大數(shù)據(jù)時代下的學(xué)校預(yù)算管理研究

李冬梅 廣州市白云區(qū)教育綜合服務(wù)中心

引言

學(xué)校全面預(yù)算管理是現(xiàn)代學(xué)校財務(wù)管理模式，其凸顯了人本化、系統(tǒng)化以及戰(zhàn)略化，能夠有效地控制成本，提升管理的效率。但是就傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理而言，還存在諸多的問題，比如在采集預(yù)算數(shù)據(jù)、編制數(shù)據(jù)、執(zhí)行預(yù)算等領(lǐng)域還存在效率低、不科學(xué)的問題。細(xì)究這些問題產(chǎn)生的原因，歸根結(jié)底要談到信息技術(shù)與學(xué)校全面預(yù)算管理間的適配性，對于學(xué)?，F(xiàn)階段的全面預(yù)算管理需求來說，過去的信息技術(shù)水平已經(jīng)過度落后，在很大程度上制約了學(xué)校全面預(yù)算管理效率和成效。因此，在新時代下，學(xué)校想要提升全面預(yù)算管理的科學(xué)性，發(fā)揮出預(yù)算管理的最大效益，就必須創(chuàng)新信息技術(shù)平臺，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)。

一、學(xué)校傳統(tǒng)全面預(yù)算管理存在的問題

（一）預(yù)算編制缺乏科學(xué)性

全面預(yù)算管理是學(xué)校發(fā)展中非常重要的一部分，全面預(yù)算管理的第一步就是編制預(yù)算。然而，編制預(yù)算并不是通過簡單地對學(xué)校往年收支進(jìn)行判斷即可，需要借助來自各方的數(shù)據(jù)支撐，才能夠提升預(yù)算編制的科學(xué)性。就目前學(xué)校傳統(tǒng)全面預(yù)算管理編制缺乏科學(xué)性的原因有以下三點(diǎn)：

第一，學(xué)校所利用的數(shù)據(jù)主要來源于調(diào)研以及歷史的預(yù)決算數(shù)據(jù)，這部分?jǐn)?shù)據(jù)資源其實并不完善。如若學(xué)校財務(wù)管理人員僅依靠這些內(nèi)容去編制預(yù)算，必然會導(dǎo)致決策出現(xiàn)主觀性、片面性。比如在編制預(yù)算的過程中，只采用基數(shù)和增量相結(jié)合的方式，這就極易造成預(yù)算額度過多或者是額度不夠的情況，影響學(xué)校各個部門的整體規(guī)劃[1]。

第二，很多財務(wù)管理工作者在測算預(yù)算的過程中，測算手段非常粗放，以評估式為主，這就導(dǎo)致測算出來的預(yù)算額度和各個部門的實際支出存在較大的差距。

第三，缺乏合理的數(shù)據(jù)收集、分析以及處理的技術(shù)以及流程，導(dǎo)致預(yù)算編制環(huán)節(jié)沒有可以利用的數(shù)據(jù)。簡言之，目前在預(yù)算編制階段，還是以往年的一些普通數(shù)據(jù)為依據(jù)，并沒有借助大數(shù)據(jù)技術(shù)深度地去挖掘，這就導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)資源無法被提取和利用。而這些深度數(shù)據(jù)信息其實是財務(wù)人員在做預(yù)算決策時非常關(guān)鍵的內(nèi)容。

（二）各部門之間缺乏有效的協(xié)同

全面預(yù)算管理并不是財務(wù)人員個人的事情，其需要各個部門之間的相互配合，才能夠提升預(yù)算管理在編制中的科學(xué)性，推進(jìn)過程中的合理性。但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學(xué)校內(nèi)部各個部門之間其實屬于互不干擾的狀態(tài)，且各個部門之間信息是阻斷的。這就會導(dǎo)致預(yù)算編制不科學(xué)、預(yù)算信息傳遞受阻、下?lián)懿患皶r等情況。在A學(xué)校中，為了能夠更好地落實全面預(yù)算管理系統(tǒng)，為各個部門設(shè)定了一個預(yù)算管理員的角色。各級管理層、預(yù)算管理員都需要在同一平臺上和財務(wù)人員共同地開展預(yù)算管理的工作[2]。在該平臺中，財務(wù)人員和各級預(yù)算管理員會通過電子郵件的方式進(jìn)行信息的傳遞，大大提升了預(yù)算信息傳遞的效率。但是由于該系統(tǒng)的建立，主要依賴于人工之間的相互傳遞，并沒有注重數(shù)據(jù)的深度挖掘以及各部門數(shù)據(jù)的自動傳輸，這也就導(dǎo)致各部門的實際數(shù)據(jù)難以真正地被財務(wù)預(yù)算編制人員所利用。

（三）缺乏預(yù)算績效評價機(jī)制

全面預(yù)算管理除了編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算之外，還會包含對于預(yù)算的績效評價，即是學(xué)校各個部門在一個時間段內(nèi)對預(yù)算執(zhí)行的情況的一種評估。目前，國內(nèi)大多數(shù)的學(xué)校在開展全面預(yù)算的編制和執(zhí)行工作時，都把二級部門的預(yù)算、申報、審核、批復(fù)、監(jiān)控等功能進(jìn)行融合，大大提升了數(shù)據(jù)收集的效率，也能夠?qū)崟r地監(jiān)測數(shù)據(jù)執(zhí)行的情況。但是對于整個預(yù)算績效的評價領(lǐng)域，還存在諸多的不完善，大多數(shù)學(xué)校仍然處于起步階段，并沒有建立完善的指標(biāo)去考核。

二、“大數(shù)據(jù)+云平臺”對學(xué)校全面預(yù)算管理的積極影響

（一）有利于提升學(xué)校預(yù)算編制的整體質(zhì)量以及效率

目前，國內(nèi)諸多的學(xué)校財務(wù)管理體制均是以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”為主，使用這樣的管理體制，就意味著要實施收從底層向上的、層層上報的預(yù)算申報模式。對于傳統(tǒng)的管理模式來說，在收集預(yù)算數(shù)據(jù)時，會借助紙質(zhì)，有些連接網(wǎng)絡(luò)的，會利用E-mail方式對進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳遞。這種對數(shù)據(jù)進(jìn)行整合的方式所運(yùn)用到的管理軟件其科學(xué)性和合理性較弱，極易出現(xiàn)預(yù)算編制數(shù)據(jù)不科學(xué)，預(yù)算數(shù)據(jù)時效性差的情況[3]。有些在形成預(yù)算報表之后，還會出現(xiàn)不斷更改的情況。

大數(shù)據(jù)出現(xiàn)后，學(xué)?？梢越⒃破脚_，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提取內(nèi)部的一系列信息以及資源，并借助分布式處理技術(shù)獲取相應(yīng)有價值的信息。當(dāng)然在此過程中，如若出現(xiàn)沒有被驗證或者是存在較大問題的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就會發(fā)出警示，然后返回核實，如此循環(huán)往復(fù)到數(shù)據(jù)與準(zhǔn)確值無限貼近。通過這一類工作模式，業(yè)務(wù)部門僅用很短的實踐就可以實現(xiàn)對待大量數(shù)據(jù)的收集、編制工作，很大程度上提升了工作效率，有關(guān)的業(yè)務(wù)部門僅僅通過利用大數(shù)據(jù)以及云平臺的方式就能夠清晰地判斷出項目的可行性、項目的投入產(chǎn)出情況，為預(yù)算編制提供科學(xué)的數(shù)據(jù)，大大地縮減項目審批的時間，提升預(yù)算編制的質(zhì)量以及效率。

（二）優(yōu)化學(xué)校全面預(yù)算管理流程

傳統(tǒng)的學(xué)校預(yù)算管理流程是存在一定問題的。由于缺乏較為標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的內(nèi)部控制制度，導(dǎo)致各部門之間在傳遞信息時，出現(xiàn)不能夠?qū)崟r互通的情況，這就會影響預(yù)算審批以及資金下?lián)艿倪M(jìn)程，影響整個預(yù)算管理的質(zhì)量?；诖髷?shù)據(jù)以及云平臺建立學(xué)校全面預(yù)算管理的系統(tǒng)，可以充分地將學(xué)校內(nèi)外部的各個部門進(jìn)行整合，保證各部門之間的即時互通、交流，建立起符合學(xué)校發(fā)展的全面預(yù)算管理體系。同時，通過這一方式優(yōu)化后的全面預(yù)算管理體系，能夠針對不同層次提供多元的私有云個性化服務(wù)，對于學(xué)校各部門、院系間各種各樣的需求來說，其滿足度也會大大提高。此外，在數(shù)據(jù)審批的權(quán)限方面，也可以通過系統(tǒng)平臺進(jìn)行設(shè)計，有原則地對不相容的職位進(jìn)行劃分，令各組織機(jī)構(gòu)之間的整合性作用更加突出，進(jìn)而通過預(yù)算流程實現(xiàn)對實際業(yè)務(wù)的精準(zhǔn)把控。

（三）降低學(xué)校全面預(yù)算管理成本

首先，在融入了云平臺服務(wù)后，學(xué)校可以減少在數(shù)據(jù)搜集、調(diào)查、分析過程中人力的投入，大幅度降低全面預(yù)算管理的成本。比如學(xué)校需要編制預(yù)算，就需要有比較全面的數(shù)據(jù)。因此學(xué)校會在編制之前，將非常多的人力、物力資源進(jìn)行投放，來圍繞學(xué)校的內(nèi)部和外部環(huán)境展開調(diào)查和測算，收集底層預(yù)算單位的相關(guān)數(shù)據(jù)。在此之間，所耗費(fèi)的人力、物力以及精力是不可估量的[4]。在“大數(shù)據(jù)+云平臺”下，學(xué)校就可以借助云平臺的優(yōu)勢，將各個部門的數(shù)據(jù)打通，從中提取有價值的數(shù)據(jù)信息，這就降低了在數(shù)據(jù)搜集過程中的諸多成本。

其次，在“大數(shù)據(jù)+云平臺”的環(huán)境之下，在進(jìn)行預(yù)算的編制或申報時，相關(guān)工作人員能夠不被傳統(tǒng)的、不科學(xué)的、落后的管理軟件所束縛。會利用云端中的一些軟件應(yīng)用層，進(jìn)行各項工作的預(yù)算編制。這就大大降低了原來傳統(tǒng)軟件在統(tǒng)計編報時的時間，節(jié)省了預(yù)算管理的時間成本。

最后，在學(xué)校中融入“大數(shù)據(jù)+云平臺”，前期是需要投入一定的成本的，但是隨著時間的不斷推移，學(xué)校從中所獲得的利潤是不可估量的，而是僅僅在固定的周期內(nèi)對預(yù)算管理數(shù)據(jù)包進(jìn)行升級便可，而不再需要在后續(xù)的工作中投放大量的軟、硬件資源，直接便可使用。

三、“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境下的學(xué)校全面預(yù)算管理構(gòu)建與應(yīng)用

（一）體系架構(gòu)

學(xué)校想要構(gòu)建“大數(shù)據(jù)+云平臺”，就必須保證這五個部分：基礎(chǔ)設(shè)施層、硬件技術(shù)層、數(shù)據(jù)層、平臺層和軟件應(yīng)用層。具體形式如圖1所示。

圖1 “大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境的學(xué)校預(yù)算管理體系

在這樣的環(huán)境下，我們所說的學(xué)校大數(shù)據(jù)資源就不僅僅是指存在于傳統(tǒng)財務(wù)數(shù)據(jù)庫中的那些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還有來自設(shè)施層數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)所挖掘的一些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如圖片、語音等內(nèi)容。另外，在該環(huán)境下，可以全面升級預(yù)算管理系統(tǒng)[5]。如在編制預(yù)算的過程中，不再手工填報，與各個部門的源數(shù)據(jù)庫融合，整合各個部門的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)中心中的數(shù)據(jù)分析和處理技術(shù)，如關(guān)聯(lián)分析、聚類分析等，會直接將手動填報采用傳感器導(dǎo)入，對于工作人員來說，其對于數(shù)據(jù)處理和維護(hù)的壓力得到了很大程度上的降低。而在預(yù)算審查這一板塊，也將看到更加多元、豐富的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

（二）預(yù)算流程的實施

在“大數(shù)據(jù)+云平臺”的環(huán)境下，首先可以利用云端重新整合預(yù)算單位的組織機(jī)構(gòu)?；诟髟合怠⒉块T的實際情況，量身定制私有云的服務(wù)。比如一些機(jī)構(gòu)實際上是涉及秘密研究的，故在填報相關(guān)預(yù)算信息時，也會非常隱秘，甚至?xí)P(guān)乎到一些行業(yè)的機(jī)密。針對這一類機(jī)構(gòu)，就可以編制屬于其獨(dú)特的一種私有云服務(wù)，降低平臺泄露的風(fēng)險。除此之外，對傳統(tǒng)的預(yù)算管理之間的關(guān)系進(jìn)行優(yōu)化，減少沒有價值的一些預(yù)算流程。在此過程中，要明確預(yù)算流程中各單位的職責(zé)權(quán)限，這樣才能夠更加有力地避免繁復(fù)、冗雜的現(xiàn)象，降低扯皮、推諉責(zé)任一類現(xiàn)象的發(fā)生，對于整個預(yù)算流程來說，其運(yùn)行效率也將得到大幅提升。通過合理運(yùn)用網(wǎng)格化管理方式，把具體的戰(zhàn)略融入各部門和院系并監(jiān)督執(zhí)行，相關(guān)主管積極配合展開審核，同時將預(yù)算方案上報給主要管理機(jī)構(gòu)，最后由學(xué)校進(jìn)行審批，形成一個“上下聯(lián)動”的閉環(huán)效應(yīng)?；谏鲜鰞?nèi)容，本文構(gòu)建的“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境的學(xué)校預(yù)算管理體系如圖2所示。

圖2 “大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境的學(xué)校預(yù)算管理體系

（三）預(yù)算指標(biāo)的下達(dá)

傳統(tǒng)的學(xué)校全面預(yù)算管理，在下達(dá)預(yù)算指標(biāo)時，是存在很大問題的，需要經(jīng)歷層層的傳遞，整個傳遞效率和操作流程都比較復(fù)雜。而借助“大數(shù)據(jù)+云平臺”的環(huán)境下，則可以簡化傳統(tǒng)的不必要的流程，提升整個下達(dá)的效率。在“大數(shù)據(jù)+云平臺”中，可以實現(xiàn)實時傳輸和接收預(yù)算下?lián)艿臄?shù)據(jù)。比如在云平臺中，當(dāng)預(yù)算指令下發(fā)到財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)中并被財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)接收后，相關(guān)的各主管部門能夠直接在系統(tǒng)中了解批復(fù)情況，并以此為依據(jù)進(jìn)行自動建卡和預(yù)算撥入，并不需要財務(wù)人員自動去分配和操作。相關(guān)部門也會第一時間收到和預(yù)算撥入相關(guān)的各類信息，并不會影響各種科研活動。

（四）預(yù)算執(zhí)行

在“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境下，各預(yù)算單位主管部門能夠?qū)崟r地監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行的情況，各個部門也能夠第一時間做好協(xié)調(diào)治理效應(yīng)。在這個環(huán)節(jié)中包含預(yù)算的審批、控制以及分析。

在預(yù)算審批的過程中，大數(shù)據(jù)和云平臺會自動搜集相關(guān)部門、相關(guān)課題組的申報書、歷年的采購情況，預(yù)決算的相關(guān)圖表、文本等。預(yù)算主管部門通過這些信息更加全面的作出審批的決策，比如在制定圖書采購預(yù)算時，會在云平臺中建立相應(yīng)的決策的模型，財務(wù)主管部門根據(jù)某個階段圖書借閱量、目錄、市場銷售的數(shù)據(jù)等乘以相應(yīng)的價格，則可以得出圖書采購的價格，再綜合大數(shù)據(jù)計算的相關(guān)結(jié)果，設(shè)計預(yù)算。通過這種模式計算出來的結(jié)果，會更加客觀，更接近于實際的數(shù)值[6]。

由此可以看出，基于“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境下進(jìn)行預(yù)算的管理，可以保證管理層第一時間了解預(yù)算執(zhí)行的情況，及時地調(diào)整策略，保證各項執(zhí)行和預(yù)算相一致，提升整個決策的科學(xué)性。當(dāng)然，在“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境中，還包含預(yù)算分析的功能，其可以為預(yù)算編制提供較好的參考依據(jù)，也能夠保證資源在各個部門之間的合理利用和分配。

結(jié)語

總而言之，在“大數(shù)據(jù)+云平臺”環(huán)境之下，學(xué)校建立全面預(yù)算管理體系，可以將傳統(tǒng)系統(tǒng)的信息孤島連接成一個整體，實現(xiàn)全員共同參與、配合的預(yù)算管理的模式，改變傳統(tǒng)管理方式給學(xué)校全面預(yù)算管理帶來的弊端，更好地實現(xiàn)開展全面預(yù)算管理的目標(biāo)。同時，大數(shù)據(jù)和云平臺中的一些功能對于學(xué)校全面預(yù)算管理的效率、科學(xué)性等方面的提升也是要肯定的，比如實時傳輸、適度共享、數(shù)據(jù)挖掘等，則可以第一時間對數(shù)據(jù)進(jìn)行提取、分析、整合，提升整個預(yù)算編制的科學(xué)性、執(zhí)行的合理性，真正地發(fā)揮出預(yù)算管理體系在學(xué)校發(fā)展中的作用。