中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式探討

趙 宇

（山東省聊城第三中學(xué)，山東 聊城 252000）

引言

科學(xué)的檔案管理工作，有助于提升學(xué)校管理的整體水平，全面提升學(xué)校的服務(wù)能力，所以在現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理工作起著十分重要的意義?，F(xiàn)階段，在中學(xué)檔案管理工作中存在對(duì)中學(xué)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不全面，中學(xué)檔案管理工作不重視，中學(xué)檔案管理工作中監(jiān)管力度不足，中學(xué)檔案管理辦法不完善，中學(xué)檔案管理工作落實(shí)不到位，中學(xué)檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)等問題，中學(xué)檔案管理工作有待提升。

本文針對(duì)現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理工作的問題和工作方式進(jìn)行了分析和探討。

一、中學(xué)檔案管理工作問題分析

1.對(duì)中學(xué)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不全面，對(duì)中學(xué)檔案管理工作不重視

現(xiàn)階段一些檔案管理人員認(rèn)為中學(xué)檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的收集整理檔案信息，對(duì)中學(xué)檔案管理工作認(rèn)識(shí)并不全面，對(duì)中學(xué)檔案管理工作范圍、工作職責(zé)認(rèn)識(shí)不明確，工作內(nèi)容和工作界定不清晰。而相關(guān)管理人員對(duì)中學(xué)檔案管理工作也沒有全面的重視，只有對(duì)中學(xué)檔案管理工作有全面清楚的認(rèn)識(shí)，才能更好地制定管理方案，在管理知識(shí)提高的基礎(chǔ)上豐富管理經(jīng)驗(yàn)，雙管齊下為中學(xué)檔案管理工作保駕護(hù)航[1]。

2.中學(xué)檔案管理工作中監(jiān)管力度不足

在中學(xué)檔案管理工作中，部分監(jiān)管人員的工作落實(shí)不到位，中學(xué)檔案管理工作缺乏監(jiān)管力度，出現(xiàn)無人監(jiān)管或監(jiān)管形式流于表面的現(xiàn)象。一些監(jiān)管人員對(duì)中學(xué)檔案管理工作人員的工作沒有進(jìn)行核實(shí)，導(dǎo)致了管理工作人員思想松散，不能更好地履職盡責(zé)。在中學(xué)檔案管理工作中要全面提高管理人員以身作則的工作意識(shí)，認(rèn)真投入到中學(xué)檔案管理工作中。要制定全面的中學(xué)檔案管理工作監(jiān)管方案，明確監(jiān)管過程中的監(jiān)管范圍，明確檔案管理過程中的相關(guān)要求。監(jiān)管人員秉承嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)管職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)管力度。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督管理，促進(jìn)檔案管理人員按照相應(yīng)的規(guī)章流程，做好詳細(xì)的檔案管理記錄，更好地發(fā)揮其工作性能[2]。

檔案管理存在嚴(yán)重的滯后性，與中學(xué)管理工作進(jìn)程不相符合，存在較大程度的脫節(jié)情況。在現(xiàn)階段檔案管理中沒有引進(jìn)先進(jìn)的管理辦法，出現(xiàn)管理效率不高等問題。檔案管理的力度不夠，管理檔案的方式陳舊，甚至某些學(xué)校還不具備完整的檔案室，不能做好相關(guān)檔案的防風(fēng)、防潮工作，導(dǎo)致檔案管理工作存在一系列的隱患[3]。

3.中學(xué)檔案管理辦法不完善

制定完善的中學(xué)檔案管理辦法，在中學(xué)檔案管理工作中應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代化的手段和科學(xué)的方法進(jìn)行，管理人員緊跟時(shí)代的腳步制定先進(jìn)的管理辦法。完善的中學(xué)檔案管理辦法應(yīng)明確中學(xué)檔案管理工作的具體事項(xiàng)，明確管理過程中的相關(guān)要求，明確檔案管理的規(guī)章流程，促使管理人員做好詳細(xì)的檔案管理記錄。明確中學(xué)檔案管理的工作范圍，促使檔案管理人員做好檔案管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)的把握。檔案管理人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的流程要求，以身作則、積極探索，全面地開展中學(xué)檔案管理工作。管理人員在工作上也要做到互相指導(dǎo)、監(jiān)督，出現(xiàn)工作漏洞協(xié)商解決，更密切地做好交流工作，確保檔案管理過程中的問題早發(fā)現(xiàn)、早解決，不將問題留有隱患，確保中學(xué)檔案管理工作有序進(jìn)行[4]。

4.中學(xué)檔案管理工作落實(shí)不到位

對(duì)中學(xué)檔案管理工作的各種問題，一定要進(jìn)行嚴(yán)格的把控，在中學(xué)檔案管理工作中需要相關(guān)人員謹(jǐn)慎管理把控，健全檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)階段存在信息技術(shù)投入不足，許多學(xué)校仍使用著陳舊的技術(shù)管理手段，無法對(duì)檔案資源進(jìn)行完整的分類和匯總，也不能更好的開發(fā)和使用。傳統(tǒng)的檔案管理方法主要是以人工管理為主，很大程度上影響工作的效率。人工管理不僅影響著工作效率，也無法更好地實(shí)現(xiàn)檔案的開發(fā)與利用[5]。

5.中學(xué)檔案管理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)

中學(xué)檔案管理人員應(yīng)注重檔案管理能力的提升，在中學(xué)檔案管理工作過程中工作人員的素質(zhì)不高、管理能力缺乏容易導(dǎo)致對(duì)中學(xué)檔案管理不全面，從而影響下一步的管理進(jìn)程。一旦中學(xué)檔案管理工作人員的管理能力欠缺，管理人員在中學(xué)檔案管理工作上就容易出現(xiàn)漏洞，導(dǎo)致工作隱患。個(gè)別管理人員由于管理經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏工作能力，導(dǎo)致對(duì)管理內(nèi)容和環(huán)節(jié)落實(shí)不充分，給后續(xù)的中學(xué)檔案管理造成困難，影響了檔案進(jìn)一步的開發(fā)利用[6]。

6.中學(xué)檔案管理能力有待提高

管理觀念要緊跟時(shí)代的腳步，善于利用信息化軟件提高管理效率。加強(qiáng)隊(duì)伍的建設(shè)，校方相關(guān)責(zé)任人應(yīng)注重檔案管理隊(duì)伍人員的培養(yǎng)建設(shè)，開展一系列的培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化管理能力，確保檔案管理工作有效的進(jìn)行。

二、中學(xué)檔案管理工作效率的提升方式

1.優(yōu)化人力資源配置，注重管理人員隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)中學(xué)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，會(huì)給中學(xué)檔案管理工作造成很大的困難。檔案管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不全面，在檔案管理過程中遇到各種各樣的問題時(shí)，不能妥善解決。因此，檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)相關(guān)中學(xué)檔案管理辦法，遇到問題才能妥善的處理和解決，更好地完成工作。

在中學(xué)檔案管理工作中，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理，不斷提高管理人員以身作則的管理意識(shí)和管理水平。注重中學(xué)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，開展一系列的管理培訓(xùn)活動(dòng)，不僅要加強(qiáng)人員的管理能力，還需要確保管理人員在工作上協(xié)作配合，更好地完成中學(xué)檔案管理工作。管理人員掌握各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，根據(jù)實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際需要配備人員，同時(shí)對(duì)部分工作人員實(shí)行合理流動(dòng)，從而使人員管理更加靈活，合理利用調(diào)配人員，節(jié)約人員成本[7]。

2.加大中學(xué)檔案管理工作力度，建立中學(xué)檔案管理工作完善的監(jiān)督管理制度

中學(xué)檔案管理工作如果只在形式上應(yīng)付工作，那么即使投入再大、付出再多，管理也不能得到本質(zhì)改善。相關(guān)管理人員工作中應(yīng)相互監(jiān)督、相互提醒、相互檢查查找漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，排查存在的管理隱患。在中學(xué)檔案管理工作中一定要加強(qiáng)監(jiān)督管理力度，定期做好相關(guān)人員的管理技能培訓(xùn)工作。監(jiān)管人員在工作中要實(shí)施定時(shí)監(jiān)管與抽查監(jiān)管相結(jié)合，校方相關(guān)責(zé)任人要制定完善的監(jiān)管制度，標(biāo)準(zhǔn)化的中學(xué)檔案管理工作流程，有助于管理人員更好地展開工作，更好地明確管理過程中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)。管理人員根據(jù)管理流程以身作則，全面地開展中學(xué)檔案管理工作。

在中學(xué)檔案管理工作過程中出現(xiàn)漏洞的人員應(yīng)予以處罰，表現(xiàn)優(yōu)異的人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，做好獎(jiǎng)懲分明。將檔案管理監(jiān)管工作落到實(shí)處，促進(jìn)管理人員工作效率的提升。全面開展中學(xué)檔案管理工作，使檔案管理人員看到監(jiān)管部門的力度，促進(jìn)管理人員工作效率的提升。中學(xué)還可以通過改革薪酬福利體系的管理模式，改變過去檔案管理人員“死工資”的薪酬體系，明確檔案管理人員的工作范圍和工作職責(zé)，嚴(yán)格考核檔案管理人員的工作能力和落實(shí)工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，全面提升檔案管理的工作效率和管理人員的工作能力。

3.建立中學(xué)檔案管理工作完善的管理系統(tǒng)

中學(xué)檔案管理工作僅靠人力是無法準(zhǔn)確進(jìn)行管理的，所以應(yīng)建立完善的中學(xué)檔案管理工作辦法。根據(jù)完善的中學(xué)檔案管理工作辦法，對(duì)管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面而有序的管理，達(dá)到最佳的中學(xué)檔案管理工作效果?，F(xiàn)階段科技化發(fā)展迅速，在進(jìn)行中學(xué)檔案管理工作時(shí)要應(yīng)用現(xiàn)代化的科技，結(jié)合現(xiàn)代化的管理手段制定有效的管理舉措。在各項(xiàng)工作中運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，能有效地控制和消除檔案管理隱患，準(zhǔn)確收集信息數(shù)據(jù)，建立檔案信息系統(tǒng)，提升各項(xiàng)工作的效率。

在中學(xué)檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)存在的問題進(jìn)行科學(xué)化的管理，能有效地提升檔案的存放和使用，為中學(xué)檔案管理工作提供保障。要不斷地優(yōu)化技術(shù)，使技術(shù)能更好地發(fā)揮高效的作用，在中學(xué)檔案管理工作中充分發(fā)揮其工作效能。技術(shù)的優(yōu)化要充分發(fā)揮技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，管理人員應(yīng)秉承著積極探索、優(yōu)化技術(shù)的理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，優(yōu)化中學(xué)檔案管理工作系統(tǒng)。

4.明確中學(xué)檔案管理工作的管理流程和規(guī)章制度

管理人員在檔案的存放、分類、儲(chǔ)存以及提檔各個(gè)環(huán)節(jié)中要符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)識(shí)并了解中學(xué)檔案管理工作可能遇到的管理隱患和問題，并針對(duì)這些問題給出針對(duì)性的處理。校方相關(guān)責(zé)任人和檔案管理人員將現(xiàn)代化的管理辦法與以往在檔案管理過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，制定一系列的中學(xué)檔案管理工作流程和規(guī)章制度，使得檔案管理人員明確工作職責(zé)、工作范圍，制度的落實(shí)對(duì)出現(xiàn)的管理問題能更好的規(guī)避和總結(jié)。做好對(duì)中學(xué)檔案管理工作中檔案資料的分類整理，確保資料有據(jù)可查，防止管理隱患存在。在中學(xué)檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)要落實(shí)具體責(zé)任人，監(jiān)管人員對(duì)各部分的工作情況進(jìn)行工作的監(jiān)督檢查。

在中學(xué)檔案管理過程中，人員明確規(guī)章制度、工作步驟、標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，有助于檔案管理人員更好地展開工作，促使人員明確中學(xué)檔案管理過程中的環(huán)節(jié)，做好流程化的詳細(xì)記錄。檔案管理工作人員秉承以身作則、履職盡責(zé)的工作作風(fēng)，全面地開展檔案管理工作。促發(fā)檔案管理人員的責(zé)任制，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)處理，將管理工作落于實(shí)處，確保中學(xué)檔案管理的管理進(jìn)程。

5.注重中學(xué)檔案管理人員的能力提升

中學(xué)檔案管理工作在人員的選擇上，選擇管理能力較高的人員。中學(xué)檔案管理人員具備良好的管理能力，在實(shí)際工作中，能對(duì)整體中學(xué)檔案管理工作做好全面的分析。校方應(yīng)積極組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，接受先進(jìn)的中學(xué)檔案管理思想理念，豐富管理人員的檔案管理知識(shí)和技能。通過科學(xué)化、現(xiàn)代化的方法學(xué)習(xí)，使得中學(xué)檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)更加完整、清晰、準(zhǔn)確，為檔案的建立和提取提供有力的保障。認(rèn)真做好中學(xué)檔案管理人員的管理水平的教育培訓(xùn)工作，使人員明確中學(xué)檔案管理中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，全面提升中學(xué)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。

相關(guān)中學(xué)檔案管理的人員也要秉承積極學(xué)習(xí)的作風(fēng)，提升自身的檔案管理技能，立足本職崗位，全面提升自身的檔案管理能力，確保中學(xué)檔案管理工作的順利展開。做好人員緊密配合，出現(xiàn)工作問題協(xié)商解決，做好交流工作。強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，每項(xiàng)工作都需要人員與環(huán)節(jié)的配合，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理人員的自我管理與自身技能的提升，培養(yǎng)一支素質(zhì)過硬、管理專業(yè)、有團(tuán)結(jié)協(xié)作精神的隊(duì)伍。中學(xué)檔案管理人員要提供準(zhǔn)確的資料和數(shù)據(jù)，從而確保了中學(xué)管理工作的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。中學(xué)檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎虼嗽诠ぷ髦斜仨氁髾n案管理人員有較高責(zé)任心、服務(wù)態(tài)度好、思想道德水平高，保證能夠勤勤懇懇地完成中學(xué)檔案管理工作。中學(xué)檔案管理人員在檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)該積極主動(dòng)，以飽滿的熱情為檔案需求者提供服務(wù)。另外，還要有良好的工作心態(tài)，擁有一定的責(zé)任心，在檔案管理工作中嚴(yán)格要求自己，提高自己的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)意識(shí)，以積極向上的工作態(tài)度，為自己塑造一個(gè)良好的服務(wù)形象。

6.中學(xué)檔案管理中現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用以及優(yōu)化

現(xiàn)階段信息化發(fā)展迅速，在中學(xué)檔案管理時(shí)應(yīng)用信息化的技術(shù)手段，不僅能提升檔案管理工作的工作效率，而且能更有效地對(duì)檔案的變更進(jìn)行管理，促進(jìn)檔案管理工作的完整性。

在中學(xué)檔案管理各項(xiàng)工作中運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，能更有效地控制精準(zhǔn)工作量，錄入更多的信息數(shù)據(jù)，建立龐大的信息系統(tǒng)。也便于提升各項(xiàng)工作的效率，有效地保護(hù)檔案信息，為信息資源管理提供完善完整的管理數(shù)據(jù)。中學(xué)檔案管理對(duì)各種信息的收集、整理和采集，不僅要通過人員，也要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行雙重的保障，才能突出完善中學(xué)檔案管理工作的成果。所以在操作時(shí)，要注意信息資料的不固定性、變更性，有效有力地對(duì)變更的情況進(jìn)行調(diào)查和整合。要隨時(shí)做好監(jiān)督和管理工作，便于下一步工作的落實(shí)。只有確保穩(wěn)定準(zhǔn)確的中學(xué)檔案管理信息才能確保檔案信息得到有效的應(yīng)用。

現(xiàn)代化科學(xué)化技術(shù)的扶持，要不斷地優(yōu)化技術(shù)，使技術(shù)能更好地發(fā)揮高效的作用，在全面地收集資料的基礎(chǔ)上，對(duì)信息資料進(jìn)行分析和整理，能傳遞更有效的數(shù)據(jù)。技術(shù)的優(yōu)化要充分發(fā)揮技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和作用，全面提升管理工作，檔案管理人員應(yīng)秉承著積極探索、優(yōu)化管理技術(shù)的理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方式，減少中學(xué)檔案管理中的問題，優(yōu)化檔案管理的效率。

結(jié)語

綜上所述，優(yōu)化人力資源配置，注重管理人員隊(duì)伍建設(shè)，加大中學(xué)檔案管理工作力度，建立中學(xué)檔案管理工作完善的監(jiān)督管理制度，建立中學(xué)檔案管理工作完善的管理系統(tǒng)，明確中學(xué)檔案管理工作的管理流程和規(guī)章制度，注重中學(xué)檔案管理人員的能力提升，在中學(xué)檔案管理中優(yōu)化管理技術(shù)手段，能有效地解決中學(xué)檔案管理中存在的問題，全面提升檔案管理工作的整體效率，充分發(fā)揮檔案資料的重要價(jià)值。