電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的探索研究
——以長(zhǎng)春地區(qū)為例

李國(guó)輝 公主嶺市重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)中心

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，電子商務(wù)應(yīng)運(yùn)而生，前景廣闊。如今電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目建設(shè)如火如荼，在電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目推進(jìn)的過(guò)程中，項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)已然成為當(dāng)前檔案工作的重要發(fā)展方向?，F(xiàn)以長(zhǎng)春地區(qū)為例，厘清電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，闡述電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的重要意義，結(jié)合實(shí)際探索研究其存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出建設(shè)路徑，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)與產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)的高效融合發(fā)展。

近年來(lái)，隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，以及各類(lèi)政策的支持，傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)得以轉(zhuǎn)型升級(jí)，電商產(chǎn)業(yè)得以高速發(fā)展，從傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)到電商產(chǎn)業(yè)的發(fā)展變革，為生產(chǎn)模式、流動(dòng)模式、消費(fèi)模式提供了新觀念、新思路、新智慧。電商產(chǎn)業(yè)打破以往的單一模式，不再單純停留在網(wǎng)購(gòu)這一層面，而是打造完整、全面、多元服務(wù)鏈條的電商產(chǎn)業(yè)園，充分發(fā)揮產(chǎn)業(yè)的集聚效應(yīng)和協(xié)同效應(yīng)，從而真正實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)的“創(chuàng)新·融通·共享”。

2022年，吉林省長(zhǎng)春市委市政府印發(fā)《長(zhǎng)春市2022年市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)包保重大項(xiàng)目工作方案》，快遞業(yè)兩大項(xiàng)目建設(shè)被納入其中。其指出要圍繞上級(jí)政策精神，持續(xù)推進(jìn)電商產(chǎn)業(yè)園區(qū)建設(shè)，擬在2024年底建成中通快遞東北智能電商產(chǎn)業(yè)園和申通公主嶺市智慧物流產(chǎn)業(yè)園，促進(jìn)服務(wù)業(yè)和制造業(yè)深度融合，提高運(yùn)營(yíng)效率，獲得規(guī)模效應(yīng)，實(shí)現(xiàn)快遞業(yè)智能化、自動(dòng)化、規(guī)范化發(fā)展。現(xiàn)如今，電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目建設(shè)序幕已經(jīng)拉開(kāi)，在電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目推進(jìn)的過(guò)程中，項(xiàng)目檔案的價(jià)值與內(nèi)涵不容小覷。電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程全方面、全方位、全角度的真實(shí)記錄，是電商產(chǎn)業(yè)園建成后運(yùn)營(yíng)、管理、維護(hù)等事項(xiàng)的基本依據(jù)，致力于以更加純良的技術(shù)和方案對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行更新與完善，對(duì)未來(lái)電商產(chǎn)業(yè)的發(fā)展具有一定的參考價(jià)值。同時(shí)，科技發(fā)展帶來(lái)的各種技術(shù)手段，為電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案管理工作提供動(dòng)力與便利，從根本上提高項(xiàng)目檔案資源的利用效率，促進(jìn)檔案工作的順利開(kāi)展?；诖耍Y(jié)合當(dāng)前信息化發(fā)展形勢(shì)，厘清電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)以及對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)的重要意義，探索和研究其中存在的問(wèn)題，并提出有針對(duì)性的建議，能為真正發(fā)揮電子商務(wù)領(lǐng)域創(chuàng)新融合、信息共享、合作對(duì)接的優(yōu)勢(shì)保駕護(hù)航。

電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案特點(diǎn)

系統(tǒng)性

就中通快遞東北智能電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目來(lái)看，其建成后將被打造成集商業(yè)辦公、電商孵化、倉(cāng)儲(chǔ)管理、物流信息數(shù)據(jù)處理、產(chǎn)品研發(fā)等功能于一體的物流服務(wù)產(chǎn)業(yè)鏈。項(xiàng)目檔案涉及內(nèi)容多，從項(xiàng)目初期準(zhǔn)備到竣工驗(yàn)收結(jié)束，項(xiàng)目建設(shè)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都存在著一定關(guān)聯(lián)[1]，缺一不可，貫穿始終。這體現(xiàn)出電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性。

專(zhuān)業(yè)性

電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案依據(jù)上級(jí)出臺(tái)的有關(guān)政策做好相關(guān)管理工作，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《長(zhǎng)春市2022年市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)包保重大項(xiàng)目工作方案》《關(guān)于促進(jìn)快遞業(yè)與制造業(yè)深度融合發(fā)展的意見(jiàn)》等，項(xiàng)目檔案信息必須真實(shí)可靠，具有一定的專(zhuān)業(yè)性，不可隨意更改，以確保相關(guān)數(shù)據(jù)信息能真實(shí)反映電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目的整體情況。

動(dòng)態(tài)性

就具體項(xiàng)目而言，在長(zhǎng)春國(guó)際汽車(chē)城區(qū)域內(nèi)，中通快遞購(gòu)置土地21.66萬(wàn)平方米，計(jì)劃建設(shè)更多基礎(chǔ)設(shè)施，打造東北智能電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目，電商產(chǎn)業(yè)園建成前后所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息具有重要價(jià)值。早有先例，2018年中通快遞與一汽富晟簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議，由此形成了入廠物流、訂單末端配送、區(qū)域性供應(yīng)鏈服務(wù)融合發(fā)展的模式，為后期電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目建設(shè)提供了寶貴的借鑒價(jià)值。

周期長(zhǎng)

電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目建設(shè)往往需要較長(zhǎng)的時(shí)間，且工作體量較大，從前期立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工直至竣工，諸多環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，故項(xiàng)目檔案具有周期長(zhǎng)且管理難度大的特點(diǎn)。

電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的意義

降低管理成本，提高管理效率

電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)能在一定程度上降低管理成本，提高管理效率。檔案信息化建設(shè)可以有效實(shí)現(xiàn)電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目資源的整合，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資源利用率最大化。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)能夠大大提高有關(guān)內(nèi)容檢索、分類(lèi)、查閱的效率，加快信息傳送速度，提高檔案管理物理空間的利用率。同時(shí)，電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)可以通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨境電商企業(yè)信息共享，增加了企業(yè)間溝通的便利性，降低了企業(yè)間的溝通成本，助力企業(yè)優(yōu)化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)電商產(chǎn)業(yè)園跨越式、高質(zhì)量發(fā)展[2]。

優(yōu)化資源配置，推動(dòng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展

隨著信息技術(shù)手段的更新迭代，項(xiàng)目檔案工作勢(shì)必會(huì)打破傳統(tǒng)方式的桎梏，運(yùn)用信息化技術(shù)做好項(xiàng)目檔案管理工作，切實(shí)改善檔案管理質(zhì)量。這已然成為當(dāng)下檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。根據(jù)前文所述，電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案具有動(dòng)態(tài)性且周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，依照傳統(tǒng)管理模式，必然會(huì)出現(xiàn)工作任務(wù)繁雜、效率低、易出錯(cuò)等問(wèn)題，而當(dāng)下，我國(guó)電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目數(shù)量不減反增，所以做好檔案信息化管理工作尤為重要。對(duì)電商產(chǎn)業(yè)園檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，可以?xún)?yōu)化人力資源配置，拓寬電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目管理的服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)由成本節(jié)約向價(jià)值創(chuàng)造的轉(zhuǎn)變。

電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

配套設(shè)施不完善

在檔案工作中，完善的配套設(shè)施是項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基本條件。就東北地區(qū)現(xiàn)有電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目來(lái)看，隨著項(xiàng)目的開(kāi)展，檔案資料日益增多，工作總量日益增長(zhǎng)，配套設(shè)施落后于經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息化發(fā)展給項(xiàng)目檔案的整理和保管帶來(lái)了很大的局限性。同時(shí)，配套設(shè)施的匱乏也會(huì)在一定程度上影響檔案管理工作的準(zhǔn)確性和安全性。在檔案錄入和上傳信息的過(guò)程中，如果缺乏必要的配套設(shè)施，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確，甚至導(dǎo)致檔案丟失、系統(tǒng)失靈，后果不堪設(shè)想[3]。

信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢

當(dāng)前電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)總體表現(xiàn)為成果少、進(jìn)度慢，具體表現(xiàn)為：一是個(gè)別區(qū)域項(xiàng)目單位檔案多以傳統(tǒng)紙質(zhì)形式存在，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所產(chǎn)生的各種文件、圖紙等，還只停留在初級(jí)管理階段，單純地利用電子表格對(duì)檔案目錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，缺乏電子文件備份，而紙質(zhì)檔案具有不可再生性，出現(xiàn)文件損壞、丟失的情況時(shí)難以找到原始依據(jù)，為檔案工作的推進(jìn)造成一定阻礙，不利于檔案工作的有效管理；二是電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案工作的開(kāi)展沒(méi)有結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，容易導(dǎo)致項(xiàng)目檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息與實(shí)際工作不匹配，削弱了信息化建設(shè)為檔案管理工作帶來(lái)的便利；三是隨著項(xiàng)目的不斷推進(jìn)，在后續(xù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中未及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新補(bǔ)充，嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)對(duì)電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際作用[4]。

技術(shù)應(yīng)用不到位

目前，檔案工作人員對(duì)信息技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，且信息化技術(shù)的應(yīng)用不熟練，在操作過(guò)程中容易產(chǎn)生失誤，使得工作效率降低。這與項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的初衷相悖，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案工作無(wú)法順利開(kāi)展，亟待注入一批高端人才力量。

資金投入不足

雖然國(guó)家關(guān)于檔案信息化建設(shè)的各類(lèi)支持政策層出不窮，但就東北地區(qū)而言，電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)沒(méi)有足夠的資金支持。資金投入不足會(huì)影響檔案信息化建設(shè)的更新力度，難以保證項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)真正發(fā)揮實(shí)效。就現(xiàn)狀而言，部分單位雖搭建了檔案信息化建設(shè)平臺(tái)，但后期因?yàn)橘Y金不到位，檢索方式未能及時(shí)跟上技術(shù)發(fā)展的步伐，這對(duì)電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目信息化建設(shè)產(chǎn)生了消極影響。更為嚴(yán)重的是，有個(gè)別單位因資金問(wèn)題未引入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，煩瑣的紙質(zhì)檔案管理造成嚴(yán)重的時(shí)間、人力、物力消耗，不僅降低了檔案工作人員的工作積極性，對(duì)檔案的優(yōu)化建設(shè)也產(chǎn)生了一定的消極影響[5]。

信息安全有隱患

檔案信息安全一直是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中不可忽視的一方面，關(guān)系到項(xiàng)目涉及的每一位工作人員。每一位工作人員都有保證檔案信息安全的責(zé)任。這是檔案工作順利開(kāi)展的前提與保障?，F(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中可能會(huì)遭到網(wǎng)絡(luò)病毒、詐騙信息、釣魚(yú)軟件的攻擊，導(dǎo)致文件亂碼、數(shù)據(jù)丟失甚至系統(tǒng)崩潰。這嚴(yán)重阻礙了項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)路徑

項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)規(guī)范化

電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，要想真正實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)，必然要將其規(guī)范化。一是要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際以及新形勢(shì)下的發(fā)展需要，制定電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃。為保證總體規(guī)劃的可行性、有效性、長(zhǎng)久性，在出臺(tái)方案前要做好調(diào)研工作，深入項(xiàng)目、深入實(shí)際、深入園區(qū)，對(duì)電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案情況、建設(shè)情況、發(fā)展特點(diǎn)做好全面調(diào)研，切實(shí)掌握現(xiàn)有檔案工作的開(kāi)展情況，在精準(zhǔn)摸底的基礎(chǔ)上建立項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，從而逐步形成可持續(xù)發(fā)展的檔案管理模式。二是在總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確并細(xì)化電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的管理路徑。主要包括：做好系統(tǒng)的擴(kuò)容，保證系統(tǒng)有足夠的空間容納項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案，比如，可以有效利用云存儲(chǔ)技術(shù)，其存儲(chǔ)量大、價(jià)格低、速度快，能夠?qū)崿F(xiàn)虛擬化管理，高效調(diào)度和利用有關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化定制，保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性[6]；注重信息服務(wù)，利用中介平臺(tái)對(duì)系統(tǒng)中所記錄的訪(fǎng)問(wèn)人員信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，了解用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)的項(xiàng)目檔案關(guān)鍵詞、內(nèi)容、時(shí)間和頻次，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，以達(dá)到為用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)檔案、方便用戶(hù)操作的目的。

完善信息化建設(shè)配套設(shè)施

在電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目信息化建設(shè)過(guò)程中，完備齊全的配套設(shè)施是檔案工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的必備條件。對(duì)于依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式的單位而言，建議由項(xiàng)目單位統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，利用軟件系統(tǒng)制定一套統(tǒng)一的檔案管理模式，供合作單位共同使用。并且，選擇資質(zhì)合格的合作單位，簽訂保密協(xié)議進(jìn)一步制定統(tǒng)一的檔案?jìng)鬏斅窂脚c接口，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效傳輸和運(yùn)轉(zhuǎn)[7]。在后期系統(tǒng)維護(hù)的過(guò)程中，要結(jié)合實(shí)際情況，及時(shí)更新和升級(jí)相關(guān)配套設(shè)施，做好安全防范措施，比如，在檔案室安裝通風(fēng)設(shè)備、防雷電設(shè)施、保護(hù)軟件，做好系統(tǒng)擴(kuò)容，注意存儲(chǔ)格式兼容性等。

保障檔案信息安全

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用在為人們的生活帶來(lái)便捷的同時(shí)，使得網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在極大風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)瀏覽痕跡，便能查到用戶(hù)所在位置以及其在電腦上的其他操作痕跡，這很容易導(dǎo)致信息泄露。因此在電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目信息化建設(shè)的過(guò)程中要高度重視檔案信息安全。如聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士開(kāi)發(fā)一套信息安全防護(hù)軟件，在系統(tǒng)受到攻擊時(shí)，能及時(shí)發(fā)出預(yù)警，作出響應(yīng)，以保護(hù)系統(tǒng)安全[8]；與檔案工作人員簽訂保密協(xié)議，規(guī)范有關(guān)行為，經(jīng)常性地開(kāi)展培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)；加強(qiáng)日常檢查頻次，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決問(wèn)題，保障檔案信息安全。

加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用

針對(duì)工作人員操作不熟練、工作效率低的情況，建議開(kāi)展常態(tài)化技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)工作人員對(duì)信息技術(shù)的理解與認(rèn)識(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容、形式可以多元化，加入模擬演練、比賽、拓展訓(xùn)練等環(huán)節(jié)，切實(shí)提高工作人員的積極性。在培訓(xùn)過(guò)程中加入對(duì)工作人員的考核、評(píng)定，考核對(duì)象包括所有項(xiàng)目參與單位的檔案工作人員，考核內(nèi)容包括日常檔案工作操作流程、檔案?jìng)鬏斄鞒?、相關(guān)檔案職責(zé)等，考核結(jié)果則作為是否扣除績(jī)效的依據(jù)。對(duì)不配合檔案管理工作的單位，可以通過(guò)延期支付項(xiàng)目工程款或者扣除部分款項(xiàng)的方式，督促項(xiàng)目參與單位保質(zhì)保量地完成項(xiàng)目檔案工作。

加大檔案信息化建設(shè)資金投入

就長(zhǎng)春地區(qū)而言，要想讓電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)實(shí)效真正發(fā)揮出來(lái)，就要保障足夠的資金支持。積極探索在資金、政策、稅費(fèi)等方面的扶持政策，展現(xiàn)優(yōu)秀檔案工作人員的工作風(fēng)采及檔案工作成果，吸引更多社會(huì)資本參與電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，建立電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)機(jī)制，撥付項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)基金，保障項(xiàng)目檔案工作所需配套設(shè)施的更新升級(jí)，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

當(dāng)下，經(jīng)濟(jì)發(fā)展呈現(xiàn)出向信息化和高科技化發(fā)展的新趨勢(shì)，電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目是信息化、高科技化背景下產(chǎn)業(yè)融合后形成的新業(yè)態(tài)，項(xiàng)目檔案工作正面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。要結(jié)合實(shí)際，厘清當(dāng)下電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，找出信息化建設(shè)過(guò)程中存在的“頑疾”和“痛點(diǎn)”，精準(zhǔn)施策，堅(jiān)持創(chuàng)新，為電商產(chǎn)業(yè)園項(xiàng)目檔案工作爭(zhēng)取更多創(chuàng)新成果，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展新高度。