農(nóng)村集體經(jīng)濟組織會計檔案管理現(xiàn)狀及對策

宋敦麗

西昌市東城街道城鄉(xiāng)統(tǒng)籌綜合服務(wù)中心，四川涼山

1 農(nóng)村集體經(jīng)濟組織會計檔案管理存在的問題及原因

1.1 沒有專業(yè)人員管理會計檔案

首先，由于會計人員對會計檔案管理重要性認(rèn)識不夠，只注重會計憑證的填制、審核、裝訂和賬簿的登記、財務(wù)報告的編制工作，對會計檔案的收集、整理、分類歸檔等工作有所忽視。其次，會計檔案收集不完整。有的單位會計賬簿收集不全，只有總賬、分類賬、明細賬，沒有現(xiàn)金流水賬和銀行存款日記賬；有的單位沒有固定資產(chǎn)卡片；有的單位會計報表收集不全只有科目余額表和資產(chǎn)負債表，沒有收支明細表、損益表和收益分配表；有的單位沒有財務(wù)預(yù)算報告和結(jié)算報告；有的單位沒有收集農(nóng)村集體財務(wù)公開圖片。同時，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)編制少、任務(wù)重、工作繁雜，農(nóng)村集體經(jīng)濟組織會計人員專職的少、兼職的多，鄉(xiāng)鎮(zhèn)記賬代理中心不僅要完成全鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村（組）財務(wù)記賬，還要完成農(nóng)經(jīng)其他工作和鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作，沒有精力顧及會計檔案管理工作。

1.2 制度不健全、管理不規(guī)范

一是農(nóng)村集體經(jīng)濟組織會計檔案管理制度不健全。在整理過程中發(fā)現(xiàn)有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)缺乏會計檔案管理制度和規(guī)范，有的雖然有制度但不健全，例如有的沒有會計檔案借閱制度、會計檔案移交制度等。有的雖有制度但制度執(zhí)行不嚴(yán)，例如會計檔案借閱制度規(guī)定，借閱會計檔案必須先審批登記后再借閱，但沒有相應(yīng)的檔案借閱登記薄和借閱審批單。二是部分實行會計電算化的鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村集體經(jīng)濟組織只有電子檔案沒有紙質(zhì)檔案。會計檔案容易丟失。例如，個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)在2015年10月～2016年5月進行“三清五建一覆蓋”行動的清財務(wù)行動時，因電腦丟失，造成全鄉(xiāng)9 村91 個村民小組2013 年1 月～2015 年10月的會計信息全部丟失。

1.3 會計電算化檔案保存安全性不高，存在安全隱患

一是部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的會計檔案沒有脫機保存，會計檔案保留在會計核算的計算機中，容易發(fā)生損毀。二是電算化會計檔案容易被修改。三是在會計檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息再利用的認(rèn)識不足，很容易出現(xiàn)光盤被損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計信息資料保存的安全隱患。

1.4 會計檔案保存不規(guī)范

一是部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村集體經(jīng)濟組織會計檔案資料發(fā)生霉變或因鼠食殘缺，財務(wù)報表沒有立卷歸檔、會計移交手續(xù)沒有歸檔保存。二是部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村集體經(jīng)濟組織沒有落實會計檔案鑒定銷毀制度。根據(jù)《會計檔案管理辦法》第十四條、十五條和十六條規(guī)定：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊等會計檔案只保存30 年，月度、季度、半年度財務(wù)會計報告及其他會計資料中的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表只保存10年，這些會計檔案資料通過鑒定后可以進行銷毀。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村集體經(jīng)濟組織會計檔案從1980 年農(nóng)村集體土地實行家庭承包雙層經(jīng)營以來所有的財務(wù)檔案都保存在檔案柜中，增加了會計檔案管理的成本和負擔(dān)。

1.5 會計檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)偏低、流動性強

鄉(xiāng)鎮(zhèn)會計檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)低。由于年輕人不愿意留在鄉(xiāng)鎮(zhèn)，導(dǎo)致基層難以招錄檔案管理專業(yè)的人員，同時，也存在基層會計檔案管理人員更換頻繁，出現(xiàn)“年年培訓(xùn)，年年新人”的現(xiàn)象。

2 農(nóng)村集體經(jīng)濟組織會計檔案管理的建議和對策

2.1 建章立制，建立健全各項會計檔案管理制度

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)制定會計檔案崗位責(zé)任制度、考核制度；會計檔案借閱制度、會計檔案移交制度、會計檔案鑒定銷毀制度、立卷歸檔制度、會計檔案保密制度等各項制度。同時，每年年終結(jié)算后將撤鄉(xiāng)建鎮(zhèn)后形成的農(nóng)村集體經(jīng)濟組織會計檔案的紙質(zhì)檔案、電子檔案于次年1 月31日前移交檔案室集中保存。

2.2 強化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)建設(shè)一個標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，將農(nóng)村集體經(jīng)濟組織會計檔案納入集中管理。

一是加強檔案管理人員的培訓(xùn)，每年舉辦一期會計檔案培訓(xùn)班。二是通過實施人才計劃、舉辦研修班等形式提高會計檔案管理人員的管理能力，增加其業(yè)務(wù)知識水平，提高其工作能力。

2.3 遵守檔案管理規(guī)定

一是加強檔案保護，包括對紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護：對紙質(zhì)檔案，要加強庫房“九防”設(shè)施的配備；對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。二是建立會計檔案管理應(yīng)急預(yù)案制度，加強對突發(fā)事件的應(yīng)急處理，確保會計檔案的安全。