代理記賬公司內(nèi)部控制問題研究

賴秋華 北京憧憬會(huì)計(jì)服務(wù)有限公司

引言

小微企業(yè)數(shù)量的迅速增長(zhǎng)及不斷完善的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，也快速地推動(dòng)代理記賬公司的規(guī)模日益壯大。在外部環(huán)境的催化下，代理記賬行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也隨之而來。由于公司管理層更多地是考慮外部條件的變化，使得公司在拓展業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)了諸多問題。比如以開發(fā)市場(chǎng)、為客戶提供滿意服務(wù)主，對(duì)內(nèi)部控制方面關(guān)注較少，且管理層內(nèi)控意識(shí)不強(qiáng)，使得整個(gè)企業(yè)缺乏憂患思維、企業(yè)內(nèi)部管理混亂、崗位職責(zé)不清等，削弱了內(nèi)部控制的作用[1]。因此，公司需要不斷更新觀念，完善內(nèi)部控制制度，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行妥善解決，降低業(yè)務(wù)發(fā)展過程中的風(fēng)險(xiǎn)，保證公司的持續(xù)、穩(wěn)定、健康運(yùn)行。

一、CJ公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀

CJ公司從成立之初制定的《內(nèi)部規(guī)范手冊(cè)》出發(fā)，進(jìn)行公司的內(nèi)部控制建設(shè)。雖然CJ公司形成了內(nèi)部控制方面的規(guī)范性文件，但是實(shí)際執(zhí)行過程中，效果并不好，究其原因不僅是內(nèi)部控制制度本身存在缺陷，沒有根據(jù)公司業(yè)務(wù)的拓展及時(shí)更新，也因公司考核標(biāo)準(zhǔn)不清晰，難以準(zhǔn)確有效地判斷內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)和執(zhí)行效果。對(duì)此，先從內(nèi)部控制五要素對(duì)公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

（一）控制環(huán)境

CJ公司從最初的幾家代理記賬業(yè)務(wù)拓展到現(xiàn)在財(cái)務(wù)外包、稅務(wù)籌劃、資質(zhì)辦理等一系列業(yè)務(wù)，有關(guān)內(nèi)部控制管理的制度僅有《內(nèi)部規(guī)范手冊(cè)》，而且該手冊(cè)自編制以來從未進(jìn)行過更新，其中大多數(shù)規(guī)范是針對(duì)以往業(yè)務(wù)的開展，新業(yè)務(wù)并未受到系統(tǒng)的內(nèi)部制度規(guī)范。此外，即使是針對(duì)僅有的制度規(guī)范，也多是流于形式，管理層認(rèn)為制度的制定就是內(nèi)部控制的管理，忽略了管理者既是制度的制定者和監(jiān)督者，也是內(nèi)部控制的主要執(zhí)行者。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

CJ公司作為一個(gè)會(huì)計(jì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，處理賬務(wù)時(shí)往往只能做到核算，而不能做到監(jiān)督，對(duì)于客戶提供的發(fā)票和數(shù)據(jù)，很少進(jìn)行審核，基本上都是“拿來即用”，無法保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。除此之外，還存在客戶流失風(fēng)險(xiǎn)和客戶違約風(fēng)險(xiǎn)及信息系統(tǒng)帶來的風(fēng)險(xiǎn)，CJ公司并未形成良好的應(yīng)對(duì)機(jī)制。比如信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)也僅是從數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級(jí)兩個(gè)方面去維護(hù)。財(cái)務(wù)軟件操作隨意，錄入、審核沒有分工執(zhí)行，往往是一個(gè)人負(fù)責(zé)多個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)流程，容易造成客戶隨員工的離職而流失。CJ公司風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)較差，通常是事情發(fā)生之后才采取補(bǔ)救措施。

（三）信息與溝通

CJ公司針對(duì)部門間的溝通有相對(duì)自由的機(jī)制，但上下級(jí)的溝通不充分。管理層對(duì)“上下級(jí)”的溝通認(rèn)識(shí)存在局限，將溝通重心放在“管理層制定詳細(xì)的策略、做出恰當(dāng)?shù)臎Q策”，而忽視員工執(zhí)行的能力和效率。大多數(shù)情況下，一些詳細(xì)的職責(zé)劃分是模糊的，到出現(xiàn)問題時(shí)才臨時(shí)規(guī)定。

公司管理層與委托方的溝通不到位，缺乏業(yè)務(wù)事前事后的溝通，而且僅停留在口頭上。管理層也未制定恰當(dāng)?shù)臏贤ㄒ?guī)范和方式，業(yè)務(wù)處理中的關(guān)鍵點(diǎn)未形成文件記錄，業(yè)務(wù)開展結(jié)束后，未進(jìn)行有效的反饋，往往是等到問題出現(xiàn)才返工處理。

（四）控制活動(dòng)

CJ公司職責(zé)權(quán)限的劃分不明確，職責(zé)分離部分的處理也不規(guī)范，例如：憑證的錄入和憑證審核基本上是一人操作，內(nèi)部并沒有明確的職責(zé)劃分。另外，業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)進(jìn)行計(jì)量、分析的特定方式或方法[2]。CJ公司的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是以利潤(rùn)為標(biāo)準(zhǔn)，不僅剔除了成本因素還忽略了應(yīng)收的規(guī)模，致使盲目擴(kuò)大業(yè)務(wù)量，使公司應(yīng)收賬款比率較高，壞賬損失較大。管理層為擴(kuò)大業(yè)務(wù)量，放寬了信用政策，甚至接受部分先處理業(yè)務(wù)后收款的口頭承諾，這也直接導(dǎo)致了壞賬損失畸高。因各個(gè)財(cái)務(wù)部的業(yè)績(jī)考核，是以辦理業(yè)務(wù)數(shù)量以及利潤(rùn)額為標(biāo)準(zhǔn)，而非以實(shí)際收款額為標(biāo)準(zhǔn)，長(zhǎng)此以往，降低了各財(cái)務(wù)部的催款積極性，應(yīng)收賬款的回收難度增加，進(jìn)而對(duì)企業(yè)資金運(yùn)營(yíng)和正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響。

（五）監(jiān)督

CJ公司除了需要加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，還需要接受外部監(jiān)督，包括委托方和監(jiān)管部門。公司未能將內(nèi)部管理制度與業(yè)務(wù)開展流程有效結(jié)合，也沒建立事后追究責(zé)任制度，致使內(nèi)部監(jiān)督結(jié)果難以做到有章可循。即使有內(nèi)部監(jiān)督人員，其權(quán)威性和獨(dú)立性也存在爭(zhēng)議。同樣地，因公司內(nèi)部存在職責(zé)劃分不清，使得內(nèi)部監(jiān)督工作在落實(shí)過程中也受到障礙。

同時(shí)，公司也并未受到委托方較大程度的監(jiān)督。一方面，大多數(shù)委托企業(yè)規(guī)模較小，其法人或股東對(duì)財(cái)務(wù)方面了解較少，更多是選擇當(dāng)“甩手掌柜”，認(rèn)為只要不被稅務(wù)機(jī)關(guān)等單位約談就足夠了；另一方面，迫于低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)帶來的壓力，認(rèn)為設(shè)置委托方監(jiān)督渠道只會(huì)徒增工作量，而不能帶來實(shí)質(zhì)性的價(jià)值。

二、CJ公司內(nèi)部控制面臨的問題

CJ公司是會(huì)計(jì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，結(jié)合其行業(yè)特點(diǎn)，現(xiàn)就面臨的主要問題有以下兩個(gè)方面：

（一）業(yè)務(wù)流程和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作不規(guī)范增加的內(nèi)部控制壓力

記賬工作流程的內(nèi)部控制很大程度上決定了公司服務(wù)的水平和質(zhì)量。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作及內(nèi)部業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)會(huì)計(jì)信息失真的不良現(xiàn)象，問題主要體現(xiàn)在：

首先，在承接業(yè)務(wù)時(shí)沒有仔細(xì)認(rèn)真地對(duì)委托單位業(yè)務(wù)性質(zhì)和經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行核查。為了擴(kuò)大業(yè)務(wù)量，對(duì)委托單位的相關(guān)情況沒有進(jìn)行詳細(xì)核查，如其業(yè)務(wù)特點(diǎn)、經(jīng)營(yíng)范圍是否具備相關(guān)資質(zhì)等都不夠了解。其次，在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)隨意性較大，對(duì)每個(gè)會(huì)計(jì)科目的定義和運(yùn)用界定比較隨意，沒有統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。在記賬過程中還經(jīng)常出現(xiàn)白條抵庫(kù)等不合規(guī)現(xiàn)象。最后，由于稅務(wù)系統(tǒng)的報(bào)稅時(shí)間一般都是在每月15號(hào)之前，這導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作過于集中，無形中增加了對(duì)會(huì)計(jì)人員的需求。在空間上，由于公司業(yè)務(wù)跨區(qū)域特征，既增加了工作人員的工作難度，也使得內(nèi)部控制執(zhí)行上存在一定難度。

另外，部分會(huì)計(jì)基礎(chǔ)性工作沒做到位。記賬人員在審核原始憑證時(shí)粗心大意，設(shè)置賬簿、登記賬簿的隨意性等。比如委托企業(yè)沒有傳遞對(duì)賬單和回單，因此經(jīng)常出現(xiàn)銀行存款賬實(shí)不符問題；會(huì)計(jì)分錄所記載的內(nèi)容不規(guī)范完整，沒有填寫附件張數(shù)，還有一些明細(xì)科目記載不夠詳細(xì)詳盡，也沒有按照要求進(jìn)行憑證的整理、粘貼。以上原因?qū)е驴蛻羝髽I(yè)的會(huì)計(jì)報(bào)表不能真實(shí)地將財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)狀況反映出來。

（二）人員素質(zhì)參差不齊，離職率高、留不住人才也給內(nèi)部控制帶來不小的壓力

公司主要服務(wù)對(duì)象大多是小微企業(yè)，其業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單，因此在錄用人員方面的標(biāo)準(zhǔn)比較寬松。記賬人員受教育程度不一樣，專業(yè)水平也參差不齊，人員流動(dòng)頻繁，難以保障記賬工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。因公司員工業(yè)務(wù)水平、專業(yè)素養(yǎng)等各不相同，導(dǎo)致工資有很大的差異，使部分員工心理不平衡，這不僅出現(xiàn)工作懈怠，還嚴(yán)重影響工作效率，也因此出現(xiàn)人員頻繁離職的現(xiàn)象。還有些員工不能很好地遵守職業(yè)道德，缺乏敬業(yè)精神和自律能力，這也嚴(yán)重阻礙公司內(nèi)控制度的執(zhí)行。

三、CJ公司內(nèi)部控制問題的應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)CJ公司面臨的上述內(nèi)部控制問題，筆者認(rèn)為應(yīng)著重從以下幾個(gè)方面予以完善：

（一）改善業(yè)務(wù)流程、加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范性，提高服務(wù)質(zhì)量

首先，代理記賬業(yè)務(wù)是公司最原始最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)，主工作是圍繞簽訂合同、取票并記賬、報(bào)稅和反饋四個(gè)環(huán)節(jié)八個(gè)流程展開，具體如圖1所示。從四個(gè)環(huán)節(jié)的首要環(huán)節(jié)——簽訂合同開始，建立健全業(yè)務(wù)委托流程制度，充分了解委托單位的業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)等情況，形成規(guī)范的書面合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。委托單位須承諾提供真實(shí)、有效、合法、完整的原始資料，會(huì)計(jì)人員必須對(duì)原始憑證進(jìn)行仔細(xì)審核并做好交接和記錄，勇于對(duì)不合法、不合規(guī)的票據(jù)說“不”，嚴(yán)格按照國(guó)家的法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。

圖1 代理記賬公司基本工作流程

其次，規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)性工作。對(duì)每個(gè)會(huì)計(jì)科目的使用要符合會(huì)計(jì)信息質(zhì)量相關(guān)性、可比性等要求，不能隨意變動(dòng)。嚴(yán)厲禁止白條抵庫(kù)、虛開偽造發(fā)票等違規(guī)行為的發(fā)生。會(huì)計(jì)分錄所記載的內(nèi)容要規(guī)范完整，比如日期、摘要、附件的張數(shù)等都要以原始憑證為基礎(chǔ)，按要求進(jìn)行整理、粘貼，記錄完整準(zhǔn)確。記賬完成后，及時(shí)和銀行對(duì)賬單核對(duì)，如果存在不相符的情況，先檢查是否記賬錯(cuò)誤，再看看是不是客戶沒有打印銀行回單還是有未達(dá)賬項(xiàng)，根據(jù)核實(shí)情況進(jìn)行更正，做到賬實(shí)相符。

最后，公司的各個(gè)環(huán)節(jié)和流程都要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)人員的各個(gè)工作程序都有章可循。同時(shí)還要明確責(zé)任，將監(jiān)督和績(jī)效掛鉤，在規(guī)范會(huì)計(jì)人員工作流程的同時(shí)使制度真正成為記賬人員實(shí)際工作的一種有效約束，從而提高公司的服務(wù)質(zhì)量。

（二）完善不相容職務(wù)分離制度、增強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)及建立健全風(fēng)險(xiǎn)管理制度

公司在完善職務(wù)分離制度的同時(shí)，還應(yīng)增強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的權(quán)威性及重視風(fēng)險(xiǎn)的防范。

首先，明確不相容職務(wù)分離制度，定崗定責(zé)。不相容職務(wù)分離針對(duì)的是崗位職責(zé)，而不是部門權(quán)限。圍繞工作性質(zhì)，考慮人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，從業(yè)經(jīng)驗(yàn)等要素，將各項(xiàng)工作分配到具體人員。明確責(zé)任，做到崗責(zé)分明，將崗位對(duì)接責(zé)任明確到個(gè)人。比如審核和錄入應(yīng)由不同人員操作，否則會(huì)削減審核的意義。

其次，增強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的權(quán)威性。一方面，賦予相關(guān)人員應(yīng)有的職責(zé)和權(quán)限；另一方面，對(duì)內(nèi)審人員提出的問題和意見，及時(shí)解決或敦促相關(guān)部門執(zhí)行，對(duì)于管理者不盡職的行為，內(nèi)審人員照樣可以處理。此外，公司還可以將內(nèi)審機(jī)構(gòu)隸屬的級(jí)別提高，以加大其權(quán)威性，強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性有助于增強(qiáng)其權(quán)威性，同時(shí)避免內(nèi)審人員受到利益或職位上的沖突。公司內(nèi)部關(guān)系越錯(cuò)綜復(fù)雜，內(nèi)審人員工作起來越容易受到干擾，精簡(jiǎn)工作流程，明確工作職責(zé)，杜絕公司內(nèi)部出現(xiàn)“人大于權(quán)”的現(xiàn)象，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)工作的作用。

最后，公司在追求效益最大化的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，這不僅保護(hù)了公司的利益，同時(shí)也是對(duì)會(huì)計(jì)人員自身風(fēng)險(xiǎn)的一種保護(hù)。建立完善的信用評(píng)價(jià)體系和加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的信用評(píng)級(jí)培訓(xùn)，對(duì)客戶的評(píng)價(jià)結(jié)果形成書面記錄。信用評(píng)級(jí)工作的完成，需要將經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)的評(píng)級(jí)理論結(jié)合在一起，從以往經(jīng)驗(yàn)中提取客戶評(píng)級(jí)的若干重要指標(biāo)。例如客戶的資產(chǎn)及負(fù)債狀況，并按照指標(biāo)的重要性進(jìn)行高低排序，對(duì)評(píng)級(jí)較低的客戶，在合同中多設(shè)置一些條件，如付款時(shí)間要求。對(duì)新老客戶進(jìn)行信用評(píng)價(jià)，可以減少壞賬損失及信譽(yù)損失等。

（三）提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)、完善考核制度

針對(duì)公司人員素質(zhì)參差不齊、離職率高、留不住人才的問題，公司除了應(yīng)調(diào)高入職準(zhǔn)入門檻，還需要從以下幾方面進(jìn)行完善：

首先，應(yīng)適當(dāng)提高薪酬待遇，穩(wěn)定員工隊(duì)伍。企業(yè)薪酬分配的透明度、公平感都嚴(yán)重影響著員工的積極性以及工作效率。因此，不管是從內(nèi)部控制角度還是從人員管理都要強(qiáng)調(diào)薪酬分配的公平，設(shè)置合理的人員結(jié)構(gòu)和薪酬結(jié)構(gòu)。加強(qiáng)關(guān)鍵崗位的員工對(duì)內(nèi)部控制效果的發(fā)揮，同時(shí)也可以彌補(bǔ)內(nèi)部控制制度的缺陷，使不盡完善的內(nèi)部控制體系發(fā)揮出超常的效果。相反，若人員結(jié)構(gòu)不合理，即使擁有完善的內(nèi)部控制體系也不能發(fā)揮出效果，只能流于形式。

其次，公司應(yīng)該重視員工的職業(yè)發(fā)展，關(guān)注員工自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，現(xiàn)在的社會(huì)是人才主導(dǎo)的社會(huì)，是講究和諧的社會(huì)，員工越來越關(guān)注職業(yè)發(fā)展這一非物質(zhì)因素，企業(yè)應(yīng)當(dāng)探尋員工與企業(yè)共同發(fā)展之道，實(shí)現(xiàn)共贏。公司應(yīng)該建設(shè)屬于自己的企業(yè)文化，讓員工對(duì)企業(yè)文化有認(rèn)同感的共鳴，起到提高員工凝聚力的作用。

最后，完善員工績(jī)效考核制度?？?jī)效考核制度不僅是考核員工的工作成果和晉升依據(jù)，也是檢驗(yàn)員工工作效率的有效方法，更是一種激勵(lì)手段。合理的績(jī)效考核制度不僅可以激勵(lì)員工主動(dòng)積極的工作，還可以加強(qiáng)員工的歸屬感。豐富考核方法，建立健全有效的績(jī)效溝通和反饋機(jī)制?？?jī)效溝通須包含績(jī)效考核的全過程，對(duì)考核標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容及方法的制定要充分與員工溝通，尊重員工意見，使績(jī)效考核更科學(xué)；考核過程中要持續(xù)有效地與員工溝通，使考核結(jié)果更合理，達(dá)到員工發(fā)現(xiàn)問題就及時(shí)解決問題的效果；考核結(jié)果也要建立反饋渠道，促使考核結(jié)果的公開、公平、公正[3]。

結(jié)語(yǔ)

2021年的政府工作報(bào)告中多次提及“助企紓困與激發(fā)活力”并舉，助力小微企業(yè)恢復(fù)市場(chǎng)活力，因此代理記賬公司在形勢(shì)看好的背景下，應(yīng)該著力規(guī)范內(nèi)部管理制度，打造健全的管理機(jī)制。而在這其中內(nèi)部控制的建設(shè)尤為重要，建立健全內(nèi)部控制建設(shè)，是代理記賬公司今后很長(zhǎng)一段時(shí)間應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)問題，只有逐步規(guī)范公司內(nèi)部控制制度，才能使公司的發(fā)展更穩(wěn)健、更好地適應(yīng)行業(yè)發(fā)展的要求。隨著學(xué)術(shù)界對(duì)內(nèi)部控制的研究進(jìn)一步加深，內(nèi)部控制相關(guān)理論將不斷更新，希望可以將新的理論和方法運(yùn)用于業(yè)務(wù)更廣泛的代理記賬公司之中。