醫(yī)學科研檔案的開發(fā)與利用探究

史雪紅 勞依敏

（廣東省江門市人民醫(yī)院，廣東 江門 529000）

在醫(yī)院檔案中，科研檔案占據(jù)了十分重要的地位，是醫(yī)學科研人員在長期的醫(yī)療學術(shù)研究和科學研究中積累下的寶貴經(jīng)驗與成果，涵蓋了文字、圖表、數(shù)據(jù)和聲像等各個方面的資料，是醫(yī)學科研的重要參考資料?？蒲袡n案的建立，能夠促進醫(yī)學研究不斷創(chuàng)新、與時俱進，對醫(yī)院相關(guān)學科的發(fā)展、科研成果的開發(fā)利用具有重要意義。

一、醫(yī)學科研檔案的概念

醫(yī)學科研檔案的涵蓋面較為寬泛，例如科研項目檔案、科研綜合檔案、科研成果檔案等?？茖W項目檔案主要包括了科研項目從申請到結(jié)題時的各種資料與成果，并包括后續(xù)的相關(guān)獎勵資料?？蒲芯C合檔案則包括科研項目立項與管理的相關(guān)資料，同時也包括成立學科與實驗室的相關(guān)資料?？蒲谐晒麢n案則包含了各項科研項目發(fā)展過程中產(chǎn)生了各種結(jié)論資料、論文資料、獎勵資料等。醫(yī)學科研檔案具有較強的專業(yè)性，且不同學科之間聯(lián)系緊密，檔案的形成需要長時間研究與發(fā)展，并可通過不同的載體模式進行記錄[1]。

二、醫(yī)院科研檔案的內(nèi)容與特點

針對醫(yī)院科研檔案而言，其主要是在醫(yī)院的科研人員在科學研究之中形成的具有一定價值的圖表、文字、聲像、數(shù)據(jù)等各種載體與形式的原始記錄材料，其本身是科研實踐活動與科研管理全過程的記錄與反映。對于醫(yī)學科研檔案，其本身屬于醫(yī)學科技知識的重要載體，包含了豐富的研究成果、前沿科技以及高新技術(shù)等醫(yī)學發(fā)展信息，屬于寶貴的科研財富。相對于其余類型的檔案，醫(yī)學科研檔案除開一般檔案的特點之外，還囊括了諸多不同的特點。

1.檔案專業(yè)性強

在項目的具體實施進程之中，科研工作者會搜集到大量資料，這一部分資料本身牽涉的內(nèi)容較多、范圍廣泛，并且具有較強的專業(yè)性。醫(yī)學科研工作是基于專業(yè)范圍來進行課題的研究，如臨床研究，其包含了婦科到兒科、內(nèi)科到外科；基礎(chǔ)醫(yī)學，則主要是包含了生物化學科、藥理學等對應(yīng)的專業(yè)。不同的學科專業(yè)，其科研工作也存在自己的特點，所以醫(yī)學科研檔案相對于一般檔案而言，能夠很好地體現(xiàn)出專業(yè)性的特點[2]。

2.檔案形成周期長

醫(yī)學科研檔案的形成直接關(guān)聯(lián)到科研項目的具體執(zhí)行周期，一般醫(yī)學科研項目是從申報、立項審批等開始，一系列流程都需要相關(guān)的部門與領(lǐng)導鑒定，其耗費的時間相對較長。從課題本身的立項開始一直到結(jié)題，總共需要2～3年的時間，如果是重大項目需要3～5年，甚至更長的時間。大型科研項目包含了階段性的課題，每一個階段都需要完整的研究，并且每一個環(huán)節(jié)之間都是相互連接的，這樣就可以形成完整的科研材料。所以，醫(yī)學科學研究連續(xù)性的特點，就代表了形成醫(yī)學科研檔案本身存在較長的周期。

3.保密性較強

針對科研文件，其本身會牽涉到知識產(chǎn)權(quán)，所以還需要得到相關(guān)部門的保護，尤其是醫(yī)學科研檔案。因為醫(yī)學科研成果本身的應(yīng)用性較強，并且影響廣泛，如果涉及重大疾病的，就需要嚴格的保密，避免出現(xiàn)外泄的問題。在一定程度上，醫(yī)學科研成果和人民、國家的安危是密不可分的。所以，為了能夠提升科研檔案的整體管理水平，就需要保障醫(yī)學科研檔案的安全性[3]。

4.檔案綜合性強

醫(yī)學研究本身屬于綜合性較強的學科領(lǐng)域，其牽涉到方方面面。最近幾年，隨著醫(yī)學技術(shù)的不斷發(fā)展，大量科學設(shè)備以及新興技術(shù)出現(xiàn)在醫(yī)學研究之中。醫(yī)學研究本身呈現(xiàn)出綜合性、交叉性的發(fā)展趨勢，部分課題也需要多個專業(yè)、多個學科的合作才能夠完成，需要綜合性的進行研究，所以，醫(yī)學科研檔案本身也具有較強的綜合性。

三、醫(yī)院醫(yī)學科研檔案存在的開發(fā)與利用問題

1.不健全的管理機制

我國出臺了《檔案法》對檔案的管理做出了明確的規(guī)定，但隨著檔案規(guī)模的不斷擴展和檔案管理工作的日益細致化與信息化，需要加強對《檔案法》的補充與完善，才能更好地為檔案管理提供法律依據(jù)，尤其在醫(yī)院醫(yī)學科研檔案的管理方面，需要給予更多的關(guān)注。同時，醫(yī)院在醫(yī)學科研檔案的管理方面也剛剛起步，尚未對檔案的內(nèi)容、檔案形成的時間以及檔案管理人員形成統(tǒng)一的認識與標準，沒有構(gòu)建良好的管理機制進行管理，缺乏必要的激勵制度來提高管理人員的工作責任感與工作熱情，不能夠幫助科研人員完成檔案的建立與資料的積累，導致科研進展的記錄不全面、不完善，無法完整化、系統(tǒng)化地記錄科研成果，不利于科研檔案的進一步開發(fā)與利用。

2.缺乏完善的醫(yī)學科研檔案建設(shè)資源

在建設(shè)醫(yī)院醫(yī)學科研檔案的過程中，不僅需要專業(yè)的檔案管理人才、保密性強的綜合檔案室，還需要相應(yīng)的硬件設(shè)施等，例如優(yōu)質(zhì)的電腦與硬盤、先進的檔案管理系統(tǒng)等。檔案管理人員需要定期維護和升級檔案系統(tǒng)和軟件，并積極學習最新的檔案管理方法和技術(shù)，這一切都離不開充足的資金投入。醫(yī)院在制作年度預算時，往往會重點關(guān)注培養(yǎng)醫(yī)療人才、更新醫(yī)療設(shè)備、創(chuàng)建良好的醫(yī)療環(huán)境等，而忽視了對科研檔案的管理與建設(shè)[4]。

3.沒有充分對醫(yī)學科研檔案進行開發(fā)與利用

目前醫(yī)院醫(yī)學科研檔案的開發(fā)與利用程度遠遠不夠，比起檔案管理，一些醫(yī)院更看重醫(yī)學科研項目的立項和獲取的項目資助情況，看重相關(guān)科研成果與論文的發(fā)表，沒有對科研檔案的管理工作有正確的認識。部分科研人員在進行研究和實驗的過程中，沒有及時記錄和數(shù)據(jù)化整理科研資料，未將資料及科研電子檔案上傳至檔案室，這就導致科研檔案資料丟失、科研電子檔案不全的情況，使得檔案歸檔不規(guī)范、檔案質(zhì)量下降，從而不利于檔案的利用與開發(fā)。目前，部分醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有推動信息化檔案的建設(shè)，在檢索資料時費時費力，嚴重影響了科研檔案的開發(fā)與利用。

四、利用與開發(fā)醫(yī)學科研檔案的對策

對于醫(yī)學科研檔案的利用與開發(fā)，其主要是包含了加強對科研檔案的管理，建立健全相關(guān)制度、注重對醫(yī)學科研檔案的投入，建設(shè)專業(yè)化的檔案管理團隊、更新管理理念，提高科研檔案的管理水平與管理質(zhì)量、不斷更新科研檔案的服務(wù)內(nèi)容，探索開發(fā)與利用的新模式幾個方面。

1.加強對科研檔案的管理，建立健全相關(guān)制度

醫(yī)院方面應(yīng)該首先認識到科研檔案的重要意義，建立起積極的科研檔案管理意識，將科研檔案放在重要的位置上展開工作規(guī)劃。同時，科研人員作為科研檔案的創(chuàng)造者，管理人員應(yīng)該積極與科研人員開展交流與溝通，讓他們能夠積極主動地配合科研檔案的管理工作，使科研檔案資料的收集更加快速、全面、科學。除此之外，還需要建立健全醫(yī)學科研檔案的管理制度，確定科研檔案的資料歸納范圍、歸納形式，設(shè)立合理的歸檔時間，并明確科研檔案的使用價值，對科研檔案管理人員的專業(yè)水準進行統(tǒng)一的考核與評價，確?？蒲袡n案的管理工作能夠順利開展，確保系統(tǒng)化、完整化、規(guī)范化地完成檔案的收納與整理。建立并完善相關(guān)的管理制度之后，還需要對科研檔案的保密制度加強建設(shè)，確保本院內(nèi)的科研資料在安全的范圍內(nèi)查閱與利用，避免出現(xiàn)剽竊、抄襲等學術(shù)不端的情況產(chǎn)生，保護科研人員的切身利益，維護科研人員開展科研的熱情與信心，為醫(yī)院的學術(shù)研究帶來更多的創(chuàng)新與發(fā)展[5]。

2.注重對醫(yī)學科研檔案的投入，建設(shè)專業(yè)化的檔案管理團隊

在進行科研檔案的建設(shè)與規(guī)劃時，應(yīng)綜合考慮醫(yī)院的預算情況，在不影響人才培養(yǎng)、設(shè)備更新與環(huán)境建設(shè)等方面的前提下，加強對醫(yī)學科研檔案管理與建設(shè)的投入資金，完善醫(yī)院綜合檔案室的場地建設(shè)，購入或更新相關(guān)的硬件設(shè)施，并積極做好檔案信息系統(tǒng)的維護與更新工作，注重對科研檔案管理人員的專業(yè)培訓工作?？蒲袡n案的管理人員應(yīng)該樹立終身學習的概念，通過不斷的學習擴充自己的知識，對醫(yī)學基礎(chǔ)與科研管理有最基本的認識，并加強自身的計算機使用能力與信息技術(shù)能力，為醫(yī)學科研檔案的管理打下良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)該通過多種培訓方式加強對管理人員的培訓與開發(fā)，促進檔案管理專業(yè)技能的提升，確保每個管理人員都能熟練地對科研檔案事項辦理過程中的主文件、附件及相關(guān)依據(jù)性文件進行歸類、排序和編號，形成“歸檔件”， 完成檔案的歸檔工作。同時，加強對管理人員的保密意識培訓，讓他們認識到檔案保密的重要性，維護檔案的安全?？蒲腥藛T也要增加檔案開發(fā)與利用的理論知識，了解檔案使用的重要意義，以促進檔案開發(fā)與利用效率的提升。醫(yī)院可以將檔案管理人員的績效與檔案管理水平掛鉤，通過這種方式能夠激勵檔案管理人員更加積極主動地學習理論和實踐，推動檔案開發(fā)與利用不斷進步。

3.更新管理理念，提高科研檔案的管理水平與管理質(zhì)量

創(chuàng)新是一個行業(yè)始終保有生命力與活力的重要因素，也是一個行業(yè)中競爭優(yōu)勢的突出體現(xiàn)，是科學研究工作不斷進步的重要動力。在對科研檔案進行管理時，也要注重創(chuàng)新的精神，將傳統(tǒng)的思維觀念轉(zhuǎn)變，不斷學習新的管理理念，紙質(zhì)檔案是最基本、最原始的，開發(fā)適應(yīng)現(xiàn)代信息化的電子檔案管理方法，有助于提高科研檔案的管理水平。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確了電子檔案管理的質(zhì)量方針，規(guī)定電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力。醫(yī)院借助信息化系統(tǒng)實施電子檔案單軌制隨時歸檔，檔案工作從被動接受到主動整合；檔案管理從人的經(jīng)驗判斷轉(zhuǎn)為準確的系統(tǒng)判斷；利用者不受任何時間和空間限制，只需根據(jù)相應(yīng)權(quán)限登錄，就可以隨時隨地查找所需的科研信息，使科研檔案資料的價值得以充分體現(xiàn)，使科研檔案真正成為醫(yī)學研究進步、提高醫(yī)院經(jīng)濟效益與社會效益的有力助手。醫(yī)院還應(yīng)該充分利用先進的信息系統(tǒng)，不斷開發(fā)科研檔案的信息資源，提高檔案的使用效率，使科研人員和其他醫(yī)療人員在日常工作中能夠合理地利用檔案信息完善自己的工作。同時，對科研檔案展開討論、歸納與分析，能夠有效地指導醫(yī)院進行科研決策、管理決策，認識到醫(yī)院現(xiàn)存的不足與發(fā)展的方向，為醫(yī)院的資源配置與科研投入提供思路，不斷提高醫(yī)院自身的競爭實力，為更多醫(yī)療難題的研究與解決提供有益的參考，幫助醫(yī)生實現(xiàn)社會價值，使醫(yī)院能夠真正實現(xiàn)為人民服務(wù)的宗旨，建立醫(yī)患和諧的醫(yī)療氛圍。

4.不斷更新科研檔案的服務(wù)內(nèi)容，探索開發(fā)與利用的新模式

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)成為各行各業(yè)的重要發(fā)展方向，醫(yī)學科研檔案資料也日益豐富，這就對檔案歸檔提出了新的要求，需要更加細致全面地對檔案內(nèi)容實現(xiàn)歸納與整合。例如，科研檔案的“歸檔件”中，需要記錄項目課題的成立時間和項目編號，要寫明項目的負責人與項目的名稱，還要記錄項目下達的單位與級別，詳細記錄項目開始與終止的時間，并嚴格準確地填寫項目的資助經(jīng)費，在項目進行過程中還需按時記錄中期考核材料，在項目完成時要及時記錄項目的結(jié)題時間與完成水平，并跟進項目后續(xù)的報獎與得獎情況，等等。如今電子檔案儲存技術(shù)得到不斷完善，結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的記錄保存方式日趨成熟，能夠?qū)鴥?nèi)外的與醫(yī)學相關(guān)的各個案例與醫(yī)學知識進行完整準確的儲存。與此同時，在跟進科研項目的過程中，應(yīng)該及時將項目的原始數(shù)據(jù)、文字資料、模型資料、圖片資料、聲像資料等進行完整準確的收集保存，并及時捕捉與該科研項目相關(guān)的其他醫(yī)學活動和資料，從而使科研檔案更加完整、準確，為檔案的利用和開發(fā)提供可靠的資料參考。除此之外，檔案利用與開發(fā)的重點內(nèi)容之一便是相關(guān)病例的臨床診斷與治療措施，整理與具體病例相關(guān)的課題研究與業(yè)務(wù)知識，分析某些具體的醫(yī)療成果、醫(yī)學專利和醫(yī)療新技術(shù)，形成成熟的可借鑒的管理模式，指導院內(nèi)相關(guān)病例的醫(yī)學診斷，為醫(yī)院的未來發(fā)展提供有益的參考。在信息全球化的今天，在保護檔案信息的前提下，應(yīng)該通過共享網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對科研檔案的共享與管理。將靜態(tài)的醫(yī)學科研檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的實踐利用成果，是目前醫(yī)學科研檔案開發(fā)與利用的嶄新思路，是醫(yī)學水平不斷提升的重要動力[6]。

結(jié)語

醫(yī)學科研檔案是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，它不僅涵蓋了醫(yī)院的重要科研成果，還包括了相關(guān)專利申請與服務(wù)供給的重要材料，在醫(yī)院的科學研究中發(fā)揮著重要的作用。通過加強對醫(yī)學科研檔案的有效管理，不斷完善相關(guān)管理制度，加強對管理的投入，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，轉(zhuǎn)變陳舊的管理理念，不斷開創(chuàng)新的開發(fā)與利用模式，提供多種檔案服務(wù)內(nèi)容，能夠有效地提高檔案的開發(fā)與利用效率，使檔案為醫(yī)院的科研活動、醫(yī)療活動、教學活動提供積極有益的幫助，全面提高醫(yī)院的臨床醫(yī)療水平，為醫(yī)院的發(fā)展方向指明道路，實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療素質(zhì)的提升，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，為醫(yī)療事業(yè)的進步貢獻力量。