信息化時代學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

張 巖

（朝陽師范高等?？茖W(xué)校，遼寧 朝陽 122000）

創(chuàng)新精神對于各行各業(yè)而言都有著關(guān)鍵性的作用，信息化時代的來臨也是在科研人員創(chuàng)新精神不斷地推動下才得以實(shí)現(xiàn)的。因此，各個行業(yè)都應(yīng)當(dāng)秉持著創(chuàng)新原則，找出最適合自己的發(fā)展路徑，利用新型的技術(shù)手段提高整體的工作效率。學(xué)校檔案是記錄各類信息資源的關(guān)鍵性文件，這些文件對于學(xué)校作出各項(xiàng)決策、進(jìn)行各項(xiàng)管理制度的制定起到了關(guān)鍵性的作用，只有利用這些數(shù)據(jù)對學(xué)校的各項(xiàng)決策進(jìn)行有力支持，才能保證學(xué)校的發(fā)展方向不出現(xiàn)偏差，檔案管理工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)建設(shè)。隨著信息時代的來臨，學(xué)校需要儲存的數(shù)據(jù)數(shù)量也越來越龐大，這對于檔案管理工作的要求也越來越高，為了進(jìn)一步提升檔案管理工作效率，應(yīng)當(dāng)引入信息化技術(shù)，利用全新的技術(shù)管理手段，優(yōu)化整體的管理流程，讓檔案的借閱與儲存不再成為復(fù)雜繁瑣的工作環(huán)節(jié)，要盡量地減少資源的過度浪費(fèi)，節(jié)約更多空間，讓檔案管理工作能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展提供更加有力的支撐。

一、信息化時代學(xué)校檔案管理工作的內(nèi)容

1.數(shù)字檔案儲存

我國的傳統(tǒng)檔案工作是利用紙質(zhì)文件進(jìn)行信息記錄與儲存，而在信息化時代下，這種儲存工作發(fā)生了形式上的變化。信息設(shè)備的引用可以將紙質(zhì)文件的信息進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)換，讓紙質(zhì)文件檔案中的文字信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字，儲存在設(shè)立好的檔案信息庫內(nèi)，這樣便可以讓檔案信息連入到互聯(lián)網(wǎng)平臺，將檔案信息進(jìn)行云端儲存，同時也能夠讓信息實(shí)現(xiàn)高速共享與調(diào)用，可以進(jìn)行多次備份，并且儲存的工具可以是外端儲存設(shè)備也可以是云端儲存設(shè)備，這種儲存并不會占用檔案室內(nèi)的過多空間，也不會輕易發(fā)生損毀現(xiàn)象。學(xué)校內(nèi)需要記錄的信息資源數(shù)量較多，在調(diào)閱的時候往往需要耗費(fèi)大量的時間進(jìn)行分類查找，這種情況下不利于學(xué)校的各項(xiàng)工作開展，而在信息時代下，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件進(jìn)行儲存，能夠在網(wǎng)絡(luò)上的索引系統(tǒng)進(jìn)行高效查找，對檔案的信息資源的妥善利用。更方便人們利用信息對學(xué)校的各項(xiàng)事件進(jìn)行分析，調(diào)取各類的信息資源，也避免了在調(diào)研過程中發(fā)生的數(shù)據(jù)損壞現(xiàn)象，進(jìn)一步保證了檔案信息的完整性，由此可見，數(shù)字檔案儲存成了當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中的主要工作模式之一，而這種工作模式也成為了推動檔案管理工作發(fā)展的重要環(huán)節(jié)[1]。

2.自動化檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式與當(dāng)前的信息化管理模式有著較大的區(qū)別，大多數(shù)的檔案信息都是利用紙質(zhì)的文件記錄的，檔案管理人員需要對這些紙質(zhì)文件進(jìn)行整理分類，因工作需要一些信息資源的時候，需要將這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行調(diào)用，在調(diào)用過程中如果出現(xiàn)意外，很容易造成檔案資源的丟失與損壞，這種情況下檔案的管理工作被很多人視為一項(xiàng)繁瑣至極的工作。而且紙質(zhì)的檔案整體較為脆弱，且需要占據(jù)檔案室的過多空間，這樣必須要對檔案進(jìn)行定期的處理，無形之間也加大了檔案管理人員的工作量。檔案室的溫度與條件要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，這樣才能保證紙質(zhì)檔案不因潮濕等問題發(fā)生損壞。隨著信息時代的來臨，檔案管理工作的工作任務(wù)量也在逐漸增多，過量的信息資源讓很多檔案管理工作變得更加復(fù)雜，學(xué)校作為教書育人的場所，記錄的各項(xiàng)信息數(shù)量更是繁多，如果依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理，很難保證檔案管理的有效性，更無法將這些信息資源進(jìn)行全面的利用，因此將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中成了當(dāng)前檔案工作發(fā)展中的常見改革形勢。智能技術(shù)已經(jīng)普及到千家萬戶，帶動了多項(xiàng)產(chǎn)業(yè)的進(jìn)步，檔案管理工作迎來了全新的發(fā)展機(jī)遇，通過檔案自動化管理能夠?qū)n案管理流程高效簡化，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息進(jìn)行儲存，這樣檔案在保存過程中不必再占據(jù)過多的空間，也不會再有更多的儲存條件，只需要設(shè)置好檔案管理的系統(tǒng)，購入素材計算機(jī)設(shè)備對檔案信息進(jìn)行管理，就能完成檔案信息的儲存工作。而且檔案的調(diào)用也不再面臨著檔案丟失的風(fēng)險，因?yàn)樾畔⒒臋n案數(shù)據(jù)能夠及時進(jìn)行備份與儲存，并且高速實(shí)現(xiàn)信息共享。在信息化的需求下，人們在調(diào)用檔案信息時能夠結(jié)合計算機(jī)技術(shù)將檔案信息進(jìn)行傳輸與共享，讓檔案的調(diào)用環(huán)節(jié)更加安全，有效提升整體的管理效率[2]。

二、信息化時代學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

1.優(yōu)化檔案管理模式

在檔案管理工作的發(fā)展過程中，最重要的發(fā)展方向是檔案管理模式的改革，信息化時代的來臨讓檔案管理的形式更加多樣，檔案管理人員也可以利用信息技術(shù)進(jìn)行全面的改革規(guī)劃，在此背景下，許多學(xué)校購入了現(xiàn)代化檔案管理手段的相關(guān)設(shè)備檔案管理人員，需要及時適應(yīng)現(xiàn)代化管理流程，這樣才能真正地利用設(shè)備，提高整體的管理效率。學(xué)校檔案管理工作還需要依靠信息技術(shù)才能實(shí)現(xiàn)真正的改革，因此學(xué)校應(yīng)當(dāng)注重理念的革新，投入更多資源到學(xué)校的檔案管理部門建設(shè)過程中，將更多的指示文件檔案轉(zhuǎn)化為信息檔案，這樣便可以利用計算機(jī)設(shè)備將更多的檔案信息資源進(jìn)行儲存，通過檔案系統(tǒng)完善檔案管理流程。除此之外，也要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，利用培訓(xùn)的方式讓他們對改革后的檔案管理模式進(jìn)行了解，讓他們能夠快速熟悉自己的工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的最高效率，讓更多的檔案信息能夠得到合理的應(yīng)用，將更多信息完整的保存，讓檔案管理工作的發(fā)展速度更適合當(dāng)前學(xué)校的發(fā)展速度，推動學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展[3]。

2.加強(qiáng)觀念的創(chuàng)新

為了能夠讓學(xué)校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各個部門的理念創(chuàng)新，如果校方領(lǐng)導(dǎo)缺少對管理工作的重視，也缺少創(chuàng)新精神，很難讓管理部門實(shí)現(xiàn)真正的轉(zhuǎn)變，因此應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳，并且結(jié)合現(xiàn)代發(fā)展的狀態(tài)對未來的發(fā)展形勢進(jìn)行分析，這樣才能夠讓更多人直觀地看到檔案管理工作的發(fā)展前景，實(shí)現(xiàn)理念的轉(zhuǎn)變，讓更多檔案管理人員能夠強(qiáng)化自身工作意識，將自身投入到工作當(dāng)中，有序地推動檔案管理工作的改革創(chuàng)新。檔案管理人員更應(yīng)當(dāng)不斷地加強(qiáng)自身理念的創(chuàng)新，結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對未來的發(fā)展形勢進(jìn)行分析，在工作中認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理工作的整體流程是否有完善的方向，找到時間進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，通過信息技術(shù)的學(xué)習(xí)強(qiáng)化自身的工作效率，讓更多新型的管理設(shè)備能夠得到全面的應(yīng)用，并且制定完善的檔案管理制度，利用創(chuàng)新后的管理形式提升整體的工作效率，在提升檔案管理水平的同時讓檔案管理工作真正地能夠推動學(xué)校的發(fā)展，讓學(xué)校的每一項(xiàng)決策都得到有力的檔案信息資源支持，通過觀念上的創(chuàng)新，讓檔案管理部門迎來真正的變革[4]。

3.加強(qiáng)各個部門的聯(lián)系

隨著現(xiàn)代信息資源的不斷增加，僅僅憑借檔案管理部門難以完成學(xué)校檔案的全部管理工作，在信息化時代背景下，檔案部門應(yīng)當(dāng)積極與各個部門進(jìn)行聯(lián)系，這樣才能完成信息資源的有效傳遞檔案管理工作。不僅僅是保存檔案與分類檔案，還需要將各類信息進(jìn)行有效的利用，通常學(xué)校內(nèi)的各個部門會在一些會議時調(diào)用檔案信息，進(jìn)行信息資源的整理，利用信息化手段處理的檔案信息，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的高效共享，讓各個部門之間的檔案信息傳遞效率得到提升，讓檔案管理系統(tǒng)逐步完善。而傳統(tǒng)的檔案管理模式，則需要各個部門親自去檔案室進(jìn)行檔案紙質(zhì)信息的調(diào)閱，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)建與各個部門的聯(lián)系途徑，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效共享，只要在網(wǎng)絡(luò)上利用社交軟件便能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的傳輸，并且要與各個部門的管理人員進(jìn)行充分溝通，了解他們工作的需求，這樣才能夠調(diào)用出更適合他們進(jìn)行應(yīng)用的檔案，要對他們的部門工作職責(zé)了解清楚，這樣才能對檔案信息進(jìn)行有效篩選，更快地幫助其他部門的人員尋找到檔案信息的資料。檔案信息的錄入過程需要實(shí)現(xiàn)自動化的處理，提高檔案的利用效率。在管理過程中，應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)管理人員的服務(wù)意識，完善檔案管理系統(tǒng)與查詢系統(tǒng)，讓管理人員能夠第一時間尋找到所需要的資料，構(gòu)建信息化平臺，讓服務(wù)質(zhì)量得到質(zhì)的飛躍，通過各個部門之間的聯(lián)系，讓各個類信息資源能夠得到更全面的利用，共同推動學(xué)校的發(fā)展[5]。

4.強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

在信息化時代，檔案管理工作迎來了全新的發(fā)展機(jī)遇，而利用信息化技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息進(jìn)行儲存，成了檔案管理工作中主要的工作形式，在這種工作環(huán)境中，不僅需要提升管檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，利用合理的手段強(qiáng)化整體的工作效率，還應(yīng)當(dāng)注重檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。為了保證檔案信息的安全性，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才建設(shè)專業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，這樣才能夠在網(wǎng)絡(luò)上對檔案信息進(jìn)行儲存，并且能保證網(wǎng)絡(luò)上信息資源的安全性，因此應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息化，建設(shè)利用合理的手段提升信息數(shù)據(jù)庫的整體功能性。在建設(shè)檔案信息庫的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)提供相應(yīng)的建議。比如，日常檔案管理工作中需要做好的分科目分錄以及檔案信息資源的整體整合方法，從細(xì)節(jié)入手實(shí)現(xiàn)檔案信息與數(shù)據(jù)信息的有效融合，將更多的紙質(zhì)文字記錄轉(zhuǎn)換成網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)記錄，這樣能夠讓信息得到更加長久的保存，也能節(jié)約更多的空間，讓更多信息資源能夠得到保存。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，并且聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)人才進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的安全維護(hù)工作，現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)上有許多危險漏洞，一旦檔案系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，很容易導(dǎo)致檔案信息泄露，影響學(xué)校的整體信息資源規(guī)劃，因此應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從不同方面入手，讓檔案信息數(shù)據(jù)庫更加完善，提升檔案管理服務(wù)的整體質(zhì)量。

5.提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

信息化時代中，學(xué)校檔案管理工作迎來了新的發(fā)展，為了進(jìn)一步提升檔案管理工作效率，通常會引進(jìn)信息化設(shè)備進(jìn)行檔案的全面管理，這樣對于檔案管理人員的要求也逐步提高。傳統(tǒng)的檔案管理模式中所聘用的檔案管理人員并不需要較高的工作素養(yǎng)，只要經(jīng)過短期的培訓(xùn)就可以實(shí)現(xiàn)檔案工作的處理，雖然內(nèi)容較為繁瑣，但整體的工作流程較為簡單，適合尚未接過專業(yè)教學(xué)的檔案管理人員進(jìn)行工作。但是隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作中利用了更多的信息技術(shù)，為了進(jìn)一步保證工作效率，讓信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)真正的效果，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)聘請專業(yè)的檔案管理人員，讓他們的新思想與新思維創(chuàng)新檔案管理工作中的整體形式，讓他們能夠利用更新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升檔案管理的整體效率，讓他們能夠熟練地操作電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案工作的儲存與調(diào)取。檔案管理工作人員的知識與內(nèi)涵是非常重要的，因此在選擇聘用檔案管理人員的過程中，也應(yīng)當(dāng)考察他們的知識涵養(yǎng)，這樣他們才能夠跟隨上社會科技發(fā)展的步伐，強(qiáng)化自身的工作效果，明確自身的工作職責(zé)。其次，還應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，設(shè)置更加全面的檔案培訓(xùn)計劃，讓更多檔案管理人員能夠通過培訓(xùn)提升自身的專業(yè)能力。除了應(yīng)當(dāng)聘請專業(yè)的檔案管理人員，還應(yīng)當(dāng)聘請專業(yè)的信息技術(shù)人員，這樣才能夠定期的對檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)檔案系統(tǒng)中存在的安全隱患，及時作出處理，避免因檔案系統(tǒng)的問題導(dǎo)致檔案文件丟失與損壞，提升整體的檔案管理效率。

結(jié)語

綜上所述，信息時代的來臨讓管理工作的地位得到了提升，學(xué)校檔案中記錄著學(xué)校發(fā)展過程中的各項(xiàng)重大事件以及各類的教學(xué)成果，是一種寶貴的信息資源，因此需要采用合理的手段強(qiáng)化整體的管理效率。在目前我國學(xué)校檔案管理工作中仍舊存在著許多問題尚未解決，只有明確這些問題，在這些問題的基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案管理工作的形式，讓信息技術(shù)支撐起檔案管理工作的開展，讓學(xué)校內(nèi)儲存的檔案信息能夠更加有效地應(yīng)用起來，才能讓更多人能夠通過檔案信息認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作的創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)從改變觀念為主，只有提升人們的觀念，對檔案管理工作重視起來，才能推動檔案管理的信息化建設(shè)，讓管理人員制定明確的管理制度，真正地提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理模式，加強(qiáng)各個部門間的聯(lián)系，逐步完善檔案的信息庫建設(shè)，這樣才能讓檔案管理工作更好地服務(wù)于學(xué)校的資源調(diào)用，讓學(xué)校迎來真正的發(fā)展。