數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐作用探析

王麗英

（沈陽市肛腸醫(yī)院，遼寧 沈陽 110002）

數(shù)字化已成為信息發(fā)展的新方向，每個(gè)行業(yè)都在積極發(fā)展自身的數(shù)字化建設(shè)。醫(yī)院檔案管理工作也不例外，通過數(shù)字化的運(yùn)用，可以有效提升檔案管理質(zhì)量，但由于這項(xiàng)工程建設(shè)所需的工作量極大，需要投入足夠的人力、物力，并對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)化的統(tǒng)籌，才能使數(shù)字化的管理內(nèi)容與傳統(tǒng)的管理內(nèi)容相融合，確保數(shù)字檔案管理工作高效的運(yùn)行，為醫(yī)院的經(jīng)營與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、數(shù)字檔案在醫(yī)院管理中的建設(shè)原則與建設(shè)內(nèi)容

1.建設(shè)原則

在建設(shè)數(shù)字化檔案過程中，需要針對(duì)如下原則進(jìn)行內(nèi)容的規(guī)劃，從而落實(shí)好各項(xiàng)工作任務(wù)。首先，數(shù)字檔案的建立原則應(yīng)以資源為先，通過醫(yī)院當(dāng)前的資源內(nèi)容進(jìn)行建設(shè)與管理工作，并在工作中做到各項(xiàng)檔案內(nèi)容歸納及時(shí)與完整，確保數(shù)字檔案建設(shè)的質(zhì)量。其次，要做好數(shù)字檔案建立的標(biāo)準(zhǔn)化原則，在建設(shè)過程中需要協(xié)調(diào)統(tǒng)籌好各項(xiàng)文件，確保檔案管理工作開展與各項(xiàng)任務(wù)工作相協(xié)調(diào)的關(guān)系，并按照標(biāo)準(zhǔn)化的原則對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行建檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的一致化。再次，要做好整體任務(wù)內(nèi)容的推進(jìn)工作，在開展數(shù)字檔案工作時(shí)，需要緊密結(jié)合醫(yī)院的各項(xiàng)政務(wù)與信息化需求，綜合考量數(shù)字檔案所具備的各項(xiàng)功能，從而進(jìn)行檔案系統(tǒng)內(nèi)容的規(guī)劃與實(shí)施。最后，要做好安全性原則的建立工作，完善各類安全管理制度，對(duì)數(shù)字檔案信息內(nèi)容進(jìn)行安全管理，應(yīng)用當(dāng)下最為先進(jìn)的技術(shù)內(nèi)容，使醫(yī)院檔案系統(tǒng)配備各類安全管理軟件與硬件設(shè)施軟件，甚至應(yīng)做好應(yīng)急機(jī)制，對(duì)誤刪的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的恢復(fù)，促進(jìn)我國數(shù)字檔案管理工作的照常運(yùn)行。

2.建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案的建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，所以，檔案管理工作的實(shí)踐也需要醫(yī)院各個(gè)部門的配合來完成，從而促進(jìn)醫(yī)院整體建設(shè)工作，做好檔案資源管理與系統(tǒng)搭建等工作。首先，基于數(shù)字檔案的基礎(chǔ)架構(gòu)，需要配備相應(yīng)的技術(shù)要求與配置，才能完善現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施，滿足數(shù)字管理的要求。當(dāng)然，在數(shù)字檔案開發(fā)與應(yīng)用中，要做好功能的完善與安全可靠性的搭建，才能在檔案管理過程中實(shí)現(xiàn)智能與自動(dòng)化。其次，要根據(jù)現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字方向的轉(zhuǎn)化，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的全面建設(shè)，并依靠該技術(shù)內(nèi)容確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，實(shí)現(xiàn)資源的共享。再次，要做好數(shù)字檔案的建設(shè)工作，根據(jù)現(xiàn)有的工作內(nèi)容，做好數(shù)字檔案的歸檔處理工作，并設(shè)定嚴(yán)格的等級(jí)訪問權(quán)限，確保檔案內(nèi)容更好的服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展需求。最后，要做好有關(guān)數(shù)字檔案管理工作的人才儲(chǔ)備，確保從業(yè)人員以專業(yè)化的素養(yǎng)，對(duì)數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行精準(zhǔn)操作，高效完成對(duì)信息資源的整理與分析。

二、數(shù)字管理與傳統(tǒng)管理的異同

1.數(shù)字管理與傳統(tǒng)管理差異

數(shù)字檔案的搭建工作是符合時(shí)代發(fā)展需求的，通過數(shù)字檔案內(nèi)容的搭建，可以提升醫(yī)院整體的服務(wù)能力，并以時(shí)間發(fā)展為界限，數(shù)字檔案管理內(nèi)容是傳統(tǒng)檔案發(fā)展的進(jìn)階階段，傳統(tǒng)檔案管理則是數(shù)字管理的前提，由此可見，數(shù)字檔案管理工作可以使醫(yī)院檔案管理工作更為高效化、便捷化的進(jìn)行。從空間位置的發(fā)展來講，數(shù)字檔案管理突破了時(shí)間與空間上的限定，在任何實(shí)踐都可以完成對(duì)檔案內(nèi)容的分析與處理工作。而傳統(tǒng)檔案管理工作則需要在醫(yī)院特定的辦公場所中，通過相應(yīng)管理人員的審批后得以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的利用。數(shù)字檔案管理是醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作上的技術(shù)創(chuàng)新、理念創(chuàng)新，更是未來傳統(tǒng)檔案管理的一種有效形式，需要通過數(shù)字化的方式改革現(xiàn)有的檔案內(nèi)容，及時(shí)發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題，并對(duì)其加以改正，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容管理的現(xiàn)代化。

2.數(shù)字管理與傳統(tǒng)管理的相同點(diǎn)

數(shù)字檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在本質(zhì)上都是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效化的管制，且兩種管理形式都需要對(duì)醫(yī)院檔案管理中的資源進(jìn)行全面的掌控，才能在開展工作中納入以人為本的管理理念，同時(shí)，二者在運(yùn)行過程中，都需要相關(guān)工作人員牢靠地掌握專業(yè)知識(shí)，并懂得一定的信息技術(shù)，但在實(shí)際工作中都出現(xiàn)復(fù)合型人才短缺的問題[1]。

三、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的重要作用

通過信息技術(shù)與數(shù)字內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容進(jìn)行管理，通過信息技術(shù)的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，同時(shí)，醫(yī)院不同科室的工作人員，在對(duì)醫(yī)院進(jìn)行管理、課題內(nèi)容的申訴、評(píng)職稱及準(zhǔn)備各類材料時(shí)，都需要對(duì)醫(yī)院的信息資源進(jìn)行查詢，從而獲取更為精準(zhǔn)的檔案信息。數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理過程中，可以實(shí)現(xiàn)提升對(duì)檔案內(nèi)容的查詢及應(yīng)用效率，從而實(shí)現(xiàn)更為方便快捷的檢索工作，繼而促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研事業(yè)的發(fā)展。數(shù)字檔案會(huì)將管理工作者從傳統(tǒng)檔案管理工作中解放出來，減輕工作人員的工作壓力，并不斷提升在檔案管理中的效率，提升工作質(zhì)量。

1.幫助現(xiàn)有工作人員，做好檔案的歸檔與處理

數(shù)字檔案在醫(yī)院管理過程中，可以通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用，更好地完成檔案資料的收集工作，提升工作的效率及質(zhì)量。除此外，基于管理人員對(duì)信息技術(shù)的高效應(yīng)用，可以快速完成檔案資源的收集與整合工作，對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行仔細(xì)的核對(duì)，從而滿足對(duì)不同部門檔案資料的收集整理與歸檔工作。醫(yī)院不同部門也會(huì)對(duì)同一重要檔案資源需要進(jìn)行相互傳閱，通過數(shù)字檔案的建立，可以通過信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行快速的傳送，這樣既可以節(jié)省時(shí)間，還能保障檔案傳遞的時(shí)效性、完整度，避免紙質(zhì)檔案傳閱過程中，造成檔案內(nèi)容的丟失。

2.各部門間的資源共享

在醫(yī)院發(fā)展過程中，特別重視自身的信息技術(shù)建設(shè)工作，通過信息技術(shù)可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化管控與整合，有關(guān)工作人員可以將數(shù)字檔案內(nèi)容放置在公共信息平臺(tái)中，幫助醫(yī)院不同部門對(duì)該檔案的查詢工作，除此外，基于數(shù)字檔案中，一些檢索入口的建立，可以幫助醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員更好地對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行查閱，通過目錄、檔案卷宗等，就可以查詢到相關(guān)的資源信息，在一定程度上方便了醫(yī)務(wù)人員的瀏覽需求，強(qiáng)化數(shù)字資源的共享的能力。

四、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中出現(xiàn)的問題

1.基礎(chǔ)軟件功能較弱

為做好數(shù)字檔案在信息內(nèi)容處理方面的完整性與準(zhǔn)確性，在其工作內(nèi)容上需要不斷遵循應(yīng)用系統(tǒng)的需求，完善系統(tǒng)的基本需求，如對(duì)于全文檢索時(shí)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的應(yīng)用[2]。通過關(guān)系型數(shù)據(jù)庫建立對(duì)系統(tǒng)內(nèi)容管理，確保數(shù)字檔案可以滿足醫(yī)院對(duì)于檔案內(nèi)容的長期記錄與運(yùn)行工作。而在實(shí)際工作中，會(huì)出現(xiàn)基礎(chǔ)軟件配備不到位，會(huì)降低其他功能的應(yīng)用，從而無法滿足數(shù)字檔案的應(yīng)用需求。

2.未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化檔案管理

醫(yī)院中所涵蓋的部門數(shù)量極多，且不同科室間還會(huì)存在小團(tuán)體的現(xiàn)象，在合作溝通中易出現(xiàn)溝通不足的問題，從而影響到檔案管理的統(tǒng)一性，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理中出現(xiàn)資料方面的漏入、重復(fù)錄入及使用低的問題，需要醫(yī)院檔案管理部門對(duì)此進(jìn)行嚴(yán)管，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化。

3.檔案管理系統(tǒng)缺乏與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)間的聯(lián)系

當(dāng)下多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)進(jìn)入了辦公自動(dòng)化時(shí)代，一些系統(tǒng)更是為醫(yī)院量身定制，所以，整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)容更兼具醫(yī)院自身的個(gè)性化。但醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的制訂多是由醫(yī)院行政部門進(jìn)行主管，系統(tǒng)內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化也是由行政部門定奪的，然而在應(yīng)用過程中，不同科室的記錄方式存在差異，從而無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)間的相互轉(zhuǎn)換與共享，影響檔案內(nèi)容的應(yīng)用效率[3]。

4.安全保障系統(tǒng)有待加強(qiáng)

醫(yī)院在建設(shè)數(shù)字檔案的過程中，應(yīng)按照檔案保護(hù)等級(jí)，建立相應(yīng)的安全保障技術(shù)，且該技術(shù)的實(shí)施是嚴(yán)格按照國家涉密系統(tǒng)的保護(hù)規(guī)定設(shè)置的，為數(shù)字檔案做足保護(hù)工作。同時(shí)，該內(nèi)容還對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行管理員、安全員、審計(jì)員的設(shè)置，并實(shí)現(xiàn)三員間的管理制度。根據(jù)制度等級(jí)，完善系統(tǒng)內(nèi)容的設(shè)定及配置權(quán)限用戶的管控工作，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全化管理。整個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用還需要配備正版的殺毒軟件設(shè)置防火墻，對(duì)于不同業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審計(jì)，對(duì)于用戶進(jìn)行認(rèn)證，除此外，有關(guān)管理人員需要對(duì)現(xiàn)有的數(shù)字檔案資源，進(jìn)行加密工作的處理，特別是一些重要的數(shù)據(jù)內(nèi)容，可以在檔案中使用指紋加密的技術(shù)，只允許特定的管理人員對(duì)該資源進(jìn)行搜索與查閱，從而提升數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的安全性，并將該管理方式引用到整體數(shù)字檔案管理之中，可以提升醫(yī)院檔案管理的效率，從而保障檔案信息的時(shí)效性，提升了醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量以及水平。而系統(tǒng)在進(jìn)入數(shù)字檔案運(yùn)行中，一些醫(yī)院僅對(duì)系統(tǒng)內(nèi)容進(jìn)行訪問權(quán)限的設(shè)置與殺毒軟件的應(yīng)用，忽略了安全管理機(jī)制的搭建與安全工具的應(yīng)用，從而造成安全漏洞較大，嚴(yán)重威脅到數(shù)字檔案的安全[4]。

五、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐作用

1.將傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化融合

在醫(yī)院檔案管理過程中，需要通過數(shù)字信息技術(shù)將傳統(tǒng)檔案工作發(fā)展與延伸，傳統(tǒng)檔案是數(shù)字檔案管理的基礎(chǔ)，所以，要做好數(shù)字檔案管理工作，就應(yīng)遵循傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)，應(yīng)用更為優(yōu)秀的管理理念與數(shù)字化信息相融合，這樣才能加深對(duì)數(shù)字檔案的認(rèn)知，對(duì)原始的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，為醫(yī)患糾紛提供證據(jù)，保障醫(yī)院的基本利益。同時(shí)，在數(shù)字檔案系統(tǒng)中，檔案管理工作的中心也會(huì)向著數(shù)字化的方向傾斜，以有序的方式對(duì)檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化的過渡，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化[5]。

2.制定有效的管理制度

在醫(yī)院數(shù)字檔案管理過程中，要確保工作的有效開展，需要建立有效的管理制度，從而對(duì)現(xiàn)有工作開展建立規(guī)范。如在醫(yī)院檔案管理過程中，涉及人事管理工作內(nèi)容，可以建立醫(yī)院整體的人事檔案數(shù)據(jù)，并在檔案管理工作中引入數(shù)字化的辦公系統(tǒng)，再將現(xiàn)有的資源進(jìn)行數(shù)字存檔，有效做法可以將紙質(zhì)的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換到數(shù)字檔案之中，并確保二者中的數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，確認(rèn)兩份信息內(nèi)容是統(tǒng)一的、真實(shí)的[6]。還需要對(duì)錄入的時(shí)間、名稱進(jìn)行規(guī)范，建立統(tǒng)一格式，才不會(huì)影響后期檔案內(nèi)容的檢索與建立，增強(qiáng)工作人員的安全防范意識(shí)，確保各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到位。與此同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)督制度，通過周期性的開展工作，對(duì)數(shù)字檔案工作進(jìn)行全方位的檢查，將考察的內(nèi)容與績效相關(guān)聯(lián)，提升數(shù)字檔案管理工作的質(zhì)量。

3.整合醫(yī)院檔案數(shù)字化原始資源

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案的管理工作以成為醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的新趨勢(shì)，通過對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行整合，從而實(shí)現(xiàn)資源的高效應(yīng)用。數(shù)字檔案的實(shí)現(xiàn)，既可以促進(jìn)醫(yī)院檔案內(nèi)容進(jìn)行智能化的管理，還可以促進(jìn)檔案管理工作的社會(huì)化。數(shù)字檔案的管理工作，需要為各類數(shù)據(jù)資源搭建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，并將其納入數(shù)據(jù)控中，實(shí)施的統(tǒng)一管理[7]。將紙質(zhì)化的檔案內(nèi)容進(jìn)行信息技術(shù)的處理，利用數(shù)據(jù)庫完成內(nèi)容的存儲(chǔ)，便于醫(yī)務(wù)工作者對(duì)于內(nèi)容的查詢與共享。以醫(yī)院中原聲像資料內(nèi)容為例，需要做好該檔案內(nèi)容的圖像存儲(chǔ)與音頻存儲(chǔ)工作。將原有的聲像資料錄入到數(shù)據(jù)庫中，圖像可以利用掃描儀進(jìn)行電子圖片的轉(zhuǎn)化，視頻資料可以通過影響處理軟件進(jìn)行編輯與壓縮，轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，再按照統(tǒng)一的規(guī)格進(jìn)行編輯與錄入工作，完成信息內(nèi)容存檔，方便后續(xù)的查閱。還需要建立用戶管理系統(tǒng)，根據(jù)醫(yī)院不同工作人員的特性進(jìn)行訪問權(quán)限的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理，這樣既保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，還能防止檔案存在丟失、遺漏的問題。

4.強(qiáng)化人才培養(yǎng)

要做好數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐工作，就應(yīng)強(qiáng)化人才的培養(yǎng)工作，發(fā)揮人才的重要作用，加大培養(yǎng)的力度，確保相關(guān)人才可以更好地為醫(yī)院檔案管理工作作出貢獻(xiàn)[8]。人才培養(yǎng)的工作，要建立人才的綜合素養(yǎng)，不僅要具備專業(yè)的知識(shí)，還應(yīng)熟練操作計(jì)算機(jī)，強(qiáng)化對(duì)信息技能的應(yīng)用。同時(shí)，還可以直接引入信息技術(shù)方面的人才，確保醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)化，提升檔案管理的質(zhì)量。對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員可以進(jìn)行多元化的培訓(xùn)，幫助相關(guān)工作者認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并通過信息技術(shù)的應(yīng)用、軟件的操控等，確保數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理工作更為科學(xué)化、智能化的開展。

結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理實(shí)踐過程中是不斷完善與優(yōu)化的，所以，醫(yī)院檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，積極轉(zhuǎn)變檔案管理的思維，做好有關(guān)軟件與硬件的搭建工作，才能促進(jìn)檔案價(jià)值發(fā)揮到最大，極大程度上促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的開展。