辦公室檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案工作要務(wù)探討

陳建華

（中國能源建設(shè)集團浙江省電力設(shè)計院有限公司，浙江 杭州 310012）

引言

隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、計算機、大數(shù)據(jù)等先進的技術(shù)廣泛地應(yīng)用于我國的各行各業(yè)中，不僅減少了工作人員的工作量，也極大地提高了工作效率，有效地避免了由于人工失誤造成了損失，也充分地發(fā)揮了其作用和價值。在檔案方面的工作也是如此，以往對于檔案的管理工作是通過紙質(zhì)版的儲存和管理，但在管理的過程中很容易造成檔案的部分資料缺失，使檔案管理的工作效率不高，而現(xiàn)如今的檔案管理工作能夠融入現(xiàn)代化先進的技術(shù)，能夠使檔案管理工作更加有條不紊，實現(xiàn)精準(zhǔn)化的工作方式，加強了檔案管理的信息化，檔案管理工作勢必朝向數(shù)字化檔案的方向進一步發(fā)展，數(shù)字化檔案是將紙質(zhì)版中的信息上傳到計算機中保存，有效地改進了檔案工作的管理方式，同時還能實現(xiàn)檔案的遠程管理，即使身處不同的區(qū)域，也能實現(xiàn)檔案信息的共享，實現(xiàn)線上分享和查閱信息，大大地方便了管理的工作，也提高了工作的效率。雖然應(yīng)用數(shù)字化檔案管理具有多方面的優(yōu)勢之處，但想要完全地做好檔案數(shù)字化的建設(shè)，做好數(shù)字檔案的工作還存在著一些問題需要解決。

一、檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案的概念類別

1.檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化的概念是在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新發(fā)展的，以往的檔案管理工作通常都是采用紙質(zhì)版的資料，在保存和管理的過程中很容易造成檔案文件的缺失，在有需要的時候，面對龐大的數(shù)據(jù)資料，查找十分困難。檔案數(shù)字化是應(yīng)用現(xiàn)代化的先進信息技術(shù)的產(chǎn)物，在建設(shè)和應(yīng)用的過程中包括計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)以及儲存技術(shù)等共同組成的一種符合新時代發(fā)展和要求的檔案信息管理模式。它能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，并將其以數(shù)字的形式保存下來，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)相連接形成的具有一定規(guī)范化的檔案信息保存數(shù)據(jù)庫，在應(yīng)用的過程中具有一定的便利性和資源共享性。所以檔案數(shù)字化為數(shù)字檔案建設(shè)奠定了強大的基礎(chǔ)，在具體的應(yīng)用中能夠提高檔案的管理水平。與以往的檔案管理員相比之下具有提高經(jīng)濟效益、提高辦公效率和增強對原檔案文件的保護力度等優(yōu)勢。

2.數(shù)字檔案

數(shù)字檔案屬于一種新型的概念，與檔案數(shù)字化的建設(shè)相同，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案管理的形式具有很大的差別，現(xiàn)階段對數(shù)字檔案的解釋還沒有統(tǒng)一的認(rèn)知，但總之?dāng)?shù)字檔案也是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將資料和文件進行數(shù)字化處理，不在只是做為一種檔案文件的載體，而是以數(shù)字化信息的傳輸進行對檔案管理的新模式，而且與計算機網(wǎng)絡(luò)進行連接，從而實現(xiàn)檔案資源共享的目的，不受地域之間的限制。相比以往的檔案管理工作，數(shù)字檔案在工作過程中具有更大的信息儲存空間。在儲存方式方面，數(shù)字檔案是以編碼的形式存在于如今的檔案信息化管理中，在網(wǎng)絡(luò)中呈現(xiàn)出一種虛擬化的檔案，而且可以通過圖像、視頻和音頻的方式進行管理和儲存，方便管理，對于數(shù)字檔案的概念可以以“歸檔電子文件”和“館藏檔案的數(shù)字化信息”來理解[1]。

二、辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題及創(chuàng)新措施

1.辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.1缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化管理軟件

目前，部分單位的檔案管理部門之間缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件，尤其是有些單位在檔案管理的工作上只是應(yīng)用電腦來進行管理，并沒有應(yīng)用專業(yè)的數(shù)字化管理軟件，在創(chuàng)建文檔和檔案的分類上也只是用簡單的電腦辦公軟件來創(chuàng)建的，所以，以這樣的形式創(chuàng)建出來的文件夾并不能提交互聯(lián)網(wǎng)進行識別，也沒有辦法做到遠程監(jiān)控和異地資源共享等功能，這樣的檔案管理從本質(zhì)上就有別于檔案數(shù)字化管理，從而失去檔案數(shù)字化建設(shè)的實際意義。此外，有些單位在檔案管理上能夠應(yīng)用專業(yè)的軟件將信息上傳，但也存在一些部門出于本單位的工作和業(yè)務(wù)研發(fā)的具有專門性的軟件，并不能做到所有單位檔案部門的應(yīng)用。

1.2計算機病毒問題

檔案數(shù)字化的建設(shè)必然離不開對計算機的應(yīng)用，所以對于檔案部門來說，計算機的安全是檔案工作順利開展的基礎(chǔ)。而影響計算機正常使用的最大問題就是計算機病毒對電腦造成的嚴(yán)重的損害，如果計算機遭遇病毒的工作，就很容易使保存的檔案資料丟失、部分資料損壞或是電腦直接死機，嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化建設(shè)，甚至是造成嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。而現(xiàn)階段并沒有針對計算機病毒的有效辦法，為保證計算機能夠正常使用，通常情況下，只能通過設(shè)置防火墻等措施來進行預(yù)防的工作，遇到問題只能坐以待斃[2]。

1.3檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)水平低

在實際各單位的檔案管理部門中，一些檔案管理從業(yè)人員并不具備檔案文件管理和計算機軟件這兩種專業(yè)的技能，部分都是由于單位直接調(diào)遣或委任的，比如是那些有計算機工作相關(guān)的員工，所以一些檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案工作技能和水平，從而對檔案數(shù)字化建設(shè)造成了一定的阻礙。

2.辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新措施

2.1引進先進的檔案數(shù)字化管理軟件

在檔案數(shù)字化的建設(shè)中，檔案軟件作為主要的工具，在工作中必須要熟練地掌握軟件的應(yīng)用方法，還要保證檔案管理軟件的更新迭代，否則就會影響后續(xù)的使用，保證檔案管理軟件能在計算機網(wǎng)絡(luò)中正常的使用。除此之外，要積極引進先進的檔案管理軟件和配套的計算機技術(shù)，從而保證檔案數(shù)字化建設(shè)能夠促進檔案管理工作更加便捷，真正做到智能化檔案數(shù)字化建設(shè)的目的[3]。

2.2加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理工作

檔案數(shù)字化建設(shè)依靠的是現(xiàn)代化信息技術(shù)的基礎(chǔ)上不斷發(fā)展而來的，目前，檔案數(shù)字化建設(shè)也在各檔案部門取得了一定的效果，但是在實際的工作中，仍然存在這一些問題，尤其是對與數(shù)據(jù)庫的建立，這也是檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題，所以，相關(guān)的研發(fā)部門要針對檔案數(shù)字化建設(shè)加強對數(shù)據(jù)庫的完善。在數(shù)據(jù)的建設(shè)上，為符合檔案管理部門的需求，從事檔案部門的工作人員要積極與相關(guān)的計算機研發(fā)人員進行溝通和配合，明確建設(shè)的相關(guān)要求，完善數(shù)據(jù)庫的建立和管理。

2.3提升檔案信息管理人員的技術(shù)水平

檔案數(shù)字化建設(shè)需要檔案信息管理的人員具備檔案工作相應(yīng)的專業(yè)知識，同時還需要其具備較強的計算機基礎(chǔ)和軟件的應(yīng)用能力，這二者是現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)必備的技能。所以，為保證檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，必須加強檔案工作的人員管理，同時還要求檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案管理工作的水平，具有一定的計算機軟件應(yīng)用基礎(chǔ)，在后續(xù)的工作中也要不斷地強化自身應(yīng)用計算機軟件的熟練程度和技能，還要掌握文件加密、隱私設(shè)置、防火墻設(shè)置等，從而保證檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性和保密性。熟悉掌握檔案的管理知識，在工作的過程中能夠?qū)n案管理知識和計算機軟件的應(yīng)用相結(jié)合，從而保證檔案數(shù)字化的工作質(zhì)量和工作效率[4]。

三、辦公室數(shù)字檔案管理工作中存在的問題及創(chuàng)新措施

1.辦公室數(shù)字檔案管理工作中存在的問題

1.1數(shù)字檔案工作中缺乏完善的信息管理系統(tǒng)

在實際的工作中，工作人員在記錄檔案文件之后，檔案資料雖然可以通過上傳資料進行信息化處理，但隨著各種各樣的處理軟件和多媒體的普及和應(yīng)用，保存應(yīng)用到的介質(zhì)也會相應(yīng)的改變，尤其是在軟件或者計算機系統(tǒng)隨著更新迭代后改變了保存的位置，或是儲存的介質(zhì)容易受到周圍環(huán)境影響，比如磁場的變化等，都會使文件中保存的檔案信息被破壞，從而造成檔案信息的丟失。此外，對于數(shù)字檔案管理的工作中，那些需要加強保密的檔案資料來說，在網(wǎng)絡(luò)保存中容易受到他人的盜取，從而造成一定的損失?，F(xiàn)階段數(shù)字檔案管理應(yīng)用到的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境并不安全，也缺乏一定的真實性?；谶@樣的情況，對于數(shù)字檔案工作，必須加強對信息系統(tǒng)的完善，做到文件在傳輸和保存過程中能夠具有永久性、安全性和真實性。

1.2數(shù)字檔案管理中缺乏專業(yè)的人才

在數(shù)字檔案的管理工作中，首先工作人員必須掌握一定的計算機技術(shù)等軟件，具備專業(yè)的檔案管理知識，還要具備較強的信息處理能力。但目前一些單位或企業(yè)的檔案管理人員并不是從檔案專業(yè)畢業(yè)的，沒有體系地學(xué)習(xí)過數(shù)字檔案管理相關(guān)的專業(yè)技能，對計算機的操作僅具有一些簡單的操作能力，這樣在后續(xù)的工作中就會影響其工作質(zhì)量和效率。

1.3缺乏對檔案數(shù)字化管理工作的重視程度

為完善各單位的檔案管理工作，加強檔案數(shù)字化的管理，促進數(shù)字檔案的有效應(yīng)用，政府及相關(guān)部門會針對數(shù)字檔案管理專項經(jīng)費的預(yù)算，但在實際的落實上，一些單位或企業(yè)并沒有重視檔案管理的工作，認(rèn)為表面上過得去就好，從而使檔案工作逐漸趨于形式化，在資金的投入上也比較低。而隨著信息技術(shù)的廣泛普及的應(yīng)用，計算機成為人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞯闹匾ぞ?，但這并不說明所有的人都會使用計算機，一些年齡較大的人對于計算機的應(yīng)用就十分困難，對數(shù)字檔案的管理工作不能完全的掌握[5]。

2 辦公室數(shù)字檔案管理工作的創(chuàng)新措施

2.1完善數(shù)字檔案信息系統(tǒng)

為保證檔案信息具有一定的安全性、真實性以及永久性，在數(shù)字檔案工作中必須做好完善信息系統(tǒng)的工作，首先，對于需要記錄的檔案資料，在記錄完成后的第一時間內(nèi)做好數(shù)字資料備份的工作，從而做到對數(shù)字檔案的雙重保護，此外，對于數(shù)字檔案的信息管理系統(tǒng)要定期進行維護和管理，避免那些需要保密處理的檔案信息泄露，保證檔案信息在管理的過程中具有完整性。其次，對于檔案信息的管理上，對于保存的路徑和保存的方式上都要做好第二手準(zhǔn)備，對不同類型的檔案要根據(jù)對規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行明確的區(qū)分。比如，根據(jù)不同的檔案來源、收集時間和檔案內(nèi)容進行系統(tǒng)的區(qū)分，經(jīng)過分類管理，也能方便后續(xù)的查找工作。最后，針對檔案管理需要的保存介質(zhì)而言，要選用高質(zhì)量的介質(zhì)來儲存數(shù)字檔案，并不斷地加強計算機維護，定期清理垃圾，清除工作軟件以外的其他軟件。同時，對于數(shù)字檔案管理的工作要注重保密性，控制好周圍的環(huán)境問題，保證周圍環(huán)境不對數(shù)字檔案工作造成影響[6]。

2.2加強數(shù)字檔案信息專業(yè)人才的培養(yǎng)

現(xiàn)階段數(shù)字檔案的管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理具有很大的不同，傳統(tǒng)的檔案信息是通過直接存放文件來進行管理的，而數(shù)字檔案是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)等相關(guān)的輔助軟件來進行檔案的管理工作，所以，數(shù)字檔案工作的專業(yè)性要求非常強。這也就也要求各單位能夠加強專業(yè)的檔案管理人才的引進，提高招聘的條件，在入職之前可以設(shè)置一些關(guān)于檔案管理相應(yīng)的計算機技術(shù)和文件管理等考核內(nèi)容，將招聘重點放在專業(yè)院校的人才身上，從而加強自身數(shù)字檔案工作的專業(yè)性。此外，在實際的工作中，要定期地開展和組織檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，提高數(shù)字檔案管理人員的專業(yè)技能，從而提升其工作重量和工作效率[7]。

2.3提高數(shù)字檔案工作人員的重視程度

首先，各單位必須重視檔案的管理工作，單位的檔案必須嚴(yán)格地按照相關(guān)的制度和規(guī)定定期上交檔案單位的檔案管理部門，檔案管理部門對檔案進行集中管理，并做到積極收集檔案。其次，嚴(yán)格按照相關(guān)部門的規(guī)定，加強對數(shù)字檔案管理工作的資金投入，并逐漸提高對數(shù)字檔案的建設(shè)。最后，還要引進專業(yè)的數(shù)字檔案管理人才，加強檔案管理工作人員對檔案信息化處理的水平，組織專業(yè)的培訓(xùn)項目。尤其是針對檔案文件的管理方面，強化數(shù)字檔案相關(guān)的設(shè)施和設(shè)備建設(shè)，確保參與數(shù)字檔案管理工作的人員能夠具有一定的計算機基礎(chǔ)，提高工作人員的實際操作能力。

結(jié)語

隨著我國先進技術(shù)向各個領(lǐng)域的普及，檔案管理工作產(chǎn)生了新的發(fā)展方向，檔案數(shù)字化的建設(shè)和數(shù)字檔案管理的工作具有一定的發(fā)展空間，在實際的工作中要嚴(yán)格地按照相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)下進行實際的操作，并根據(jù)實際工作中出現(xiàn)的問題進行系統(tǒng)的分析和解決，加強檔案數(shù)字化的建設(shè)和數(shù)字檔案管理工作有效實施，提升現(xiàn)代化先進技術(shù)的應(yīng)用，促進檔案管理工作能夠在創(chuàng)新中不斷的發(fā)展，提供更加便捷的服務(wù)。