大數(shù)據(jù)時代大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展研究

王 萍 楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院水利工程學(xué)院

隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展及普及推廣，如何在高校大學(xué)生檔案管理工作中創(chuàng)新應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，已成為未來高校大學(xué)生檔案管理工作的重點發(fā)展方向。在高校大學(xué)生檔案管理工作中靈活運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效推動檔案管理各項工作的信息化、現(xiàn)代化進程，切實提升高校大學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為當(dāng)代高校大學(xué)生檔案的有效管理提供科學(xué)決策?，F(xiàn)在分析高校大學(xué)生檔案管理新變化的基礎(chǔ)上，探討大學(xué)生檔案管理所面臨的困難與挑戰(zhàn)，并提出深化大數(shù)據(jù)時代高校大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思考和建議。

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳于2021年6月印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確了我國未來五年的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。加強高校檔案服務(wù)能力建設(shè)是傳承高校歷史文化，促進高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和推廣，檔案電子化的速度正在加快，但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所占比重依然較高，無結(jié)構(gòu)的檔案與有一定結(jié)構(gòu)的檔案加快融合。目前，我國高校大學(xué)生檔案管理工作正處在轉(zhuǎn)型期，高校大學(xué)生檔案管理面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。不斷加強檔案資源利用、安全、治理體系建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化，有利于創(chuàng)新高校大學(xué)生檔案管理模式，優(yōu)化管理方式，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

高校大學(xué)生檔案管理的新變化

檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略促進高校大學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理的改革創(chuàng)新

近年來，國家相繼出臺了“互聯(lián)網(wǎng)+”“中國制造2025”等關(guān)于大數(shù)據(jù)發(fā)展的國家重大發(fā)展戰(zhàn)略，在相關(guān)政策中更是強化了電子檔案管理要求，提出在合理利用信息資源的基礎(chǔ)上，加上智能化算法，形成智能輔助工具，大力倡導(dǎo)檔案利用便捷化、檔案管理安全化及檔案管理信息化。新修訂的《中華人民共和國檔案法》《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》等也有對“檔案信息化建設(shè)”的明確規(guī)定。大學(xué)生檔案資源作為高校涉及廣泛、存量龐大、流動性強的檔案資源之一，適應(yīng)數(shù)字資源智慧融合與利用的需要，提升高校大學(xué)生檔案管理過程中的資源整理與信息分析能力，將有效實現(xiàn)高校大學(xué)生檔案管理工作的數(shù)字化、現(xiàn)代化目標(biāo)，切實保護大學(xué)生的個人檔案信息，推動高校大學(xué)生檔案工作的高質(zhì)量與高效率發(fā)展。

智慧校園快速推進高校大學(xué)生檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐

新時代，我國高校紛紛開展信息化、數(shù)字化校園建設(shè)，推動網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案工作結(jié)合，高校大學(xué)生檔案信息也越來越接近大數(shù)據(jù)的性質(zhì)。針對利用需求和現(xiàn)有數(shù)字化檔案開發(fā)成果不匹配的問題，各高校以智慧校園服務(wù)平臺為依托，引入現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，促使大學(xué)生檔案開發(fā)向數(shù)據(jù)層級方向轉(zhuǎn)變。通過大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息資源的“云存儲”和“云計算”建設(shè)，對大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)計、比較、整合、重組、分析，構(gòu)建大學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，促使高校各項管理工作與大學(xué)生各類管理系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)大學(xué)生檔案資源管理系統(tǒng)大融通，推動檔案現(xiàn)代化建設(shè)進入新階段。

以信息化為支撐的檔案管理智能化不斷提升高校大學(xué)生檔案多元化服務(wù)水平

隨著高校大學(xué)生檔案資源開發(fā)利用工作的持續(xù)推進，服務(wù)國家人才戰(zhàn)略、服務(wù)高校創(chuàng)新發(fā)展、服務(wù)大學(xué)生職業(yè)發(fā)展將成為高校大學(xué)生檔案管理工作的重心。將信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)引進高校大學(xué)生檔案管理工作中，通過對用戶設(shè)定的檔案資源進行智能化收集、分類、整理和分析，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的理念、方法、技術(shù)及模式，深入挖掘和分析檔案信息的價值，借助大學(xué)生數(shù)字檔案管理系統(tǒng)服務(wù)平臺向人才提供和推送有關(guān)信息，使其從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式順利地向自動化管理模式轉(zhuǎn)變，從而滿足人才的個性化檔案服務(wù)需求，充分實現(xiàn)大學(xué)生檔案數(shù)字資源信息利用和社會共享服務(wù)的目標(biāo)。

高校大學(xué)生檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

信息化管理意識不足

傳統(tǒng)高校大學(xué)生檔案管理工作處于教學(xué)輔助地位，局限于對大學(xué)生檔案資料的收集、整理、使用和保存，檔案管理工作的核心價值沒有得到體現(xiàn)，重要性沒有得到真正認(rèn)識。隨著大學(xué)生數(shù)量的不斷增加，以及檔案材料越來越豐富，高校大學(xué)生檔案管理成為高校檔案工作的重要組成部分?；?G時代背景，互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)和檔案工作的深度融合，信息化和智能化對高校大學(xué)生檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，傳統(tǒng)的管理理念和模式已經(jīng)難以滿足大學(xué)生檔案資源迅速收集和處理的要求，嚴(yán)重影響了大數(shù)據(jù)時代背景下高校大學(xué)生檔案管理工作開展。

檔案信息更新不及時

新時期高校大學(xué)生的檔案管理是一個伴隨著時間及政策變化而不斷演化的動態(tài)過程。在檔案管理工作的開展中，準(zhǔn)確、有效地更新高校大學(xué)生檔案信息，從而展現(xiàn)出新時代高校大學(xué)生檔案管理的效率。在此基礎(chǔ)上，高校大學(xué)生檔案管理的一線工作者必須具有良好的工作時效意識。然而，現(xiàn)實問題是，在實際的檔案工作中，由于相關(guān)部門工作人員檔案管理意識的缺失及其對檔案管理工作的重視度較低，因此檔案管理工作無法有效開展，進而影響檔案資料的歸檔及時性，導(dǎo)致檔案資料無法及時有效地完善。整體而言，目前高校大學(xué)生檔案管理存在檔案數(shù)量大、內(nèi)容復(fù)雜等問題，倘若高校依然采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，則會加大新時代高校大學(xué)生檔案管理工作的難度，無法滿足新時代對高校大學(xué)生檔案管理工作的要求。同時，檔案數(shù)量大、內(nèi)容復(fù)雜、檔案收集與匯總工作反復(fù)、無效重復(fù)性工作多等問題，不利于大數(shù)據(jù)時代高校大學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新變革。

檔案管理內(nèi)容質(zhì)量不高

高校大學(xué)生檔案管理內(nèi)容方面存在兩個問題：首先，當(dāng)代高校大學(xué)生的檔案具有數(shù)據(jù)量大、條目復(fù)雜、保管周期長等特征，單一的職能部門無法對其進行有效管理。同時，由于各行政單位職權(quán)的不同、管理模式的差異性，各部門在檔案交接過程中缺乏有效的交流與合作，進而導(dǎo)致不同部門之間在檔案數(shù)據(jù)管理過程中形成了行政壁壘。因此，只有促進高校多部門聯(lián)動，實現(xiàn)部門與部門之間有效的數(shù)據(jù)傳遞，才能滿足高校大學(xué)生檔案管理的需求。其次，目前還無法有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對大學(xué)生個人檔案數(shù)據(jù)進行量化分析和再加工，從現(xiàn)有的數(shù)據(jù)中難以發(fā)現(xiàn)管理業(yè)務(wù)的問題和漏洞，造成檔案數(shù)據(jù)利用效率低下等問題。

檔案的安全性存在風(fēng)險

目前，各大高校已經(jīng)嘗試將大數(shù)據(jù)等技術(shù)應(yīng)用在檔案數(shù)據(jù)管理過程中。數(shù)字化的檔案管理方式有利于提高檔案管理工作人員操作的便利性，但同時也不得不考慮由于數(shù)據(jù)信息的共享及快捷性特征所產(chǎn)生的檔案信息安全問題。其具體表現(xiàn)在高校檔案管理人員對檔案的數(shù)字化管理沒有進行深入的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，對相關(guān)技術(shù)及功能的理解僅僅停留在信息傳遞和文本編輯的層面，缺乏檔案管理的安全意識，造成數(shù)字檔案管理的安全風(fēng)險。例如，某高校檔案管理人員不熟悉檔案操作系統(tǒng)，導(dǎo)致大量學(xué)生數(shù)字檔案丟失。同時，數(shù)字檔案的安全性對數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)較高，如果發(fā)生病毒或外界惡意侵入的危機事件，會對系統(tǒng)內(nèi)的個人檔案信息造成極大的威脅。

高校檔案管理隊伍有待加強

目前，高校檔案館的部分工作人員沒有進行過專業(yè)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用及使用等相關(guān)技能的培訓(xùn)。其對數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用仍然停滯在初步認(rèn)識階段，缺乏對數(shù)字檔案管理的理解，進而無法有效地通過數(shù)字技術(shù)為高校大學(xué)生檔案管理工作提供有效的幫助。此外，較多高校都存在輕視檔案管理隊伍建設(shè)的現(xiàn)象。學(xué)校在引進科研教學(xué)型人才等方面會花費較大的精力與資源，對檔案管理人員的要求卻僅僅是基本的業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員數(shù)字信息學(xué)習(xí)的滯后性，阻礙了高校大學(xué)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，使其滯后于高校的整體發(fā)展。

深化大數(shù)據(jù)時代高校大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思考和建議

創(chuàng)新管理理念，強化服務(wù)意識

堅持以知識為本的管理思想，將創(chuàng)新和保障融入檔案生產(chǎn)過程和管理過程。樹立“萬物皆數(shù)”的思維，在高校大學(xué)生檔案管理工作中注重發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)的作用，逐步形成大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理現(xiàn)代化意識，不斷推動傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向新型數(shù)字化、電子化檔案管理方向轉(zhuǎn)變。樹立系統(tǒng)意識，善于開拓創(chuàng)新，對高校大學(xué)生檔案數(shù)字化管理形成完整有效的科學(xué)設(shè)計，促進檔案管理數(shù)字化工作的順利開展。

創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)信息化管理

建立有效的宏觀協(xié)調(diào)溝通機制，建立高校大學(xué)生檔案管理中心，增進其與高校黨政辦公室、學(xué)生工作處、人事處、財務(wù)處、圖書館、信息中心等部門的聯(lián)系與合作，綜合統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，全面整合各種高校大學(xué)生檔案管理資源、檔案數(shù)字資源以及檔案基礎(chǔ)資源等，促進其對高校大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的有效管理。充分利用基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的高校大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息平臺的優(yōu)勢，形成大學(xué)生檔案智慧分析庫，主動且高效地向大學(xué)生個人及管理者推送個性化、精準(zhǔn)化的信息服務(wù)。簡化整理，強化檢索，優(yōu)化服務(wù)，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方法和手段，有效發(fā)揮高校大學(xué)生檔案的服務(wù)功能和實效性，把紙質(zhì)檔案變成鮮活的信息。

創(chuàng)新管理模式，開展個性化管理

首先，采用責(zé)任制管理模式，針對高校大學(xué)生檔案數(shù)量大、種類多等特點，明確各種檔案文件的首要負(fù)責(zé)人，界定其工作內(nèi)容和責(zé)任權(quán)限。同時，在檔案管理方面引入績效管理模式，對檔案管理人員進行全面考核，以績效考核和人事考核為結(jié)果導(dǎo)向，采取年初、年中、年終等多時期節(jié)點考核的方式進行考核，依據(jù)考核結(jié)果對績效較差的工作人員進行批評教育或懲罰，對績效考核優(yōu)良的工作人員進行獎勵。

完善安全管理，加強信息保護

安全的管理系統(tǒng)是所有檔案管理系統(tǒng)中最重要的組成部分，包括檔案信息的收集、匯總以及保密工作標(biāo)準(zhǔn)等，能使數(shù)字檔案在實際應(yīng)用中的安全性更高。由于高校大學(xué)生檔案信息中涉及教育經(jīng)歷、獲獎經(jīng)歷等大量個人信息，如何對個人信息進行有效且安全的保密處理，是數(shù)字化檔案管理所面臨的首要問題。通過安排專項工作人員對設(shè)備進行定期維護及安全檢查，實現(xiàn)對數(shù)字技術(shù)硬件的有效管理。同時，對數(shù)字技術(shù)的軟件進行有效的加密處理，針對重要信息實施監(jiān)控管理，進而實現(xiàn)數(shù)字技術(shù)在軟、硬件中的安全性及有效性應(yīng)用。

重視隊伍建設(shè)，提升專業(yè)素質(zhì)

針對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差、業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少的問題，可以從以下幾方面改進。

首先，可以通過引進檔案管理系統(tǒng)維護、數(shù)字技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建和使用等方面的專業(yè)人才，培養(yǎng)具有較強專業(yè)技術(shù)能力、扎實的檔案管理基礎(chǔ)、較強數(shù)字技術(shù)操作能力的人才。

其次，通過建立健全相關(guān)數(shù)字檔案管理的培訓(xùn)機制，加強數(shù)字化、信息化技術(shù)等新時代檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，提升相關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)技能。

最后，通過制定科學(xué)的獎懲制度和考核機制，建立一支能滿足數(shù)字時代高校大學(xué)生檔案管理發(fā)展需求的高質(zhì)量、復(fù)合型檔案人才隊伍。

近年來，隨著高校規(guī)模的不斷擴大及人數(shù)的不斷擴招，高校大學(xué)生檔案管理逐漸面臨檔案數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復(fù)雜等問題，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足新形勢下高校大學(xué)生檔案管理的需求。在大數(shù)據(jù)時代下，創(chuàng)新高校大學(xué)生檔案管理理念與模式，以檔案信息化建設(shè)為依托，強化服務(wù)意識，開展個性化管理。同時，從傳統(tǒng)的館藏中心模式向服務(wù)中心模式轉(zhuǎn)變，重視檔案管理隊伍建設(shè)，緊密結(jié)合學(xué)校實際需求提供數(shù)據(jù)支撐服務(wù)，提升檔案工作在高校各項工作中的重要性和安全性，充分發(fā)揮檔案的數(shù)據(jù)價值，從而為更好地開展高校各項工作服務(wù)。