基于智慧中醫(yī)院創(chuàng)新運(yùn)營管理系統(tǒng)（HRP）的公立醫(yī)院考勤管理信息化建設(shè)研究

雷涵

廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院 廣東 廣州 510080

引言

2022年4月國家衛(wèi)生健康委辦公廳、國家中醫(yī)藥管理局辦公室聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于印發(fā)公立醫(yī)院運(yùn)營管理信息化功能指引的通知》（國衛(wèi)辦財(cái)〔2022〕4號）[1]，通知提出公立醫(yī)院運(yùn)營管理信息化是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)管理科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的重要支撐和基礎(chǔ)保障。以數(shù)據(jù)為核心資源的數(shù)字化時(shí)代，正在成為引領(lǐng)和推動(dòng)新一輪科技革命的核心力量，將會(huì)深刻影響衛(wèi)生健康行業(yè)。

1 考勤管理基本情況介紹

1.1 基本情況

A醫(yī)院是一家大型公立三甲綜合醫(yī)院，目前實(shí)行“院-科”兩級的考勤管理體系。全院納入考勤范圍工作人員約3400人，依照行政管理體系劃分為臨床、醫(yī)技醫(yī)輔、行政后勤共104個(gè)考勤單元。人力資源管理部門負(fù)責(zé)管理全院工作人員休假標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布、考勤數(shù)據(jù)收集、考勤異常情況的處理及最終考勤結(jié)果數(shù)據(jù)輸出。各科室為員工考勤管理的責(zé)任主體，日常出勤登記的管理方。

1.2 考勤管理存在的問題

1.2.1 依賴手工考勤、工作量大，考勤漏錯(cuò)報(bào)現(xiàn)象頻發(fā)。人員類型復(fù)雜，工作場所多變，工作時(shí)間靈活是醫(yī)院考勤管理的顯著特征?？记趩T一般由醫(yī)務(wù)工作人員兼任，利用工作之余時(shí)間完成考勤工作，其對于人員的輪轉(zhuǎn)、變動(dòng)及休假登記情況關(guān)注、掌握程度有限。

在日?？记诠芾韺?shí)踐中，考勤員往往基于科室日常的排班、值班紙質(zhì)版登記資料進(jìn)行考勤結(jié)果手工處理、匯總登記；在考勤系統(tǒng)填報(bào)時(shí)通過刪除、新增的方式直接維護(hù)人員增減、休假登記情況；大量的手工統(tǒng)計(jì)工作及直接通過刪減進(jìn)行信息維護(hù)操作方式，導(dǎo)致人員漏報(bào)、假期錯(cuò)報(bào)情況頻發(fā)[2-3]。

1.2.2 排班系統(tǒng)、休假系統(tǒng)與考勤系統(tǒng)互為信息孤島。現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)無法形成有效聯(lián)結(jié)。員工請休假申請、審批及登記工作在OA系統(tǒng)完成；排班管理方面，各主管部門已逐步上線管理系統(tǒng)，其中人數(shù)占比最高的醫(yī)師及護(hù)理人員出診、排班由主管部門管理；住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員及中醫(yī)?？婆嘤?xùn)醫(yī)師輪訓(xùn)由繼續(xù)教育處管理；考勤管理系統(tǒng)目前依托運(yùn)營管理科成本核算系統(tǒng)財(cái)務(wù)處成本核算系統(tǒng)進(jìn)行。休假、排班、考勤各系統(tǒng)沒有形成互通的閉環(huán)管理，各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息無法互相共享、驗(yàn)證及支持。

2 基于醫(yī)院綜合運(yùn)營管理信息系統(tǒng)（HRP）的考勤管理設(shè)計(jì)

醫(yī)院資源規(guī)劃（HRP）是將企業(yè)資源規(guī)劃的綜合管理應(yīng)用體系，結(jié)合醫(yī)院已有的信息資源和特殊使用場景，依托于信息系統(tǒng)構(gòu)建的支持醫(yī)院“人、財(cái)、物”一體化管理的現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系[4]。2019年以來逐步建立起以智慧中醫(yī)院創(chuàng)新運(yùn)營管理系統(tǒng)（HRP）系統(tǒng)為平臺(tái)的人、財(cái)、物一體化信息管理系統(tǒng)，考勤管理信息化管理建設(shè)主要依托于“HRP-人力資本系統(tǒng)”模塊實(shí)現(xiàn)，具體實(shí)施路徑設(shè)計(jì)如下：

圖1 智慧中醫(yī)院創(chuàng)新運(yùn)營管理系統(tǒng)（HRP）考勤管理設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)用戶需求分析與權(quán)限設(shè)計(jì)

2.1.1 科室考勤管理員?？记跀?shù)據(jù)管理系統(tǒng)的主要使用方，享有本部門工作人員考勤地點(diǎn)調(diào)配，考勤數(shù)據(jù)記錄、維護(hù)、存儲(chǔ)及自助查詢權(quán)限，通過系統(tǒng)完成科室日常基本考勤管理工作。

2.1.2 科室考勤負(fù)責(zé)人?？记谙到y(tǒng)審批環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人，享有查閱、審批考勤管理員已填報(bào)科室人員考勤數(shù)據(jù)的權(quán)限，是考勤數(shù)據(jù)首要負(fù)責(zé)人，通過系統(tǒng)完成科室人員動(dòng)向管理、考勤全業(yè)務(wù)管理。

2.1.3 醫(yī)院考勤管理員。享有考勤系統(tǒng)全流程節(jié)的數(shù)據(jù)的查看權(quán)限；全院考勤數(shù)據(jù)審批方與收集方?；卺t(yī)院運(yùn)營管理需求將考勤數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為符合各管理環(huán)節(jié)需求的形式并完成數(shù)據(jù)輸出。

2.2 考勤管理信息化系統(tǒng)基本功能模塊設(shè)計(jì)

2.2.1 人員變動(dòng)管理-考勤調(diào)動(dòng)管理?？记谡{(diào)動(dòng)管理實(shí)現(xiàn)人員考勤地點(diǎn)的實(shí)時(shí)、精準(zhǔn)變化調(diào)整與記錄。當(dāng)人員工作地點(diǎn)發(fā)生跨考勤地點(diǎn)變動(dòng)時(shí)，由變動(dòng)前考勤科室提交含有人員考勤調(diào)動(dòng)生效日期、人事組織、新部門信息的調(diào)動(dòng)申請單據(jù)，由調(diào)入部門考勤填報(bào)員進(jìn)行審批，醫(yī)院考勤管理員最終審批，調(diào)動(dòng)申請生效，人員考勤地點(diǎn)調(diào)動(dòng)完成。

2.2.2 考勤管理-基礎(chǔ)設(shè)置?；A(chǔ)設(shè)計(jì)主要包括考勤期間設(shè)置、休假類型設(shè)置、班次類別設(shè)置與班次類別定義等考勤管理基礎(chǔ)前置性功能設(shè)置。在此環(huán)節(jié)主要完成考勤期間與系統(tǒng)基準(zhǔn)期間對應(yīng)關(guān)系設(shè)計(jì)，醫(yī)院內(nèi)部管理休假登記類型的設(shè)置及各類休假規(guī)則的基本邏輯控制。

2.2.3 考勤管理-考勤處理?？记谔幚砉δ苤饕嘟M定義維護(hù)、員工工作日歷設(shè)置、員工工作日歷審批等3個(gè)功能節(jié)點(diǎn)。

班組定義功能節(jié)點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)人員分組管理的初始化，醫(yī)院考勤管理員在原有考勤單元基礎(chǔ)上將應(yīng)納入考勤管理范圍內(nèi)人員劃分為相應(yīng)的班組。同步設(shè)置考勤填報(bào)員和考勤科室負(fù)責(zé)人，完成人員角色設(shè)置與班組管理權(quán)限授權(quán)。

員工工作日歷設(shè)置功能節(jié)點(diǎn)。科室考勤填報(bào)員在此節(jié)點(diǎn)進(jìn)行員工月度考勤數(shù)據(jù)填報(bào)。以0.5/天為考勤單位進(jìn)行員工工作日歷填報(bào)，可對員工考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行批量填報(bào)及修改，將員工休假、出勤情況登記，并提交審批。

員工作日歷審批功能節(jié)點(diǎn)?？剖铱记谔顖?bào)負(fù)責(zé)人和科室負(fù)責(zé)人在此節(jié)點(diǎn)完成考勤數(shù)據(jù)的初審、終審和考勤數(shù)據(jù)提交。醫(yī)院考勤管理員可以在此功能節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)對科室數(shù)據(jù)的審批和收集。此環(huán)節(jié)，審批人可以自由審批數(shù)據(jù)及備注審核意見，對錯(cuò)誤數(shù)據(jù)做駁回處理。

2.2.4 考勤管理-統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)分析功能主要為考勤日報(bào)、月報(bào)數(shù)據(jù)的生成與封存?？记谌請?bào)數(shù)據(jù)由員工工作日歷審批結(jié)果數(shù)據(jù)形成，并在此基礎(chǔ)上形成考勤月報(bào)。月報(bào)數(shù)據(jù)封存后無法再人為進(jìn)行修改，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、唯一性。此外，通過HRP的數(shù)據(jù)分析模型功能設(shè)計(jì)分析報(bào)表，基于數(shù)據(jù)使用需求進(jìn)行數(shù)據(jù)展示，根據(jù)運(yùn)營管理應(yīng)用需求以報(bào)表形式輸出數(shù)據(jù)。

2.3 考勤管理信息化系統(tǒng)的優(yōu)化與提升

2.3.1 便捷科室上報(bào)操作、打造人員流動(dòng)閉環(huán)管理。構(gòu)建人員工作地點(diǎn)流動(dòng)閉環(huán)管理。將考勤范圍內(nèi)人員按照考勤科室設(shè)定為對應(yīng)的班組單元，單元內(nèi)人員增減必須通過考勤調(diào)配管理流程或排班管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，確保人員無一疏漏。

調(diào)整人員考勤科室變動(dòng)方式。由原來的考勤員每月在考勤系統(tǒng)直接手工維護(hù)人員增減情況調(diào)整為“人員增減必須走考勤調(diào)配流程”。全員考勤地點(diǎn)歸屬初始化設(shè)置由人力資源管理部門完成。人員工作工作地點(diǎn)發(fā)生變化時(shí)，由調(diào)出科室發(fā)起申請，調(diào)入科室接受確認(rèn)，人員考勤地點(diǎn)變更完成。

預(yù)留數(shù)據(jù)接口對接已有排班信息管理系統(tǒng)。在保留人員考勤科室調(diào)配流程的前提下，針對醫(yī)院人員類別中最大兩類醫(yī)師、護(hù)士實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)對接，自動(dòng)讀取系統(tǒng)人員變動(dòng)情況，減輕科室手工維護(hù)工作量。

2.3.2 強(qiáng)化數(shù)據(jù)邏輯控制，規(guī)則助力管理。規(guī)范考勤填報(bào)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)科室內(nèi)人員考勤數(shù)據(jù)填報(bào)情況。如果存在數(shù)據(jù)缺失、空白情況，自動(dòng)彈出提示信息框，強(qiáng)制要求科室填報(bào)所有人員考勤數(shù)據(jù)。

強(qiáng)化員工休假管理，通過員工信息-人員基礎(chǔ)信息-假期基礎(chǔ)庫數(shù)據(jù)對員工可享受假期進(jìn)行休假類型、休假標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)置，并進(jìn)行邏輯控制與計(jì)算。將計(jì)算結(jié)果同步對接“員工工作日歷設(shè)置”功能節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)對工作日歷假期填報(bào)超過休假標(biāo)準(zhǔn)的考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)警、提醒。對于確已發(fā)生超出休假標(biāo)準(zhǔn)等情況，在考勤數(shù)據(jù)提交界面彈出非正常出勤情況提示框，強(qiáng)制要求科室備注原因。

2.3.3 以需求為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)考勤管理數(shù)據(jù)靈活輸出?；趹?yīng)用需求的考勤管理數(shù)據(jù)輸出，突破性實(shí)現(xiàn)員工跨考勤期間休假數(shù)據(jù)、歷史考勤記錄自助查詢。人力資源管理部門、科室可通過統(tǒng)計(jì)分析功能靈活實(shí)現(xiàn)員工病事假、計(jì)生假期、外派、借調(diào)等歷史考勤數(shù)據(jù)重現(xiàn)，更好實(shí)現(xiàn)人員考勤綜合管理。

支持考勤數(shù)據(jù)與HRP系統(tǒng)各環(huán)節(jié)對接。以薪酬管理模塊為例，可以實(shí)現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)直接對接薪酬發(fā)放病事假扣款數(shù)據(jù)計(jì)算，極大減輕薪酬管理崗位計(jì)算工作量，降低錯(cuò)誤率。支持考勤數(shù)據(jù)推送、對接外部系統(tǒng)應(yīng)用，考勤結(jié)果數(shù)據(jù)自動(dòng)同步推送網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)集成平臺(tái)對接外部績效管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、企業(yè)微信，實(shí)現(xiàn)人員活動(dòng)地點(diǎn)、管理部門的實(shí)時(shí)、靈活更新，實(shí)現(xiàn)綜合運(yùn)營管理能力的提升。

3 結(jié)束語

以智慧中醫(yī)院創(chuàng)新運(yùn)營管理系統(tǒng)（HRP）建設(shè)為契機(jī)，結(jié)合公立醫(yī)院管理實(shí)現(xiàn)需求，打造考勤管理信息化系統(tǒng)，提升考勤管理信息化、精準(zhǔn)化水平，為薪酬分配、職稱晉升、年度考核、業(yè)務(wù)核算、績效核算等人、財(cái)、物模塊管理奠定良好數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。