基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理研究

左天普

（山東省德州市中醫(yī)院，山東 德州 253000）

引言

中國(guó)共產(chǎn)黨第十九次全國(guó)代表大會(huì)報(bào)告提出，要把我國(guó)建設(shè)成為網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字融合的新興大國(guó)，建設(shè)智能社會(huì)，推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)的融合。這個(gè)目標(biāo)是未來(lái)基于因特網(wǎng)的一個(gè)嶄新的發(fā)展方向?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，使醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，最大的突破就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔、人工查詢等手段全部淘汰，代之以電子文件和網(wǎng)上檢索，從而使醫(yī)院的檔案管理與信息化技術(shù)相互融合，既能減少醫(yī)療費(fèi)用，又能極大地提高工作效率。本文從“互聯(lián)網(wǎng)”的角度出發(fā)，分析了醫(yī)院檔案工作的主要特點(diǎn)，指出了目前存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上，提出了進(jìn)一步改進(jìn)和完善的措施。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理包括醫(yī)院的歷史、醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)文件、圖片、視頻、音頻等。它所涉及的范圍很廣，保存時(shí)間也比較長(zhǎng)，采用紙質(zhì)檔案和手工查閱的方法，對(duì)提高工作效率有很大的影響。在信息技術(shù)的飛速發(fā)展下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步融入醫(yī)院的各個(gè)領(lǐng)域，為醫(yī)院的檔案管理工作提供了更為有效的歸檔和方便的檢索手段，同時(shí)也使得檔案的存檔更加方便[1]。

1.檔案信息查詢更加便捷

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將以前收集到的海量信息，以各種文件的形式儲(chǔ)存起來(lái)，讓各部門(mén)和科室都可以共享，同時(shí)，也可以在醫(yī)院里設(shè)置一個(gè)查詢窗口，方便各部門(mén)查詢所需的資料。比如，醫(yī)院可以通過(guò)系統(tǒng)快速地查看病人的病歷，了解病人的病情，減少病人看病的繁瑣流程，節(jié)約病人的時(shí)間，提高病人的就醫(yī)質(zhì)量。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大環(huán)境下，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)模式變得更為有效。這樣既能提高醫(yī)務(wù)工作者的工作效率，又能提高醫(yī)院的整體水平。

2.檔案資料搜尋更加全面

在醫(yī)院的檔案管理工作中，首先，要做的就是查找。為了更好地利用檔案的使用價(jià)值，節(jié)約儲(chǔ)存空間，醫(yī)療工作者要識(shí)別出自己所搜尋的資料是否完整、全面，這是非常關(guān)鍵的一步。對(duì)于不完全的文件，應(yīng)立即予以刪除，或予以補(bǔ)充。隨著我國(guó)科技的飛速發(fā)展，利用電腦技術(shù)提高工作效率的工業(yè)日益增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件也逐漸從人們的視野中消失。未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)必然是電子文件，因?yàn)殡娮游募耐暾?、保密性和流?dòng)性都比傳統(tǒng)的文件要好，能夠更快速、安全地記錄和更新信息，讓檔案的信息更完整、更完整[2]。在保證信息的完整性和安全性的同時(shí)，提高醫(yī)務(wù)工作者的工作效率。

3.提升綜合服務(wù)水平

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用使得檔案工作更加全面、快捷，同時(shí)也使得檔案工作的綜合性提高。隨著信息化進(jìn)程的加快，一些傳統(tǒng)的檔案工作人員也在逐步減少，而要使檔案服務(wù)的覆蓋面更廣，就必須采用網(wǎng)絡(luò)化的方式。檔案是醫(yī)院的重要資料來(lái)源，是醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)[3]。

二、德州市中醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

德州市醫(yī)院多，但高端醫(yī)院卻不多，本文所述的德州市中醫(yī)院是一家集醫(yī)療、科研、教學(xué)、保健為一體的三級(jí)醫(yī)院。醫(yī)院檔案分為病歷檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案等。德州市中醫(yī)院始建于1981年，是集醫(yī)療急救、康復(fù)保健、科研教學(xué)為一體的國(guó)家三級(jí)甲等中醫(yī)醫(yī)院，分東、西兩個(gè)院區(qū)，占地面積115.58畝，建筑面積7.9萬(wàn)平方米，編制床位180張，開(kāi)放床位495張，新建病房大樓2021年5月7日完成搬遷啟用。醫(yī)院現(xiàn)有職工851人，有高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員165人，碩士以上學(xué)位研究生56人，有執(zhí)業(yè)醫(yī)師241人。設(shè)內(nèi)設(shè)科室80個(gè)，其中綜合管理和后勤科室21個(gè)，臨床科室40個(gè)，醫(yī)技藥科室19個(gè)。門(mén)診病人每日產(chǎn)生的醫(yī)療、人事、財(cái)務(wù)信息等數(shù)據(jù)量比較大，需要存檔和管理。醫(yī)院是省級(jí)檔案管理部門(mén)，擁有全面的檔案管理和病案檔案。此外，各職能部門(mén)還配備了全職的檔案管理員，并定期向綜合檔案室、病案室提交檔案。醫(yī)院高度重視檔案管理，實(shí)行無(wú)紙化辦公，建立綜合門(mén)戶，病人可以通過(guò)遠(yuǎn)程掛號(hào)、咨詢等方式進(jìn)行遠(yuǎn)程會(huì)診。綜合檔案室利用科怡的專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，可以將各個(gè)部門(mén)的檔案歸類(lèi)，并進(jìn)行統(tǒng)一的管理。本系統(tǒng)具有權(quán)限管理、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)移等功能。在文件號(hào)的編制方面，檔案室還對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行了科學(xué)的編號(hào)。所有歸檔的文件都有卷宗編號(hào)，部門(mén)類(lèi)別號(hào)，年份日期，保管期限，流水件號(hào)和箱號(hào)。確保文件的歸類(lèi)、歸檔和與電子文件的正確匹配。隨著檔案的數(shù)字化、科學(xué)化，醫(yī)院的數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)、流通變得更加規(guī)范化、高效，不但使醫(yī)院擁有豐富的信息資源，而且還能通過(guò)檔案管理來(lái)規(guī)范醫(yī)院的工作[4]。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代三甲醫(yī)院檔案管理思路

隨著醫(yī)院檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案資源的利用率不斷提升，越來(lái)越多的團(tuán)體對(duì)其進(jìn)行了研究和使用。但是，由于各方面的原因，我國(guó)各大醫(yī)院的檔案管理工作還沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范。很多醫(yī)院的檔案室、病案室都不能進(jìn)行統(tǒng)一的管理，很多職能部門(mén)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)移的文件沒(méi)有被調(diào)離，不能調(diào)離的就登記。此外，由于檔案的歸檔、編號(hào)、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的操作過(guò)程不熟練，造成檔案的混亂、冗余或遺漏。如何科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，使檔案資源在方便醫(yī)院日常工作的同時(shí)，更好地滿足不同人群的需要，是目前三甲醫(yī)院檔案工作者所關(guān)心的問(wèn)題。檔案管理不是簡(jiǎn)單的文字資料的保護(hù)與保存，而現(xiàn)代的檔案管理則包含了檔案的控制與使用。醫(yī)院的檔案，包含了各種重要的文書(shū)、病例等，而檔案的產(chǎn)生與傳遞，其實(shí)就是各種特定的工作與事務(wù)的證明與手段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作必須通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)框架化、系統(tǒng)化、交聯(lián)化等手段，建立起一套科學(xué)、系統(tǒng)的在企業(yè)的質(zhì)量管理系統(tǒng)中，文檔的控制是確保產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，例如ISO9001等[5]。三甲醫(yī)院實(shí)行病歷檔案管理，能有效地減少醫(yī)療工作的偏差，并使各種工作機(jī)制得到優(yōu)化。利用因特網(wǎng)技術(shù)，可以進(jìn)一步提高檔案管理功能，保證交易不中斷、記錄不中斷、特定交易與檔案記錄互相驗(yàn)證，構(gòu)成一個(gè)網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。人、事、記錄三者，互為補(bǔ)充。此外，利用電腦軟件強(qiáng)大的檢索和統(tǒng)計(jì)功能，能夠更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，可以有效地解決當(dāng)前三甲醫(yī)院檔案工作中的一些問(wèn)題。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代三甲醫(yī)院檔案管理方法

1.建立和完善移動(dòng)式檔案管理方案

三甲醫(yī)院在辦公自動(dòng)化改革后，大部分的檔案電子化、互聯(lián)網(wǎng)化都已完成。許多醫(yī)院的辦公系統(tǒng)都是以B/S結(jié)構(gòu)為主，即以瀏覽器為前端，以服務(wù)器為后臺(tái)。在這種模式下，一般用戶可以通過(guò)瀏覽器進(jìn)入服務(wù)器進(jìn)行預(yù)約、咨詢，而后臺(tái)管理員則可以不斷地進(jìn)行服務(wù)信息的輸入和更新。B/S結(jié)構(gòu)和PHPWeb程序能夠部分地完成文件的移動(dòng)瀏覽和數(shù)據(jù)輸入，但是不能真正地進(jìn)行移動(dòng)文件的管理。就檔案管理的原理而言，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，有利于工作的順利進(jìn)行。所以，只有全面的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能充分發(fā)揮移動(dòng)文件管理的優(yōu)勢(shì)。首先，建立以B/S為基礎(chǔ)的多功能多模塊的綜合文件管理系統(tǒng)。集成軟件應(yīng)該在模塊內(nèi)嵌入各個(gè)功能部門(mén)的文件，并配備具有處理能力的后臺(tái)服務(wù)器和內(nèi)存，方便對(duì)海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)、交換和處理。在軟件方面，建立檔案管理程序，指導(dǎo)各個(gè)部門(mén)的檔案錄入、編號(hào)、核查、上傳，包括人事、醫(yī)療、科研、黨政、后勤等部門(mén)。其次，要建立便于檢索、具備文字、圖像、圖表等多種形式的SQL數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。只有方便了用戶，系統(tǒng)的功能才能真正的發(fā)揮出來(lái)。最后，移動(dòng)辦公應(yīng)該更加方便。目前三甲醫(yī)院手機(jī)辦公主要限于電腦終端、自助終端等，辦公人員可以使用手提電腦和手機(jī)進(jìn)行辦公，但是，作為現(xiàn)代人上網(wǎng)的重要手段，應(yīng)該多設(shè)計(jì)一些應(yīng)用MVVM+等的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，以模塊化的方式進(jìn)行管理，可以顯示、傳輸、上傳各種數(shù)據(jù)，從而達(dá)到移動(dòng)辦公的目的。從技術(shù)上來(lái)說(shuō)，移動(dòng)辦公不再是阻礙，在三甲醫(yī)院，通過(guò)專業(yè)的電腦軟件設(shè)計(jì)隊(duì)伍，可以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)式文件管理[6]。

2.構(gòu)建軟硬件基礎(chǔ)

三甲醫(yī)院對(duì)檔案的管理有一定的投入，比如要建立一個(gè)專門(mén)的檔案室，要有專門(mén)的文件存放場(chǎng)所，還要配備防熱、防紫外線、視頻監(jiān)控等設(shè)備。這些儀器的投入能夠確保文件的統(tǒng)一管理，確保文件的安全。三甲醫(yī)院也要投入電腦終端、存儲(chǔ)與交互服務(wù)器、攝影、錄音等硬件設(shè)施；通過(guò)各種軟件和軟件的建設(shè)，可以使檔案的生成、編號(hào)、轉(zhuǎn)移、注銷(xiāo)等過(guò)程化、有序化，并能在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，還要為非辦公人員提供便利，為更多的人群提供檔案資源。目前，病人獲取病歷、藥價(jià)、醫(yī)補(bǔ)、主治醫(yī)師等資料仍需耗費(fèi)大量時(shí)間，在移動(dòng)檔案管理模式下，醫(yī)院要從病人的角度出發(fā)，透過(guò)軟硬件設(shè)施，讓病人可以通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查閱、電話查詢、網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)、手機(jī)APP終端訪問(wèn)等方式獲取資料，以提高三甲醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。

3.科學(xué)合理地開(kāi)展檔案管理工作

檔案管理是為了使人們能夠更好地使用文件，從而改進(jìn)工作的過(guò)程。實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，必須做到領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一、機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、制度統(tǒng)一、管理統(tǒng)一。三甲醫(yī)院要建立一個(gè)全面的、獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，將醫(yī)療、科研、衛(wèi)生行政管理、防疫、教學(xué)、藥品管理、生物產(chǎn)品制造等方面的有價(jià)值的記錄納入檔案，并將病歷和綜合文書(shū)等檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案管理工作要求有一支專門(mén)的人才隊(duì)伍，檔案綜合辦公室和各職能單位都要有相應(yīng)的專職和兼職檔案工作人員。在系統(tǒng)建設(shè)方面，要把有用信息的搜集與整理制度化，以病人的有關(guān)信息為例，對(duì)病人進(jìn)行健康體檢、電子病歷、婦保、計(jì)劃免疫、藥物管理等信息的采集與整理。醫(yī)護(hù)人員的電子檔案也要做到立體化、規(guī)范化。同時(shí)，要根據(jù)實(shí)際工作流程，對(duì)綜合檔案管理軟件進(jìn)行功能優(yōu)化，便于檔案管理員對(duì)各種檔案進(jìn)行錄入、審核、設(shè)置、注銷(xiāo)等有效的管理。電腦技術(shù)對(duì)幫助檔案主管更好地工作有很大的作用。檔案管理系統(tǒng)從根本上說(shuō)是由人來(lái)制訂，但是把管理系統(tǒng)的邏輯運(yùn)用到文件管理軟件中，就能有效地制約檔案管理員，防止工作過(guò)程中的錯(cuò)誤。電腦技術(shù)最大的優(yōu)點(diǎn)就是能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)病人、醫(yī)生等信息的自動(dòng)查詢，從而有效地抽取出對(duì)象信息，減少了工作人員的工作壓力。三甲醫(yī)院應(yīng)按照醫(yī)院的檔案管理體制，自行研制并將檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于各種檔案管理軟件。借助可靠的軟件，醫(yī)務(wù)人員和檔案管理員可以利用手機(jī)、移動(dòng)筆記本、PAD等工具，迅速地為病人制訂電子病歷、查找信息、生成檔案文件等，大大提高了工作的效率。

4.安全管理

醫(yī)院的文件既包括合同文件、人事文件、科研資料、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等，特別是醫(yī)療記錄，都要有一個(gè)時(shí)限和一定的保密性。檔案的透明性和保密等級(jí)都要根據(jù)《檔案法》和其他相關(guān)的法規(guī)來(lái)確定，而在醫(yī)院里，則可以將文件分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”。不同層次的檔案披露的時(shí)間和團(tuán)體的公開(kāi)對(duì)象是不同的，從而避免了醫(yī)療機(jī)構(gòu)和病人的利益受損[7]。三甲醫(yī)院綜合檔案室可以采取安全防范措施，以阻止外來(lái)人員非法取得紙質(zhì)檔案。在電子時(shí)代，最嚴(yán)重的是網(wǎng)絡(luò)的威脅是醫(yī)療檔案的安全。首先，物理安全性問(wèn)題。移動(dòng)辦公的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)的順暢，要求各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電器設(shè)備24小時(shí)不間斷的工作，而醫(yī)院可以把這些設(shè)備交給專門(mén)的公司來(lái)操作。其次，要防止網(wǎng)絡(luò)攻擊軟件系統(tǒng)。醫(yī)院的局域網(wǎng)需要設(shè)置防火墻，在服務(wù)器和終端上安裝專門(mén)的殺毒軟件，對(duì)路由器和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密，從而避免受到網(wǎng)絡(luò)的攻擊。最后，系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)威脅是最大的，為了避免醫(yī)院內(nèi)部人員的信息泄漏，必須對(duì)所有的文件設(shè)置保密級(jí)別。預(yù)先設(shè)定了不同的檔案資源管理及服務(wù)團(tuán)體的使用權(quán)限，并設(shè)定各軟體系統(tǒng)的登錄界面。不同群體需要相應(yīng)等級(jí)的賬號(hào)和密碼才能獲得相應(yīng)的權(quán)限。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理工作需要引起足夠重視，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠提高醫(yī)院的檔案管理水平，使檔案工作的效果和醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量同步提高。要切實(shí)實(shí)施移動(dòng)檔案管理，就需要不斷地完善檔案管理制度，設(shè)計(jì)綜合檔案管理軟件，開(kāi)發(fā)手機(jī)APP軟件。智能化已經(jīng)成為未來(lái)的時(shí)代代名詞，移動(dòng)檔案管理是今后的發(fā)展方向，三甲醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)這方面的研究與投資，不斷完善醫(yī)療工作程序，提高醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量，為醫(yī)療服務(wù)效果的全面優(yōu)化提供保障，維護(hù)醫(yī)療民生管理工作的水平，為醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。