基于信息空間理論的企業(yè)檔案價值挖掘研究

徐寧 栗叢瑞

（1.國網(wǎng)甘肅省電力公司電網(wǎng)建設(shè)事業(yè)部（建設(shè)分公司），甘肅蘭州 730050；2.中國能源建設(shè)集團甘肅省電力設(shè)計院有限公司，甘肅蘭州 730050）

企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程和重要信息的最重要記錄，隨著檔案服務(wù)在信息時代和大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展與變革，企業(yè)檔案既發(fā)揮了檔案本應(yīng)存在的憑證、情報等價值，也可以通過數(shù)字技術(shù)進行歷史事件的場景還原，并支撐企業(yè)這一利用主體進行基于歷史發(fā)展規(guī)律總結(jié)和發(fā)現(xiàn)的發(fā)展與創(chuàng)新，讓檔案產(chǎn)生的信息通過流轉(zhuǎn)與知識轉(zhuǎn)化而產(chǎn)生了更大的價值。當(dāng)前，大量的檔案界學(xué)者進行了新時代的企業(yè)檔案價值追尋、建設(shè)途徑等內(nèi)容研究。如王玥瑄以中國鐵路沈陽局集團公司為例，思考了當(dāng)前信息時代企業(yè)檔案工作的定位、檔案人員的責(zé)任以及檔案信息文化價值開發(fā)對企業(yè)發(fā)展的重要意義[1]。周艷與張堅從大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的變革出發(fā)，分析了存在的工作制度與檔案存儲系統(tǒng)不夠完善、數(shù)字檔案資源安全性難以保障、業(yè)務(wù)人才尤為缺乏等問題，也從加強管理制度建設(shè)、引入先進技術(shù)擴大數(shù)據(jù)容量、培養(yǎng)高水平的檔案管理人員提出了大數(shù)據(jù)時代工程企業(yè)推進檔案信息化建設(shè)的舉措[2]。實踐層面，中國五礦集團公司通過檔案數(shù)字化實現(xiàn)了檔案調(diào)取從30min到30s的飛躍轉(zhuǎn)變，太原供水集團在檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作、軟硬件條件、檔案加工整理和檔案數(shù)據(jù)庫的建立等方面積累了豐富經(jīng)驗[3]。國網(wǎng)公司積極思考大數(shù)據(jù)，云計算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用加快了信息技術(shù)與檔案工作的融合過程[4]。立足已有的研究基礎(chǔ)，本文嘗試將信息空間理論（Information Space Theory）與企業(yè)檔案的數(shù)字化工作相結(jié)合，依托信息空間模型，從編碼、抽象和擴散3個維度探尋數(shù)字時代企業(yè)檔案信息的價值、生產(chǎn)與轉(zhuǎn)換等問題，從信息向知識的轉(zhuǎn)化，進而探索數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案如何尋求發(fā)展增長點這一核心問題并思考突破策略。

1.基于信息空間理論的檔案價值挖掘邏輯起點

1.1 信息空間理論：一個具有高度解釋力的信息經(jīng)濟學(xué)理論工具

1976年，建筑學(xué)家沃爾曼（Riehard Saul Wurman）提出了“信息空間”（Information Space,I-Space）這一概念，其意義主要涉及城市環(huán)境的信息。20世紀(jì)90年代，面對信息社會帶來的挑戰(zhàn)，馬克斯·布瓦索于1995年在《信息空間：認(rèn)識組織、制度和文化的一種框架（Information Space: A framework for learning in organizations,institutions and culture）》一書中提出了信息空間理論，以主要考察社會系統(tǒng)內(nèi)知識和信息生產(chǎn)與交換。這一理論從信息的編碼、抽象和擴散3個維度出發(fā)，構(gòu)建了一個三維度的框架模型（見圖1）來分析解釋信息的生產(chǎn)、交換等社會經(jīng)濟活動。時至今日，這一理論對社會系統(tǒng)中的各種信息現(xiàn)象都有著很強的解釋力，因此被有關(guān)經(jīng)濟學(xué)家認(rèn)為“為信息的政治經(jīng)濟學(xué)提供了基本范式”[5]。

圖1 信息空間（I-space）模型

企業(yè)檔案作為企業(yè)這一主體各項社會、商業(yè)活動的歷史記錄，與各項交易活動及商業(yè)行為具有極高的關(guān)聯(lián)性。因此，企業(yè)檔案信息具有極高的提煉價值，檔案信息的傳播與利用則可以極大程度地簡化物質(zhì)資源交換的消耗。從整個社會數(shù)據(jù)管理層面來看，檔案信息已經(jīng)經(jīng)歷了一定程度的簡化處理，是從不可計數(shù)的社會數(shù)據(jù)中提煉出來的精華。因此，信息空間理論作為信息經(jīng)濟學(xué)的重要分析框架，為深刻分析企業(yè)檔案信息的價值、檔案的形成、管理與利用等問題提供了較高解釋力的概念工具。

1.2 信息空間理論視角下的企業(yè)檔案價值挖掘：從數(shù)據(jù)到信息再到知識

在信息空間理論中，數(shù)據(jù)、信息與知識之間的概念關(guān)系及三者之間的轉(zhuǎn)化也代表了檔案價值挖掘的主要階段。從三者在企業(yè)檔案信息擴散表現(xiàn)來看，企業(yè)檔案是從企業(yè)所有的信息環(huán)境中選擇性留存下來的數(shù)據(jù)，當(dāng)然這些數(shù)據(jù)既包括個人的，也包括機構(gòu)的，既包括社會數(shù)據(jù)，也包括商業(yè)數(shù)據(jù)，但相對于其他類型的數(shù)據(jù)，對從數(shù)據(jù)到檔案信息的處理過程（即歸檔）則是對整個企業(yè)數(shù)據(jù)的最直接、體系化過濾，能夠較為客觀地記錄企業(yè)的各項屬性與系統(tǒng)狀態(tài)，歸檔為機構(gòu)的各項數(shù)據(jù)存儲活動極大節(jié)省了時間與空間的能耗；另一方面，檔案與知識之間存在密不可分的聯(lián)系，借助企業(yè)檔案可以促進企業(yè)內(nèi)外部知識的沉淀、積累、傳播、交流、理解、挖掘。尤其是檔案對來源的尊重，使得文檔在記錄“內(nèi)容知識”之外，還隱含了更深層的“背景知識”。這種“背景知識”可以幫助人們更好地理解“內(nèi)容知識”，也可以為人們特別是企業(yè)決策者提供了尋找知識、了解歷史的線索和評價知識的依據(jù)[5]，如圖2所示。

圖2 信息空間理論框架下的數(shù)據(jù)、信息與知識之轉(zhuǎn)換

2.信息空間理論視域下的企業(yè)檔案價值挖掘

2.1 信息空間模型：一個企業(yè)檔案價值挖掘的分析框架

人類通過感知外部環(huán)境來獲取數(shù)據(jù)，其后，通過信息處理機構(gòu)，包括檔案機構(gòu)，對這些數(shù)據(jù)進行處理使之以信息的、知識的、而非機械的方式作用于人類。在信息空間理論的基礎(chǔ)上，馬克斯·布瓦索認(rèn)為信息與知識實現(xiàn)生產(chǎn)與交換主要通過編碼與抽象。其中，編碼是從所有以不同程度的效率進行的可能性中進行選擇的行動，主要是對數(shù)據(jù)進行分類與綜合，目的在于實現(xiàn)信息的效率；抽象是產(chǎn)生概念，是具體的反義詞，它反過來又可以減少感覺分類，將表面上不同的類別聯(lián)系起來，將它們作為單一的實體以某種目的加以處理。在編碼與抽象兩個維度之外，加上擴散這一維度，就構(gòu)成了企業(yè)檔案的核心分析框架—信息空間模型（Information Space，I-Space，見圖3）。

圖3 信息空間模型[6]

2.2 基于信息空間模型的企業(yè)檔案信息流動

在I-Space模型框架下，企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)、信息與知識生產(chǎn)、轉(zhuǎn)換激活了I-Space的編碼、抽象與擴散3個緯度，并呈現(xiàn)為一種定向的、周期性的流動或行動序列。如在審視（數(shù)據(jù)捕獲）階段，檔案形成者感知到外部環(huán)境所傳遞出來的數(shù)據(jù)，使之成為一份份獨立的、承載個人捕獲數(shù)據(jù)的文件（檔案），當(dāng)然其中也包括文件形成的背景數(shù)據(jù)；解決問題（文件歸檔）階段，通過體系化的分類即編碼來消除文件分散而存在的不確定性，在這個過程中，具體的數(shù)據(jù)開始轉(zhuǎn)換成高編碼的歸檔文件；抽象（信息集成）階段，提煉出企業(yè)檔案最本質(zhì)的、最簡化的特征，高編碼、具體的檔案信息開始轉(zhuǎn)換成高編碼、抽象的檔案資源；擴散（信息利用）經(jīng)過轉(zhuǎn)換處理后的檔案資源可以高效率地傳遞到接收者，高編碼、抽象的檔案資源走向擴散，與之前確定的目標(biāo)群體進行信息共享；吸收（知識應(yīng)用）階段，即企業(yè)檔案資源作為業(yè)務(wù)活動的原始背景信息，被用于支持決策、輔助交易和提供證據(jù)等特定場景?？傊?，在信息空間理論模型分析框架中，企業(yè)檔案從3個擴散、抽象和編碼維度通過程序化、系統(tǒng)化的統(tǒng)一處理，逐漸走向已編碼、抽象，使得信息盡量達到可用的目標(biāo)。在兩個變量統(tǒng)一之后，檔案信息擴散則實現(xiàn)了客觀的傳遞，確保和挖掘了檔案的價值。當(dāng)然，從嚴(yán)格意義上來說，企業(yè)檔案的價值也并不僅僅是數(shù)據(jù)-信息-知識的三元轉(zhuǎn)換，企業(yè)檔案還具有作為信息的知識價值、歷史價值、證據(jù)價值等公共價值。

3.信息空間理論視角下的企業(yè)檔案價值挖掘之啟示

3.1 關(guān)注企業(yè)檔案的價值發(fā)現(xiàn)與企業(yè)效益之關(guān)系

毫無疑問，企業(yè)以追求效益最大化為最終目標(biāo)，信息空間理論從社會經(jīng)濟學(xué)的視角，提出了信息的流通需要社會和經(jīng)濟交易提供激勵力量。企業(yè)的各種信息行為、商業(yè)行為可能與社會活動有著或強或弱的聯(lián)系，提示我們需要去關(guān)注企業(yè)檔案的信息與社會發(fā)展、企業(yè)發(fā)展之間的關(guān)系。從社會激勵的視角來看，企業(yè)檔案的數(shù)字化即實現(xiàn)從數(shù)據(jù)-信息-知識的轉(zhuǎn)換，也為企業(yè)對其檔案的形成、管理與利用提供了長遠或者短期的績效目標(biāo)，即信息空間理論促使“有用性”向社會維度進行延伸。

3.2 關(guān)注企業(yè)檔案價值挖掘中的歸檔整合與技術(shù)運用問題

如前文所述，信息空間理論所構(gòu)建的理論模型可以將抽象、擴散與編碼3個維度進行組合。一般來說，企業(yè)檔案信息越趨于高編碼和抽象的結(jié)構(gòu)化狀態(tài)，企業(yè)檔案信息便更容易進行擴散，也就是走向由市場制度支配。相應(yīng)的，檔案信息的編碼與抽象程度也會降低，因此，我們可以認(rèn)為編碼是企業(yè)檔案信息擴散的第一道門檻。當(dāng)然，企業(yè)檔案信息非公共信息，這種企業(yè)束縛容易讓企業(yè)檔案只供少數(shù)人應(yīng)用，自然形成局部封閉。大數(shù)據(jù)時代的到來為檔案信息整合帶來了契機，云物移大智等新技術(shù)環(huán)境帶來的數(shù)據(jù)驅(qū)動模式使得包括企業(yè)檔案信息在內(nèi)機構(gòu)信息化進入到了一個新的發(fā)展時期，大量的半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)被處理成為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，通過數(shù)字人文等技術(shù)也還原了每一份檔案所記錄的發(fā)生場景，即基于檔案的大數(shù)據(jù)被整合成為更高共享性的數(shù)據(jù)集合，抽象程度也高，更易于被更廣范圍、更多層次的用戶所共享和按權(quán)限分級獲取。

3.3 關(guān)注企業(yè)檔案信息化建設(shè)中企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的作用與影響

盡管信息空間理論將擴散作為檔案價值實現(xiàn)的最主要指標(biāo)，但事實上，信息空間理論并不主張信息的擴散范圍越大，信息的價值越高。提示我們，企業(yè)檔案的信息擴散是企業(yè)這一主體環(huán)境下的波紋效應(yīng)，不但企業(yè)的發(fā)展規(guī)模、經(jīng)濟效益、社會效益等極大地影響到企業(yè)檔案的信息擴散，企業(yè)的價值追求、發(fā)展愿景等文化偏好也會左右到檔案信息的擴散程度、共享層次及價值實現(xiàn)。這一觀點為企業(yè)檔案價值的挖掘提供了一種有獨特氣質(zhì)的學(xué)理佐證，即只有檔案主體的需求與客觀的屬性相結(jié)合才能體現(xiàn)出檔案的價值。所以，企業(yè)檔案管理者不能僅僅只追求檔案的傳遞范圍、共享程度等，還更需因地制宜地關(guān)注到檔案信息所處的整體環(huán)境，并通過大數(shù)據(jù)思維去發(fā)現(xiàn)檔案客體的行為需求，進而通過信息化建設(shè)方能將檔案價值進一步挖掘和凸顯。

4.結(jié)語

信息空間理論從社會經(jīng)濟學(xué)視角為企業(yè)檔案的價值挖掘提供了一個新穎的視角，由抽象、編碼與擴散構(gòu)建的三維信息空間理論模型，也啟示我們在思考企業(yè)檔案的價值挖掘時，還要分析企業(yè)檔案信息的抽象、編碼程度與擴散程度影響，以及背后的企業(yè)環(huán)境。信息空間理論并不直接指導(dǎo)實踐，但是可以引導(dǎo)我們以更加理性的視角思考在省力原則主導(dǎo)下的檔案價值挖掘、檔案數(shù)字化等相關(guān)問題讓更多的企業(yè)檔案管理者明白一味地強調(diào)檔案信息的流轉(zhuǎn)擴散并不代表企業(yè)檔案價值的最大化挖掘，還需去關(guān)注整個企業(yè)軟硬件環(huán)境與文化制度建設(shè)，進而用檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)來滿足檔案服務(wù)客體的需求。