大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

張榮

摘要：當(dāng)前，身處大數(shù)據(jù)時(shí)代，對于我們而言，管理數(shù)據(jù)成為所有工作中的重中之重，這主要是由于，技術(shù)發(fā)展能有力支撐數(shù)據(jù)管理工作，基于上述原因，充分凸顯了數(shù)據(jù)管理的重要作用。事實(shí)上，檔案管理工作也就是收集、整理、分析相關(guān)數(shù)據(jù)的過程，根據(jù)所得結(jié)果，為企業(yè)發(fā)展或者行業(yè)做好某項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)支撐。可以說，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和科技的發(fā)展，直接加快了各行各業(yè)數(shù)據(jù)的增長速度，同時(shí)也大大增加了檔案管理人員的工作量。要想更好的有效開展各項(xiàng)工作，對于檔案管理人員來說，既要掌握大數(shù)據(jù)背景下的相關(guān)檔案管理知識(shí)，又要提高自身綜合素質(zhì)。文章首先闡述了當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，然后具體分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景對檔案管理的影響，最后深入探析了大數(shù)據(jù)環(huán)境下優(yōu)化和提高檔案管理工作的對策，希望能給相關(guān)企業(yè)和單位提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；背景；檔案管理；探討

科技的應(yīng)用和發(fā)展直接加快了數(shù)據(jù)增長速度，要想從容應(yīng)對各方面挑戰(zhàn)，就要及時(shí)有效處理相關(guān)數(shù)據(jù)，而當(dāng)前最主流的信息處理模式己經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榇髷?shù)據(jù)分析。與此同時(shí)，由于環(huán)境的變化，也改變了數(shù)據(jù)管理的相關(guān)要求。在數(shù)據(jù)管理過程中，涉及到諸多類型的數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)量也非常驚人，需要對其進(jìn)行深入分析，并總結(jié)其相關(guān)規(guī)律，在掌握其規(guī)律的基礎(chǔ)上利用有價(jià)值信息進(jìn)行增值。檔案管理需要掌握大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，并對其進(jìn)行有效運(yùn)用，進(jìn)而做好相關(guān)工作。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景給當(dāng)前檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

作為一個(gè)新生事物，大數(shù)據(jù)是社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，然而，檔案管理工作卻有著非常悠久的歷史。由于環(huán)境不斷改變，在管理檔案過程中，要基于自身實(shí)際，在改革中不斷完善自身，以此更好的應(yīng)對各方挑戰(zhàn)。下面是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景給當(dāng)前檔案管理帶來的挑戰(zhàn)：

（一）凸顯了檔案管理工作的重要性

大數(shù)據(jù)是一種非常重要的信息處理方式，其優(yōu)勢主要指的是，通過高效、精準(zhǔn)的處理大量數(shù)據(jù)，為企業(yè)做出決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。同時(shí)，這種方式也存在一些弊端，在海量信息中，通常有價(jià)值的信息數(shù)量非常有限，就會(huì)影響數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性。然而，檔案這種信息己經(jīng)被處理過，其系統(tǒng)性非常明顯，同時(shí)還在一定程度上限制了其范圍和種類，內(nèi)部包含大量有價(jià)值的信息，集中度也非常高，其指向性也較強(qiáng)。在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，既能有效提升分析結(jié)果的準(zhǔn)確性，又能彰顯該項(xiàng)工作的重要性，最終增強(qiáng)檔案管理工作的合理性和科學(xué)性。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理工作提出了更高要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理工作提出了更高要求，不僅數(shù)據(jù)量也非常大，還要進(jìn)一步分析零散數(shù)據(jù)，這都無形中增加了檔案管理人員的工作量。事實(shí)上，在信息量方面，傳統(tǒng)意義和大數(shù)據(jù)背景下的要求有較大差異，而信息量的變化，也會(huì)在一定程度上改變檔案管理工作的模式。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以更好地做好檔案管理工作。

（三）需要專業(yè)檔案管理人員作為支撐

要想在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，專業(yè)的技術(shù)人員是必不可少的，這不僅能夠增長工作的技術(shù)含量，還能有效提升檔案管理人員的要求和標(biāo)準(zhǔn)，最終用于指導(dǎo)企業(yè)或者單位的各種決策。在傳統(tǒng)意義上，檔案管理工作主要是整理和分類相關(guān)信息，然而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案管理工作則是基于相關(guān)檔案資料處理這些信息，不管是儲(chǔ)存方式還是結(jié)構(gòu)方面，都完全不同于傳統(tǒng)工作模式。對于檔案管理人員來說，僅僅掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)己經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還要了解數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等知識(shí)，使自身由專一型人才轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗉寄苄腿瞬拧?/p>

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景對檔案管理的影響

（一）對檔案管理理念的影響

以往，檔案管理工作主要是整理和總結(jié)各類檔案，然后再形成紙質(zhì)文件交給檔案管理人員，管理人員基于檔案保密等級(jí)、具體情況等即興歸納整理相關(guān)檔案，這就是傳統(tǒng)意義上的檔案管理流程。然而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作的基本載體也有了較大改變，由以往的實(shí)體檔案向現(xiàn)在的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，檔案管理人員的工作方法也有了一定改變，由以往的體力勞動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前的腦力工作，要求檔案管理者要掌握更高、更新的電子信息技術(shù)，也在一定程度上改變了檔案管理者的管理理念。

（二）對檔案管理工作性質(zhì)的影晌

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的儲(chǔ)存方式發(fā)生了較大改變，以往是將檔案存放在檔案室內(nèi)，如今則將其儲(chǔ)存在移動(dòng)硬盤或者電子設(shè)備內(nèi)，極大地改變了檔案管理工作的基本性質(zhì)。換言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代改變了檔案管理人員的工作性質(zhì)，使得他們由以往的體力勞動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦哪X力勞動(dòng)，工作負(fù)擔(dān)也有所降低。然而，數(shù)據(jù)信息的大量涌入，大大提高了檔案管理人員的電子信息技術(shù)要求，要求他們由更高的辨識(shí)、分類、保管電子信息的能力。總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代使得檔案管理工作的性質(zhì)發(fā)生了較大改變。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下優(yōu)化和提高檔案管理工作的對策

如今，我們所處的外部環(huán)境是大數(shù)據(jù)時(shí)代，作為檔案管理人員，既面臨著千載難逢的機(jī)遇，又需要迎接較大挑戰(zhàn)，所以，相關(guān)單位要重視檔案管理工作水平的優(yōu)化和提高。

（一）提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)

對于身處大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理人員來說，要不斷接受行業(yè)新思想和新觀念，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展，促使自身綜合素質(zhì)的穩(wěn)步提升。第一，不斷更新檔案管理觀念，主動(dòng)了解行業(yè)新動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)行業(yè)新知識(shí)和新理念，實(shí)現(xiàn)自身專業(yè)技能的提高。第二，重視專業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)，能夠?qū)臉I(yè)人員綜合素質(zhì)的提升起到積極促進(jìn)作用。第三，還要定期組織專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠掌握行業(yè)內(nèi)最新知識(shí)，并將其運(yùn)用到實(shí)際工作中。

（二）在檔案管理工作中引進(jìn)先進(jìn)理念和技術(shù)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景中，要想做好檔案管理工作，就要重視先進(jìn)理念和技術(shù)的引進(jìn)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。各種類型的單位，包含政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、事業(yè)單位等，要想管理好自身檔案，與大數(shù)據(jù)公司合作是非常有必要的。在管理過程中，要基于單位實(shí)際，設(shè)計(jì)出一套符合自身發(fā)展的檔案管理工具和技術(shù)。值得注意的是，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作并不是單獨(dú)就能完成的，還要運(yùn)用多種大數(shù)據(jù)技術(shù)，例如，云儲(chǔ)存、虛擬等等，這都需要不斷學(xué)習(xí)才能完成目標(biāo)。

（三）建立健全檔案管理監(jiān)管制度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作具有較高的開放性，使得很多資料和信息都面向大眾，這無形中就給檔案管理工作的安全性帶來了極大挑戰(zhàn)。所以，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，更應(yīng)該進(jìn)一步加大檔案管理的力度，以較高的標(biāo)準(zhǔn)來控制相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)入，并加強(qiáng)監(jiān)管各類檔案信息，采用相應(yīng)的措施來保護(hù)檔案，減少由于操作原因而導(dǎo)致的泄露信息問題，或者犯罪分子利用電腦漏洞來侵入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)施盜竊信息行為。通過檔案管理監(jiān)管力度的加強(qiáng)，不僅能夠?qū)n案信息丟失風(fēng)險(xiǎn)控制到最低程度，還能有效保障相關(guān)檔案信息的安全性。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)部門還要高度重視檔案信息的安全性，投入一定的資金用于建設(shè)大數(shù)據(jù)，進(jìn)一步做好檔案管理工作，并要求專業(yè)檔案管理人員要定期更新和維護(hù)相關(guān)技術(shù)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作安全性的穩(wěn)步提升。

四、結(jié)束語

基于大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作既面臨著諸多機(jī)遇，又有很多挑戰(zhàn)。通過上述分析，我們對此有了更為深刻的了解，也采取了提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和理念、建立健全檔案管理監(jiān)管制度等措施，希望能夠從根本上促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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