醫(yī)院后勤服務(wù)社會化審計重點及方法研究

王嚴(yán)恒

福建中醫(yī)藥大學(xué)附屬第三人民醫(yī)院審計科 福建 福州

一、醫(yī)院后勤服務(wù)的現(xiàn)狀

近年來，在新醫(yī)改的推動下醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展，醫(yī)院逐漸將部分的后勤服務(wù)項目外包給具有相應(yīng)資質(zhì)的社會第三方機構(gòu)或者單位，例如：布類洗滌、衛(wèi)生保潔、綠化、安全保衛(wèi)、設(shè)備維修等后勤服務(wù)項目，通過實現(xiàn)后勤服務(wù)社會化，在提供高質(zhì)量、專業(yè)化后勤保障服務(wù)的同時，能有效降低運營成本。隨著醫(yī)院后勤服務(wù)社會化項目的增多，服務(wù)涉及范圍的擴大，醫(yī)院后勤管理的難度不斷增大，項目風(fēng)險也不斷增大，在實際操作中，主要存在以下四個方面的風(fēng)險。

1.招標(biāo)采購中存在的風(fēng)險

部分醫(yī)院在進行后勤服務(wù)社會化采購時，未能嚴(yán)格執(zhí)行政府采購管理制度，存在自行采購、單一來源等形式確定后勤服務(wù)社會化第三方單位，存在人為拆包、逃避監(jiān)管、違規(guī)采購的風(fēng)險。同時部分醫(yī)院未設(shè)置專職崗位采購人員，多由普通人員兼職，在進行后勤服務(wù)社會化項目采購時，如果個別采購人員專業(yè)素養(yǎng)不高，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)采購管理的經(jīng)驗，常常將目光放在物資保障及供應(yīng)等方面，在成本控制上缺乏意識，極易導(dǎo)致物資采購流程混亂的風(fēng)險。此外，后勤服務(wù)社會化采購項目涉及較大的經(jīng)濟利益，采購人員工作崗位較為固定，缺乏輪崗機制及監(jiān)督機制，極易存在腐敗、“圍獵”的風(fēng)險，可能導(dǎo)致采購金額與采購質(zhì)量不匹配，影響后期服務(wù)的質(zhì)量。

2.合同簽訂中存在的風(fēng)險

合同是醫(yī)院對后勤服務(wù)社會化第三方單位管理的法律文件，也是全面風(fēng)險管理的主要依據(jù)。在確定后勤服務(wù)社會化的第三方單位后，需要與其簽訂合同并按照合同中的相關(guān)約定履行工作職能。實際上很多醫(yī)院在簽訂合同前就開始運轉(zhuǎn)，這就導(dǎo)致存在嚴(yán)重的風(fēng)險隱患，如果在簽訂合同前就出現(xiàn)問題，后勤服務(wù)社會化的第三方單位極有可能推卸責(zé)任，屆時雙方很難厘清職責(zé)。起草合同時要注意合同內(nèi)容中存在的潛在風(fēng)險，如合同條款不完備、權(quán)利義務(wù)劃分不細(xì)致的風(fēng)險，因此合同中不能僅對后勤服務(wù)社會化的具體工作進行簡要說明，更應(yīng)明確后勤服務(wù)社會化第三方單位的服務(wù)質(zhì)量、違約處理方式、合同續(xù)簽和考核頻率等相關(guān)條款，避免在后勤服務(wù)出現(xiàn)問題之際，外包公司推卸責(zé)任，導(dǎo)致醫(yī)院承擔(dān)損失，嚴(yán)重影響醫(yī)院形象，而且還會威脅醫(yī)院的正常運營，造成不必要的財產(chǎn)損失。

3.合同執(zhí)行中存在的風(fēng)險

在實際執(zhí)行后勤社會化服務(wù)合同時，同樣存在巨大的風(fēng)險。很多醫(yī)院并未意識到執(zhí)行合同實則就是雙方間的博弈，而醫(yī)院各職能部門職責(zé)劃分不明確、管理的碎片化等，容易造成后勤服務(wù)外包單位不執(zhí)行合同規(guī)定或未完全按照合同履約的風(fēng)險。因此在履行合同時，應(yīng)當(dāng)及時保存相關(guān)資料，做好存檔工作，以便有效規(guī)避風(fēng)險。如向食堂催繳水電費、管理費時，可以通過書面形式發(fā)出通知書，將相關(guān)文件及時存檔，避免后期出現(xiàn)意外時導(dǎo)致醫(yī)院處于被動位置。

4.考核監(jiān)管中存在的風(fēng)險

醫(yī)院將后勤服務(wù)外包給具有相應(yīng)資質(zhì)的社會第三方機構(gòu)或者單位，導(dǎo)致醫(yī)院不再直接管理相關(guān)后勤服務(wù)，這在一定程度上削弱了醫(yī)院后勤部門的管理力度。同時，在實際工作過程中，考核后勤服務(wù)社會化的第三方機構(gòu)也存在考核形式化、考核項目較少等問題，如患者或患者家屬對后勤工作不滿意進行投訴時，通常是投訴醫(yī)院，但醫(yī)院后勤管理部門又不能直接對相關(guān)人員進行處理，這樣便導(dǎo)致監(jiān)管過程困難重重，嚴(yán)重影響醫(yī)院后勤服務(wù)的品質(zhì)，進而影響到醫(yī)院滿意度。醫(yī)院必須對后勤服務(wù)社會化的第三方進行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，審計部門作為醫(yī)院的內(nèi)設(shè)監(jiān)督機構(gòu)，應(yīng)加強對后勤服務(wù)社會化項目的審計監(jiān)督，對可能存在的風(fēng)險進行有效防范與應(yīng)對，從而推動醫(yī)院后勤服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展。

二、開展醫(yī)院后勤服務(wù)社會化審計的目的

醫(yī)院后勤服務(wù)社會化審計是指醫(yī)院的審計部門對后勤服務(wù)社會化活動的合法性、合規(guī)性、效率性等內(nèi)容進行審計和評價，內(nèi)部審計作為內(nèi)部控制的有效手段，通過對后勤服務(wù)社會化進行審計監(jiān)督，規(guī)范相關(guān)業(yè)務(wù)活動，對參與后勤服務(wù)社會化服務(wù)人員的行為進行規(guī)范，從而確保醫(yī)院后勤服務(wù)社會化合理、合法、合規(guī)的開展，提高后勤工作管理效率，進一步優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部管理。

三、醫(yī)院后勤服務(wù)社會化審計重點和方法

1.審計重點

（1）招投標(biāo)環(huán)節(jié)。首先，應(yīng)重點審計后勤管理部門是否按照上級相關(guān)文件制定醫(yī)院招投標(biāo)管理辦法，明確需要進行招投標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)、招標(biāo)方式及招投標(biāo)程序等。審計后勤服務(wù)社會化項目是否執(zhí)行了招投標(biāo)程序，實施的招投標(biāo)程序是否按照醫(yī)院制定的相關(guān)文件執(zhí)行。其次，應(yīng)重點審計招標(biāo)文件的編制情況。招標(biāo)文件的編制是否全面、準(zhǔn)確地表述醫(yī)院后勤服務(wù)社會化項目的具體內(nèi)容和實際要求，是否存在禁止性條款或傾向性條款等。最后，應(yīng)重點審計開標(biāo)、評標(biāo)的過程。開標(biāo)的程序是否符合相關(guān)規(guī)定，評標(biāo)的程序、標(biāo)準(zhǔn)是否公平、公正，評委的來源、人數(shù)、組成是否符合要求等。

（2）合同簽訂環(huán)節(jié)。首先，應(yīng)重點審計醫(yī)院是否按照要求在時限內(nèi)與后勤服務(wù)社會化項目的中標(biāo)單位簽訂合同，中標(biāo)單位的資質(zhì)是否符合相關(guān)要求。其次，應(yīng)重點審計合同內(nèi)容是否符合相關(guān)法律、招投標(biāo)文件的要求，是否對實質(zhì)性條款進行變更，合同條款是否全面合理，即明確界定后勤服務(wù)時限、服務(wù)范圍、付款方式、雙方的權(quán)利義務(wù)及服務(wù)的考核標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，特別是中標(biāo)單位投標(biāo)時承諾的優(yōu)惠條款等是否在合同中體現(xiàn)；如果雙方發(fā)生爭議，是否明確爭議的解決方式。在進行合同審計時，對于專業(yè)性比較強的法律條款，可以向醫(yī)院法務(wù)部門或外聘的法律專家進行咨詢、尋求幫助，以保證審計工作的順利開展。

（3）合同執(zhí)行環(huán)節(jié)。首先，應(yīng)重點審計后勤服務(wù)社會化項目的中標(biāo)單位是否按照招投標(biāo)文件規(guī)定及合同約定開展后勤服務(wù)，開展的后勤服務(wù)是否全面、真實。其次，應(yīng)重點審計合同執(zhí)行中是否存在差異或不合理的情況，中標(biāo)單位是否存在違規(guī)行為，及其處理結(jié)果是否按照規(guī)定執(zhí)行。最后，應(yīng)重點審計合同付款是否與合同約定一致。

（4）考核監(jiān)管環(huán)節(jié)。首先，應(yīng)重點審計后勤管理部門是否制定相關(guān)規(guī)章制度，對后勤服務(wù)社會化項目的中標(biāo)單位進行考核、監(jiān)管，考核監(jiān)管相關(guān)規(guī)章制度是否符合公平、公正及可操作性原則。其次，應(yīng)重點審計后勤管理部門是否按照相關(guān)規(guī)章制度對后勤服務(wù)社會化項目的中標(biāo)單位進行考核監(jiān)管，是否存在不考核、不監(jiān)管或不按規(guī)定亂考核的現(xiàn)象；最后，應(yīng)重點審計后勤管理部門考核監(jiān)管的效果，是否存在“走過場”現(xiàn)象，是否對后勤服務(wù)社會化項目的中標(biāo)單位服務(wù)質(zhì)量不到位的地方進行懲處，是否推動后勤服務(wù)社會化項目的中標(biāo)單位提高后勤服務(wù)質(zhì)量。

2.審計方法

審計方法即審計人員為了達(dá)到某種特定的審計目標(biāo)，對審計對象進行檢查分析，并形成審計結(jié)論而采取的技術(shù)手段。醫(yī)院后勤服務(wù)社會化審計所采用的審計方法主要有：審閱法、比較分析法、面談詢問法、觀察法以及問卷調(diào)查法等。審閱法主要是對后勤服務(wù)社會化業(yè)務(wù)的招投標(biāo)資料、相關(guān)合同、會計憑證、往來賬目等資料進行查閱分析；比較分析法是對醫(yī)院各后勤業(yè)務(wù)中合作單位的日常服務(wù)工作資料進行評價，將服務(wù)內(nèi)容與簽訂的合作協(xié)議進行對比，以此分析合作單位在后勤服務(wù)中的合約履行情況；面談詢問法和觀察法是審計人員隨機抽查、走訪食堂、病房等后勤服務(wù)場所，以口頭或書面的形式與服務(wù)對象進行會談，從而了解后勤社會化服務(wù)機構(gòu)的服務(wù)情況，并形成初步判斷和評價；調(diào)查問卷法主要是審計人員在一定范圍內(nèi)發(fā)放、收集調(diào)查問卷，根據(jù)調(diào)查問卷的結(jié)果對服務(wù)對象的滿意度情況進行分析與評價，從而評價該后勤服務(wù)社會化項目取得的社會效益和經(jīng)濟效益。

四、醫(yī)院后勤服務(wù)社會化審計工作程序

1.事前審計

事前審計是內(nèi)部審計部門對醫(yī)院后勤服務(wù)社會化項目的前期工作開展情況進行監(jiān)督，評估和防范在業(yè)務(wù)開展過程中可能存在的風(fēng)險。首先，內(nèi)部審計部門應(yīng)對后勤管理的相關(guān)制度進行審計，相關(guān)制度應(yīng)明確后勤服務(wù)社會化管理的相關(guān)崗位職責(zé)和分工，確保形成不相容崗位相互分離、制約和互相監(jiān)督機制。其次，內(nèi)部審計部門可以參與對擁有相關(guān)資質(zhì)的社會化服務(wù)單位的市場調(diào)研，后勤管理科室應(yīng)多渠道了解和評估社會化服務(wù)單位的資質(zhì)（如經(jīng)濟實力、信譽度、管理水平等），對招標(biāo)文件進行審查，以保證評標(biāo)要求及評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的合理性和規(guī)范性，并對招投標(biāo)進行全過程監(jiān)督。最后，內(nèi)部審計部門要對簽訂的社會化服務(wù)合同進行審查，重點關(guān)注合同條款與招投標(biāo)文件是否一致，服務(wù)費用、付款方式是否與招投標(biāo)文件一致，社會化服務(wù)單位的具體工作內(nèi)容是否明確，雙方的權(quán)利與義務(wù)是否明確，考核方法、標(biāo)準(zhǔn)及和獎懲措施是否明確等。

2.事中審計

事中審計是內(nèi)部審計部門在醫(yī)院后勤服務(wù)社會化過程中，對相關(guān)業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，審計醫(yī)院后勤管理部門以及合作單位是否按照合同履行相關(guān)業(yè)務(wù)，相關(guān)費用是否按要求結(jié)算等，是否有助于達(dá)到控制費用、保證服務(wù)質(zhì)量的目的。內(nèi)部審計人員可以根據(jù)實際的后勤服務(wù)社會化項目確定審計內(nèi)容、審計方法。以醫(yī)院安全保衛(wèi)項目審計為例，審計人員應(yīng)重點關(guān)注安全保衛(wèi)人員配備、出勤情況，要求第三方機構(gòu)提供安保人員崗位增減變動、出勤情況相關(guān)材料，同時對各崗位進行突擊檢查，確定安保崗位設(shè)置、人員配備的真實性，根據(jù)安保人員崗位人數(shù)計算服務(wù)費用是否準(zhǔn)確，防止出現(xiàn)人數(shù)虛報、虛列費用等行為。內(nèi)部審計人員應(yīng)根據(jù)審計時發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出意見和審計建議，征求后勤管理部門意見后，向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層反映；后勤管理科室應(yīng)根據(jù)審計建議提出具體的整改措施，進行整改，不斷優(yōu)化工作，提高后勤管理水平，并將整改落實情況及時反饋給內(nèi)部審計部門及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層。

3.事后審計

事后審計是內(nèi)部審計部門在醫(yī)院后勤服務(wù)社會化項目結(jié)束后，根據(jù)合同及招投標(biāo)文件約定，結(jié)合管理部門及使用部門的意見，對社會化服務(wù)單位在合同期限內(nèi)的服務(wù)進行驗收和綜合的績效評估。綜合事前、事中及事后審計發(fā)現(xiàn)的問題，深入分析原因查找癥結(jié)，對該后勤服務(wù)社會化項目的市場價格、技術(shù)水平等因素進行整體的分析，研究并提出審計建議供醫(yī)院后續(xù)再次開展后勤服務(wù)社會化項目提供參考，從而實現(xiàn)降低成本，提高服務(wù)質(zhì)量的目的。

五、加強醫(yī)院后勤服務(wù)社會化管理的相關(guān)建議

1.建立健全管理機制

在新形勢下，醫(yī)院要想提升后勤管理水平，必須明確后勤管理的有效機制，才能促進醫(yī)院后勤管理。一是制定后勤服務(wù)社會化管理制度。根據(jù)《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》，結(jié)合工作實際，研究制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、操作性強的管理制度，盡可能細(xì)化和量化質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)和評分細(xì)則，對后勤服務(wù)社會化項目、進行專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，實現(xiàn)用制度管人管事，確保權(quán)力規(guī)范運行。二是定期組織后勤服務(wù)社會化項目的管理人員召開總結(jié)分析會，總結(jié)分析管理中的難點、亮點，結(jié)合自身實際情況編制后勤管理手冊，便于在后勤管理中使用。三是制定獎勵懲處機制。結(jié)合績效考核、年度考核等方式，將工作責(zé)任落實到個人，調(diào)動后勤管理人員的積極性和創(chuàng)造性。

2.強化日常監(jiān)督管理

后勤管理部門應(yīng)加強對后勤服務(wù)社會化單位的日常監(jiān)督管理，構(gòu)建監(jiān)管體系。一是后勤管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照制定的管理辦法及評價標(biāo)準(zhǔn)，定期開展監(jiān)督考核，保證后勤服務(wù)質(zhì)量，同時，嚴(yán)格執(zhí)行獎懲制度，根據(jù)考核情況賞罰分明，保證后勤社會化管理機制的有效運行。二是定期邀請后勤服務(wù)社會化項目的使用方（臨床科室代表、患者等）進行座談會，聽取意見、建議及評價，共同對后勤服務(wù)社會化單位進行監(jiān)管、考核。

3.注重審計成果應(yīng)用

內(nèi)部審計部門應(yīng)建立審計督查機制，注重審計結(jié)果的應(yīng)用。一是對在醫(yī)院后勤服務(wù)社會化審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出合理化建議，要求后勤管理部門結(jié)合審計建議制定針對性的措施進行整改，并明確整改時限。二是內(nèi)部審計部門應(yīng)對后勤管理部門整改情況開展后續(xù)跟蹤審計，從而保證整改成效，推動后勤管理部門提升后勤管理水平，推動醫(yī)院后勤服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展。

六、結(jié)語

醫(yī)院后勤服務(wù)社會化審計涉及后勤管理的全過程，通過事前、事中、事后審計，對醫(yī)院后勤服務(wù)及管理進行客觀公正的評價，對發(fā)現(xiàn)的問題提出合理的審計意見，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策提供參考。同時，醫(yī)院要建立健全管理制度，提高審計工作質(zhì)量，并注重審計成果的應(yīng)用，進而推進醫(yī)院后勤服務(wù)社會化工作的開展，有效降低運營成本，提高后勤服務(wù)質(zhì)量，促進醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。