應(yīng)、物資代保管、調(diào)試等單位，給開展管理工作帶來(lái)較大困難。筆者結(jié)合多年工作實(shí)踐，對(duì)做好火電建設(shè)項(xiàng)目基建檔案工作管理工作的重點(diǎn)進(jìn)行探討分析。

一、重視檔案，提高歸檔意識(shí)

項(xiàng)目基建檔案工作需要所有參建單位人員的參與，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作做得好，首先是領(lǐng)導(dǎo)重視檔案，從而帶動(dòng)各部門、各參建單位樹立做好檔案工作的責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)。其次是要真正實(shí)行檔案管理責(zé)任制與項(xiàng)目建設(shè)同步管理。項(xiàng)目檔案管理不僅是資料員、檔案員簡(jiǎn)單的收集、整理，而是所有參建者與檔案員共同參與到工程建設(shè)檔案的全過(guò)程。檔案員需要充分了解建設(shè)活動(dòng)并實(shí)時(shí)掌握工程進(jìn)展，在各參建單位的密切配合下，才能共同做好基建項(xiàng)目檔案管理工作。

二、夯實(shí)管理重制度

1.建立完善項(xiàng)目基建檔案管理規(guī)章制度。為保證檔案的完整、規(guī)范、準(zhǔn)確，在基建項(xiàng)目初期，建立健全完善的檔案管理制度是做好項(xiàng)目檔案管理的有力保障。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要制度包含：歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、崗位責(zé)任制、技術(shù)（圖紙）資料管理制度、竣工文件編制要求、檔案移交辦法以及檔案借查閱制度等等。應(yīng)以國(guó)家能源局發(fā)布實(shí)施的《火電建設(shè)項(xiàng)目檔案整理規(guī)范》(DL/T241-2018)為依據(jù),同時(shí)結(jié)合本集團(tuán)公司的相關(guān)制度，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際細(xì)化編制下發(fā)項(xiàng)目檔案管理的制度辦法，如：《基建檔案管理辦法》《竣工文件組卷辦法》《項(xiàng)目檔案整理實(shí)施細(xì)則》《項(xiàng)目檔案突發(fā)事件應(yīng)急處理預(yù)案》《竣工檔案移交獎(jiǎng)懲辦法》等。實(shí)踐證明，堅(jiān)持以落實(shí)制度為抓手，努力做到有據(jù)可依，方可從源頭提升檔案管理水平。

2.建立健全項(xiàng)目基建檔案管理體系。建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。建立由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試等多方參建單位專兼職檔案人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確基建檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、主要負(fù)責(zé)人，用標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)工作，規(guī)范管理。在用人方面，聘用踏實(shí)肯干、責(zé)任心強(qiáng)、務(wù)實(shí)進(jìn)取的人員作為資料收集的第一人。在技能方面，定期組織檔案人員參加檔案技能培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平和自身素養(yǎng)。在硬件方面，配備滿足基建檔案工作需要的設(shè)施設(shè)備，如辦公電腦、一體化工程打印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)、消防器材等，以保障基建檔案工作的正常開展。

三、具體實(shí)施抓細(xì)節(jié)

1.事前控制，贏得先機(jī)。項(xiàng)目參建單位要形成“提前介入、對(duì)口管理、跟蹤督導(dǎo)、同步驗(yàn)收”的一整套行之有效的管理模式。其中“提前介入”體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

人員資質(zhì)方面。一是開工前，對(duì)參建單位進(jìn)行項(xiàng)目文件管理和歸檔交底，通過(guò)召開檔案專題會(huì)議明確檔案管理要求，參會(huì)人員范圍要涵蓋參建單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、專業(yè)負(fù)責(zé)人、資料員，資料員應(yīng)持證上崗，具備必要的檔案專業(yè)知識(shí)；各參會(huì)人員須在會(huì)議紀(jì)要上簽字。二是明確資料員變更要及時(shí)向監(jiān)理與業(yè)主報(bào)審，以保證資料員在崗的連續(xù)性。從人員資質(zhì)入手控制項(xiàng)目文件材料收集，既可使形成文件符合歸檔要求，亦可盡量避免因人員流動(dòng)較大造成資料收集不及時(shí)或文件資料不齊全完整問(wèn)題。

1.資金控制方面。將項(xiàng)目檔案工作納入招投標(biāo)、合同管理，贏得主動(dòng)權(quán)。包含參與合同審查簽訂和參與支付控制。參與合同審查簽訂，就是在可行性研究報(bào)告經(jīng)主管部門審查核準(zhǔn)同意，并進(jìn)行主機(jī)招標(biāo)準(zhǔn)備工作及草簽合同的環(huán)節(jié)時(shí)，檔案部門要派專人參與合同審查，一是審查合同中是否明確各參建單位項(xiàng)目檔案的編制質(zhì)量、移交時(shí)間、套數(shù)、歸檔及違約責(zé)任。二是審查合同中增設(shè)資料專項(xiàng)條款是否明確詳細(xì)，如檔案的移交時(shí)間，各參建單位竣工檔案應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體竣工后三個(gè)月內(nèi)整理歸檔完畢移交建設(shè)單位，尾工形成的檔案應(yīng)在尾工完工后及時(shí)歸檔移交。檔案的移交份數(shù)：施工單位編制的竣工文字材料（紙質(zhì)）一式兩套（其中一套必須是原件）、電子版三套（竣工文件掃描后刻錄成光盤），施工照片一套。其中設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖移交份數(shù)應(yīng)按合同約定提供，同時(shí)提供電子版三份。

參與支付控制。充分發(fā)揮合同的法律效力，在進(jìn)度款支付及質(zhì)保期支付審批流程中，特別設(shè)置檔案審批簽字關(guān)口，督促參建單位按照規(guī)范做好竣工檔案驗(yàn)收工作，激勵(lì)參建單位對(duì)檔案工作的重視。

2.過(guò)程控制，落實(shí)責(zé)任

2.1嚴(yán)格管控設(shè)備開箱。在大型火電建設(shè)項(xiàng)目中，設(shè)備開箱數(shù)量可觀，對(duì)于重要的的設(shè)備、儀器，檔案人員要嚴(yán)格管控設(shè)備開箱。要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，采用委托物資代保管進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)開箱確認(rèn)制，供貨商、計(jì)劃采購(gòu)、工程專業(yè)、物資代保管四方進(jìn)行確認(rèn)驗(yàn)收，物資代保管做好文件接收登記。后期檔案人員再根據(jù)物資代保管提供的設(shè)備開箱資料記錄表進(jìn)行驗(yàn)收。

2.2重要節(jié)點(diǎn)全程參與。建設(shè)單位檔案部門要全程參與到整個(gè)工程建設(shè)的重要節(jié)點(diǎn)及檢查驗(yàn)收、工作交底等工作環(huán)節(jié)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員根據(jù)工程建設(shè)流程，主動(dòng)收集和形成歸檔材料文件，保證所形成的文件材料質(zhì)量和數(shù)量符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

2.3具體問(wèn)題具體指導(dǎo)。要從文件的齊全完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確、有效上加強(qiáng)檢查指導(dǎo)。大的方面，一看管理材料，檢查建設(shè)單位及項(xiàng)目各參建單位涵蓋安全、質(zhì)量、進(jìn)度、資金四個(gè)方面文件材料是否齊全完整。二看階段材料，檢查從可研、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工、驗(yàn)收、試運(yùn)行、并網(wǎng)投產(chǎn)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的文件材料是否齊全完整。就文件材料而言，檢查同一專業(yè)、問(wèn)題或階段的文件材料是否收集齊全，內(nèi)容是否完整，單份文件是否缺張少頁(yè)，數(shù)據(jù)、意見填寫是否齊全。如大宗材料鋼筋、商用混凝土要有與之對(duì)應(yīng)的報(bào)審單、委托單、見證取樣單、質(zhì)量證明文件、復(fù)試報(bào)告。準(zhǔn)確性要求文件內(nèi)容符合規(guī)范，文件之間構(gòu)成有機(jī)聯(lián)系，邏輯正確，日期前后一致。關(guān)于有效性的要求，一是文件內(nèi)容要有效。即收集的文件為原件，因故無(wú)法提供原件的，要在復(fù)印件上加蓋紅色公章。二是文件形成程序要有效。文件的時(shí)間順序符合項(xiàng)目建設(shè)流程，報(bào)審、調(diào)試、驗(yàn)收程序合規(guī)。

3.事后控制，嚴(yán)格驗(yàn)收

所有參建單位的竣工文件要按合同約定的要求向建設(shè)單位移交，正式移交后辦理竣工結(jié)算手續(xù)?？⒐の募揭平粫r(shí)，移交單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位應(yīng)在《火電建設(shè)項(xiàng)目檔案交接簽證表》上簽字并蓋章，建設(shè)單位檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)正式移交的竣工文件進(jìn)行歸檔以及單位工程和設(shè)備質(zhì)保期到期審核驗(yàn)收管理。

結(jié)語(yǔ)

火電建設(shè)項(xiàng)目基建檔案管理本身就是一個(gè)系統(tǒng)工程，只有抓住工作重點(diǎn)，才能確保項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，為項(xiàng)目順利通過(guò)竣工驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。