協(xié)同辦公自動化優(yōu)化升級應用研究

范建勇

中國地質(zhì)科學院水文地質(zhì)環(huán)境地質(zhì)研究所 河北 石家莊 050061

引言

隨著業(yè)務的不斷發(fā)展，建設一套協(xié)同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息溝通、授權、請示、匯報、審批、智能表單、公文管理、知識管理、移動應用等多種應用功能及技術勢在必行。在辦公系統(tǒng)整體規(guī)劃上，協(xié)同辦公系統(tǒng)通過獨立部署，建設目標主要分為辦公基礎應用的管理應用、系統(tǒng)基礎管理平臺，移動審批管理系統(tǒng)。這3個部分技術成熟、插件規(guī)范、二次開發(fā)接口等與外部各種信息系統(tǒng)可實現(xiàn)多種層次的信息集成和應用整合，同時3個層次之間在功能上也是相輔相成、互為補充，消息安全等機制貫穿始終。

1 協(xié)同辦公系統(tǒng)需求分析

通過協(xié)同辦公系統(tǒng)建設，全面改造原有的公文處理功能，實現(xiàn)公文電子化和研究所內(nèi)公文全面流轉。從公文流程的起草、審核、會簽、簽發(fā)、登記、批閱、傳閱等，可實現(xiàn)對公文流程的自行配置，公文管理建成以后主要實現(xiàn)發(fā)文管理、收文管理、公文檔案3個模塊，并提供公文管理的相關輔助功能。通過對制度的梳理并與原有管理審批的整合，實現(xiàn)研究所內(nèi)審批流程電子化，可實現(xiàn)多種職能的垂直管控、跨地域的橫向業(yè)務快速協(xié)作和審批，實現(xiàn)日常辦公中領導下達和交辦的各項工作任務的計劃、創(chuàng)建下達、跟蹤督辦和統(tǒng)計查詢管理，加強日常工作任務完成的計劃性和協(xié)調(diào)性，從而明確責任、提高效率，促進各項工作的高效完成[1]。協(xié)同辦公系統(tǒng)建成以后，通過組織模型建立、用戶基本信息建立、權限配置、配置信息、日志信息、維護系統(tǒng)信息模型，可為協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心應用，如公文、協(xié)同、表單、知識管理系統(tǒng)等進行信息類別和使用者權限的科學分類，構建全新的信息資源管控平臺，全面支撐研究所長期發(fā)展的知識體系和決策體系建設。移動審批管理系統(tǒng)建成后，將解決公務出差及野外作業(yè)工作溝通效率的及時性和高效性。移動審批管理系統(tǒng)的建立，可實現(xiàn)主管領導及職工可隨時隨地利用移動終端設備與研究所辦公系統(tǒng)進行互聯(lián)，及時地了解研究所內(nèi)部信息及查詢，實現(xiàn)對待辦事項的審閱、審批。

2 協(xié)同辦公系統(tǒng)框架結構

協(xié)同辦公系統(tǒng)需在滿足部門的通用辦公需求基礎上實現(xiàn)辦公、辦文、辦會管理和相關業(yè)務，處理好任務流程的同時，協(xié)同辦公管理平臺應采用不同的方式在不同的層面進行應用整合，滿足日常工作的業(yè)務應用需求，建立功能齊備、應用完整的辦公管理工作平臺。

協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺。所有在職職工都可以通過協(xié)同平臺及時了解相應于個人權限的信息，查詢政務文件等信息，能夠滿足請示報告、公文流轉、會議管理、表單統(tǒng)計、所務公開、個人辦公、知識管理、移動應用等需要。辦公管理是通過信息電子數(shù)字化的技術，完成各處室的日常工作，實現(xiàn)領導布置的工作、指示批示及時響應和完成，重點要事的跟蹤、督辦督查，常規(guī)工作快速辦理。在整個辦公的過程中具有可督辦、可監(jiān)察、可控制、可交互、可異地工作的方式，讓研究所協(xié)同辦公更方便、更透明，達到實用、管用、耐用、易用的效果。完成各項辦公事務的發(fā)起、處理和管理，并記錄辦公的過程和結果，由人通過流程驅動來完成事項的辦理、執(zhí)行研究所的各種制度，完成各項溝通、審批、匯報等工作。領導用于完成各項辦公事務的審批，完成各項溝通、審批、匯報等工作，對于經(jīng)常出差的領導及職工，辦公系統(tǒng)提供全面的移動辦公，通過手機等可以直接完成各項辦公事務的審批，完成各項溝通、審批、匯報[2]。工作任務管理是組織日常工作很重要的手段，以任務過程化管理為核心，通過對組織目標的任務指定、分解、落實、跟蹤更好地關注工作效率、團隊協(xié)作、風險控制，從而確保組織目標的執(zhí)行效果和結果，迅速提升組織執(zhí)行力。完成下級對上級的工作請示，以及重要事件的請示，完成關鍵事件請示、匯報、批示等工作。督辦督查管理主要任務是緊緊圍繞研究所各項中心工作，督辦督查，狠抓落實，進行督促、檢查、催辦、協(xié)調(diào)和綜合反饋，要事專項督辦、事中協(xié)調(diào)、督查、催辦，事后總結、反饋。通過數(shù)字協(xié)同辦公系統(tǒng)，建立實現(xiàn)研究所全面辦公審批、業(yè)務審批，實現(xiàn)制度落地，規(guī)范流程審批，提升流程審批效率和質(zhì)量，實現(xiàn)日常辦公業(yè)務管理、制度流程審批管理，達到從上下級之間的審批運轉、協(xié)作溝通。實現(xiàn)發(fā)文管理，涉及各種發(fā)文稿紙，公文的形成、網(wǎng)上流轉的流程可自定義，并可自動生成規(guī)范格式的公文。

政務信息報送系統(tǒng)。通過先進的技術、穩(wěn)定的運行環(huán)境、美觀簡潔的界面、簡便的操作實現(xiàn)各級單位之間政務信息的報送、采集、處理、共享等功能。傳統(tǒng)的信息上報方式費事費力，信息溝通和共享困難，研究所亟須一套通過電子信息化的手段來實現(xiàn)信息報送、信息采編、發(fā)布審批、信息管理等功能的政務信息管理與服務，各處室通過應用實時報送各類政務信息，信息采編人員通過此系統(tǒng)進行政務信息采集、政務信息處理、編輯等工作，并自動對政務信息的采用情況進行匯總并通報發(fā)布。信息報送系統(tǒng)需要提供這樣一套信息報送、信息共享、信息公開、信息考核工具[3]。在以信息化為特征的當今社會，政務信息已成為領導決策、工作部署的重要基礎和科學依據(jù)。根據(jù)實際情況制定相關規(guī)定，健全信息工作機構，配備事業(yè)心、責任心強的專兼職政務信息工作人員，多渠道、多層次、多方位搜集、整理、撰寫和上報信息。信息報送應用強大的用戶自定義功能，為不同單位的不同需求、不同的應用場景在同一套系統(tǒng)上得以實現(xiàn)提供了強力的后盾，并且充分適應不斷變化的需求，使系統(tǒng)管理工作更加簡便，得心應手。根據(jù)報送流程繁簡程度，自行定義報送流程。該應用使得傳統(tǒng)的信息報送方式完全實現(xiàn)了電子信息化，從信息的上報到審核到發(fā)布、考核及統(tǒng)計整個過程完全在平臺上完成，把信息報送人員從煩瑣的考核統(tǒng)計工作中解放出來。辦公系統(tǒng)為信息的考核提供了一套完整的考評流程，從考核標準的設置到對發(fā)布的信息評分進而進行各部門總分的統(tǒng)計，各單位各部門信息報送排名情況，每一步驟都有理有據(jù)，相比傳統(tǒng)信息考核的一邊翻考核標準一邊計算總分更具科學性。支持用戶自定義評分標準，對信息可以進行評分，考核每個部門的信息報送情況，系統(tǒng)記錄每個部門的總分情況，為年度、季度信息報送考核提供高效靈活的管理服務。

公職人員辦公時間不固定，經(jīng)常出野外，會議較多，不在辦公室就沒有辦法處理公務。為擴展協(xié)同辦公應用場景，滿足非固定辦公人員協(xié)同需要，在智能手機上安裝協(xié)同辦公終端，只要有手機信號或有Wi-Fi的地方，就可連上研究所協(xié)同系統(tǒng)，處理待辦事項、查看文檔資料等。綜合辦公系統(tǒng)領導決策解決方案面向領導決策需求分析，整合政府各業(yè)務系統(tǒng)等各項業(yè)務信息化數(shù)據(jù)，建立多維度一體化分析模型，集圖形化展現(xiàn)與數(shù)據(jù)挖掘為一體，為領導提供決策數(shù)據(jù)支撐，量身定制不同業(yè)務主題，形成領導統(tǒng)管全局的決策支持平臺。實現(xiàn)統(tǒng)一入口、集成應用，即完成日常協(xié)同審批，又能監(jiān)控分析研究所管理狀況，為領導提供一體化的領導桌面。針對各管理視角進行不同主題定制，匹配相關角色、應用場景，為不同的領導推送所管部門的運作情況。

3 研究所協(xié)同辦公系統(tǒng)服務架構

協(xié)同辦公實施前，各個單位的溝通主要依靠紙質(zhì)化文件和當面溝通。推行協(xié)同辦公系統(tǒng)后，大量的溝通將主要通過電子文檔進行結構化溝通，需要將大量現(xiàn)行的表格和非正式溝通流程轉化為計算機能夠識別的規(guī)范化表單，協(xié)助推進項目實施的人員必須對相關部門的業(yè)務和流程十分熟悉，才能與相關管理流程責任人溝通時，提出科學的優(yōu)化意見建議。各單位需要實現(xiàn)的協(xié)同任務很多，在資源、經(jīng)歷有限的情況下，哪些該上、哪些不該上顯得十分重要，必須分清輕重緩急、有所為有所不為，著力實現(xiàn)不夠迫切的需求暫緩實施，重要、緊迫的需求精準聚焦、全力實施。突出特色化協(xié)同主題，在做好各部門協(xié)同時必須做到突出本單位特色亮點，打造一流協(xié)同辦公系統(tǒng)，真正實現(xiàn)異地協(xié)同與無紙化、綠色辦公模式，新的協(xié)同逐步將過去繁雜的協(xié)同整合化，實現(xiàn)通過一次登錄即可實現(xiàn)辦公[4]。按照工作部署，先期到兄弟單位、相關公司開展調(diào)研，大量收集資料，全面把握協(xié)同辦公系統(tǒng)在類似單位使用情況和目前發(fā)展趨勢，了解相關科研單位實施主要需求，為本單位需求優(yōu)化設計奠定基礎。根據(jù)前期調(diào)研情況，組織項目組人員，深入鉆研研究所規(guī)章制度，在此基礎上，在研究所內(nèi)與各職能部門人員開展一對一、一對多、多對一、多對多的訪談、交流活動，全面把握各部門管理工作中要實現(xiàn)的主要需求。組織管理人員代表到兄弟單位實地學習其先進經(jīng)驗，激發(fā)創(chuàng)意靈感，要求其結合研究所的實際，提出單位合理化需求。協(xié)助北京致遠互聯(lián)網(wǎng)軟件股份有限公司推進實施協(xié)同辦公建設與內(nèi)網(wǎng)集成工作，在實施中收集問題，并針對發(fā)現(xiàn)的問題，進一步聚焦需求，優(yōu)化改善流程。同時在項目實施中，著力使項目人員掌握專業(yè)軟件設計管理流程的方法。協(xié)同辦公系統(tǒng)投入實施后，項目組人員要進一步對系統(tǒng)試運行情況進行跟蹤，做好職工合理化意見、建議的收集整理，對流程進行修改，使系統(tǒng)不斷升級迭代。

結合研究所實際，運用致遠公司搭建統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺，實現(xiàn)橫向協(xié)同、縱向管控，實現(xiàn)協(xié)同工作溝通、協(xié)同數(shù)據(jù)分析、協(xié)同移動辦公，PC端支持100個以上并發(fā)（同時在線）；提供電子簽名、電子簽章套件許可，能夠實現(xiàn)全文手寫批注。實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)和協(xié)同辦公整合為一體，整合多種資源，消除信息孤島，實現(xiàn)統(tǒng)一門戶、單點登錄、業(yè)務集成、數(shù)據(jù)傳遞等；設立領導/個人/單位/部門/團隊空間，領導、個人、部門、團隊空間主要為協(xié)同工作過程辦理事項。單位空間內(nèi)容為協(xié)同工作結果展示頁面，發(fā)揮內(nèi)網(wǎng)信息發(fā)布、通知公告功能。移動App軟件許可和微信全面打通，實現(xiàn)消息提醒、工作處理、移動審批、任務/日程/會議、考勤/簽到、通知公告、文件/會議紀要等一系列協(xié)同辦公常用功能。提供協(xié)同工作、表單應用、通知公告、流程審批、公文管理、目標管理、知識管理、會議管理、新聞管理、合同管理、人事管理、資產(chǎn)管理、文化建設、應用定制平臺等模塊。將單位圖書資料管理、科研成果管理、資產(chǎn)設備管理、事務公開管理系統(tǒng)集成到OA。實現(xiàn)對目標清晰分解，計劃有效執(zhí)行與反饋，及時跟蹤、督辦。個人空間要包括但不限于新建事項、待發(fā)事項、已發(fā)事項、待辦事項、已辦事項、督辦事項、我的消息、我的模板、我的日程、我的任務等方面內(nèi)容。單位空間要包括最新消息、通知公告、事務公開、行程安排、所發(fā)文件、會議紀要、討論、調(diào)查、事務公開模塊、科研成果模塊、圖書資料模塊、資源共享模塊等方面內(nèi)容，實現(xiàn)經(jīng)審批定稿后的文件一鍵推送至展示頁面，實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)和協(xié)同辦公系統(tǒng)的有機融合。搭建專題制作模板，方便用戶結合實際自主快速制作專題內(nèi)容，具有成熟和豐富的報表功能，能夠便捷地定制和調(diào)整報表，滿足各部門在業(yè)務數(shù)據(jù)調(diào)整后的對表單變化需求。具有豐富的、多層級的權限管理，能夠簡單便捷地進行權限調(diào)整設置。提供便捷和豐富的后臺管理功能，使管理人員能夠方便地進行后臺系統(tǒng)維護，數(shù)據(jù)備份和安全管理。建立并發(fā)機制、實現(xiàn)數(shù)據(jù)完整保密。支持單位職工全部登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)使用流暢、無卡頓，流轉快捷方便，內(nèi)網(wǎng)操作使用安全。協(xié)助研究所建設一套能夠支撐系統(tǒng)長期穩(wěn)定運行的制度和流程，完善協(xié)同領域三級管控體系，為研究所提供協(xié)同集成接口規(guī)范、系統(tǒng)運維服務、推廣實施規(guī)范等建議。

4 結束語

通過研究設計，協(xié)同辦公系統(tǒng)將真正實現(xiàn)公文運轉、工作督辦、信息上報、電子化審批、目標分解、知識共享、檔案歸檔等功能，事務公開板塊公開事項實現(xiàn)規(guī)范化、制式化，事務公開系統(tǒng)成為標桿和樣板，協(xié)同辦公水平顯著提升。同時編印協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓手冊，對全所人員進行系統(tǒng)培訓，使全所人員學會并逐漸習慣協(xié)同辦公系統(tǒng)使用，大幅提升管理效率。