新時(shí)代提升地方高校檔案服務(wù)能力的策略思考

金一清

（麗水學(xué)院圖書與信息服務(wù)中心，浙江 麗水 323000）

一、新時(shí)代加強(qiáng)地方高校檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作對一個(gè)單位的發(fā)展具有非常重要的作用，對高校也是如此。高校檔案記錄了高校發(fā)展的過去、現(xiàn)在，在某種意義上也預(yù)示著高校發(fā)展的將來。無論對高校的發(fā)展進(jìn)步還是對本校的師生、校友都有比較重要的價(jià)值。自新世紀(jì)以來，我國許多地方的中專學(xué)校通過升格、合并等方式成為了大專，甚至是本科院校。地方高校大量涌現(xiàn)，推動我國高等教育加速邁入大眾化階段。但是，這些新出現(xiàn)的地方高校由于起步較晚，起點(diǎn)較低，各方面基礎(chǔ)比較薄弱，服務(wù)師生與地方經(jīng)濟(jì)社會的能力總體來說還比較弱。當(dāng)然，這些地方高校的檔案工作也面臨著相同性質(zhì)的問題：檔案館規(guī)模較小，人員較少，基礎(chǔ)設(shè)施較差，服務(wù)方式比較單一，服務(wù)能力較弱。近些年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)社會的不斷進(jìn)步，人們的檔案意識也在逐漸地增強(qiáng)，黨和國家也越來越重視檔案事業(yè)的發(fā)展。早在浙江工作時(shí)，習(xí)近平總書記就高瞻遠(yuǎn)矚地提出檔案工作“三個(gè)走向”“四個(gè)得以”的重要論述，把黨對檔案工作的認(rèn)識提高到了新的高度，為做好新時(shí)代檔案工作提供了根本遵循[1]。檔案是高校發(fā)展的歷史留存，是高校管理工作各方面的真實(shí)記錄，已逐步成為高校獲取全方位信息服務(wù)的重要支撐，為高校的教學(xué)、科研、行政管理等提供完整、系統(tǒng)的檔案信息資源，是高校傳承歷史文化的重要基礎(chǔ)[2]。同時(shí)，因?yàn)闄n案記錄了高校發(fā)展的資料，通過對高校檔案資料的分析，既可以發(fā)現(xiàn)學(xué)校在發(fā)展過程中的長處與優(yōu)勢，也能夠診斷出問題之所在。因此，在新時(shí)期，如何提高高校的檔案管理水平，使之順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，讓它更好地服務(wù)師生、高校自身以及社會大眾，是高校檔案管理部門和檔案工作者面臨的根本問題。對于地方高校而言，這個(gè)問題顯得更為緊迫和重要。

二、新時(shí)代地方高校檔案管理工作存在的問題

目前，高校尤其是地方高校的檔案管理工作存在著較多不足，與當(dāng)今高速發(fā)展的時(shí)代需求有著很大的差距。筆者在高校檔案部門的多年工作實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)地方高校檔案管理工作普遍存在著以下一些問題。

（一）檔案工作普遍被邊緣化

現(xiàn)在各高校之間競爭十分激烈，各地方高校為了在激烈競爭中占據(jù)不敗之地，使出渾身解數(shù)，?？粕究?，學(xué)院升大學(xué)，熱衷于引進(jìn)博士，申報(bào)國家課題，申報(bào)碩士點(diǎn)與博士點(diǎn)。當(dāng)然，地方高校注重內(nèi)涵式發(fā)展是對的，但是大多數(shù)地方高校，無論是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，還是普通教師員工，都沒有充分認(rèn)識到高校檔案工作對學(xué)校發(fā)展的重要作用，檔案工作受重視程度較低，其工作基本被邊緣化。大多數(shù)高校都認(rèn)為它只不過是學(xué)校的一項(xiàng)次要性、輔助性工作，只要求學(xué)校檔案資料保管好別弄丟就沒事了?！吧暾埥?jīng)費(fèi)屢屢受挫，進(jìn)人進(jìn)編難上加難”，這是筆者認(rèn)識的幾位地方高校檔案館負(fù)責(zé)人聊檔案工作時(shí)的共同感慨。因?yàn)榈胤礁咝n案工作普遍不受重視，因此也很少有地方高校把學(xué)校檔案工作納入到學(xué)校的整體規(guī)劃中，在人力、財(cái)力、物力上都不愿過多投入，嚴(yán)重阻礙了地方高校檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案工作也始終無法擺脫相對被動的局面，檔案各方面的潛在價(jià)值無法充分發(fā)揮，也在一定程度上阻礙了地方高校的發(fā)展。

（二）檔案工作者綜合素質(zhì)較低

無論對于什么工作，人才都起著決定性的作用。高校檔案工作者的綜合素質(zhì)，也決定著高校檔案管理工作的水平與檔案的開發(fā)利用程度。雖然現(xiàn)在地方高校都基本已經(jīng)建立了檔案館或者檔案室，但是檔案工作者的素質(zhì)卻是十分堪憂。2021年底，筆者對6所地方高校檔案館工作人員職稱情況進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)：地方高校從事檔案工作的人員大多職稱較低，以初級和中級職稱居多，而高級就比較少，正高級職稱則基本上是空白。這6所地方高校檔案專業(yè)高級以上職稱所占比例，與該校高級以上職稱平均占比相比較，明顯偏低（見表1）。另外，據(jù)筆者了解，許多地方高校的檔案工作人員中有相當(dāng)部分人員是非科班出身，而是其他部門轉(zhuǎn)調(diào)而來，這也是限制其專業(yè)水平和綜合素質(zhì)提升的重要原因之一。

因?yàn)檫@些檔案工作人員的專業(yè)水平較低，所以讓他們從事檔案專業(yè)化管理就顯得比較困難。同時(shí)，現(xiàn)代新技術(shù)革命浪潮突飛猛進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案工作要順應(yīng)信息化的潮流，檔案工作的數(shù)字化、電子化勢在必行。但是，即使是科班出身的檔案專業(yè)工作者，如果缺乏網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的知識與能力，也難以完全適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。因此，當(dāng)務(wù)之急是提升高校檔案工作者的綜合素質(zhì)。

（三）主動服務(wù)社會意識不強(qiáng)

一直以來，我國高校檔案工作者對檔案素來有“重藏輕用”的思想，致使高校檔案的開發(fā)與利用工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于實(shí)際工作的需要，檔案的價(jià)值遠(yuǎn)不能得到充分有效的發(fā)揮。而且，以往高校檔案服務(wù)主要是向內(nèi)，即對本校的師生服務(wù)，很少對外界開放。近年來，隨著高校社會服務(wù)職能的凸顯，以及人們依法用檔觀念的增強(qiáng)，社會各界對高校檔案服務(wù)社會也更加重視。但是受長期以來保證檔案安全與為學(xué)校管理工作服務(wù)的舊觀念影響，大多數(shù)地方高校檔案管理部門缺乏服務(wù)社會的主動性。平常的服務(wù)社會也只是開展一些如開具證明、資料咨詢等簡單業(yè)務(wù)，且通常是對方主動要求后做出的被動反應(yīng)。當(dāng)前，大多數(shù)地方高校對社會服務(wù)職能愈加重視，高校檔案服務(wù)社會的廣度、深度都較過去有大量增加，社會上用戶的個(gè)人檔案利用需求也逐漸增多，而傳統(tǒng)的館藏服務(wù)模式顯然已經(jīng)無法滿足這種多元用戶的利益需求。因此高校檔案工作者應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)的主動性。

表1 2021年全國部分地方高校檔案工作人員職稱情況調(diào)查表

（四）檔案信息化建設(shè)水平較低

目前高校檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)就是檔案信息化建設(shè)。它不僅符合當(dāng)今信息化社會的大勢所趨，也是提高檔案利用服務(wù)水平的重要抓手。從當(dāng)前大多數(shù)地方高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，還存在服務(wù)平臺與渠道建設(shè)不足，服務(wù)渠道和信息傳遞模式比較單一的問題，主要還以館藏中心模式為主，受服務(wù)場景限制較大。在地方高校門戶網(wǎng)站、微信公眾號和微博上的檔案服務(wù)多以政策宣傳和服務(wù)咨詢?yōu)橹?，缺乏資金和技術(shù)手段支撐的個(gè)性化檔案服務(wù)開發(fā)。信息化建設(shè)水平較低的另一個(gè)問題是信息安全防護(hù)能力不足，師生的學(xué)籍、科研檔案存在泄密風(fēng)險(xiǎn)，這也提醒各高校要在做好檔案服務(wù)社會工作的同時(shí)牢守檔案安全底線[3]。當(dāng)前許多地方高校檔案信息化建設(shè)水平比較低，這不僅造成地方高校檔案工作與時(shí)代發(fā)展需要相脫節(jié)，也阻礙了高校檔案資源價(jià)值的充分發(fā)揮。

三、提升地方高校檔案工作服務(wù)能力的措施

高校檔案管理工作是為高校的發(fā)展與社會的需求提供服務(wù)。提升檔案資源的利用率，發(fā)揮好檔案管理工作的作用，可以更好地促進(jìn)地方高校的發(fā)展。在數(shù)字化時(shí)代，高校檔案管理工作要利用好時(shí)代契機(jī)，創(chuàng)新與優(yōu)化檔案管理工作，滿足高校發(fā)展與社會的需求。筆者以為，要提升檔案工作服務(wù)能力，地方高校可以采取以下措施：

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高思想認(rèn)識

在當(dāng)前信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以完全適應(yīng)信息化社會與高校的實(shí)際情況。為了讓高校檔案工作契合高校實(shí)際工作需要，地方高校與檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，充分認(rèn)識檔案工作在高校辦學(xué)、育人和科研上的重要價(jià)值，并把該項(xiàng)工作納入學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃中，貫穿到每個(gè)年度工作計(jì)劃與考核體系中去，加大對檔案工作人力、財(cái)力與物力的投入力度，提升高校檔案工作軟硬件的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案工作人員的積極性與創(chuàng)造性。檔案管理人員要正視檔案工作中存在的問題，重視服務(wù)對象的需求，不斷提高服務(wù)工作的隱私性與可靠性，提高檔案管理工作的水平?？傊?，地方高校與檔案管理人員應(yīng)通過轉(zhuǎn)變觀念，努力營造全校上下重視檔案工作的氛圍，讓學(xué)校檔案工作為提升學(xué)校的辦學(xué)、教書育人和社會服務(wù)水平發(fā)揮更大的作用。

（二）提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)

在信息化社會時(shí)代背景下，高校檔案工作的信息化建設(shè)是大勢所趨和當(dāng)務(wù)之急。而信息化技術(shù)涉及多個(gè)方面，主要包括計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。所以，高校檔案工作的信息化建設(shè)要求具備一批既有檔案專業(yè)知識，同時(shí)又掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的“多面手”。地方高?？梢愿鶕?jù)檔案工作的實(shí)際需要，引進(jìn)一批這樣的“多面手”人才，提升檔案工作水平。另外，地方高校檔案管理部門可以組織檔案工作人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，也可以（包括對兼職檔案員）開展多層次、分類別的短期培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案工作人員努力學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，提升自身素質(zhì)，提高工作效率。另外，還可以加強(qiáng)與兄弟檔案館、兄弟院校檔案部門之間的交流聯(lián)系，采取“走出去”和“請進(jìn)來”相結(jié)合的辦法，學(xué)業(yè)務(wù)，苦練內(nèi)功，增強(qiáng)本領(lǐng)，提高服務(wù)水平。

（三）增強(qiáng)社會服務(wù)的主動性

為學(xué)校師生和社會服務(wù)是高校檔案工作的最終目的，也是高校檔案工作的不竭動力。高校要改變長期以來被動服務(wù)的局面，增強(qiáng)檔案服務(wù)的主動意識。要摒棄“重藏輕用”的舊觀念，在做好檔案收集與保管這個(gè)基礎(chǔ)工作的同時(shí)，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案資源的二次開發(fā)與加工，發(fā)掘與提升館藏檔案價(jià)值，創(chuàng)造出一批具有較高質(zhì)量與較大價(jià)值的編研材料[4]。即通過深入挖掘?qū)W校檔案的內(nèi)在價(jià)值，讓檔案“活”起來，把檔案“用”的功能充分發(fā)揮出來。同時(shí)應(yīng)圍繞用戶需求，全面盤點(diǎn)和優(yōu)化當(dāng)前的檔案服務(wù)流程，更好地滿足用戶的需求。要做好檔案服務(wù)與開發(fā)利用的中長期規(guī)劃，增強(qiáng)高校檔案服務(wù)社會的水平。另外，高校要加大檔案服務(wù)的宣傳力度，通過與媒體加強(qiáng)合作，利用它們通達(dá)便捷的傳播渠道，向社會各界宣傳國家的檔案政策、高校檔案服務(wù)的內(nèi)容和流程，以喚起和提高人們的愛檔與用檔意識。地方高校檔案部門也可以在每年的重大紀(jì)念日、重要節(jié)假日，圍繞某個(gè)主題，經(jīng)常性地開展檔案展覽活動，宣傳學(xué)校檔案工作，普及大眾的檔案意識。

（四）加強(qiáng)檔案管理工作的信息化水平建設(shè)

在信息化的時(shí)代背景下，地方高校要迎難而上，抓住機(jī)遇，著力推進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案工作的信息化水平。為此，地方高校要加大投入，給檔案部門配備掃描儀、打印機(jī)，安裝計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)等，將學(xué)校各種檔案進(jìn)行統(tǒng)一的錄入、編號，建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及管理利用平臺，充分發(fā)揮各種軟硬件設(shè)施的作用，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息的歸檔、整理、編目、存儲、管理、檢索、借閱等信息化管理，提升安全性，提高管理效率[5]。同時(shí)，在立足傳統(tǒng)的館藏中心服務(wù)這個(gè)基礎(chǔ)上，地方高校還應(yīng)大力打造線上服務(wù)渠道：一是建立和完善檔案門戶網(wǎng)站。建設(shè)檔案門戶網(wǎng)站時(shí)，要將電子數(shù)字檔案接入該系統(tǒng)，盡可能充實(shí)和豐富門戶網(wǎng)站的檔案資源，并注意定期更新維護(hù)。二是依托新媒體建立多元化的線上檔案信息服務(wù)平臺?？梢越M建學(xué)校檔案微信公眾號，讓查閱者可以隨時(shí)查閱需要的檔案內(nèi)容。微博服務(wù)渠道要及時(shí)發(fā)布學(xué)校檔案服務(wù)的政策、內(nèi)容和流程，并注意信息發(fā)布的時(shí)效性。另外，高校檔案服務(wù)要注意保障信息安全，在向社會公眾提供服務(wù)時(shí)可以采用指紋識別、人臉識別等加密技術(shù)來加強(qiáng)服務(wù)的入口管制，同時(shí)還要定期更新和維護(hù)軟硬件系統(tǒng)，以彌補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，防止因數(shù)據(jù)庫遭受攻擊而造成的泄密等損失。