信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理改革方法探析

安文娜

（日照市婦幼保健院，山東 日照 276800）

在信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)成了推動(dòng)各行各業(yè)發(fā)展的主要力量，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理之中，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要途徑之一。但是，現(xiàn)階段我國(guó)部分醫(yī)院還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的積極作用，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息資源利用率較低，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院整體管理水平的提升。為此，本文首先分析了當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理中存在的不足與問(wèn)題。其次，探討了信息時(shí)代下如何有效地運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)來(lái)推進(jìn)檔案管理工作。

一、醫(yī)院檔案管理改革的理論基礎(chǔ)

中國(guó)古代哲學(xué)博大精深，其中包含著豐富的哲學(xué)思想，這些思想對(duì)當(dāng)今企業(yè)管理具有非常強(qiáng)的指導(dǎo)意義，可以幫助管理者更好地處理各種復(fù)雜矛盾問(wèn)題，從而達(dá)到優(yōu)化資源配置、節(jié)約成本以及增強(qiáng)市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的目的。因此，我們應(yīng)該把這些優(yōu)秀的思想融入當(dāng)代檔案管理之中。

1.檔案管理改革的相關(guān)者

醫(yī)院檔案是國(guó)家檔案體系中不可或缺的一部分，是記錄醫(yī)院發(fā)展歷史、研究其規(guī)律特點(diǎn)、進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)之一。它既是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，又是人類智慧成果的結(jié)晶，醫(yī)院檔案不僅記載著醫(yī)院發(fā)展歷程，而且還反映出不同時(shí)期醫(yī)療水平的高低，所以，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作至關(guān)重要。信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理改革相關(guān)主體包括政府機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)及患者群體等，他們之間有著緊密的聯(lián)系，相互之間形成一個(gè)有機(jī)的統(tǒng)一體。在這一系列關(guān)系中，最重要的就是要保證三者利益協(xié)調(diào)統(tǒng)一，共同推進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)，隨著信息技術(shù)不斷革新和進(jìn)步，人們獲取信息的渠道也越來(lái)越多。為了適應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的物質(zhì)需求，提高服務(wù)質(zhì)量成了必然要求。實(shí)現(xiàn)信息資源最大化利用，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定，而想要達(dá)成這一目標(biāo)就必須從各方入手。只有通過(guò)各方面共同努力才能使檔案事業(yè)得到良好發(fā)展。

2.醫(yī)院檔案管理改革的主要功能

目前，我國(guó)大部分醫(yī)院都開(kāi)展了檔案管理工作，并且取得了一定成效。然而，由于受多種因素影響，我國(guó)一些醫(yī)院的檔案管理工作仍然不夠完善。尤其是基層衛(wèi)生院，其自身實(shí)力較弱，且人員結(jié)構(gòu)較為單一，缺乏先進(jìn)的管理手段和方法，使得檔案質(zhì)量無(wú)法得到保障。針對(duì)此現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出檔案管理部門的職能優(yōu)勢(shì)，將信息技術(shù)引入到檔案管理中來(lái)。提高檔案利用率，促進(jìn)醫(yī)療水平提升。通過(guò)對(duì)病案首頁(yè)信息與病歷質(zhì)量評(píng)價(jià)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)了住院患者全部病案數(shù)據(jù)采集及管理；建立起基于電子病歷平臺(tái)的門診就診流程，并將其應(yīng)用在實(shí)際工作中，使醫(yī)生能夠更準(zhǔn)確地掌握病人病情和治療情況，從而為臨床決策提供可靠依據(jù)。醫(yī)院檔案管理模式改革的實(shí)踐意義推動(dòng)醫(yī)院檔案管理方式變革，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的健康保健需求。優(yōu)化醫(yī)院資源配置，保障醫(yī)療安全和服務(wù)質(zhì)量。在新形勢(shì)下，隨著衛(wèi)生體制的進(jìn)一步深化，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能完全適用于當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展要求，這也就導(dǎo)致一些問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)，嚴(yán)重阻礙著醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)正常有序展開(kāi)。因此，為了推動(dòng)我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的不斷向前發(fā)展，必須要對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行深化改革，以適應(yīng)新時(shí)期下醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的需要[1]。

3.檔案管理與信息化的關(guān)系

首先，二者具有相輔相成的內(nèi)在聯(lián)系性。其次，二者又有明顯區(qū)別。檔案管理與信息化的相互融入有利于提升管理工作效率，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量；能夠更好地滿足廣大人民群眾日益增長(zhǎng)的健康需求，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展；為實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；還可以使醫(yī)院管理水平得到顯著提升；加快現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，所以需要通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用來(lái)進(jìn)一步改善這一狀況。再次，二者之間有著本質(zhì)上的差異性，主要體現(xiàn)在服務(wù)對(duì)象、工作方式和管理手段等方面存在較大差異。因此，必須要做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作。推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革深入進(jìn)行。最后，二者之間還有著相互促進(jìn)的促進(jìn)作用，因?yàn)樗鼈兙鶎儆诂F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)范疇。

二、醫(yī)院檔案管理改革的現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

1.醫(yī)院檔案管理改革的作用

醫(yī)院檔案管理改革成效顯著，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，人們對(duì)健康保健意識(shí)逐漸增強(qiáng)，對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)也提出更高要求。而作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)重要組成部分之一的醫(yī)院，必須要加強(qiáng)自身管理工作。其中，檔案信息化建設(shè)就是一項(xiàng)十分關(guān)鍵且意義重大的內(nèi)容，它不僅能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案資源的共享，而且還能最大限度地滿足廣大人民群眾日益增長(zhǎng)的醫(yī)療保健需求，由此可見(jiàn)，醫(yī)院檔案管理具有極其重要的作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常經(jīng)營(yíng)與管理決策的重要依據(jù)，同時(shí)又能為患者提供相關(guān)信息資料，在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展背景下，如何將傳統(tǒng)管理模式與先進(jìn)技術(shù)有效融合成為當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。只有通過(guò)完善管理制度和創(chuàng)新管理手段才能保證醫(yī)院各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，從而提升服務(wù)水平，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，因此，醫(yī)院檔案管理改革勢(shì)在必行。

2.醫(yī)院檔案管理改革過(guò)程中存在的問(wèn)題及遇到的難題

隨著醫(yī)療體制改革不斷深入推進(jìn)，醫(yī)院管理也逐步向現(xiàn)代化、科學(xué)化方向邁進(jìn)。作為醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)重要組成部分的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其服務(wù)質(zhì)量直接關(guān)系著廣大人民群眾就醫(yī)體驗(yàn)和切身利益。近年來(lái)，醫(yī)患糾紛呈多發(fā)趨勢(shì)，嚴(yán)重影響了社會(huì)和諧穩(wěn)定，加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理工作尤為重要。為了更好地服務(wù)于人民群眾健康安全，提高醫(yī)院管理水平，實(shí)現(xiàn)“以病人為中心”的理念已迫在眉睫。此外，一些傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能夠滿足現(xiàn)階段人們對(duì)檔案信息資源利用要求日益提升的趨勢(shì)，因此有必要進(jìn)一步探索新的檔案管理方式，醫(yī)院檔案管理信息化水平較低。其次，目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理部門尚未真正建立起完善的管理制度與運(yùn)行機(jī)制，這也是阻礙其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)的重要原因之一，導(dǎo)致部分管理人員無(wú)法有效地開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，從而使其工作效率不高。并且由于各地區(qū)之間醫(yī)療條件差異較大，不同區(qū)域內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)間普遍存在著“條塊分割”現(xiàn)象。在實(shí)際工作中，相關(guān)工作人員缺乏先進(jìn)信息技術(shù)意識(shí)和應(yīng)用能力。再次，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種新型技術(shù)手段不斷被引入醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域，使得醫(yī)院檔案管理模式發(fā)生了一定程度上的變化，但與此同時(shí)，也給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)了不小挑戰(zhàn)。最后，由于受到諸多因素的綜合影響，當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理部門并未充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展所具有的重大意義，因而未能及時(shí)更新觀念，轉(zhuǎn)變思路，主動(dòng)融入現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系之中。

三、信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理改革的解決方法

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的進(jìn)步，尤其是大數(shù)據(jù)，云計(jì)算等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速應(yīng)用，使得傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理理念和方式均發(fā)生重大變革。因此，如何有效利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)來(lái)輔助實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享已逐漸成為各大醫(yī)院共同關(guān)注的話題，也是擺在眾多管理者面前亟待解決的一項(xiàng)重要課題。

1.信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理改革的解決方法

1.1轉(zhuǎn)變思維方式，強(qiáng)化意識(shí)，重視人才建設(shè)，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

1.2深化體制改革，加快制度創(chuàng)新步伐，健全現(xiàn)代企業(yè)制度，加大投入力度。

1.3積極利用信息技術(shù)，加速醫(yī)院管理模式轉(zhuǎn)型，打造“一站式”服務(wù)體系，全面提升服務(wù)水平。

1.4建立健全相關(guān)配套政策，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位，切實(shí)維護(hù)廣大患者合法權(quán)益。

醫(yī)院檔案管理的改革措施應(yīng)該明確指導(dǎo)思想，堅(jiān)持以人為本，不斷改善醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，全面提高醫(yī)院管理水平和效率。同時(shí)要注意發(fā)揮政府主導(dǎo)作用，從多方面支持和幫助公立醫(yī)院進(jìn)行檔案管理改革，包括制定合理可行的改革方案，給予大力支持。另外，還需要大力培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人員，保證醫(yī)院檔案管理工作有序高效地運(yùn)行，只有這樣才能從根本上改變傳統(tǒng)的落后管理模式，更好地為醫(yī)療、科研、教學(xué)等方面服務(wù)，為社會(huì)做出更大貢獻(xiàn)。

2.加強(qiáng)檔案管理資源整合

醫(yī)院應(yīng)充分意識(shí)到自身檔案管理信息化水平的落后性以及由此帶來(lái)的各種不利影響。只有不斷優(yōu)化整合現(xiàn)有檔案資源，才能夠更好地推動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展，從而確保醫(yī)院檔案管理工作效率得到顯著提高。其次，應(yīng)加大對(duì)各類信息資源進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)與利用力度，將其作為提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。因此在這一過(guò)程中，應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)得以全面開(kāi)展。另外，還應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，使其能盡快適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院管理工作的只有如此才能夠通過(guò)整合內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)資源，形成合力，最終推動(dòng)醫(yī)院檔案信息管理能力不斷增強(qiáng)，從而使之真正成為推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)健康有序發(fā)展的強(qiáng)大助力。

3.完善檔案管理質(zhì)量

管理體系檔案管理人員不僅需要具備較高的專業(yè)技能，還要掌握一定的理論知識(shí)，以保證檔案信息安全完整且具有科學(xué)性價(jià)值。而這就要求相關(guān)檔案管理工作者要時(shí)刻保持清醒頭腦，嚴(yán)格按照規(guī)章制度規(guī)范操作，杜絕各類問(wèn)題出現(xiàn)。在日常管理過(guò)程中，應(yīng)建立并健全各項(xiàng)管理制度，確保所有環(huán)節(jié)均有法可依、有章可循，為檔案管理工作提供保障[2]。同時(shí)，也需重視檔案信息數(shù)據(jù)的安全保密工作，避免泄露他人隱私。此外，還應(yīng)當(dāng)建立健全相應(yīng)的考核機(jī)制與評(píng)價(jià)制度，對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行客觀公正的綜合評(píng)估。這樣做既可以激勵(lì)每位管理人員更加積極主動(dòng)地做好本職工作，又能促使他們充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，進(jìn)而提升整體管理水平，最終促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展[3]。

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理需求，因此必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式。具體而言，一是加快推進(jìn)電子文件歸檔步伐，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子文件轉(zhuǎn)化，二是大力開(kāi)發(fā)應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加速數(shù)字化進(jìn)程。三是積極引進(jìn)新技術(shù)，利用先進(jìn)技術(shù)手段，創(chuàng)新服務(wù)理念，拓寬服務(wù)渠道，努力打造優(yōu)質(zhì)高效的數(shù)字檔案管理平臺(tái)。總之，將圍繞如何構(gòu)建一個(gè)科學(xué)有效的新型醫(yī)院檔案管理體系這一主題展開(kāi)論述。希望本論文的研究成果能夠給當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展起到借鑒作用，幫助其解決實(shí)際存在的困難和障礙，進(jìn)一步提高檔案管理水平，全面發(fā)揮出自身職能，切實(shí)履行好醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的社會(huì)責(zé)任[4-5]。

4.建立健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)

第一是完善檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理行為；第二是成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，并將其納入政府職能部門工作體系中。第三是加強(qiáng)對(duì)各單位領(lǐng)導(dǎo)干部及管理人員的檔案管理能力培養(yǎng)。最后是制定詳細(xì)合理的檔案管理崗位責(zé)任制和考核辦法。負(fù)責(zé)檔案收集、整理等管理工作。第四是配備專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，使檔案管理專業(yè)化程度更高。第五是建立科學(xué)合理的檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理有序運(yùn)行。第六是通過(guò)各種形式來(lái)宣傳推廣檔案管理知識(shí)。

5.強(qiáng)化信息管理激勵(lì)

機(jī)制首先是要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)他們的潛能與動(dòng)力。其次是要充分發(fā)揮績(jī)效考核指標(biāo)的引導(dǎo)作用，促進(jìn)其工作行為向有利于醫(yī)院發(fā)展方向轉(zhuǎn)變；提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，提升醫(yī)院形象；加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，培養(yǎng)優(yōu)秀的職業(yè)精神；增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值最大化[6]。最后是建立健全相關(guān)制度保障。一是完善崗位責(zé)任制和崗位津貼制，建立起嚴(yán)格的管理制度，并以此作為考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)；二是建立獎(jiǎng)懲聯(lián)動(dòng)機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工參與管理的熱情和積極性。三是實(shí)行公開(kāi)透明的人事變動(dòng)程序，及時(shí)調(diào)動(dòng)廣大醫(yī)務(wù)人員參與管理的積極性。四是要建立嚴(yán)格而公正的獎(jiǎng)懲制度，促進(jìn)檔案管理人員的奉獻(xiàn)精神，同時(shí)也能督促其改進(jìn)不足，從而達(dá)到更好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于臨床治療的目的[7]。五是重視人才隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建一支高素質(zhì)、高水平的護(hù)理隊(duì)伍。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理改革方法探析具有一定現(xiàn)實(shí)意義，是對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行反思并探索其未來(lái)發(fā)展道路的必然要求。因此，在今后的實(shí)踐過(guò)程中，我們必須要將創(chuàng)新與變革作為首要目標(biāo)。它能夠幫助我們從理論層面上進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到新技術(shù)、新工藝的運(yùn)用對(duì)于醫(yī)院管理工作產(chǎn)生的重要影響。