農(nóng)機(jī)檔案管理的重要性與優(yōu)化策略

于 寧

(德惠市農(nóng)業(yè)綜合行政執(zhí)法大隊(duì)，吉林 德惠 130300)

0 引言

檔案管理工作是相關(guān)組織單位的檔案部門(mén)直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱[1]，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。主要包括檔案的收集、材料整理、鑒定審核、保管和統(tǒng)計(jì)等作業(yè)工序。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)[2]。

農(nóng)業(yè)機(jī)械是實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)快速發(fā)展與現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)轉(zhuǎn)型的重要技術(shù)支撐，隨著我國(guó)農(nóng)機(jī)裝備保有量的不斷提升，農(nóng)業(yè)機(jī)械種類不斷豐富，農(nóng)業(yè)機(jī)械跨區(qū)作業(yè)與調(diào)配等工作活動(dòng)較多，因此，農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理是對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械應(yīng)用與推廣的真實(shí)、客觀記錄，全面反映了我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械應(yīng)用范圍與推廣工作，具有重要的保存和利用價(jià)值。農(nóng)機(jī)檔案管理工作對(duì)于實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)機(jī)械管理工作的合理運(yùn)行，為農(nóng)業(yè)機(jī)械相關(guān)工作有序開(kāi)展提供材料參考[3]。

1 檔案管理的含義與過(guò)程

1.1 定義

檔案管理是相關(guān)生產(chǎn)組織或者部門(mén)按照一定的原則和方法，對(duì)零散的管理信息進(jìn)行管理、分類、組合，形成系統(tǒng)化工作，并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，主要工作內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

1.2 檔案管理基本流程

檔案管理工作首先是確定檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，確定檔案的先后順序并標(biāo)記，進(jìn)行組卷、分類、排列和編號(hào)等一系列工作?；玖鞒倘鐖D1所示[4]。

圖1 檔案管理工作基本流程

2 農(nóng)機(jī)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 材料形成不規(guī)范

農(nóng)業(yè)機(jī)械基本材料形成是農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理的關(guān)鍵工序，形成材料的規(guī)范性直接影響農(nóng)機(jī)檔案管理的質(zhì)量與效率，進(jìn)行各類農(nóng)業(yè)機(jī)械信息填寫(xiě)時(shí)應(yīng)該按照要求填寫(xiě)完善。相關(guān)研究表明，農(nóng)業(yè)機(jī)械材料信息存在建檔填寫(xiě)不規(guī)范、不完整，信息材料存在自己修改和涂改等問(wèn)題[5]。

2.2 材料整理不規(guī)范

農(nóng)業(yè)機(jī)械材料整理是農(nóng)機(jī)檔案管理的核心環(huán)節(jié)，整理的規(guī)范性、完善性和科學(xué)性直接影響農(nóng)機(jī)檔案的保存與利用。目前，農(nóng)機(jī)檔案管理過(guò)程中存在農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案整理不及時(shí)，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)與知識(shí)背景，對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理的重要性和規(guī)范性認(rèn)識(shí)不到位，農(nóng)業(yè)管理工作中沒(méi)有重視農(nóng)機(jī)檔案的規(guī)范管理，容易造成檔案的遺失，檔案材料雜亂無(wú)章，對(duì)于形成連續(xù)性的農(nóng)機(jī)檔案管理造成了一定的困難。

2.3 硬件設(shè)施不完善

農(nóng)機(jī)檔案硬件設(shè)施直接影響檔案管理的工作效率與管理質(zhì)量。農(nóng)業(yè)生產(chǎn)大部分在農(nóng)村等偏遠(yuǎn)郊區(qū)，相關(guān)硬件基礎(chǔ)設(shè)施不完善，設(shè)施簡(jiǎn)陋，無(wú)法為農(nóng)機(jī)檔案管理工作的進(jìn)行提供有力保障。目前，大部分農(nóng)機(jī)檔案管理主要是由農(nóng)機(jī)合作社或者相關(guān)管理組織進(jìn)行收集與保管，大部分地區(qū)沒(méi)有專門(mén)建立農(nóng)機(jī)檔案管理室，一些地區(qū)即使有專門(mén)的農(nóng)機(jī)檔案管理室，也會(huì)存在設(shè)施不完善，如缺乏專門(mén)的檔案柜、抽濕機(jī)等裝置。

2.4 信息化水平滯后

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐漸推廣與應(yīng)用，檔案管理信息化水平也正在不斷提升，農(nóng)機(jī)檔案管理工作也應(yīng)該逐步提升信息化水平，不能停滯在傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理中。目前，大部分地區(qū)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)投入資金不足，對(duì)于農(nóng)機(jī)檔案管理較為忽視。農(nóng)機(jī)檔案信息化建設(shè)相對(duì)欠缺，沒(méi)有足夠的專業(yè)技術(shù)人員與資金投入建設(shè)，難以實(shí)現(xiàn)農(nóng)機(jī)檔案管理的信息化發(fā)展。另一方面，關(guān)于農(nóng)業(yè)機(jī)械工作的研究，目前主要集中在農(nóng)業(yè)機(jī)械水平與田間應(yīng)用效果的研究中，對(duì)于農(nóng)機(jī)檔案管理工作的重視程度不足，更何況實(shí)現(xiàn)農(nóng)機(jī)檔案信息化建設(shè)。

2.5 管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

檔案管理人員是農(nóng)機(jī)檔案管理的主體部分，其專業(yè)素養(yǎng)直接影響農(nóng)機(jī)檔案管理的效率。農(nóng)機(jī)檔案管理工作內(nèi)容較多，農(nóng)機(jī)種類較為豐富，涉及方面較為廣泛，如農(nóng)業(yè)機(jī)械的跨區(qū)作業(yè)、農(nóng)機(jī)調(diào)配等工作都需要進(jìn)行規(guī)范記錄，因此，農(nóng)機(jī)檔案管理專業(yè)人員需要專業(yè)知識(shí)才能勝任。目前，大部分農(nóng)機(jī)檔案管理人員都是非專業(yè)人員，多數(shù)農(nóng)機(jī)檔案管理人員存在檔案規(guī)范管理沒(méi)有深入研究，專業(yè)型欠缺，而且在農(nóng)機(jī)檔案管理過(guò)程中不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。另一方面，農(nóng)機(jī)檔案管理工作意識(shí)較為薄弱，大部分農(nóng)機(jī)檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)還要兼顧其他工作，不能專注進(jìn)行檔案管理工作。

2.6 管理制度不完善

農(nóng)機(jī)檔案管理過(guò)程中缺乏健全的管理機(jī)制，在檔案管理過(guò)程中遇到困難與問(wèn)題無(wú)法及時(shí)進(jìn)行解決，各部門(mén)管理人員在工作中缺乏交流與溝通，上傳下達(dá)不到位造成農(nóng)機(jī)檔案管理工作相對(duì)落后。

3 農(nóng)機(jī)檔案管理優(yōu)化策略

在進(jìn)行現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)改革過(guò)程中，農(nóng)機(jī)檔案管理工作是農(nóng)業(yè)規(guī)范化進(jìn)程的重點(diǎn)組成部分之一，只有規(guī)范農(nóng)機(jī)檔案管理，才能充分發(fā)揮其作用與優(yōu)勢(shì)，針對(duì)目前農(nóng)機(jī)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，本研究提出以下幾點(diǎn)建設(shè)性建議。

3.1 保證農(nóng)機(jī)檔案管理的規(guī)范化

根據(jù)不同地區(qū)的農(nóng)機(jī)管理工作，要結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，因地制宜地制定出相應(yīng)的農(nóng)機(jī)檔案管理工作章程，為當(dāng)?shù)剞r(nóng)機(jī)檔案管理工作提供科學(xué)參考與標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)相關(guān)農(nóng)機(jī)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提升個(gè)人能力；另一方面，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)機(jī)械材料收集與整理過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)檔案的規(guī)范收集工作，對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行合理分流與審核，檢查檔案材料有無(wú)破損、材料重復(fù)和材料錯(cuò)亂等問(wèn)題，保證農(nóng)機(jī)檔案每一項(xiàng)工作流程的規(guī)范化管理。

3.2 加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的建設(shè)

硬件設(shè)施和軟件管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案高效管理的必要條件與保障。未來(lái)應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理工作，保證農(nóng)機(jī)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)。一方面要加強(qiáng)專項(xiàng)資金的投入，加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案管理過(guò)程中的軟硬件設(shè)施建設(shè)，提升農(nóng)機(jī)檔案管理現(xiàn)代化水平，為農(nóng)機(jī)檔案管理的高效運(yùn)行提供良好的工作環(huán)境，同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)軟件平臺(tái)的建設(shè)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)版農(nóng)機(jī)檔案管理工作提升至信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理模式，逐步建設(shè)農(nóng)機(jī)電子檔案，做好檔案資料備份工作，方便檔案信息的調(diào)動(dòng)與查閱。

3.3 全面提升農(nóng)機(jī)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

農(nóng)機(jī)檔案管理工作的高效運(yùn)行都離不開(kāi)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力，因此，應(yīng)重視農(nóng)機(jī)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。首先，應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)與工作內(nèi)容，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，及時(shí)對(duì)農(nóng)機(jī)檔案管理工作過(guò)程中的問(wèn)題總結(jié)與反思，通過(guò)相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，可以提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。其次，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)，提高工作人員的服務(wù)能力，每一位農(nóng)機(jī)檔案管理人員應(yīng)該樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任感。最后是不斷優(yōu)化農(nóng)機(jī)檔案管理人才結(jié)構(gòu)，保持專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)的穩(wěn)定性，人員構(gòu)成要素主要包括專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)組成、人員年齡結(jié)構(gòu)及職務(wù)三大要素，要重視相關(guān)人員的結(jié)構(gòu)平衡，才能提升專業(yè)農(nóng)機(jī)檔案管理的效率，如圖2和圖3所示[6]。

圖2 農(nóng)機(jī)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)與職務(wù)結(jié)構(gòu)組成

圖3 農(nóng)機(jī)檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)組成

4 結(jié)論

農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理是我國(guó)重要的檔案資源之一，是國(guó)家檔案管理的重要組成部分，可以客觀、真實(shí)、全面地反映我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展水平，在農(nóng)業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。只有實(shí)現(xiàn)對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案的規(guī)范管理，才能全面提升我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展水平，有利于制定我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械發(fā)展方向與推廣提供理論依據(jù)。但是，我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理中存在檔案信息化管理工作滯后，檔案管理專業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升等問(wèn)題，并提出未來(lái)我國(guó)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作中軟硬件的建設(shè)，全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，研究結(jié)果以期為提升我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案規(guī)范化提供參考與借鑒。