供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式創(chuàng)新研究

文/國網(wǎng)甘南供電公司 鄭永剛

供電企業(yè)為現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供基礎(chǔ)的電力能源，是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基石。2021年12月，國家能源委員會印發(fā)《中共中央、國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步深化電力體制改革的若干意見》（中發(fā)〔2015〕9號），文件明確指出：供電企業(yè)要加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)工作，完善小組工作機(jī)制，將供電工作穩(wěn)妥有效推進(jìn)?；诠╇娖髽I(yè)改革的重要意義，利用信息化手段實(shí)現(xiàn)行政辦公一體化管理模式創(chuàng)新是現(xiàn)階段供電企業(yè)改革的必經(jīng)階段。行政辦公一體化的管理模式不僅能夠提升行政辦公部門的工作效率，更能保障供電企業(yè)長期發(fā)展。

一、供電企業(yè)行政辦公內(nèi)容

供電企業(yè)行政辦公內(nèi)容涉及以下兩方面：一方面，行政辦公要優(yōu)化設(shè)計(jì)行政組織結(jié)構(gòu)。通過制訂管理規(guī)章制度，結(jié)合供電企業(yè)的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，以此達(dá)到行政管理目標(biāo)。首先，通過精簡供電企業(yè)各部門結(jié)構(gòu)，縮減某些工作職能稍弱的崗位，在降低供電企業(yè)管理成本的同時(shí)，提高企業(yè)的工作效率。另外，通過加強(qiáng)供電企業(yè)上下級之間的聯(lián)系，使企業(yè)信息上下互通。另一方面，行政辦公涉及供電企業(yè)日常運(yùn)營的相關(guān)工作。作為協(xié)助者時(shí)，負(fù)責(zé)供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)信息的上傳下達(dá)，保證決策信息的實(shí)效性，發(fā)揮綜合管理職能；作為管理者時(shí)，負(fù)責(zé)供電企業(yè)日常行政工作管理，如管理企業(yè)公章等；作為監(jiān)督者時(shí)，組織制訂、完善供電企業(yè)各項(xiàng)管理制度，實(shí)時(shí)監(jiān)督供電企業(yè)的各類項(xiàng)目建造；作為宣傳者時(shí)，對供電企業(yè)文化、品牌等做好宣傳工作，如開展企業(yè)文化調(diào)研、開展辦公環(huán)境整治等活動(dòng)。結(jié)合行政辦公工作內(nèi)容，行政辦公工作在供電企業(yè)的發(fā)展過程中起著溝通樞紐的作用。從企業(yè)消息傳遞層面來看，行政辦公起著上傳下達(dá)的信息傳遞任務(wù)，保障供電企業(yè)和外部資源高效溝通。從企業(yè)管理層面來看，行政辦公工作在員工層和領(lǐng)導(dǎo)層之間起著溝通橋梁的作用，在協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)層辦公的同時(shí)，反饋員工層的工作想法。因此，在此基礎(chǔ)上搭建一體化行政辦公管理模式，能提高供電企業(yè)的綜合實(shí)力，確保行政辦公高效工作，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)長期健康發(fā)展。

二、行政辦公一體化管理模式的工作原則

行政辦公一體化管理模式的核心是將辦公過程數(shù)據(jù)化、科技化，從而實(shí)現(xiàn)行政高效辦公。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的如今，供電企業(yè)的行政辦公逐漸向無紙化辦公邁進(jìn)，通過辦公系統(tǒng)與信息數(shù)據(jù)的協(xié)同互助，促使供電企業(yè)內(nèi)部信息與外部資源相互交換，達(dá)到資源共享的目的；利用行政辦公一體化管理模式，優(yōu)化供電企業(yè)的業(yè)務(wù)管理模式，從而提高企業(yè)核心競爭力。供電企業(yè)行政辦公內(nèi)容多、涉及領(lǐng)域廣，在開展行政一體化管理模式創(chuàng)新時(shí)，要注意如下幾點(diǎn)：首先，要遵循優(yōu)化原則。優(yōu)化原則是以工作流程為導(dǎo)向，探究在現(xiàn)有的工作流程中，是否有工作職能稍弱、存在感不強(qiáng)的工作職位，若存在則將其優(yōu)化，從現(xiàn)有的工作流程中剔除，保證供電企業(yè)整理工作流程精簡化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各個(gè)職能的高效利用。其次，要遵循協(xié)同合作原則。在行政辦公一體化管理模式創(chuàng)新過程中，要抓牢管理模式的頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)高效能扁平管理，并利用互聯(lián)網(wǎng)雙向溝通的特性，使供電企業(yè)行政管理部門與其他部門間實(shí)現(xiàn)協(xié)同合作，從而提高行政辦公效率。最后，要遵循組織原則。分類整理行政管理部門的辦公資源，如文件資料、公章信息等，建立“高效工作”的目標(biāo)，使行政辦公人員以工作目標(biāo)為工作導(dǎo)向，從供電企業(yè)的實(shí)際需求出發(fā)，建立上下聯(lián)動(dòng)的行政辦公一體化管理模式。

三、供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式創(chuàng)新路徑

（一）建立行政辦公信息一體化資源平臺。為保障供電企業(yè)改革進(jìn)度，供電企業(yè)在探索一體化管理模式創(chuàng)新路徑中，行政管理部門應(yīng)重新規(guī)劃行政管理信息，構(gòu)建行政辦公信息一體化資源平臺。

行政辦公信息一體化資源平臺由靜態(tài)管理信息和動(dòng)態(tài)管理信息兩部分組成。靜態(tài)管理信息包括供電企業(yè)的基礎(chǔ)信息（如供電企業(yè)的電力生產(chǎn)信息、電廠構(gòu)建、項(xiàng)目類型等）、部件信息（供電企業(yè)的固定資產(chǎn)，如現(xiàn)有的電力設(shè)備、企業(yè)內(nèi)部辦公用品、電能信息采集終端等）、企業(yè)信息（如供電企業(yè)的電力規(guī)劃圖、電力施工案例、電力項(xiàng)目場地等）；動(dòng)態(tài)管理信息包括員工信息（如供電企業(yè)人員的在職離崗、員工的個(gè)人信息等）、業(yè)務(wù)信息（如電廠各項(xiàng)目建設(shè)融資成本、項(xiàng)目工作成果等）、數(shù)據(jù)信息（供電企業(yè)季度、年度的數(shù)據(jù)匯總）。在行政辦公信息一體化資源平臺中，靜態(tài)管理信息基本處于靜止不變的狀態(tài)，是企業(yè)行政管理的工作依托，動(dòng)態(tài)管理信息處于階段性可調(diào)數(shù)據(jù)，隨著電力企業(yè)的工作進(jìn)程而發(fā)生著改變。根據(jù)一體化資源平臺的搭建，供電企業(yè)可根據(jù)行政內(nèi)部不同職位的特質(zhì)評定資源平臺中的信息，并根據(jù)信息的價(jià)值給予分類儲存。在儲存過程中，行政工作人員根據(jù)辦公崗位的不同，對信息價(jià)值的評定可用以下公式表示：

其中k表示辦公行政一體化的信息屬性，取值范圍≥1，a為信息一體化的重要值，取值常為常數(shù)，λ為信息管理平臺儲存中的加權(quán)平均值，其公式的結(jié)果要四舍五入選擇整數(shù)。行政工作人員在排列信息質(zhì)量的優(yōu)先級時(shí)可參考公式數(shù)據(jù)的大小結(jié)果，按照由大到小的數(shù)據(jù)排列，在資源平臺中實(shí)現(xiàn)信息的高效傳遞和儲存，保障信息一體化資源平臺中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式創(chuàng)新。

（二）制訂制度標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范信息管理流程。通過建立行政辦公信息一體化資源平臺，能夠保障供電企業(yè)內(nèi)部信息的高度交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。在建立資源平臺后，更要制訂制度標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范信息管理流程，以此實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式的創(chuàng)新。其制度總體包含以下三個(gè)部分。

1.文件信息的處理。供電企業(yè)的正常運(yùn)行離不開文件資料的輔助。例如，在電力工程中包含施工合同、招標(biāo)文件、竣工報(bào)告、工程結(jié)算報(bào)價(jià)書等資料；在企業(yè)的日常工作中包括收文、發(fā)文等公文檔案。通過一體化資源平臺的建立，供電企業(yè)的文件信息處理應(yīng)遵循擬稿—審批—發(fā)送—存檔這四個(gè)流程。首先,明確供電企業(yè)文件信息的具體內(nèi)容；其次，通過資源平臺的錄入上傳到行政部門審批；再次，行政部門審批后發(fā)送到相應(yīng)部門；最后，利用信息一體化資源平臺將文件信息存檔。通過統(tǒng)一規(guī)定的流程使供電企業(yè)的文件信息由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化，在提高文件信息利用率的同時(shí)，降低了企業(yè)文件信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.企業(yè)內(nèi)部信息交流。供電企業(yè)內(nèi)部信息交流主要針對企業(yè)公告、政策新聞、內(nèi)部郵件等消息。為規(guī)范信息管理流程，針對公告、政策類的消息，在信息一體化資源平臺中要設(shè)立查閱權(quán)限，權(quán)限的范圍以供電企業(yè)內(nèi)部員工的職位為參考；而企業(yè)各部門通過內(nèi)部郵件的交流信息要設(shè)置下載權(quán)限，防止供電企業(yè)電力工程項(xiàng)目資料的泄露。一方面，通過信息一體化資源平臺，內(nèi)部信息得到了及時(shí)發(fā)布、各部門之間的郵件信息可以正常流轉(zhuǎn)；另一方面，通過內(nèi)部信息交流制度的確定提高了供電企業(yè)內(nèi)部信息交流的安全性，保障了供電企業(yè)的健康發(fā)展。

3.日常綜合行政管理工作。供電企業(yè)的行政辦公工作內(nèi)容多、工作范圍廣，主要包括企業(yè)固定資產(chǎn)管理、會議管理、考勤管理、人事檔案管理、項(xiàng)目工程管理等。在制訂日常綜合行政管理工作的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要充分參考供電企業(yè)各部門的工作情況。例如，在制訂會議管理制度時(shí)，規(guī)定供電企業(yè)各部門按照工作進(jìn)度，每周或每天早上召開業(yè)務(wù)會議，針對前一周或前一天的工作進(jìn)行總結(jié)分析，會議召開有各部門負(fù)責(zé)人主持，并在會議過程中形成《會議紀(jì)要》，上傳到行政辦公信息一體化資源平臺中，經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人審核簽字后通過企業(yè)郵件下發(fā)給員工。在制訂人事檔案管理制度時(shí)，要遵循“任人唯賢、舉賢避親”的基本原則。人事檔案管理制度是企業(yè)人員構(gòu)成的機(jī)密資料，對人事檔案的流調(diào)要通過員工—部門領(lǐng)導(dǎo)—行政管理人員—行政管理領(lǐng)導(dǎo)的審批流程，降低供電企業(yè)人事檔案資料泄露的可能性。在制訂考勤制度時(shí)，要設(shè)置考勤監(jiān)督員按時(shí)記錄員工考勤情況，并將其作為計(jì)發(fā)工資的根本依據(jù)。供電企業(yè)全體員工實(shí)行上班、下班兩次打卡，不準(zhǔn)委托他人代簽到，當(dāng)部分員工需外出辦理業(yè)務(wù)時(shí)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意審批后在資源平臺中登記外出信息，供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要定時(shí)對考勤人員進(jìn)行抽查。通過日常綜合行政管理工作制度的建設(shè)，使供電企業(yè)內(nèi)部員工明確自身工作職責(zé)，為實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)行政辦公一體化管理模式創(chuàng)新夯實(shí)了制度基礎(chǔ)，提高了行政辦公人員的工作效率，保障了供電企業(yè)的良性發(fā)展。

（三）進(jìn)行對比實(shí)驗(yàn)，明確一體化管理效果。以X供電企業(yè)為實(shí)現(xiàn)對象，X供電企業(yè)的工作人員共有350人，其主要工作職能有電力工程、機(jī)電設(shè)備安裝工程、建筑智能化工程施工等。實(shí)驗(yàn)時(shí)間以6個(gè)月為周期，前3個(gè)月供電企業(yè)采用原有的企業(yè)行政辦公一體化管理模式，后3個(gè)月供電企業(yè)采用創(chuàng)新后的企業(yè)行政辦公一體化管理模式，設(shè)定3個(gè)月期限的信息儲量都為4200GB，其中包括800GB的基礎(chǔ)信息、600GB的部件信息、500GB的企業(yè)信息、700GB的員工信息、900GB的業(yè)務(wù)信息、700GB的數(shù)據(jù)信息，記錄在行政辦公一體化管理模式創(chuàng)新前后的數(shù)據(jù)丟失量，對比實(shí)驗(yàn)結(jié)果，匯總數(shù)據(jù)如表1所示。

表1 行政辦公一體化管理模式創(chuàng)新前后數(shù)據(jù)丟失量對比

通過表1的數(shù)據(jù)對比，可以看出行政辦公一體化模式的創(chuàng)新，通過建立行政辦公信息一體化資源平臺、制訂制度標(biāo)準(zhǔn)等方式，能夠有效降低供電企業(yè)運(yùn)行中信息數(shù)據(jù)的丟失量，說明行政辦公一體化模式的創(chuàng)新具有良好的信息管理效果，能夠保障信息一體化的管理安全。供電企業(yè)在探索行政辦公一體化模式創(chuàng)新路徑時(shí)，要將技術(shù)提升和制度規(guī)范作為攻克的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)內(nèi)部信息要實(shí)時(shí)監(jiān)控、數(shù)據(jù)共享，利用資源平臺的建立實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息數(shù)據(jù)化整合，依托制度標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范信息管理流程，降低企業(yè)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。行政辦公一體化模式的創(chuàng)新不僅能促進(jìn)供電企業(yè)行政部門高效工作，更能提高供電企業(yè)的核心競爭力，助力供電企業(yè)發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，為降低供電企業(yè)的數(shù)據(jù)丟失量，保障企業(yè)內(nèi)部信息安全，供電企業(yè)行政辦公一體化模式創(chuàng)新已是大勢所趨。本文通過了解供電企業(yè)行政辦公內(nèi)容，明確行政辦公一體化管理模式優(yōu)化、協(xié)同、組織的基本原則，利用建立行政辦公信息一體化資源平臺、制訂制度標(biāo)準(zhǔn)等方式探索供電行政辦公一體化模式的創(chuàng)新路徑，為實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)在市場中的長期發(fā)展貢獻(xiàn)力量。