新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的策略研究

王立杰 赤峰市紅山區(qū)城市管護(hù)服務(wù)中心

黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央高度重視網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作，對建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字中國和智慧社會(huì)建設(shè)作出了一系列戰(zhàn)略部署?，F(xiàn)如今，我國信息化發(fā)展進(jìn)入新時(shí)期，檔案信息化工作在穩(wěn)步有序地推進(jìn)，不過也面臨著諸多問題和挑戰(zhàn)，在此背景下，打造信息化檔案、智慧化檔案既是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的內(nèi)在需求，又是推動(dòng)檔案管理產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級的重要策略，更是應(yīng)對發(fā)展挑戰(zhàn)、解決發(fā)展問題的有效手段。鑒于此，將對新時(shí)期檔案信息化建設(shè)展開探討，在明確現(xiàn)有問題的基礎(chǔ)上，就如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提出具體策略和方法。

檔案信息化建設(shè)不僅是提高檔案工作效率與質(zhì)量的內(nèi)在需求，也是使其適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展趨勢的重要前提。而檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程，并不是一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)的。在此過程中，各部門和相關(guān)機(jī)構(gòu)要增強(qiáng)數(shù)字化發(fā)展意識，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，以先進(jìn)技術(shù)為依托，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，以此實(shí)現(xiàn)對檔案的智能化、便捷化管理，促進(jìn)檔案管理水平不斷提升。

檔案信息化建設(shè)的含義及實(shí)踐意義

檔案信息化建設(shè)的含義

檔案信息化建設(shè)是指通過高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等各種先進(jìn)成熟的技術(shù)，對紙質(zhì)文檔等傳統(tǒng)介質(zhì)文件及已整理完成的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，由此構(gòu)建起規(guī)模龐大、結(jié)構(gòu)清晰、分類明確的檔案信息庫。

檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)不僅是促進(jìn)檔案管理行業(yè)轉(zhuǎn)型升級的內(nèi)在需求，也是全面提升檔案管理效率與質(zhì)量的有效舉措。概括來講，檔案信息化建設(shè)的意義主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

第一，提升檔案管理水平。以往的檔案管理工作流程煩瑣、形式落后，高度依賴人力資源。而推進(jìn)檔案信息化建設(shè)可以在各類先進(jìn)技術(shù)的支持與協(xié)助下實(shí)現(xiàn)對各類檔案資料的統(tǒng)一掃描、自動(dòng)梳理以及實(shí)時(shí)共享，促使各類檔案資源的利用水平不斷提升，由此全面提升檔案管理效率與質(zhì)量。

第二，滿足民眾多元化、個(gè)性化的需求。無論是在社會(huì)發(fā)展中，還是在人們的工作與學(xué)習(xí)中，檔案都扮演著極其重要的角色。新時(shí)代下，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)能夠進(jìn)一步擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，促進(jìn)檔案服務(wù)內(nèi)容更加多元化以及服務(wù)形式更加豐富，從而更好地滿足民眾多元化、個(gè)性化的需求。

第三，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理。檔案信息化建設(shè)以信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等為依托，可以精準(zhǔn)合理地分類檔案信息，并將其制作為便于保管和查閱的電子檔案，再統(tǒng)一整理至檔案官方網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以便于用戶檢索。同時(shí)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)還能夠避免因用戶頻繁翻閱紙質(zhì)檔案造成資料損壞，從而充分保障檔案信息的安全。

新時(shí)期檔案信息化建設(shè)策略

單位領(lǐng)導(dǎo)革新理念，加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視與支持

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)對資金、人力以及技術(shù)等要求都非常高的項(xiàng)目工程，僅依靠檔案部門是無法完成的，其需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持，并進(jìn)行科學(xué)合理的部署，引導(dǎo)各部門深入交流，協(xié)同開展工作。

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)需要從思想層面上認(rèn)識到推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的必要性和急迫性，在此基礎(chǔ)上，從資金、技術(shù)、人才等多方面入手給予其大力支持，著力制訂一套完善合理的檔案信息化建設(shè)計(jì)劃，為后續(xù)相關(guān)工作的開展提供重要依據(jù)。

其次，單位領(lǐng)導(dǎo)需要結(jié)合自身實(shí)際情況，明確檔案信息化建設(shè)過程中需要引入的設(shè)備、技術(shù)等，做好財(cái)務(wù)預(yù)算工作，避免出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)成本嚴(yán)重超出預(yù)算的情況[1]。同時(shí)，還要完善管理制度，制定明確合理的懲處標(biāo)準(zhǔn)。

健全優(yōu)化管理及監(jiān)督制度，為檔案信息化建設(shè)提供良好保障

對于圖書館和博物館等單位而言，完善合理的管理及監(jiān)督制度是檔案信息化建設(shè)工作穩(wěn)步推進(jìn)的重要前提。所以，各相關(guān)單位需要制定一套完善合理的監(jiān)管制度，以制度的形式對各相關(guān)部門在檔案信息化建設(shè)中需要承擔(dān)的責(zé)任、完成的工作等進(jìn)行劃分，以保證每一項(xiàng)工作都有規(guī)可循、有據(jù)可依。

第一，健全檔案信息化建設(shè)管理制度。單位要結(jié)合時(shí)代發(fā)展，立足于自身實(shí)際情況，以國家發(fā)布的新檔案管理準(zhǔn)則為導(dǎo)向，制定并實(shí)施新檔案管理制度。首先，以權(quán)責(zé)發(fā)生制為依據(jù)，革新和優(yōu)化新檔案管理制度，為單位各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作穩(wěn)步有序地開展夯實(shí)基礎(chǔ)。其次，在實(shí)施新檔案管理制度過程中，以新制度為原則，以檔案信息化建設(shè)為目標(biāo)，以崗位分工為基礎(chǔ)，科學(xué)合理地調(diào)整檔案管理模式，全面優(yōu)化新檔案管理制度，根據(jù)實(shí)際情況賦予檔案工作人員適當(dāng)?shù)墓芾頇?quán)限，同時(shí)以制度的形式對檔案工作人員在各個(gè)環(huán)節(jié)中需要承擔(dān)的權(quán)責(zé)進(jìn)行合理劃分，確保系統(tǒng)在運(yùn)行過程中不會(huì)出現(xiàn)部門交叉、人員重疊等問題，保證檔案管理工作在信息技術(shù)的支持下快速高效地完成，不斷提升單位的檔案信息化建設(shè)水平。

第二，完善檔案信息化建設(shè)監(jiān)督制度。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，單位應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督部門，制定專項(xiàng)監(jiān)督制度，安排專門的工作人員進(jìn)行監(jiān)督，著重對檔案信息化建設(shè)過程中的計(jì)劃實(shí)施情況、資金利用情況、建設(shè)進(jìn)度、檔案數(shù)字化平臺(tái)引入進(jìn)度等進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種問題，便于單位盡快采取合理措施予以有效解決，彌補(bǔ)檔案信息化建設(shè)過程中存在的不足。

優(yōu)化改善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化電子文件管理

新時(shí)代下，單位應(yīng)通過先進(jìn)強(qiáng)大的大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等著力構(gòu)建完善可靠的檔案信息化管理平臺(tái)，及時(shí)更新性能可靠、功能完善的檔案管理軟件，以不斷提升檔案信息化管理水平[2]。

第一，創(chuàng)建檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)。創(chuàng)建并應(yīng)用檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理深度融合的根本突破口，也是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要方法。目前，包括檔案館等在內(nèi)的諸多事業(yè)單位檔案數(shù)量非常多，如何高效便捷地檢索檔案資料是當(dāng)前亟須解決的重要問題?？梢砸杂?jì)算機(jī)技術(shù)為依托創(chuàng)建檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)，對每一本文獻(xiàn)、每一類電子文檔的目錄進(jìn)行整理和采集，由此提高檢索效率。

第二，實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理。近年來，國家檔案局立足于新時(shí)代發(fā)展形勢，提出了“文檔一體化”管理思路，國內(nèi)諸多檔案部門開始利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對各類文件及檔案進(jìn)行一體化、融合式的管理，促進(jìn)了各類檔案資料得到有效管理，為充分彰顯其自身價(jià)值夯實(shí)了重要基礎(chǔ)。

第三，構(gòu)建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。創(chuàng)建一套集檔案行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用等各項(xiàng)工作流程及工作內(nèi)容于一體的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對電子文件的自動(dòng)化歸檔管理。創(chuàng)建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)不僅有利于提高檔案管理效率，還能夠提高檔案管理智能水平，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

靈活應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)技術(shù)，推進(jìn)檔案管理工作“精深”發(fā)展

新時(shí)代下，檔案工作人員若想促進(jìn)檔案管理工作高效有序地開展，提高檔案管理效率和質(zhì)量，應(yīng)加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的靈活應(yīng)用，不斷豐富檔案管理工作內(nèi)容，創(chuàng)新檔案管理工作形式，促進(jìn)檔案管理工作在信息化時(shí)代下實(shí)現(xiàn)“精深”發(fā)展。

第一，創(chuàng)建大型檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫。在信息化時(shí)代，創(chuàng)建大型檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必要路徑。在數(shù)據(jù)庫技術(shù)、系統(tǒng)模塊構(gòu)建技術(shù)的支持下，構(gòu)建一個(gè)內(nèi)容齊全、檢索便捷高效的大型檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，對不同身份的人員設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，既便于讀者快速精準(zhǔn)地查詢需要的電子文獻(xiàn)資料，又能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作人員對各類文獻(xiàn)資料的在線化、集中化管理。這有利于提高檔案管理效率，降低檔案管理的出錯(cuò)率[3]。此外，大型檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫能夠清晰直觀地反映出各類文獻(xiàn)資料的檢索率、借閱率等，有利于幫助檔案管理人員做出明智合理的決策。

第二，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)加強(qiáng)宣傳。檔案部門應(yīng)以先進(jìn)的新興技術(shù)為依托創(chuàng)建門戶網(wǎng)站，比如開設(shè)政府網(wǎng)站、注冊官方微博賬戶、開通微信公眾號及短視頻賬號等，通過各種平臺(tái)加強(qiáng)對檔案法律法規(guī)和相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識的廣泛宣傳，讓更多人認(rèn)識和了解檔案管理工作的內(nèi)容。

第三，利用網(wǎng)絡(luò)動(dòng)員社會(huì)力量參與檔案管理工作。檔案管理是一項(xiàng)工作量龐大、工作流程固定的大型項(xiàng)目，單純地依靠工作人員采集、梳理、歸類及管理文獻(xiàn)資料信息是不現(xiàn)實(shí)的。所以，要學(xué)會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)動(dòng)員對檔案管理感興趣的人員參與一些非重要文獻(xiàn)資源的管理工作，比如檔案編目、圖片識別與標(biāo)注等。這不僅能夠有效解決檔案部門人才短缺的問題，也能夠進(jìn)一步擴(kuò)大檔案部門的社會(huì)影響力，提高檔案工作人員在人們心中的形象。

加強(qiáng)檔案內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護(hù)，保障檔案資源信息安全

在信息時(shí)代，各類新興計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異，廣泛滲透于各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)行業(yè)。其一方面提高了行業(yè)效率，推動(dòng)了行業(yè)的高速發(fā)展；另一方面也帶來了一定的安全隱患問題，對檔案管理行業(yè)亦是如此。如何加強(qiáng)檔案內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護(hù)，避免檔案資源信息泄露或者被篡改已經(jīng)成為檔案管理中必須被高度重視的問題。在檔案管理中，應(yīng)加強(qiáng)檔案內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護(hù)，全方位地保障檔案資源信息安全。

第一，保障檔案內(nèi)網(wǎng)的系統(tǒng)安全。在檔案管理工作開展過程中，檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)一直是被攻擊的核心。對此，檔案管理機(jī)構(gòu)一定要增強(qiáng)安全意識，通過構(gòu)筑防火墻、引入密鑰管理法等多種策略形成一套安全牢固的“隔離網(wǎng)”，及時(shí)更新“安全盾”，有效保障檔案內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)安全。

第二，保障上網(wǎng)檔案的信息安全。檔案部門的工作人員在將檔案目標(biāo)、政府發(fā)布的公告以及檔案資料等正式上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之前，一定要加強(qiáng)審核，反復(fù)把關(guān)，以免含有國家秘密的重要信息被上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。嚴(yán)禁出現(xiàn)任何形式的泄密事件，從源頭上保障檔案信息安全[4]。

第三，保證網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的監(jiān)管到位。檔案機(jī)構(gòu)要在結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，以先進(jìn)的信息技術(shù)為支撐，創(chuàng)建一個(gè)專門的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管平臺(tái)系統(tǒng)，由該平臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)、實(shí)時(shí)、持續(xù)地監(jiān)測文獻(xiàn)資料的檢索、分類、管理等一系列信息，一旦發(fā)現(xiàn)可疑行為，立即啟動(dòng)報(bào)警機(jī)制，避免文獻(xiàn)資料被竊取或者違規(guī)利用，保證文獻(xiàn)資料管理安全。

加強(qiáng)培訓(xùn)與考核，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)及綜合素養(yǎng)

對于積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的事業(yè)單位而言，打造一支業(yè)務(wù)能力出眾、綜合素質(zhì)良好的高層次檔案管理隊(duì)伍，不僅有助于各項(xiàng)檔案管理工作有條不紊地開展，還能為單位內(nèi)部各項(xiàng)工作高效開展夯實(shí)重要基礎(chǔ)。本文認(rèn)為，各相關(guān)單位在積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，可從以下幾個(gè)方面入手。

第一，單位要積極做好人才引入工作，通過豐厚的薪資、良好的福利等吸引更多高層次人才加入。在遴選人才的過程中，單位要在充分考慮崗位性質(zhì)和內(nèi)容等因素的基礎(chǔ)上，制定合理科學(xué)的人才引入標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對應(yīng)聘人才的把關(guān)，保證人才質(zhì)量。

第二，定期開展培訓(xùn)活動(dòng)。單位要注重對內(nèi)部人員的培訓(xùn)，通過開設(shè)講座、邀請專家演講或者集中學(xué)習(xí)等方式讓員工“充電”，使其深入了解關(guān)于檔案的最新政策，引導(dǎo)檔案管理人員革新工作理念，系統(tǒng)深入地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，熟練操作新平臺(tái)、新系統(tǒng)。同時(shí)，單位還要隨著時(shí)代的發(fā)展合理調(diào)整工作模式，讓管理人員在經(jīng)過培訓(xùn)后掌握更多新知識和技能，在提升業(yè)務(wù)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)，從而不斷提升檔案管理工作效率與質(zhì)量[5]。

第三，實(shí)施績效考核機(jī)制，激發(fā)員工的工作熱情?？冃Э己俗鳛榧?lì)機(jī)制的一部分，在調(diào)動(dòng)員工工作熱情方面發(fā)揮著重要作用。單位在實(shí)施績效考核制度時(shí)，首先要結(jié)合各部門和各崗位的工作情況制定完善科學(xué)且具有良好可行性的績效考核體系。其次，要注重選取定性與定量相結(jié)合的指標(biāo)，以此對檔案工作人員的工作表現(xiàn)及任務(wù)完成情況進(jìn)行客觀公正的評價(jià)。此外，要充分利用考核結(jié)果，將其與員工的薪資及晉升等緊密聯(lián)系在一起，由此端正員工的工作態(tài)度，激發(fā)他們的工作熱情，使其更專心更積極地投入檔案管理工作中，以促進(jìn)檔案信息化管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)[6]。

綜上，單位在運(yùn)營及發(fā)展中應(yīng)高度重視檔案管理，分別從制度、資金、人力等方面入手推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，通過革新理念，給予檔案信息化建設(shè)高度重視與大力支持；健全并優(yōu)化管理及監(jiān)督制度；優(yōu)化改善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化電子文件管理；靈活應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)技術(shù)，推進(jìn)檔案管理工作“精深”發(fā)展；加強(qiáng)檔案內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護(hù)，保障檔案資源信息安全；加強(qiáng)培訓(xùn)與考核，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平等一系列措施構(gòu)建起一套完善科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)合理的檔案信息化建設(shè)體系，為穩(wěn)步有序地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供良好保障。