大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理發(fā)展建議

孫海濤

（臨清市人民醫(yī)院，山東 臨清 252600）

前言

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)技術(shù)也得到了飛速發(fā)展，因而大環(huán)境下有較多數(shù)量的信息得到輸入與輸出。依據(jù)其信息海量的特點(diǎn)，被人們賦予為大數(shù)據(jù)時(shí)代。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)的管理作用效果最為突顯，且該時(shí)代的到來對(duì)我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)起到直接的提升促進(jìn)作用。當(dāng)前社會(huì)的各行各業(yè)已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的引進(jìn)應(yīng)用，給人們的工作與生活方式都帶來了巨大變化。在各個(gè)醫(yī)療單位中，有關(guān)檔案文件的信息量非常巨大，因而在當(dāng)前更需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行輔助管理。以下內(nèi)容詳盡探討大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)醫(yī)院檔案管理起到的積極影響及應(yīng)用措施，以期在實(shí)踐中促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)的管理與發(fā)展。

一、在醫(yī)院檔案管理中工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的意義

在信息社會(huì)中，信息的傳輸主要被數(shù)據(jù)傳輸所取代。由傳統(tǒng)的書面文本傳輸方式向新時(shí)期數(shù)字信息傳遞的轉(zhuǎn)變，這大大提高了信息傳輸?shù)闹悄苄浴Ｇ覐漠?dāng)前大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型較多、覆蓋面相對(duì)較廣以及數(shù)據(jù)的集成效率較高等特點(diǎn)來看，在這個(gè)數(shù)據(jù)海量的時(shí)代，掌握大數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)便掌握了對(duì)復(fù)雜數(shù)據(jù)的分析管理能力與因數(shù)量巨大管理數(shù)據(jù)受限的文件管理能力，例如，本文著重探討的醫(yī)院檔案管理問題。隨著中國計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，百度云存儲(chǔ)和云計(jì)算在發(fā)展中日漸受到人們的推崇與應(yīng)用，且市面上的應(yīng)用程序中所涵蓋巨大的信息量，單純依靠最為原始的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)不適合時(shí)代發(fā)展下人們對(duì)信息儲(chǔ)備與處理的現(xiàn)實(shí)需求。在此種情況下，大數(shù)據(jù)作為新事物涌入人們的視線，且對(duì)其的廣泛應(yīng)用正是因?yàn)樗沟萌藗冴P(guān)于信息數(shù)據(jù)的處理效率、個(gè)性化、專業(yè)化和多樣化的需求得到滿足。所謂醫(yī)院檔案即是指醫(yī)院的正常經(jīng)營實(shí)踐工作過程中，各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)所產(chǎn)生的相關(guān)記錄。它是被賦予極高現(xiàn)實(shí)價(jià)值的原始數(shù)據(jù)，如醫(yī)療管理、醫(yī)療研究、醫(yī)療費(fèi)用等。這種信息收集和整理需要標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和集中化，以便于集成到數(shù)據(jù)中，且此項(xiàng)工作需要有專業(yè)的檔案管理部門負(fù)責(zé)。收集完成后的檔案還需要由管理人員進(jìn)行信息確認(rèn)與分類，并用標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)記。此工作環(huán)節(jié)是為了后續(xù)有對(duì)檔案進(jìn)行查詢的需要時(shí)，為其提供便利、提高效率，正因如此，當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)管理工作來說功能較為齊全[1]。

二、醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的問題現(xiàn)狀

1.檔案管理失范

通過對(duì)現(xiàn)行檔案管理模式的分析，可以看出，醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)檔案文件的管理工作通常由辦公室負(fù)責(zé)，而關(guān)于臨床診斷、臨床手術(shù)等檔案的管理則隸屬于臨床科室。說明當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作相對(duì)來說比較分散，此種局面并不利于醫(yī)療檔案及管理的全面分析，致使工作實(shí)踐經(jīng)常出現(xiàn)失范現(xiàn)象。

2.檔案管理理念并不利于醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展

現(xiàn)階段，我國一些醫(yī)院在經(jīng)營過程中更偏向注重業(yè)務(wù)的發(fā)展和對(duì)新醫(yī)療設(shè)備、新醫(yī)療技術(shù)的應(yīng)用，但沒有對(duì)檔案管理對(duì)于自身長遠(yuǎn)發(fā)展所起到的重要影響有一個(gè)明確的認(rèn)知。且對(duì)于檔案資源的實(shí)踐應(yīng)用，僅停留在對(duì)淺層數(shù)據(jù)的訪問，沒有應(yīng)用于其他方面。同時(shí)，在檔案管理工作實(shí)踐中對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠使其各項(xiàng)工作的資源數(shù)據(jù)等掌握便捷，經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效率高效，但是當(dāng)前醫(yī)院部分有關(guān)責(zé)任人員的管理工作執(zhí)行過程中并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，導(dǎo)致其在長期的發(fā)展過程中，忽視了自身的管理工作。檔案管理中經(jīng)常存在放任、忽視管理的問題。

3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

在醫(yī)院檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)專業(yè)人員提出了更高的要求，不僅僅要求他們具備極高的專業(yè)水平與技術(shù)能力，同時(shí)也要求他們自身的職業(yè)素養(yǎng)。具有一定的專業(yè)能力。現(xiàn)階段，國內(nèi)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、知識(shí)水平和文化水平整體參差不齊，難以適應(yīng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化和信息化管理。與此同時(shí)，檔案管理相關(guān)專業(yè)人才的知識(shí)儲(chǔ)存量不足，學(xué)歷有待提高，與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相關(guān)的知識(shí)相對(duì)匱乏，高層次檔案管理專業(yè)人才少，影響了檔案管理現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展。大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院的發(fā)展中醫(yī)院檔案中的數(shù)據(jù)不同于社會(huì)大數(shù)據(jù)，針對(duì)性與獨(dú)立性相對(duì)較強(qiáng)。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代在某種程度上給醫(yī)院檔案管理帶來了一些困難。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)已經(jīng)不僅僅是信息記錄和傳輸?shù)妮d體。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的深度挖掘越來越受到重視。因此，醫(yī)院檔案的管理和利用亟待改變。目前，我國一些醫(yī)院檔案管理水平還比較低，現(xiàn)今仍存在一些問題，影響了檔案資料的進(jìn)一步利用。要求相關(guān)檔案管理工作人員在已經(jīng)明確了解大數(shù)據(jù)內(nèi)涵的同時(shí)，進(jìn)而了解該工作在實(shí)踐過程中存在的現(xiàn)實(shí)問題，推動(dòng)管理工作的有效進(jìn)步[2]。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)醫(yī)院檔案管理的積極影響

1.有效控制醫(yī)院檔案管理成本

在傳統(tǒng)的管理模式下，醫(yī)院檔案文件的管理工作需投入大量的人力、物力和財(cái)力。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理的信息化改造不僅使資源投入得到有效控制，而且有效地提高有關(guān)檔案的利用價(jià)值與附加價(jià)值，成為支持醫(yī)院改善醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)條件、降低醫(yī)院管理成本的信息資源。

2.使醫(yī)院檔案管理信息化水平得以提升

在醫(yī)院信息化時(shí)代早期的發(fā)展中，檔案管理實(shí)現(xiàn)了由紙質(zhì)時(shí)代到數(shù)字時(shí)代的變化，做到了從紙質(zhì)時(shí)代單一的呈現(xiàn)方式逐步邁向多元化發(fā)展。檔案館內(nèi)的數(shù)據(jù)收集載體變更為各種文件、圖表、音像、咨詢資料，查閱方式變得更加直觀。且隨著部分醫(yī)院對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入應(yīng)用，醫(yī)院檔案資源的利用價(jià)值得到了更進(jìn)一步的體現(xiàn)。院方可以根據(jù)檔案信息實(shí)現(xiàn)日常活動(dòng)和工作的綜合記錄和管理，為醫(yī)院的發(fā)展制定長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，提高醫(yī)院信息管理水平。

3.促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的高效發(fā)展

長期以來，醫(yī)院的檔案管理一直處于尷尬的境地。第一，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的管理控制需要有檔案支持，第二，檔案管理沒有得到應(yīng)有的重視。二者之間相應(yīng)的矛盾導(dǎo)致檔案管理一直處于低效發(fā)展階段。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將檔案管理引入信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應(yīng)用使醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門間的溝通交流得到有效促進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)、收集、檢索和共享，最大限度地避免了檔案管理初始時(shí)期較為常見的檔案破損、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤以及數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。在有效降低檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)，使醫(yī)院檔案管理得到進(jìn)步，在長遠(yuǎn)角度上促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

四、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理發(fā)展建議

1.轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)促進(jìn)信息檔案管理發(fā)展

大數(shù)據(jù)時(shí)代是當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵詞，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展與普及，社會(huì)各行各業(yè)都逐漸加大對(duì)大數(shù)據(jù)有關(guān)技術(shù)的引進(jìn)應(yīng)用，信息化建設(shè)的廣闊范圍促使醫(yī)院對(duì)自身官方大數(shù)據(jù)平臺(tái)的構(gòu)建，并在技術(shù)和先進(jìn)信息化設(shè)備的支持下提升了檔案資源的挖掘和利用。然而，從檔案管理對(duì)大數(shù)據(jù)的適應(yīng)發(fā)展效果來看，距離實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的全面應(yīng)用還有一段較為“可觀”的距離，其中觀念的局限性是這一差距的關(guān)鍵。這種局限性在部分醫(yī)院中主要表現(xiàn)為其中的檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)的意識(shí)不足。目前一些醫(yī)院的檔案管理工作存在這一問題，少部分的管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)識(shí)不足，甚至認(rèn)為大數(shù)據(jù)僅僅用于數(shù)據(jù)保存，而忽略其他功能。從人的主觀能動(dòng)性來看，這種思想認(rèn)知的局限性并不利于大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用及后續(xù)發(fā)展，并不利于醫(yī)院整體的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的高度實(shí)現(xiàn)。正因如此，醫(yī)院在優(yōu)化檔案管理的過程中，要實(shí)現(xiàn)思想認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變，打破傳統(tǒng)的檔案管理觀念，自覺、系統(tǒng)地引入大數(shù)據(jù)技術(shù)。對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)來說，要從醫(yī)院整體發(fā)展的角度，全面規(guī)劃大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，利用醫(yī)院內(nèi)部控制需求，推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用；各部門責(zé)任人員及基層工作者都需要積極參與，轉(zhuǎn)變思想觀念，明確職責(zé)，認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，完善檔案管理的細(xì)節(jié)，落實(shí)管理規(guī)范，促進(jìn)其有效運(yùn)行[3]。

2.注重資源投入，打造大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)

軟硬件設(shè)備的購置與信息環(huán)境的建設(shè)是大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理變革的必然選擇。目前，醫(yī)院檔案管理的一方面，經(jīng)過長期的信息化建設(shè)投資，大數(shù)據(jù)發(fā)展的條件已經(jīng)初步形成，相關(guān)部門可以根據(jù)需要獲取數(shù)據(jù)信息；另一方面，由于管理者缺乏重視，資源投入缺乏系統(tǒng)規(guī)范與可持續(xù)性，使醫(yī)院檔案管理的轉(zhuǎn)型被迫受到阻礙。為此，當(dāng)前醫(yī)院必須采取有效措施促進(jìn)檔案管理的信息化加快構(gòu)建。首先，管理者要明確醫(yī)院整體發(fā)展對(duì)檔案管理的依賴性，確定資源投入規(guī)模，明確專業(yè)人員、管理人員的比例，資金等資源，從而形成環(huán)境建設(shè)的整體發(fā)展。其次，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，按照財(cái)務(wù)管理流程規(guī)范資源投入，提高資金使用效率，形成持續(xù)投資計(jì)劃，確保大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)有序運(yùn)行。最后，加強(qiáng)專業(yè)人員投入，建立日常檢查、維護(hù)制度，從專業(yè)角度維護(hù)軟硬件設(shè)備的有效運(yùn)行，確保醫(yī)院檔案能夠完成收集、存儲(chǔ)、分類、歸檔、檢索和提取，優(yōu)化檔案管理信息環(huán)境。

3.注重人才培養(yǎng)提高大數(shù)據(jù)檔案管理水平

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理面臨著創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型的實(shí)現(xiàn)。要實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)轉(zhuǎn)型，需要高素質(zhì)人才的大力支持。但從部分醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)來看，在適應(yīng)大數(shù)據(jù)管理環(huán)境的過程中，存在一些問題，如管理理念陳舊，缺乏對(duì)數(shù)據(jù)資源的分析和利用，缺乏對(duì)檔案資源應(yīng)用的專業(yè)考慮；專業(yè)實(shí)踐能力不足，檔案管理操作失誤，影響檔案管理質(zhì)量；檔案管理缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，難以為醫(yī)院內(nèi)部管理決策提供科學(xué)依據(jù)等。為此，醫(yī)院應(yīng)科學(xué)調(diào)整人力資源管理，重視檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，建立專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，提升醫(yī)院檔案管理信息化水平。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，醫(yī)院應(yīng)安排檔案管理人員的專業(yè)教育和培訓(xùn)計(jì)劃。根據(jù)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的新要求，進(jìn)行理論和實(shí)踐培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)，引導(dǎo)其滿足檔案管理崗位的要求。二是完善醫(yī)院人事管理制度，完善激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理的效率提出要求，并作為衡量和評(píng)價(jià)員工工作效率的標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)檔案管理人員提高工作態(tài)度，提高工作技能。三是大力招聘專業(yè)檔案管理人才，培養(yǎng)知識(shí)與技術(shù)并重、熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)的復(fù)合型人才，優(yōu)化薪酬，用專業(yè)人才推動(dòng)醫(yī)院檔案管理優(yōu)化，形成長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。

4.完善醫(yī)院檔案管理制度和責(zé)任制

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化建設(shè)是完善檔案管理體系的基本保證。目前，大多數(shù)醫(yī)院已按照規(guī)范要求形成了較為完善的檔案管理體系，但隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，該體系與大數(shù)據(jù)管理的矛盾也在加劇。比如，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理的職責(zé)并不完善，工作職責(zé)之間缺乏明確的界限，增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)等。為此，醫(yī)院要積極落實(shí)規(guī)范化管理的要求，分析大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的職責(zé)和權(quán)限，完善責(zé)任制管理，提高醫(yī)院檔案管理體系建設(shè)水平。一是建立專門的檔案管理部門，統(tǒng)一檔案管理權(quán)限，配備專門的檔案管理人員，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進(jìn)推動(dòng)醫(yī)院各科室落實(shí)檔案管理要求。二是完善檔案管理操作流程，明確流程中各環(huán)節(jié)的管理職責(zé)，落實(shí)責(zé)任到人，發(fā)揮管理者的主觀能動(dòng)性，確保檔案管理的準(zhǔn)確性和有序性。三是加強(qiáng)監(jiān)督管理體系建設(shè)，兼顧過程監(jiān)督和結(jié)果監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的有效問責(zé)，確保大數(shù)據(jù)信息的有效性和真實(shí)性，提高檔案管理實(shí)際發(fā)展水平。

結(jié)語

綜上所述，檔案不僅是醫(yī)院內(nèi)部管理過程中各種信息的集中，也是實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理的主要陣地。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，醫(yī)院檔案管理發(fā)生了許多變化，這對(duì)醫(yī)院優(yōu)化內(nèi)部管理具有重要意義。與此同時(shí)，還需要站在客觀、辯證的角度看待當(dāng)前醫(yī)院對(duì)于大數(shù)據(jù)在檔案管理方面的有效應(yīng)用，針對(duì)其中的不足之處、問題現(xiàn)象采取措施加以解決，醫(yī)院應(yīng)啟動(dòng)檔案管理體系建設(shè)，以此轉(zhuǎn)變管理觀念，提高管理者的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理環(huán)境建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的順利發(fā)展，依據(jù)大數(shù)據(jù)提升醫(yī)院檔案文件等的管理效率，使大數(shù)據(jù)在發(fā)展過程中為醫(yī)院發(fā)展做服務(wù)，提升我國社會(huì)整體的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平。