數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)

劉 晶

（中國商飛北京民用飛機(jī)技術(shù)研究中心，北京 102211）

隨著數(shù)字化檔案的廣泛普及，現(xiàn)代化檔案管理模式取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已成為必然趨勢。這是檔案管理歷史上的一個(gè)具有重大里程碑式的轉(zhuǎn)變，也給當(dāng)今的檔案管理者帶來了新的挑戰(zhàn)。長期以來，固定投資項(xiàng)目檔案工作堅(jiān)持傳統(tǒng)模式。紙質(zhì)文件一般存放在檔案室，查找和檢索非常耗時(shí)，對存儲(chǔ)空間的需求很大，維護(hù)非常不方便。隨著數(shù)字化新時(shí)代的到來，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案作為企業(yè)檔案中重要的一員，也必將迎來新的轉(zhuǎn)型[1]。

一、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目概述

固定資產(chǎn)投資是指投資在新建筑，續(xù)建、重建和擴(kuò)建，或設(shè)備更新、技術(shù)改造，收購?fù)恋厥褂脵?quán)、房地產(chǎn)購買和開發(fā)礦產(chǎn)資源和房地產(chǎn)等，和其他相關(guān)活動(dòng)來滿足生產(chǎn)的需要。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目一般周期長，投資大。長期資金外流和負(fù)債（如有）會(huì)對企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生一定影響；投資效果也直接反映了項(xiàng)目未來的盈利能力，對企業(yè)有著至關(guān)重要的影響。固定資產(chǎn)投資應(yīng)符合法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、國家發(fā)展和戰(zhàn)略規(guī)劃，并嚴(yán)格論證項(xiàng)目的技術(shù)、市場和經(jīng)濟(jì)是否可行。對于國有企業(yè)，由企業(yè)經(jīng)營人員對投資效果負(fù)責(zé)，因人為管理因素或弄虛作假造成重大投資失誤，嚴(yán)重延誤，超過這個(gè)概念，無法實(shí)現(xiàn)既定的效益目標(biāo)，造成固有資產(chǎn)流失或損失的經(jīng)營管理人員，還要按照法律法規(guī)和規(guī)定追究相關(guān)經(jīng)營管理人員責(zé)任。鑒于固定資產(chǎn)投資對企業(yè)和經(jīng)營者的巨大影響，通過經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和規(guī)定追究相關(guān)經(jīng)營管理人員責(zé)任[2]。

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)意義

1.順應(yīng)時(shí)代的新潮流

在快節(jié)奏時(shí)代背景下，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案強(qiáng)調(diào)質(zhì)量和效率，但傳統(tǒng)的檔案管理模式落后、質(zhì)量差，無法支撐固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的穩(wěn)定發(fā)展。因此，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，開展檔案管理信息化建設(shè)，創(chuàng)建專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)置檔案查詢、登錄等功能，提高檔案管理的便捷性。這樣既可以優(yōu)化檔案管理環(huán)境，跟上信息時(shí)代的步伐，又可以創(chuàng)新檔案管理模式，為項(xiàng)目單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)[3]。

2.滿足項(xiàng)目單位發(fā)展需求

檔案是項(xiàng)目單位管理的核心內(nèi)容。隨著項(xiàng)目單位的發(fā)展，檔案管理越來越復(fù)雜，管理要求不斷提高。傳統(tǒng)的理念和模式過于落后，無法滿足項(xiàng)目單位的發(fā)展要求。因此，在項(xiàng)目單位發(fā)展中，積極開展信息化建設(shè)，構(gòu)建多功能檔案管理系統(tǒng)，從檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檔案整理查詢到系統(tǒng)安全、環(huán)境保護(hù)，確保檔案管理的信息安全，助力項(xiàng)目單位的發(fā)展[4]。

3.檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

項(xiàng)目單位檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的基本趨勢，也是滿足各方面實(shí)際需要的基本措施。城市化進(jìn)程的加快推動(dòng)了科技水平的快速提高，信息化建設(shè)的不斷發(fā)展進(jìn)程，互聯(lián)網(wǎng)逐漸融入人們的日常工作和生活。計(jì)算機(jī)應(yīng)用在各行各業(yè)有著很高的應(yīng)用頻率。項(xiàng)目單位作為政府國有資產(chǎn)組建的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，近年來具有獨(dú)特的發(fā)展優(yōu)勢，加上人們對項(xiàng)目單位的熱情，工作人員隊(duì)伍逐漸龐大。在這樣的社會(huì)背景下，檔案數(shù)量的快速增長導(dǎo)致了檔案管理中的各種問題。要解決這些問題，需要提高檔案管理信息化建設(shè)水平。傳統(tǒng)的檔案管理方式是手工進(jìn)行工作，這就需要手工對檔案進(jìn)行收集、分類和整理。這種工作方式質(zhì)量低、工作效率低，在工作過程中容易因主觀因素而出錯(cuò)。檔案管理信息化建設(shè)是項(xiàng)目單位現(xiàn)階段開展檔案管理的最佳選擇，減少在檔案管理上的人力、物力、財(cái)力投入，盡量減少人員主觀因素造成的工作漏洞，最大限度地提高檢索檔案的快速性[5]。

三、檔案管理對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的重要性

1.制定項(xiàng)目檔案的歸檔范圍和管理辦法

企業(yè)可以在同一建設(shè)周期內(nèi)實(shí)施多個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，并要求項(xiàng)目檔案管理人員根據(jù)項(xiàng)目情況進(jìn)行歸檔和編制完整、詳細(xì)的項(xiàng)目檔案。調(diào)整項(xiàng)目存檔范圍的編譯，以避免在不同項(xiàng)目中使用相同的存檔范圍。由于在傳統(tǒng)管理模式下保存的檔案不可能進(jìn)行分類，可以建立分類體系，根據(jù)項(xiàng)目本身的建設(shè)特點(diǎn)可以有所不同。例如，對產(chǎn)品開發(fā)、軟件開發(fā)、系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)信息擴(kuò)充、傳統(tǒng)分類等涉及高新技術(shù)的投資項(xiàng)目產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，收集項(xiàng)目管理過程中產(chǎn)生的所有原始文件、實(shí)體憑證和數(shù)據(jù)信息，并將工程檔案的相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)納入工程檔案的范圍，使所有檔案資源都?xì)w為一類。

2.檔案管理的好壞是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目驗(yàn)收成敗的關(guān)鍵

由于工程檔案是真實(shí)反映工程建設(shè)情況的重要憑證，因此在進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)、檔案個(gè)人驗(yàn)收、項(xiàng)目總體經(jīng)驗(yàn)收集時(shí)，都需要查閱檔案。檔案員應(yīng)嚴(yán)格按照建設(shè)項(xiàng)目的施工程序進(jìn)行收集、整理和準(zhǔn)備，以滿足完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的要求，這樣不僅能保證在驗(yàn)收時(shí)快速準(zhǔn)確地提供有效憑證，又能確保各單項(xiàng)驗(yàn)收及總驗(yàn)收的順利通過。

3.規(guī)范檔案管理對項(xiàng)目管理水平的提升有極大的促進(jìn)作用

對于一個(gè)企業(yè)來說，檔案管理既不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值，又不是提升產(chǎn)能效應(yīng)的主要職能。對于一個(gè)項(xiàng)目來說，檔案管理既不是推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)程的主要因素，也不是項(xiàng)目審核驗(yàn)收的重點(diǎn)。檔案管理似乎沒有什么作用和貢獻(xiàn)，但在實(shí)際的發(fā)展中，它關(guān)系到項(xiàng)目的健康發(fā)展。檔案工作的質(zhì)量和效率將影響到整個(gè)工程的質(zhì)量，為了在項(xiàng)目實(shí)施過程中及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取數(shù)據(jù)，進(jìn)行全面、科學(xué)的分析，必須制定完善的檔案管理制度，科學(xué)地進(jìn)行整理和保存。只有這樣，才能為項(xiàng)目的實(shí)施提供準(zhǔn)確的檔案依據(jù)。在項(xiàng)目檔案管理過程中，科學(xué)的管理方法是檔案管理順利進(jìn)行的保證，是企業(yè)或項(xiàng)目管理水平的體現(xiàn)。高水平的檔案管理不僅能提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的審核業(yè)務(wù)，還能通過檔案管理促進(jìn)和提高項(xiàng)目管理水平。檔案管理員要秉承“三納入、四參加、四同步”原則，積極參與項(xiàng)目的各個(gè)階段，及時(shí)收集資料，確保文件的完整性，防止資料的遺漏和丟失。檔案員應(yīng)嚴(yán)格審查資料的有效性和完整性，審查檔案反檢查項(xiàng)目在實(shí)施過程中的合規(guī)性和合法性以及過程的完善性，并及時(shí)向項(xiàng)目主管報(bào)告，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，從而在項(xiàng)目的實(shí)施中發(fā)揮強(qiáng)大的監(jiān)管作用。

四、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

1.標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)薄弱

在時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步中，項(xiàng)目單位的整體提升不斷提升其生產(chǎn)力、規(guī)模等方面。但是，在投資項(xiàng)目檔案管理方面，現(xiàn)階段投資項(xiàng)目檔案管理的水平和規(guī)范性還沒有得到有效的提高。作為管理的執(zhí)行者，它是決定管理效率停滯和發(fā)展的直接因素，因此，由于缺乏一定的重要性意識(shí)，在管理中沒有得到更多的重視。不僅在人員管理方面沒有及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，而且在新科技時(shí)代的裝備和制度上還缺乏及時(shí)的更新和優(yōu)化，總體表現(xiàn)為管理思想和管理意識(shí)薄弱。

2.管理人員的專業(yè)水平有待提高

一些企業(yè)檔案管理人員沒有檔案相關(guān)的專業(yè)學(xué)位，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)。由于日常行政工作比較復(fù)雜，如日常文件數(shù)據(jù)整理、登記、歸檔等，很難花費(fèi)時(shí)間和精力進(jìn)行文件管理研究，也難以了解項(xiàng)目經(jīng)理對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目文件的管理要求。缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。例如，在項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理中，檔案管理人員往往無法確定所收到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。這是因?yàn)闄n案管理員缺乏必要的設(shè)備、技術(shù)等專業(yè)知識(shí)。他們只能被動(dòng)地接收項(xiàng)目資料，他們沒有能力對收到的文件的準(zhǔn)確性和有效性作出適當(dāng)?shù)呐袛?，從而使檔案文件無法反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，而且檔案管理人員無法保證對項(xiàng)目資料的分類是系統(tǒng)的和符合要求的。

3.檔案管理形式傳統(tǒng)與混亂

檔案管理的發(fā)展不是一個(gè)短期的、間歇性的過程，而是需要大量的時(shí)間。然而，一些項(xiàng)目單位在進(jìn)行投資項(xiàng)目檔案管理時(shí)，會(huì)受到檔案管理傳統(tǒng)思想的影響，導(dǎo)致管理形式落后，基本上需要大量人力資源的支持。盡管傳統(tǒng)的管理形式給工作人員帶來了諸多不便，但結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代背景，一些項(xiàng)目單位仍然沒有重視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。與現(xiàn)代信息技術(shù)管理相比，傳統(tǒng)檔案管理的管理效率會(huì)很低，容易出現(xiàn)管理混亂的問題。一旦管理混亂，投資項(xiàng)目檔案管理的準(zhǔn)確性就無法保證，保密性也會(huì)產(chǎn)生一些問題。企業(yè)在實(shí)施固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目時(shí)，由于客觀環(huán)境因素的影響，往往只關(guān)注建設(shè)項(xiàng)目本身，而忽略了對項(xiàng)目檔案的收集和管理。在某些情況下，項(xiàng)目檔案的建立缺乏相關(guān)制度約束，管理責(zé)任的落實(shí)不到位，項(xiàng)目經(jīng)理的流動(dòng)性大，導(dǎo)致一些項(xiàng)目經(jīng)理缺乏責(zé)任和管理意識(shí)。工程檔案的收集質(zhì)量受工程記錄收集不完整、不規(guī)范等因素的影響較大。

五、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)策略

1 建立檔案專家團(tuán)隊(duì)，提供專業(yè)化的項(xiàng)目檔案編制服務(wù)

傳統(tǒng)檔案主要用于文檔和產(chǎn)品檔案。產(chǎn)品主要有企業(yè)名錄、企業(yè)通訊、組織發(fā)展、文件編制等。項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)不同于其他類別。項(xiàng)目記錄的編制方法有其自身的特點(diǎn)。與此同時(shí)，研究者無法獲得高質(zhì)量的研究成果。同時(shí)，項(xiàng)目文件的編寫還需要具備施工、安裝、設(shè)備等方面的技術(shù)知識(shí)，而不是由項(xiàng)目文件負(fù)責(zé)人單獨(dú)進(jìn)行，從而對項(xiàng)目文件信息進(jìn)行深入的探索和開發(fā)。為改善項(xiàng)目檔案工作，需要采取措施提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案工作人員充分熟悉項(xiàng)目檔案管理制度和方法，為項(xiàng)目檔案工作人員提供基本的檔案和科研技能，協(xié)助建立檔案，建立創(chuàng)新機(jī)制，并采用協(xié)助建立檔案，建立創(chuàng)新機(jī)制，采取綜合的方式，即在檔案、基建、企業(yè)項(xiàng)目管理等各業(yè)務(wù)部門的參與下，將項(xiàng)目記錄成果納入企業(yè)。

2.提高項(xiàng)目人員的檔案意識(shí)

首先，要完善項(xiàng)目檔案管理制度。建立規(guī)范、可行、可操作的管理體系。作為項(xiàng)目檔案管理員，修訂了《固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理辦法》，明確了文件分類、歸檔范圍和檔案負(fù)責(zé)人，并嚴(yán)格按照新辦法執(zhí)行。加強(qiáng)對檔案、項(xiàng)目管理和項(xiàng)目檔案作用等法律法規(guī)的培訓(xùn)，提高檔案工作者和兼職項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化這方面的責(zé)任意識(shí)，提高項(xiàng)目檔案管理意識(shí)。將項(xiàng)目文件的管理列入議程，定期進(jìn)行評審、分析和檢查。同時(shí)，根據(jù)項(xiàng)目檔案管理的需要，在培訓(xùn)項(xiàng)目檔案和業(yè)務(wù)技能的基礎(chǔ)上，將提高業(yè)務(wù)技能，如收集、記錄的整理和準(zhǔn)備項(xiàng)目檔案部門和項(xiàng)目經(jīng)理的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。其次，提高項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)水平。項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)水平直接決定著項(xiàng)目執(zhí)行者檔案意識(shí)的強(qiáng)弱。優(yōu)秀的檔案管理人員可以直接或間接地指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行者的檔案意識(shí)。項(xiàng)目檔案管理人員不僅要熟悉項(xiàng)目檔案的內(nèi)容和數(shù)量，還要深入研究項(xiàng)目檔案，進(jìn)行二級或三級文件處理，做好編制和研究工作，從而有效地開發(fā)和利用項(xiàng)目檔案，充分發(fā)揮檔案的效益。同時(shí)，建立學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)制，開展更多的檔案活動(dòng)，帶動(dòng)項(xiàng)目人員了解檔案，了解他們對檔案的興趣，從而提高項(xiàng)目人員的檔案意識(shí)。

3.建立固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫

館藏檔案數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)檔案的實(shí)體信息，專項(xiàng)數(shù)據(jù)則根據(jù)專題收集相關(guān)檔案信息。對于收集檔案數(shù)據(jù)庫來說，記錄的信息是以檔案實(shí)體的信息為基礎(chǔ)的，是對檔案實(shí)體的真實(shí)響應(yīng)。專題數(shù)據(jù)庫記錄對于收集檔案數(shù)據(jù)庫來說，記錄的信息是以檔案實(shí)體的信息為基礎(chǔ)的，是對檔案實(shí)體的真實(shí)響應(yīng)。專題數(shù)據(jù)庫的記錄是以檔案內(nèi)容信息為基礎(chǔ)，通過對檔案內(nèi)容信息的分析、過濾、處理和整理而生成的。從數(shù)據(jù)信息的角度來看，二者的需求是不同的。收藏檔案數(shù)據(jù)庫必須完全忠實(shí)于檔案實(shí)體，檔案數(shù)據(jù)庫是根據(jù)收藏檔案的真實(shí)記錄，圍繞主題和交流的需要，對檔案信息進(jìn)行精選、刪節(jié)和處理的數(shù)據(jù)庫。館藏檔案與固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目相比，館藏檔案利用率較低。通過分析固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目實(shí)施中使用的檔案的范圍，然后對收集到的檔案信息進(jìn)行梳理，提取出使用頻率高的檔案信息，通過對檔案信息性質(zhì)的分類，建立固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息數(shù)據(jù)庫。這樣既可以提高項(xiàng)目人員查閱資料的效率，又可以緩解檔案保管與利用之間的實(shí)際矛盾，還可以減輕檔案管理員借閱檔案的工作量，可謂一舉多得。

4.利用固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理軟件全程參與管控

在過去，粗放的檔案管理模式往往依賴于制度和項(xiàng)目執(zhí)行者的專業(yè)素質(zhì)，往往不能及時(shí)歸檔，歸檔文件的質(zhì)量較差，可以通過項(xiàng)目管理軟件對文件進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理和控制。以工程資料為例，以往工程施工技術(shù)資料的收集和整理，長期以來一直采用手工填寫、手工計(jì)算、紙張傳遞的傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理，目前，利用工程數(shù)據(jù)管理軟件，可逐步實(shí)現(xiàn)工程施工技術(shù)數(shù)據(jù)的“自動(dòng)化、無紙化”，實(shí)現(xiàn)業(yè)主、監(jiān)理、施工單位之間數(shù)據(jù)的全過程動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)時(shí)監(jiān)控工程量的適度。確保項(xiàng)目運(yùn)行數(shù)據(jù)的及時(shí)、有效的收集和填寫，推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)按項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)驅(qū)動(dòng)模式分步管理。

結(jié)語

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理是一個(gè)長期、復(fù)雜、艱巨的過程，需要多學(xué)科、多單位、地方部門之間的溝通與協(xié)調(diào)。為取得滿意的投資效果，從項(xiàng)目決策、實(shí)施、試運(yùn)行、后評價(jià)等各個(gè)環(huán)節(jié)做好充分準(zhǔn)備。除以上介紹的項(xiàng)目管理要點(diǎn)外，在具體操作中還應(yīng)分析具體情況，把握適當(dāng)?shù)脑瓌t和靈活性。