大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新研究

尹 蕾 耿 玲

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博 255036）

檔案是醫(yī)院在發(fā)展過程中形成的一筆寶貴資料，做好檔案管理工作，實現(xiàn)對檔案的有效應(yīng)用，可以為醫(yī)院各項工作的順利開展提供有力的保障。大數(shù)據(jù)時代下，醫(yī)院檔案管理工作面臨著新形勢與新要求，同時其中的一些問題也逐漸暴露出來。面對機遇與挑戰(zhàn)，應(yīng)積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，解決檔案管理工作存在的問題，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新。

一、醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)滯后

醫(yī)院檔案主要包括病例報告、護理文書、病程記錄、手術(shù)記錄、檢查報告、醫(yī)囑、會診記錄、財務(wù)報表、影像學(xué)資料等。國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對醫(yī)院檔案的保管時間提出了嚴格要求，例如，門診病歷要保存15年，病例報告要保存30年等。隨著時間的不斷推移，醫(yī)院的檔案保存量也在不斷增加，這就給醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，醫(yī)院只有加強檔案信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，才能更好地保存檔案。目前一些醫(yī)院對檔案信息化建設(shè)不夠重視，存在資金投入不足、缺乏自動化信息采集與處理系統(tǒng)、缺少專職檔案管理人員等問題，給檔案信息化建設(shè)帶來了嚴重制約[1]。

2.數(shù)據(jù)收集存儲難度大

在醫(yī)院檔案管理工作中，數(shù)據(jù)的收集與錄入是一項非常重要的工作，做好這項工作需要充足的資金和人力支持，同時在對海量數(shù)據(jù)、多樣化數(shù)據(jù)進行錄入的過程中，對準(zhǔn)確性的要求也比較高，這就提高了數(shù)據(jù)收集與錄入工作的難度。將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入醫(yī)院檔案管理工作的過程中，為了獲取更多、更有價值的信息，需要使用多樣化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與處理方式，但是，海量數(shù)據(jù)的解析與存儲，不可避免地需要占用服務(wù)器大量的空間，進而導(dǎo)致服務(wù)器負擔(dān)的加重以及管理難度的提高[2]。

3.電子檔案安全隱患多

目前部分醫(yī)院已經(jīng)引進了信息技術(shù)，對人事檔案、科研檔案等進行電子化處理。電子檔案信息比較容易被更改，所以在電子檔案管理中應(yīng)注意保護信息安全。一些醫(yī)院并不重視電子檔案的安全管理，缺乏防護手段，存在電子檔案被惡意篡改、丟失、信息泄露等安全隱患。醫(yī)院檔案關(guān)系到醫(yī)院與患者個人的切身利益，一旦出現(xiàn)問題，便會給醫(yī)院與患者帶來巨大的損失[3]。

4.不重視檔案開發(fā)應(yīng)用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的信息資產(chǎn)，有著非常重要的價值，在醫(yī)院管理、醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作中均有著積極作用。實現(xiàn)對檔案的有效利用，是開展檔案管理的最終目的。但是，部分醫(yī)院檔案管理工作中，一些情況下只是對檔案信息進行采集、歸類、保存后便將其擱置在一邊，不重視對檔案的開發(fā)應(yīng)用，導(dǎo)致醫(yī)院的這筆寶貴資源被忽視，無法發(fā)揮其應(yīng)有價值。

二、大數(shù)據(jù)的概念與特征

大數(shù)據(jù)是“規(guī)模巨大與類型復(fù)雜的數(shù)據(jù)的集合”。大數(shù)據(jù)主要具有四項明顯的特征。第一項特征是體量大，即大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)規(guī)模龐大且數(shù)據(jù)增長迅速；第二項特征是多樣性，即大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型繁多且數(shù)據(jù)構(gòu)成復(fù)雜；第三項特征是速度快，即大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)時效性強且數(shù)據(jù)處理迅速；第四項特征是價值高，即大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍廣泛且數(shù)據(jù)應(yīng)用頻率高[4]。近些年，檔案界已經(jīng)逐漸意識到大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的重要性，我國《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》進一步強調(diào)檔案信息化建設(shè)，要求加快推進檔案管理數(shù)字化、智能化，不斷提高檔案管理水平。

三、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作面臨的新要求、新機遇與新挑戰(zhàn)

1.新要求

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理工作面臨著新的要求，主要體現(xiàn)在以下幾方面。第一，大數(shù)據(jù)提高了對醫(yī)院檔案管理工作全面性的要求。醫(yī)院檔案的信息量大且覆蓋面廣，涵蓋醫(yī)療業(yè)務(wù)和管理服務(wù)等領(lǐng)域，檔案數(shù)據(jù)的龐大性，促使醫(yī)院在檔案管理工作中引進大數(shù)據(jù)的整體思維，處理好檔案的“全局”與“局部”關(guān)系，同時也需要關(guān)注從檔案收集整理、到檔案開發(fā)利用之間各環(huán)節(jié)的聯(lián)系，以實現(xiàn)檔案管理工作整體效能的提升。第二，大數(shù)據(jù)提高了對醫(yī)院檔案分類科學(xué)性的要求。隨著時間的推移，醫(yī)院檔案體量不斷增加，傳統(tǒng)粗放式的檔案分類方法已經(jīng)無法滿足新形勢。為實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，必須借鑒大數(shù)據(jù)的多樣化思維，根據(jù)各種檔案的不同側(cè)重點，對檔案進行科學(xué)化、精細化分類。第三，大數(shù)據(jù)提高了對醫(yī)院檔案管理工作針對性的要求。不同類型的檔案存在明顯的差異性特征，如醫(yī)技檔案相比其他檔案對保密性、安全性的要求更高；醫(yī)院存在許多特殊崗位，職位設(shè)定、職稱評定等與普通企事業(yè)單位存在明顯差異。

2.新機遇

大數(shù)據(jù)下，醫(yī)院檔案管理工作也迎來了新的機遇，主要體現(xiàn)在以下幾方面。第一，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于減少醫(yī)院檔案管理的錯誤和疏漏。大數(shù)據(jù)背景下，通過在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以在很大程度上減少醫(yī)院檔案管理錯誤和疏漏，從而提高檔案收集、整理、分類、分析等的準(zhǔn)確性[5]。第二，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于提高醫(yī)院檔案管理效率。以往醫(yī)院檔案管理工作主要采取人工管理，既費時、費力，又效率低下。大數(shù)據(jù)背景下，通過在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，一方面，可以簡化人工工作流程、減少工作量；另一方面，還可以擺脫檔案管理工作的時間與空間限制，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的效率。第三，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)有利于促進醫(yī)院檔案信息共享及全員參與檔案管理。醫(yī)院檔案管理并非只是檔案部門的工作任務(wù)，醫(yī)院其他部門也有責(zé)任協(xié)助開展檔案管理工作。大數(shù)據(jù)背景下，通過在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，一方面，可以促進醫(yī)院檔案信息共享，使醫(yī)院各部門都能夠及時獲取到相關(guān)檔案信息；另一方面，還能夠促進全員參與檔案管理[6]。

3.新挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)既是一種技術(shù)，也是一種理念，大數(shù)據(jù)給醫(yī)院檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，對管理制度的挑戰(zhàn)。在醫(yī)院中，檔案管理工作主要由檔案管理部門負責(zé)，但實際工作中通常是由各業(yè)務(wù)科室自行管理自己科室的檔案，這就使得醫(yī)院檔案管理工作具有顯著的分散性特征。大數(shù)據(jù)時代下，在開展醫(yī)院檔案管理工作過程中，應(yīng)采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方式，開展集中管理，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，充分實現(xiàn)資源效能的疊加效應(yīng)。第二，對管理思維的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理工作長期采取“供給導(dǎo)向”的管理思維，也就是檔案管理部門通常從自身業(yè)務(wù)角度出發(fā)來提供檔案服務(wù)，無法滿足檔案利用者的切實需要。醫(yī)療領(lǐng)域中大數(shù)據(jù)得到了越來越廣泛的應(yīng)用，社會公眾、醫(yī)務(wù)人員等檔案利用者對檔案的需求呈現(xiàn)個性化、多元化的特點，因此檔案管理部門應(yīng)及時轉(zhuǎn)變管理思維，向“需求導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變，提供能夠滿足檔案利用者實際需要的檔案服務(wù)。第三，對信息收集的挑戰(zhàn)。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、人事檔案是醫(yī)院檔案信息的主要來源。醫(yī)院科室諸多，一些重點科室還處于不斷建設(shè)中，給醫(yī)院檔案管理工作帶來了較大的難度。大數(shù)據(jù)時代下，應(yīng)積極推動醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，借助云平臺存儲數(shù)據(jù)信息，借助信息化管理程序進行數(shù)據(jù)計算、分析、管理，以提高醫(yī)院檔案管理工作的程序化、規(guī)律化[3]。

四、大數(shù)據(jù)下醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

1.完善管理制度

大數(shù)據(jù)背景下，為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)在原有制度的基礎(chǔ)上，充分考慮大數(shù)據(jù)背景下的新要求，對檔案管理制度進行改進、完善，提高檔案管理制度的科學(xué)性、針對性、可行性，使醫(yī)院檔案管理工作有章可循。例如，《檔案借閱管理規(guī)定》中，不僅要對檔案借閱的權(quán)限、操作流程提出明確要求，還要增加線上借閱的審批事宜，檔案被借閱、歸還時及時更新網(wǎng)絡(luò)平臺上的借閱狀態(tài)標(biāo)識。同時，應(yīng)對管理人員職責(zé)進行明確確定，建立科學(xué)的監(jiān)督考核機制，定期維護、更新電子設(shè)備，促進檔案管理工作效率的不斷提升[6]。

2.轉(zhuǎn)變管理思維

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認識到檔案管理工作的重要性，引導(dǎo)全體人員高度重視檔案管理創(chuàng)新。建立專門的檔案管理部門，負責(zé)對檔案進行有效管理。同時，結(jié)合醫(yī)院實際情況和檔案管理需求，建立科學(xué)、合理的考核機制，并制定可量化的考核指標(biāo)，以提高人員的積極性，促進檔案管理工作效率與工作質(zhì)量的提高。醫(yī)院檔案管理工作中，應(yīng)轉(zhuǎn)變管理思維，正確認識“需求導(dǎo)向”管理思維，借助云計算技術(shù)、OA平臺綜合管理系統(tǒng)等來梳理檔案數(shù)據(jù)，采用智能分析和篩選功能，來對醫(yī)院檔案進行立卷分類，做好每份檔案類別和目錄信息的標(biāo)識，確保數(shù)據(jù)庫可以準(zhǔn)確識別，以便于檔案的查詢，實現(xiàn)對檔案的高效利用。采取精細化管理思維，對數(shù)據(jù)資源進行多層次、多維度地挖掘與分析，實現(xiàn)檔案信息收集、歸檔深度的提高。

3.創(chuàng)新管理方法

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)對檔案管理方法進行創(chuàng)新，積極采取先進的管理方法，提升檔案管理效率與質(zhì)量。第一，可以采用信息化管理方法。醫(yī)院應(yīng)盡快構(gòu)建出一個完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅需具備對各項檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲、整理、分析、檢索、查閱以及處理等全面性功能，還需能夠?qū)Ω黜棛n案數(shù)據(jù)進行有效的整合、精算以及建模。與此同時，還需要一套健全的檔案信息化管理機制來指導(dǎo)具體工作的開展，因此醫(yī)院必須要盡快建立健全檔案信息化管理機制。首先，應(yīng)形成統(tǒng)一、規(guī)范、高效、系統(tǒng)的檔案管理信息化體系，逐步形成科學(xué)的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，并通過“先試行、后調(diào)整”的方式來逐個擊破相關(guān)問題。其次，應(yīng)不斷完善檔案管理相關(guān)細則，在各工作階段均設(shè)置具有針對性的管理機制，例如將檔案管理信息化建設(shè)成果納入績效考核中。最后，應(yīng)分清主次，針對在檔案管理信息化建設(shè)過程中可能會遇到的主要問題制定針對性解決方案[4]。

第二，可以采用全程管理方法。對醫(yī)院檔案產(chǎn)生的全過程進行分析發(fā)現(xiàn)，從檔案形成到歸檔整個過程中經(jīng)過了較長一段時間，存在諸多隱患。為確保檔案管理的有效性，應(yīng)加強全程管理。檔案管理部門，應(yīng)主動介入，給予動態(tài)化的監(jiān)督控制，以便于及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，實現(xiàn)對檔案形成、歸檔、管理、應(yīng)用、銷毀等環(huán)節(jié)的一體化管理，充分發(fā)揮檔案管理部門的職能作用。全程管理中，可采用分級分配管理權(quán)限的方法，賦予檔案管理人員系統(tǒng)管理的權(quán)限，確保其與其他部門共同協(xié)作，完成從檔案形成到歸檔全過程的有效管理[6]。

4.保障檔案安全

保障檔案的安全性，是醫(yī)院檔案管理與應(yīng)用中的一個重要目標(biāo)。醫(yī)院檔案中的諸多內(nèi)容如醫(yī)療檔案等對保密性的要求較高，因此醫(yī)院檔案管理工作中，應(yīng)對檔案進行規(guī)范化管理，嚴格遵循安全制度的要求進行管理、使用，以確保檔案的安全性。電子檔案的風(fēng)險較高，應(yīng)注意保護檔案信息安全，可以從以下幾個方面入手。第一，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更容易保存，且存儲在電腦辦公設(shè)備之中，因此比較容易進行檢索、傳輸，更加有利于提高檔案的使用效率。但是，電子檔案在保管過程中，有可能因為版本不兼容、操作不當(dāng)或者是遭遇不法攻擊、突發(fā)事件、自然災(zāi)害等情況而導(dǎo)致電子檔案發(fā)生損壞或丟失。所以，應(yīng)做好對電子檔案的備份，并要進行異地保存，以避免由于各種因素而導(dǎo)致的存儲載體受損進而造成電子檔案丟失，保障電子檔案的安全性。第二，對共享內(nèi)容進行嚴格界定。醫(yī)院檔案的信息量較大，對服務(wù)器的荷載能力有著較高的要求，很容易出現(xiàn)信息泄露的問題，因此應(yīng)對共享內(nèi)容進行嚴格的界定和規(guī)范。在應(yīng)用電子檔案時，要識別操作者的身份，保留更改痕跡，把好每個環(huán)節(jié)安全關(guān)，確保電子檔案的安全。

五、醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展方向

未來的醫(yī)院檔案管理工作主要朝著以下幾個方向發(fā)展。第一，數(shù)字化。醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)引進數(shù)字化技術(shù)，對檔案內(nèi)容進行充實。例如，可以采用AI識別技術(shù)對檔案進行高清化處理，并將其轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF格式，或者是采用數(shù)字微技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n。第二，智能化。醫(yī)院檔案管理工作可采取音頻、視頻的形式對數(shù)據(jù)進行備份存儲，或借助云盤、硬盤、云服務(wù)器等載體對醫(yī)院檔案進行信息管理，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)、類型的豐富。第三，虛擬化。醫(yī)院檔案管理中，可借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行線上虛擬化辦公。

綜上，大數(shù)據(jù)下的醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)采取完善管理制度、轉(zhuǎn)變管理思維、創(chuàng)新管理方法、保障檔案安全等措施，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化，提高醫(yī)院檔案管理工作效率與質(zhì)量。