信息化背景下疾控中心檔案管理工作實(shí)踐

文/陜西省延安市疾病預(yù)防控制中心 劉璐

疾控中心屬于公共事業(yè)單位之一，其檔案管理包括日常的各類疾病防治檔案、疾病治理檔案、人員信息檔案、認(rèn)可健康教育等，覆蓋范圍廣，對(duì)我國(guó)疾病預(yù)防和公共衛(wèi)生發(fā)展具有重要意義。

一、信息化背景下疾控中心檔案管理工作的特點(diǎn)

隨著信息技術(shù)在疾控中心辦公室檔案工作中逐步應(yīng)用,檔案文件資料也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?管理方式也從傳統(tǒng)手工收錄轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代信息技術(shù)收錄。

（一）文件檔案由傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化。疾控中心傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)為載體的管理。疾控中心檔案實(shí)施信息化之后，檔案管理等相關(guān)專業(yè)隨之改變，檔案相關(guān)工作由傳統(tǒng)的檔案文件載體改為電子化、數(shù)據(jù)化、圖片化，數(shù)字化的檔案文件數(shù)據(jù)越來越多。國(guó)家對(duì)疾控中心檔案文件信息化提出相關(guān)要求。

（二）適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展過程中，所有事物都趨向于數(shù)字信息化。檔案管理工作人員以及疾控中心管理者逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理相關(guān)工作模式以及理念并不適合現(xiàn)代單位的發(fā)展需求，需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和管理方式對(duì)檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化改革,這樣才能促進(jìn)疾控中心檔案管理朝著信息化方向不斷發(fā)展。

（三）多樣的工作管理模式。信息化背景下，疾控中心向著電子檔案管理模式發(fā)展，凸顯出多樣化和動(dòng)態(tài)化。因?yàn)榧部刂行拿刻斓臋n案是不斷變化的，需要管理人員更新數(shù)據(jù)、實(shí)時(shí)管理，而這種管理模式與傳統(tǒng)模式相比具有巨大的優(yōu)勢(shì)，會(huì)提高檔案管理的工作效率，為疾控中心檔案管理工作的開展提供幫助。

二、信息化背景下疾控中心檔案管理的意義

（一）提升檔案管理水平。利用信息技術(shù)，可以提升疾控中心管理水平，強(qiáng)化疾控中心檔案管理能力，有效彌補(bǔ)和優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式中信息查找困難、查找耗費(fèi)時(shí)間和精力過大的問題。并且可以實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與醫(yī)院以及其他管理部門之間的信息數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案利用效率。

（二）有助于疾控中心制定正確的決策。疾控中心檔案信息包含整個(gè)衛(wèi)生部門以及相關(guān)疾病控制管理部門的資料，可為各種疾病醫(yī)療提供數(shù)據(jù)和信息依據(jù)，有助于疾控中心制訂正確的管理策略，有助于管理層快速全面地掌握相關(guān)的檔案信息，為相關(guān)決策的制訂提供有效的依據(jù)，確保制訂的決策更加準(zhǔn)確、更加全面，從而提升疾控中心工作質(zhì)量及效率，為公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展起到了推動(dòng)作用。

（三）提高檔案管理工作的效率。利用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)可對(duì)檔案進(jìn)行查閱，相關(guān)人員在疾控中心數(shù)據(jù)庫中對(duì)檔案資源進(jìn)行快速地查找和使用，有效提升了檔案信息的使用率，充分發(fā)揮了檔案信息的價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作效率不斷提高。

（四）有助于檔案信息的長(zhǎng)時(shí)間保存。在信息化條件下，疾控中心的檔案信息主要由硬盤和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存，這不僅為檔案信息的完整性提供了保障，還避免紙質(zhì)檔案文件在長(zhǎng)期保存過程中由于外界環(huán)境影響而遭受侵蝕。同時(shí)，還簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案繁瑣的使用程序，避免了人力資源的浪費(fèi)，有效提升了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

（五）強(qiáng)化各部門之間的協(xié)同合作。通過檔案數(shù)據(jù)信息共享機(jī)制的構(gòu)建，對(duì)檔案文件的獲取途徑進(jìn)行了完善，這在一定程度上改變了傳統(tǒng)檔案管理模式中各部門之間信息不流通的問題，有效加強(qiáng)了各部門之間的交流和合作力度，促進(jìn)各部門之間協(xié)同合作，為疾控中心檔案發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

三、信息化背景下疾控中心檔案管理問題

（一）檔案管理工作欠缺完善的管理制度。因疾控中心檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，具有復(fù)雜性，所以對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。目前，從疾控中心信息檔案管理工作落實(shí)的實(shí)際情況來看，疾控中心在落實(shí)檔案信息化建設(shè)過程中，缺乏完善性、系統(tǒng)性的信息化檔案管理制度，使得檔案工作效率比較低。

（二）沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用。目前，部分疾控中心在檔案資源利用過程中，并沒有對(duì)檔案管理工作的重要性和價(jià)值進(jìn)行充分認(rèn)知，認(rèn)為信息化背景下檔案管理工作就是對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行記錄，并沒有對(duì)檔案資源進(jìn)行充分利用，無法在公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展和管理過程中體現(xiàn)出檔案的價(jià)值和作用。

（三）檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)有待提升。在信息化技術(shù)下，隨著檔案管理信息化水平的不斷提高，對(duì)檔案管理工作人員的要求越來越高，需要檔案管理人員具有較高的綜合素質(zhì)和信息技術(shù)水平?，F(xiàn)階段，疾控中心檔案管理工作開展過程中缺乏專業(yè)性的信息技術(shù)工作人員，檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)出現(xiàn)了參差不齊的情況，有的缺乏有效的信息化培訓(xùn)，無法提升自身的工作效率?；谶@些問題，導(dǎo)致疾控中心檔案管理工作原地踏步，得不到有效的提升和優(yōu)化，這就需要不斷強(qiáng)化檔案管理工作人員的專業(yè)技能和操作技能，以此來提升檔案管理工作的效率。

四、信息化背景下疾控中心檔案管理創(chuàng)新策略

面對(duì)信息化時(shí)代疾控中心檔案管理顯現(xiàn)出的特點(diǎn)，在分析完弊端后，必須研究出相應(yīng)的發(fā)展策略，這樣才能適應(yīng)信息化時(shí)代滿足社會(huì)的需求、符合國(guó)家對(duì)于疾控中心檔案管理工作的要求。

（一）創(chuàng)新檔案管理工作理念。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步，想讓疾控中心檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代，需要不斷更新疾控中心檔案管理工作的理念，培養(yǎng)出更多的檔案管理人才。首先，對(duì)于信息化背景下的檔案管理工作人員來說，對(duì)工作的態(tài)度不可馬虎，不能因?yàn)閭€(gè)人操作失誤造成檔案資料遺失，不僅要在內(nèi)心給予高度重視，明確工作內(nèi)容，還要熟練掌握管理工作。其次，疾控中心招聘管理工作人員時(shí)要掌握重點(diǎn)。老一輩工作人員已經(jīng)熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理工作，但并不熟悉信息化檔案管理工作。因此，在招聘工作人員時(shí)，工作資歷不能作為重點(diǎn)，由于年輕人相對(duì)于老一輩人更熟悉網(wǎng)絡(luò)，也更加容易接受新型的信息化檔案管理模式和理念，所以應(yīng)將招聘重點(diǎn)轉(zhuǎn)向年輕一代。想在信息化時(shí)代提高檔案管理工作的水平，就必須不斷更新工作理念。

（二）健全檔案管理信息化工作機(jī)制。由于公共衛(wèi)生事業(yè)及醫(yī)院信息化的發(fā)展，疾控中心需要處理的檔案信息越來越多，雖然大量的檔案文件資料可以為公共衛(wèi)生事業(yè)未來的發(fā)展提供參考，但也增加了公共衛(wèi)生事業(yè)檔案管理的工作量和難度。現(xiàn)階段疾控中心需要重點(diǎn)思考的問題是如何有效利用檔案信息，使檔案管理工作系統(tǒng)、規(guī)范，逐漸建立起一套完整的檔案管理體系，以及配套的管理規(guī)章制度、監(jiān)督制度和獎(jiǎng)懲制度，以此來提升工作效率。

（三）加強(qiáng)“云計(jì)算”在辦公室檔案管理中的應(yīng)用。隨著大數(shù)據(jù)與人工智能的發(fā)展，“云技術(shù)”已經(jīng)被廣泛運(yùn)用在企業(yè)和事業(yè)單位的工作中?！霸朴?jì)算”作為新穎的計(jì)算方式之一，如果能將“云計(jì)算”應(yīng)用在疾控中心辦公室檔案管理工作中，不僅能減少檔案查找時(shí)間,還能在一定程度上減輕工作人員壓力。通過運(yùn)用“云計(jì)算”的方式，可以有效整理、分析、儲(chǔ)存大量來自公共衛(wèi)生部門、企業(yè)、政府等方面的數(shù)據(jù)，并且保證可靠真實(shí)。隨著時(shí)代的發(fā)展，疾控中心還需要對(duì)檔案文件（例如視頻、音頻等）進(jìn)行復(fù)雜的編輯處理，這為檔案管理工作帶來了困難，而“云計(jì)算”可以輕松解決這類問題，并且提高檔案管理工作的效率。

（四）規(guī)范檔案管理工作流程。每一類工作都有屬于自己的流程，檔案管理工作也不例外。要對(duì)現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，以便更好地設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，通過信息技術(shù)將檔案管理流程轉(zhuǎn)為系統(tǒng)化，更利于管理檔案文件資料。

（五）更新管理模式。以傳統(tǒng)方式管理檔案時(shí)，時(shí)常會(huì)發(fā)生文件丟失、尋找特定文件等問題，這會(huì)影響企業(yè)的正常工作，在一定程度上會(huì)給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。在突發(fā)情況下尋找文件資料時(shí)，會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間、人力、物力和財(cái)力，這也會(huì)增加企業(yè)的成本。為避免上述情況出現(xiàn)，企業(yè)必須不斷更新并采用新的工作模式，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況研究出適合自己的發(fā)展道路。例如建立科學(xué)合理適合企業(yè)的檔案文件管理系統(tǒng)，采用新型管理模式避免出現(xiàn)問題，將電子檔案按照內(nèi)容、類型進(jìn)行分類，并按照信息錄入時(shí)間進(jìn)行編號(hào)、存檔，避免出現(xiàn)文件丟失、遺留等問題。

（六）提高檔案信息的私密性。對(duì)于疾控中心檔案管理工作來說，最重要的一點(diǎn)是保障文件資料的私密性，但無論是傳統(tǒng)的工作模式還是現(xiàn)代化的工作模式，對(duì)文件資料來說私密性不高。傳統(tǒng)的檔案存放在一個(gè)房間內(nèi)，私密性不好，容易出現(xiàn)文件丟失問題；而電子檔案存放在虛擬計(jì)算機(jī)和硬盤中，一旦硬盤出現(xiàn)差錯(cuò)，無法讀取硬盤內(nèi)容，那么就會(huì)丟失重要數(shù)據(jù)。如果想解決文件遺留丟失問題，就必須不斷提高檔案信息的私密性。例如，在儲(chǔ)存好檔案文件資料時(shí)，可以提前做好備份，提高檔案信息的安全性和私密性，從而使檔案管理工作順利開展，發(fā)揮最大價(jià)值。

（七）培養(yǎng)檔案管理人才?，F(xiàn)階段，人才培養(yǎng)是檔案管理工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。只有全面培養(yǎng)人才，才會(huì)加快檔案管理信息化，為查檔工作提供便利。首先，想要培養(yǎng)更多的檔案管理人才，相關(guān)單位、企業(yè)在資金和技術(shù)方面的要全力支持；其次,可以通過各個(gè)企業(yè)、高校、事業(yè)單位之間的頻繁深入交流，為檔案管理工作者之間創(chuàng)造互相交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，彌補(bǔ)工作人員的不足；最后，由優(yōu)秀老員工帶領(lǐng)新員工開展管理工作，認(rèn)真執(zhí)教。以培養(yǎng)檔案管理人才為主要目的，不斷推動(dòng)辦公室檔案管理工作的發(fā)展、進(jìn)步。

五、效果分析

延安市疾病預(yù)防控制中心，是陜北地區(qū)的公共衛(wèi)生事業(yè)、經(jīng)濟(jì)和醫(yī)院管理中心。市委、市政府高度重視信息化建設(shè)，出臺(tái)了《關(guān)于加快推進(jìn)全市信息化建設(shè)的實(shí)施意見》《關(guān)于加快建設(shè)〈市級(jí)信息化基礎(chǔ)資源綜合服務(wù)平臺(tái)〉推進(jìn)“數(shù)字延安”建設(shè)工作的安排意見》等政策文件，推動(dòng)政務(wù)信息化、疾病中心信息化和檔案信息化建設(shè)，延安市疾病預(yù)防控制中心于2017年進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，取得了顯著成效。

（一）成本分析。檔案信息化建設(shè)早期成本高，主要在于管理系統(tǒng)及軟硬件成本，但在檔案系統(tǒng)建成后，可極大節(jié)省相關(guān)的人員成本和傳送成本。此外，檔案管理系統(tǒng)的軟硬件維護(hù)成本低，而檔案的查閱和調(diào)用逐漸增加，信息化管理下的檔案成本明顯低于優(yōu)化前的成本，其成本比較見表1所示。

表1 成本對(duì)比分析

（二）審批環(huán)節(jié)分析。檔案審批環(huán)節(jié)優(yōu)化后，優(yōu)勢(shì)明顯：一是檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用由紙質(zhì)審批轉(zhuǎn)向網(wǎng)上審批，降低了審批成本和時(shí)間。二是將非檔案管理人員的審批工作減少到監(jiān)督工作，提高了工作效率，落實(shí)了主要職責(zé)。優(yōu)化前后審批環(huán)節(jié)及時(shí)間對(duì)比見表2。

表2 優(yōu)化前后審批環(huán)節(jié)及時(shí)間對(duì)比

（三）安全性分析。信息技術(shù)助力疾控中心提升了檔案管理的安全性和保密性，避免了人為疏忽，減少檔案管理人員的工作量。同時(shí)，通過疾控中心檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，減少人工審批、申請(qǐng)和批準(zhǔn)過程，在線操作減少了檔案?jìng)鬏斶^程時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了檔案的高效管理。

（四）其他方面。信息化背景下的檔案管理的創(chuàng)新與流程優(yōu)化，有利于檔案管理。原來的管理制度與現(xiàn)在的管理制度差別很大。優(yōu)化后，各檔案管理系統(tǒng)相互融合，信息共享，數(shù)據(jù)自動(dòng)比較和更新，提高了檔案信息的權(quán)威性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)了疾控中心檔案管理的發(fā)展。

六、結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代，疾控中心檔案管理工作面臨更多的挑戰(zhàn)。疾控中心檔案管理要想得到實(shí)質(zhì)性提高，需要完善日常工作并健全檔案管理制度，加大對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)力度，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平，最大限度發(fā)揮疾控中心檔案信息的價(jià)值和作用。讓疾控中心檔案管理工作在未來發(fā)展中變得更完美，實(shí)現(xiàn)真正意義上的服務(wù)于大眾、服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于國(guó)家。