工程項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案管理和驗(yàn)收的實(shí)踐研究

劉喬曼 廣東省科學(xué)院南繁種業(yè)研究所

1 前言

隨著目前工程項(xiàng)目的不斷增加，需要收集和整理這些項(xiàng)目的資料，并做好相關(guān)竣工檔案管理及驗(yàn)收工作，為后續(xù)工程項(xiàng)目管理、維護(hù)及改建提供重要依據(jù)。因此，對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案管理和驗(yàn)收的實(shí)踐加以研究，結(jié)合研究結(jié)果，制定相應(yīng)的措施，建立完善的制度，創(chuàng)新檔案的管理方式，落實(shí)監(jiān)督制度，以此保障驗(yàn)收工作的有效性，提高建筑工程質(zhì)量，推動(dòng)建筑行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 建立工程項(xiàng)目的服務(wù)制度

在實(shí)際的工程項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，需要合理劃分項(xiàng)目竣工檔案。（1）前期文件：收集和整理項(xiàng)目立項(xiàng)過(guò)程出現(xiàn)的各種文件材料和審批文件以及申報(bào)文件，還有招投標(biāo)文件和合同等；（2）竣工驗(yàn)收資料：主要包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)和施工以及設(shè)備安裝制造等方面出現(xiàn)的設(shè)計(jì)圖紙和設(shè)備出廠文件等內(nèi)容；（3）正式驗(yàn)收檔案：整理收集建立檔案和驗(yàn)收簽證以及單位工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。其中的前期文件和正式的驗(yàn)收檔案都應(yīng)該以項(xiàng)目的建設(shè)單位為主，在管理的過(guò)程中，也要以建設(shè)單位的管理方式為主；在收集竣工驗(yàn)收資料的時(shí)候，不但其中涉及的資料和數(shù)據(jù)較多，同時(shí)對(duì)竣工檔案管理質(zhì)量有著直接的關(guān)系。在這種情況下，要針對(duì)這個(gè)方面，制定相應(yīng)的管理服務(wù)制度。

第一，制定高效的項(xiàng)目管理制度。在這個(gè)過(guò)程中，要把項(xiàng)目的檔案管理內(nèi)容與工程項(xiàng)目建設(shè)管理的制度有效融合，因?yàn)轫?xiàng)目的文件資料就是竣工檔案前身，所以，在建設(shè)單位開(kāi)展竣工項(xiàng)目管理的過(guò)程中，要結(jié)合自身的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的工程檔案管理制度，其中最為常見(jiàn)的有：①《施工文件管理的制度》，②《施工圖紙發(fā)放的登記制度》，③《竣工驗(yàn)收管理制度的實(shí)施細(xì)則》，④《設(shè)備資料開(kāi)箱驗(yàn)收資料的管理制度》等多個(gè)方面內(nèi)容，為各個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)單位制定明確的檔案管理目標(biāo)提供依據(jù)和助力，為后續(xù)竣工檔案管理工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)[1]。

第二，結(jié)合項(xiàng)目工程建設(shè)進(jìn)度，開(kāi)展合適的管理工作。在收集項(xiàng)目文件資料的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)該類型文件會(huì)隨著施工進(jìn)度的加深，數(shù)量不斷增加，所以為了保障檔案管理的效果，要結(jié)合工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度，以建設(shè)單位的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，開(kāi)展單位工程文件包管理的方式。通過(guò)這種方式，合理分類工程項(xiàng)目中的文件資料，以單位工程的編制要求為依據(jù)，合理排列文件包進(jìn)，同時(shí)要在文件包上標(biāo)明相應(yīng)的流水號(hào)和單位工程分類的規(guī)則等內(nèi)容。然后按照專業(yè)分工的不同，對(duì)資料進(jìn)行合理分配。重視專業(yè)技術(shù)人員的作用，因?yàn)檫@類人員與項(xiàng)目資料的形成呈現(xiàn)零距離狀態(tài)，對(duì)于文件的形成和竣工檔案目標(biāo)的轉(zhuǎn)標(biāo)有著密切的關(guān)系[2]。

第三，制定并且實(shí)施嚴(yán)格的工程驗(yàn)收程序。在對(duì)工程檔案管理劃分的過(guò)程中，主要分為“分項(xiàng)”、“單位”以及“全部”等多個(gè)等級(jí)工程。其中的單位工程是工程管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，需在每一個(gè)工程結(jié)束之后，成立建設(shè)與監(jiān)理等單位、驗(yàn)收施工單位，主要發(fā)揮保障工程建設(shè)質(zhì)量的作用，并對(duì)比竣工圖和設(shè)計(jì)圖的一致性，確定是否在工程施工過(guò)程中出現(xiàn)工程變更的問(wèn)題，且工程變更的文件是否處于完整的狀態(tài)，是否在竣工驗(yàn)收之中，對(duì)開(kāi)工、交工以及竣工等方面材料的完整性和合理性等進(jìn)行驗(yàn)收。最后，檢查驗(yàn)收過(guò)程中的所有材料，尤其要對(duì)表格填寫(xiě)的格式和文件工程名稱一致性以及會(huì)簽和蓋章的要求，還有組卷設(shè)立的合理性和照片的要求，以及竣工圖等多個(gè)方面內(nèi)容進(jìn)行檢查，以此保障項(xiàng)目文件可以變?yōu)榭⒐n案的目標(biāo)，保障竣工檔案的合理性和完整性[2]。

3 創(chuàng)新檔案管理的管理方式

3.1 提升檔案管理人員的工作水平

不同的工作人員都有著不同分工，但是在檔案管理工作的過(guò)程中，需要從兩個(gè)角度看待檔案管理的工作。一方面，要求檔案管理人員站在竣工檔案的角度，以項(xiàng)目檔案管理為主；另一方面，站在項(xiàng)目資料過(guò)渡和轉(zhuǎn)變的角度，重視資料管理的作用，發(fā)現(xiàn)其作用遠(yuǎn)大于檔案工作者的作用。在這種情況下，建筑單位要重視檔案管理質(zhì)量的培訓(xùn)活動(dòng)的開(kāi)展（圖1），促使竣工檔案管理效果顯著提高。并且為資料檔案管理制定完善的管理方式，幫助工作人員熟悉新環(huán)境和工作流程等內(nèi)容，保障資料管理的效果。

圖1 建筑單位開(kāi)展竣工驗(yàn)收培訓(xùn)會(huì)的圖片

因此，工作人員在竣工檔案管理的過(guò)程中，要做到以下幾方面：首先，熟悉現(xiàn)行文件管理的程度，主要對(duì)管理表格的模板和填寫(xiě)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)以及管理事項(xiàng)等；其次，掌握項(xiàng)目文件的資料原流程，主要對(duì)接收和登記以及發(fā)放資料，還有保管和收集以及整理資料，并且統(tǒng)計(jì)資料等多個(gè)方面的流程要求進(jìn)行掌握；最后，學(xué)習(xí)基本的操作步驟，主要是安排項(xiàng)目工程的進(jìn)度，對(duì)檔案進(jìn)行定期和分步歸檔的工作。

3.2 明確檔案管理的范圍

通常情況下，在項(xiàng)目工程完工之后，要以工程竣工的時(shí)間表編制審核文件包，整理竣工前的檔案內(nèi)容。在這種情況下，要求檔案管理人員熟悉掌握項(xiàng)目資料、工程管理階段以及具體的技術(shù)人員等多個(gè)內(nèi)容，結(jié)合工程管理的特點(diǎn)，指導(dǎo)建筑單位的資料管理人員，使其可以建立符合要求的項(xiàng)目資料文件包，具體從以下幾方面開(kāi)展。

首先，明確文件包的專業(yè)特點(diǎn)；其次，確定文件包的基本要求；再次，對(duì)竣工檔案的質(zhì)量要求加以明確；最后，確定項(xiàng)目資料收集范圍與管理責(zé)任等。通過(guò)這樣的方式，有效提升竣工檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性以及準(zhǔn)確性。

3.3 重視單位信息交流工作的開(kāi)展

為了保障竣工檔案管理的效果，要重視單位信息交流工作的開(kāi)展。因?yàn)樵趯?shí)際的工程建設(shè)過(guò)程中，由于建筑規(guī)模較大，需要多個(gè)專業(yè)進(jìn)行交叉施工，進(jìn)而增加設(shè)計(jì)變更的概率，并受到多套設(shè)備同時(shí)到貨的影響，導(dǎo)致項(xiàng)目管理的難度不斷增加，造成建設(shè)單位之間的信息出現(xiàn)斷層，最終不但影響工程建設(shè)的質(zhì)量，而且還會(huì)極大程度地降低建筑工程檔案管理準(zhǔn)確性。因此，需開(kāi)展以下幾方面工作[4]。第一，以項(xiàng)目工程的進(jìn)度為依據(jù)，定期檢查項(xiàng)目文件，總結(jié)前階段的建立情況，并對(duì)下階段的管理要求進(jìn)行確定；第二，以單位工程的交工時(shí)期為依據(jù)，開(kāi)展相應(yīng)的檢查工作，借鑒參建單位的檔案管理方式，按照“以點(diǎn)帶面”的原則，總結(jié)與推廣管理新方法；第三，檢查竣工資料，審查資料符合工程實(shí)際的程度，并對(duì)于其中的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。以此發(fā)揮檔案管理的作用，保障工程建設(shè)的效果。

4 保障檔案管理和驗(yàn)收工作的效果

4.1 檢查工程項(xiàng)目變更的文件資料

在對(duì)工程項(xiàng)目變更文件檢查的過(guò)程中，應(yīng)按照?qǐng)D2的步驟進(jìn)行，主要是檢查圖實(shí)相符程度、目錄和內(nèi)容的一致程度；檢查圖紙的版本，對(duì)舊版圖紙的處理是否選擇合理的方式；檢查圖紙上工程和設(shè)備的名稱以及圖號(hào)；最后檢查設(shè)計(jì)變更通知單和工程聯(lián)系等方面的合理性。

圖2 變更設(shè)計(jì)方案及費(fèi)用審查的流程圖

4.2 檢查設(shè)備出廠的資料

設(shè)備出廠資料檢查主要是檢查到貨情況、設(shè)備的合格證與說(shuō)明書(shū)以及檢驗(yàn)報(bào)告，還有圖紙等；另外，要對(duì)合同與協(xié)議的內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，核對(duì)其中項(xiàng)目和設(shè)備以及資料等方面的名稱，檢查廠家現(xiàn)場(chǎng)安裝和調(diào)試的資料收集程度。

4.3 檢查施工安裝材料質(zhì)量

在對(duì)施工材料檢查的過(guò)程中，主要對(duì)圖紙發(fā)放情況和設(shè)計(jì)變更通知單以及竣工圖，還有“開(kāi)、交、竣”等工作的記錄齊全程度；項(xiàng)目資料的歸檔規(guī)范；設(shè)計(jì)變更的體現(xiàn)等方面內(nèi)容是否符合國(guó)家的要求，以此保障項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案管理的效果[5]。

5 開(kāi)展程序化的驗(yàn)收工作

5.1 以竣工檔案驗(yàn)收流程檢驗(yàn)工作

為了保障項(xiàng)目工程的驗(yàn)收工作開(kāi)展效果，要以竣工檔案驗(yàn)收的流程為依據(jù)，開(kāi)展合理的驗(yàn)收工作。這時(shí)需要開(kāi)展自檢工作，參建單位對(duì)自身的資料進(jìn)行檢查。尤其是檢查竣工檔案是否符合國(guó)家要求和行業(yè)規(guī)定等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正其中的不規(guī)范之處；之后對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的技術(shù)和監(jiān)理以及調(diào)試等多個(gè)方面的文件展開(kāi)檢查，檢查其中的安全性和質(zhì)量合格程度，保障數(shù)據(jù)獲得和填寫(xiě)的真實(shí)性和有效性，保障移交文件的完整性和系統(tǒng)性。最后，在上述工作完成之后，監(jiān)督部門需確認(rèn)簽字，之后移交檔案部門進(jìn)行審查。通過(guò)這樣的方式，既可以保障竣工方案管理的合理性，還可以顯著提高驗(yàn)收工作的質(zhì)量與效率，保障工程項(xiàng)目的建設(shè)與使用效果。

5.2 復(fù)核竣工材料

工程項(xiàng)目建設(shè)的竣工檔案管理工作在開(kāi)展之后，要結(jié)合檔案管理的要求，開(kāi)展復(fù)核工作，對(duì)檔案卷宗的完整度、齊全度以及材料的規(guī)范性與耐久性，還有閉環(huán)管理的實(shí)施程度等予以核對(duì)。另外，檢查文件的手續(xù)和簽字以及蓋章等流程的完整度，對(duì)于對(duì)核對(duì)結(jié)果不符合標(biāo)準(zhǔn)的卷宗要打回原單位。

5.3 保障檔案管理的合理性

要想促使項(xiàng)目工程建設(shè)的竣工檔案管理與驗(yàn)收工作的效果，要按照檔案交接的制度，開(kāi)展驗(yàn)收工作，以此提升檔案管理的合理性和驗(yàn)收工作的質(zhì)量，促使工程項(xiàng)目的建設(shè)效果得到保障。對(duì)驗(yàn)收合格的檔案，要向參建單位發(fā)放《竣工建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收表》，在填寫(xiě)表格后，辦理竣工檔案的移交手續(xù)。

在這個(gè)過(guò)程中，建設(shè)單位要注意表格中的要求，填寫(xiě)檔案資料的實(shí)際情況，涉及項(xiàng)目的概況和分類原則以及竣工檔案編寫(xiě)的原則，還有電子檔案提交情況、軟件情況以及機(jī)讀目錄等內(nèi)容。另外，填寫(xiě)表格過(guò)程中，對(duì)檔案整理時(shí)需要說(shuō)明的問(wèn)題，要附加相應(yīng)的附錄。在所有資料整理完成之后，按照一式三份的方式打印，然后由各方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，再進(jìn)行存檔，如圖3所示。通過(guò)這種方式，保障工程項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案管理的效果，為后續(xù)的工程資料查詢提供便利[6]。

圖3 竣工建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收表的內(nèi)容

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在國(guó)家發(fā)展的過(guò)程中，要想保障工程項(xiàng)目建設(shè)的效果，實(shí)現(xiàn)推動(dòng)建筑行業(yè)發(fā)展的目標(biāo)，要重視工程項(xiàng)目建設(shè)竣工檔案管理工作與驗(yàn)收工作的開(kāi)展。因此，要詳細(xì)且全面的分析這兩方面的內(nèi)容，制定相應(yīng)的措施，既提高竣工檔案管理的水平，還可以推動(dòng)竣工驗(yàn)收工作向著程序化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，有效提高我國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量，滿足國(guó)家、社會(huì)以及國(guó)民等多個(gè)方面的發(fā)展需求，有助于國(guó)家整體實(shí)力的提升。