提高自然資源檔案管理效率的幾點(diǎn)建議

劉素珠

（菏澤市自然資源和規(guī)劃局）

一、引言

自然資源檔案在國(guó)家檔案館中起著舉足輕重的作用，它包括了各級(jí)各類資源主管機(jī)關(guān)在各種活動(dòng)和工作中所涉及到的各種資料，既有文字資料，也有圖表、聲像等，具有極高的應(yīng)用價(jià)值。所以，加強(qiáng)對(duì)林權(quán)的管理，既能促進(jìn)資源的合理配置，又能促進(jìn)社會(huì)的健康、穩(wěn)定發(fā)展，為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供有力的支持?，F(xiàn)如今，在新一輪的改革中，明確將林權(quán)登記、建設(shè)規(guī)劃等一并納入到國(guó)土資源部門中，這實(shí)際上將成為當(dāng)前自然資源管理效率的重大挑戰(zhàn)。在此背景下，有關(guān)部門要主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題采取客觀的態(tài)度，并采取適當(dāng)?shù)拇胧?，使其更好地發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，進(jìn)而為推動(dòng)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。

二、自然資源檔案的特點(diǎn)

（一）長(zhǎng)期性

自然資源檔案管理是一項(xiàng)綜合性的工作。工作人員搜集和整理檔案，不僅耗時(shí)耗力，而且有些資料也相當(dāng)復(fù)雜，往往要花費(fèi)數(shù)年的時(shí)間才能完成，這就導(dǎo)致了自然資源檔案管理具有明顯的長(zhǎng)期性。比如，在鄉(xiāng)村治理中，土地資源的配置與農(nóng)戶的利益息息相關(guān)。因此，在實(shí)際工作中，工作人員不但要對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)，而且要進(jìn)行各項(xiàng)的測(cè)量。如此一來(lái)，不僅需要大量的時(shí)間與精力，而且還會(huì)給工作人員帶來(lái)巨大的壓力。

（二）易變性

地籍管理是我國(guó)自然資源檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其內(nèi)容復(fù)雜，變化系數(shù)也相對(duì)較大。這項(xiàng)工作與人民的生活息息相關(guān)，并且隨著時(shí)代的變遷也將會(huì)發(fā)生改變。為此，有關(guān)部門需要提高關(guān)注，時(shí)刻準(zhǔn)備著更新和變更，以支持后續(xù)的政策制定和審核。

（三）重復(fù)性

相比起國(guó)土資源部，自然資源部的作用相對(duì)較大。在其具體工作中，所涉及到的內(nèi)容也更為復(fù)雜，難免會(huì)產(chǎn)生某些重疊，從而使檔案管理呈現(xiàn)出重復(fù)性的特征。比如，一塊土地的審批，首先要做的就是了解這片土地的所有情況，同時(shí)，也需要對(duì)眾多的自然資源資料進(jìn)行收集，在此期間還要求多個(gè)檔案管理單位共同審核，將直接導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)重復(fù)性的特征。

（四）時(shí)效性

自然資源管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它涉及到多種資源利用過(guò)程中的爭(zhēng)議，因此要有效地解決這一問(wèn)題，就需要通過(guò)檢索、查詢與資源相關(guān)的檔案資料，從而為爭(zhēng)端的解決提供基礎(chǔ)。比如，在農(nóng)村地區(qū)，如果有完整的文獻(xiàn)資料支持，就可以對(duì)自占耕地進(jìn)行分析和研究，提高對(duì)土地資源的保護(hù)效果。自然資源檔案的管理具有時(shí)效性，應(yīng)主動(dòng)改變傳統(tǒng)的管理觀念，引進(jìn)適當(dāng)?shù)姆椒?，以保證資源的實(shí)時(shí)性，提高資源的價(jià)值，進(jìn)而解決各類自然資源的爭(zhēng)端。

三、新形勢(shì)下自然資源檔案管理工作優(yōu)化意義

（一）緩解工作人員的壓力

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，自然資源管理機(jī)構(gòu)的信息內(nèi)容迅速增多，工作人員的工作壓力和工作負(fù)荷也隨之增大。合理地進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)化，可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題，使其能夠有條不紊地處理各種突發(fā)情況，快速地查找自己所需的資料，從而有效地緩解員工的工作壓力，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率。

（二）為各項(xiàng)決策提供有力依據(jù)

檔案工作的優(yōu)勢(shì)在很大程度上體現(xiàn)出來(lái)，它可以為所有的決策提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)，而自然資源的檔案管理也是如此。但是，由于傳統(tǒng)的管理方式，使得自然資源檔案的功能很難得到有效的發(fā)揮。通過(guò)合理的優(yōu)化可以有效地解決這一問(wèn)題，提高檔案的管理水平，使檔案的功能得到充分的發(fā)揮，從而為今后的決策工作提供有力的參考。

（三）記錄檔案管理部門工作

在自然資源的管理中，要將每一個(gè)部門的工作都記錄下來(lái)，記錄的內(nèi)容不僅僅是工作過(guò)程，更重要的是還包括管理的思想和方式。在后續(xù)的優(yōu)化過(guò)程中，能夠更好地發(fā)揮其功能，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步提升。

四、新形勢(shì)下自然資源檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）創(chuàng)新意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)人民對(duì)檔案管理工作的重視程度較低，過(guò)去的國(guó)土資源檔案管理工作更是如此。由于建立自然資源部門，檔案管理工作更加繁雜。在實(shí)際工作中，工作人員基本上把它當(dāng)作一般的材料處理，并且管理方法十分單一，缺乏主動(dòng)的創(chuàng)造性。事實(shí)上，與其他行政工作相比，自然資源檔案的管理更加繁瑣、復(fù)雜，而且內(nèi)容具有長(zhǎng)期性，由此將使得自然資源管理的效果難以得到有效控制。同時(shí)，在自然資源檔案管理過(guò)程中也缺乏對(duì)信息的有效聯(lián)系，使得檔案資源存在一個(gè)信息孤島效應(yīng)，部門之間的協(xié)調(diào)與協(xié)作效果有待提升，這將直接導(dǎo)致自然資源檔案管理的效率難以得到優(yōu)化提升。

（二）工作人員綜合素質(zhì)不高

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理信息化已成為一種重要的發(fā)展趨勢(shì)，而對(duì)檔案工作人員的需求也越來(lái)越大。他們不但要有扎實(shí)的文件和技術(shù)，還要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)。同時(shí)，還應(yīng)注重對(duì)資源的認(rèn)識(shí)，以防止工作人員在使用過(guò)程中對(duì)資源的認(rèn)識(shí)不足，從而造成資源分類錯(cuò)誤、遺漏等問(wèn)題出現(xiàn)。此外，繁重的工作負(fù)荷也會(huì)增加檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，若不能得到適當(dāng)?shù)木徑?，還將會(huì)產(chǎn)生一定的消極情緒，導(dǎo)致自然資源檔案管理工作效率下降。

（三）相關(guān)機(jī)制不夠完善

加強(qiáng)對(duì)自然資源檔案的管理，需要建立健全檔案管理制度。一般來(lái)說(shuō)，相關(guān)的法律和法規(guī)都是根據(jù)具體的情況修改的。在我國(guó)現(xiàn)有的自然資源檔案管理中，尚無(wú)統(tǒng)一的管理規(guī)范，其管理方法、內(nèi)容等多由各業(yè)務(wù)單位自行決定。而這其中，極有可能會(huì)出現(xiàn)信息不對(duì)稱、遺漏等問(wèn)題，期間將需要有一個(gè)健全的制度加以解決，不然就會(huì)導(dǎo)致各地區(qū)、各部門之間的責(zé)任不明確，進(jìn)而影響到檔案工作的整體水平。

（四）檔案管理信息化建設(shè)不足

信息技術(shù)的迅速發(fā)展使得社會(huì)各方面都發(fā)生了巨大的變化，信息化已經(jīng)成為一種必然。新形勢(shì)下，我國(guó)的自然資源檔案類型日益豐富，用傳統(tǒng)的手工方法難以適應(yīng)其發(fā)展的需要，因此，將需要積極引進(jìn)信息化技術(shù)。但從目前的形勢(shì)來(lái)看，信息化建設(shè)的主要問(wèn)題是，信息化建設(shè)還不完善，信息化建設(shè)滯后。同時(shí)，也會(huì)增加檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，從而影響檔案的效能。

五、新形勢(shì)下自然資源檔案管理工作優(yōu)化措施

（一）建立電子系統(tǒng)，規(guī)范管理方法

信息化時(shí)代的來(lái)臨，信息技術(shù)為有關(guān)人員提供了方便的工作、學(xué)習(xí)和工作的途徑，而要提高檔案管理的質(zhì)量，就必須從信息化的角度，建立起信息化、信息化的管理模式，使工作人員的輸入、管理、使用信息，減少重復(fù)、不必要的工作。在建設(shè)電子檔案系統(tǒng)的過(guò)程中，首先要掌握信息化工作的方式，要在網(wǎng)上建立一個(gè)資源信息庫(kù)以及檔案管理站點(diǎn)，由此使其能夠提升網(wǎng)上搜集資料的便利性，同時(shí)要對(duì)電子管理工作的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，電子文件大部分都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行上傳或下載，在上傳后，管理員要及時(shí)存檔或修改。另外，電子檔案管理的服務(wù)內(nèi)容也會(huì)隨之發(fā)生變化，為方便相關(guān)人員及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取檔案資料，設(shè)立檔案專區(qū)，教授相關(guān)人員在網(wǎng)頁(yè)上查詢、上傳資料，并在網(wǎng)絡(luò)上解答有關(guān)人員有關(guān)檔案資料的問(wèn)題，促進(jìn)各單位、各部門網(wǎng)絡(luò)資源的交流。此外，要實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)，必須要有專用的設(shè)備和軟件，所以要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。比如，要在硬件設(shè)施方面建立專門的檔案室，要選擇相對(duì)封閉、安全的地方。同時(shí)購(gòu)置電腦、打印機(jī)、掃描儀等資訊器材，并與電子檔案系統(tǒng)相結(jié)合，做好日常維修保養(yǎng)工作。在軟件方面，要實(shí)現(xiàn)檔案的儲(chǔ)存與管理，必須要有一個(gè)統(tǒng)一的檔案儲(chǔ)存與管理方法，并要有一個(gè)安全的系統(tǒng)軟件來(lái)保證檔案的使用與共享。

（二）提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)

信息化是實(shí)現(xiàn)信息化的重要保證，而信息化又是一個(gè)不斷優(yōu)化的過(guò)程，對(duì)人才的專業(yè)水平有很大的影響。所以，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍顯得十分必要。為此，各企事業(yè)單位要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，以提升企業(yè)的信息化能力，適應(yīng)信息化技術(shù)的需要，增強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)和信息方法的認(rèn)識(shí)，充分掌握信息化技能。同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案工作人員要積極參與各種活動(dòng)和培訓(xùn)，提高自身的專業(yè)技能和信息技術(shù)應(yīng)用水平，了解企事業(yè)單位檔案工作的客觀規(guī)律，從而更好地為企事業(yè)單位檔案管理信息提供技術(shù)支持。各企事業(yè)單位要嚴(yán)格遵守上級(jí)文件規(guī)定，保證其文件的完整性。采用獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以激發(fā)管理者的工作熱情，對(duì)表現(xiàn)好、工作效率高的人給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)態(tài)度不佳的人給予相應(yīng)的懲罰。

（三）構(gòu)建資源管理信息系統(tǒng)，提升檔案管理信息化水平

從檔案部門對(duì)于檔案管理的種種情況來(lái)說(shuō)，原有的人工管理方式，已經(jīng)不符合當(dāng)前社會(huì)對(duì)于檔案管理的要求，以信息化的管理方式代替人工管理，是檔案部門檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為檔案部門的高層領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)加大對(duì)于檔案信息化管理的資金投入力度，進(jìn)行對(duì)信息化檔案管理人員的有效培養(yǎng)，建設(shè)符合檔案管理部門的信息化檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)將檔案使用者所需的信息實(shí)時(shí)地傳遞到檔案使用者面前，這樣，檔案的利用率將會(huì)得到有效提升。而且通過(guò)這種信息化的檔案管理方式，可以有效降低人工管理中所需的人力、物力和財(cái)力，使得檔案管理的成本能大大降低，使得檔案管理的工作效率和效果都能得到有效的提升，可促進(jìn)我國(guó)檔案部門檔案管理工作更上一層樓。

同時(shí)，有關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)也需要正確地認(rèn)識(shí)到，現(xiàn)代的檔案管理工作已經(jīng)變得越來(lái)越復(fù)雜，需要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整體的設(shè)計(jì)，它分為兩個(gè)子系統(tǒng)，一個(gè)是文件的實(shí)體管理，一個(gè)是文件的開(kāi)發(fā)，另一個(gè)是由多個(gè)小的系統(tǒng)組成。檔案的管理分為收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)；檔案信息的開(kāi)發(fā)包括目錄的編制以及文獻(xiàn)的編輯等方面的工作，以及提供文獻(xiàn)的閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借、出版、展覽等的服務(wù)。整個(gè)檔案管理體系及其附屬體系在運(yùn)作過(guò)程中都會(huì)形成一種反饋機(jī)制。把整個(gè)檔案管理系統(tǒng)作為一個(gè)有機(jī)的整體，充分發(fā)揮其職能，使各方面的工作都能夠?qū)崟r(shí)、有序、高效地進(jìn)行，從而不斷地提高對(duì)社會(huì)的利用和服務(wù)，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）完善管理制度，增強(qiáng)工作責(zé)任

自然資源檔案管理體制是按照國(guó)家《檔案工作細(xì)則》《檔案工作條例》和文件法規(guī)制定的，但由于新時(shí)期檔案工作發(fā)生了巨大變化，原有的管理體制已不能適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)，不利于檔案工作質(zhì)量的提高。所以，要在房地產(chǎn)登記和交易中心的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案的管理進(jìn)行改革。檔案管理系統(tǒng)由多個(gè)方面組成，第一，要明確工作人員在檔案管理工作中的責(zé)任，例如：要認(rèn)真學(xué)習(xí)法律、法規(guī)、政策、理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)；了解自然資源檔案的工作內(nèi)容，并對(duì)各部門的工作制度進(jìn)行指導(dǎo)；了解各類檔案管理的分類方法和方法，掌握各種資料的收集整理方法，確保檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。其次，檔案電子化的同時(shí)，要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行正確的保存，要有檔案的存放順序、存取條件等，并確保檔案管理員根據(jù)季節(jié)、環(huán)境的變化及時(shí)維護(hù)紙質(zhì)檔案，定期清點(diǎn)、檢查檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)破損、霉變問(wèn)題。

再者，聲像檔案的保管條件對(duì)保護(hù)檔案實(shí)體有重要影響，必須加大投入，改善保管條件。一是庫(kù)房要配備溫濕度等設(shè)施設(shè)備，要達(dá)到防火、防盜、放光、防潮、防蟲、防霉等“九防”要求，存放溫度要保持在20攝氏度左右，相對(duì)濕度40%—60%之間。二是要使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，庫(kù)房要遠(yuǎn)離強(qiáng)光、磁場(chǎng)，保持清潔的衛(wèi)生環(huán)境，提高空氣質(zhì)量，最大限度地延長(zhǎng)聲像檔案的存放壽命。三是照片、錄音、錄像等要采取定期檢查的保護(hù)措施，同時(shí)充分利用現(xiàn)代數(shù)碼科級(jí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過(guò)刻錄光盤、網(wǎng)絡(luò)虛擬硬盤等方式，增加聲像檔案的存放載體，保管條件差的單位可以將永久、長(zhǎng)期保存聲像檔案向檔案館移交。

對(duì)于基層單位未設(shè)立檔案管理專職人員、投入不足、分類建檔不足、移交保管不足的問(wèn)題，相關(guān)的基層單位應(yīng)正確地認(rèn)識(shí)到，在新形勢(shì)下進(jìn)行對(duì)信息化與標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)于基層單位的健康發(fā)展至關(guān)重要，應(yīng)及時(shí)地改善傳統(tǒng)的檔案管理思想，重視檔案管理工作，加大對(duì)于檔案管理工作的資金投入，加強(qiáng)自然資源檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，設(shè)置專職的檔案部門，以及檔案管理人員，使他們能進(jìn)行檔案管理工作，并配套好檔案管理所需的設(shè)備、光盤、磁盤等，做好檔案館庫(kù)的新建或改擴(kuò)建，使得相關(guān)的檔案管理專職人員，能夠在檔案管理的崗位上，運(yùn)用這些基礎(chǔ)設(shè)施做好標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，并嚴(yán)格地按照國(guó)家對(duì)于防盜、防光、防高溫、防火等“十防”措施的檔案安全管理要求，進(jìn)行相應(yīng)的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以加強(qiáng)對(duì)于新形勢(shì)下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)效果的保證，使得基層單位的檔案管理工作能真正得到安全和標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)展。

（五）加強(qiáng)檔案管理，提高檔案資源的利用率

利用檔案資源是自然資源檔案管理效能的體現(xiàn)，提高其使用效率，既可以促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，也可以反映出行政問(wèn)題。要提高自然資源檔案的使用效率，必須對(duì)檔案的工作功能、檔案的內(nèi)涵、與檔案之間的關(guān)系、資料的價(jià)值等方面有深刻的認(rèn)識(shí)，特別是對(duì)珍貴的資料要做到全面的把握，以防止資料的盲目、雜亂。其次，檔案資源的利用是不動(dòng)產(chǎn)登記交易中心的一項(xiàng)重要服務(wù)，要求行政人員加強(qiáng)對(duì)檔案的研究，一些利用者不但要利用檔案原件，還需要相關(guān)的檔案資料，為了能提供完善的服務(wù)，管理人員需要加工檔案資源，給利用者專業(yè)的建議，如可以在電子化系統(tǒng)上開(kāi)發(fā)檔案資源利用實(shí)例專題，讓相關(guān)人員了解該如何正確使用檔案資源，使得自然資源檔案管理更加規(guī)范，給檔案管理工作帶來(lái)全新的發(fā)展動(dòng)力，保證檔案資源在不動(dòng)產(chǎn)登記交易中心服務(wù)工作中發(fā)揮出自身價(jià)值。同時(shí)，有關(guān)部門也要做好相關(guān)的宣傳和宣傳工作，以便各部門之間可以互相協(xié)作，共同開(kāi)發(fā)和利用自然資源檔案資源，從而促進(jìn)自然資源檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化的方向發(fā)展，從而為凸顯自然資源檔案資源的利用價(jià)值奠定良好的基礎(chǔ)。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，自然資源檔案的管理工作并非一朝一夕之功，而是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工作，它對(duì)于促進(jìn)資源規(guī)劃，解決自然糾紛具有不可替代的作用。新形勢(shì)給自然資源檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員要積極改變傳統(tǒng)的觀念，朝著便捷化、信息化的方向邁進(jìn)。同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到自己工作中的不足，運(yùn)用多種方式進(jìn)行工作，提高檔案工作的質(zhì)量，更好地發(fā)揮檔案的功能，進(jìn)而為提升自然資源管理工作的整體水平提供良好的基礎(chǔ)保障。