淺談如何做好新形勢(shì)下的婚姻檔案管理工作

孫艷艷

（日照市東港區(qū)檔案館，山東日照 276800）

引言

婚姻檔案是婚姻登記工作開(kāi)展最為直接的體現(xiàn)，同時(shí)也是國(guó)家檔案管理重要內(nèi)容，是對(duì)婚姻家庭合法權(quán)益維護(hù)的關(guān)鍵所在，是保證家庭和睦、推進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定的有效舉措?；橐鰴n案管理工作與人們的生活密切相關(guān)，我們應(yīng)該高度重視婚姻檔案的管理，認(rèn)清婚姻檔案管理的現(xiàn)狀，明確婚姻檔案工作開(kāi)展中的不足，積極尋求切實(shí)有效的方法，提高檔案管理的綜合素質(zhì)?；橐鰴n案是國(guó)家機(jī)關(guān)制定有關(guān)方針政策的可靠依據(jù)，也是發(fā)展民政事業(yè)不可或缺的一部分，是進(jìn)行法律教育和道德教育的良好素材。結(jié)婚登記手續(xù)檔案，是指結(jié)婚登記注冊(cè)機(jī)關(guān)在受理結(jié)婚登記注冊(cè)、撤銷離異登記注冊(cè)、補(bǔ)發(fā)結(jié)婚登記手續(xù)證件等過(guò)程中產(chǎn)生的證據(jù)記載，反映婚姻當(dāng)事人雙方有關(guān)的婚姻狀況原始記錄，經(jīng)過(guò)整理集中保存起來(lái)以備日后利用的專門材料。從結(jié)婚登記手續(xù)檔案中能夠很明顯的發(fā)現(xiàn)，結(jié)婚登記手續(xù)檔案的管理主體仍是結(jié)婚登記手續(xù)部門，婚姻登記檔案是在辦理相關(guān)婚姻手續(xù)過(guò)程中形成的，其作用是集中整理保存以備日后查考。

一、婚姻檔案工作管理的主要特點(diǎn)分析

我國(guó)婚姻檔案管理工作包含以下特點(diǎn)：婚姻檔案管理的對(duì)象是具體的。應(yīng)當(dāng)明確，婚姻登記檔案是中國(guó)公民在婚姻登記、離婚登記和再婚登記過(guò)程中生成的。這些過(guò)程中的主要目標(biāo)具有相似的特征，即將或遺忘具備婚姻關(guān)系的人，無(wú)論是結(jié)婚、離婚還是復(fù)婚登記，最終檔案資料都會(huì)涉及到雙方，婚姻檔案中缺失任何一方都是不成立的，這與人事檔案管理工作開(kāi)展有較大的差異性。此外，婚姻檔案具有專指性，婚姻登記檔案與其他類型的檔案相比具有較大差異性，男女雙方在進(jìn)行結(jié)婚、離婚以及復(fù)婚登記過(guò)程中，有必要主動(dòng)提供相應(yīng)材料的，或者可以提供材料復(fù)印件的，所提供的材料可以呈現(xiàn)當(dāng)事人的實(shí)際婚姻狀況，從中可看出婚姻登記檔案的指向性。另外，婚姻檔案具有保密性，由于檔案中很多內(nèi)容都涉及雙方當(dāng)事人的基本個(gè)人信息。這些信息都是當(dāng)事人的隱私應(yīng)受到保護(hù)，因此，婚姻檔案是保密的。由于一些特殊的原因，需要對(duì)婚姻檔案進(jìn)行查看或利用，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，通過(guò)合法手段防止當(dāng)事人的個(gè)人隱私受到侵犯，從而保證婚姻登記檔案的保密性。

二、婚姻登記檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.資料保存不當(dāng)

部分工作人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，并未嚴(yán)格按照規(guī)定開(kāi)展工作。在人流量相對(duì)較大的高峰期，管理工作難以滿足實(shí)際需求，檔案材料流失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。此外，在辦理建檔材料的過(guò)程中，部分工作人員未嚴(yán)格按照法律法規(guī)開(kāi)展，會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人身份證信息模糊不清、復(fù)印件不符合規(guī)范等問(wèn)題，使得后續(xù)工作難以順利開(kāi)展。

2.檔案管理不當(dāng)

婚姻檔案管理不當(dāng)主要體現(xiàn)在保密工作方面。在傳統(tǒng)的婚姻登記檔案管理過(guò)程中，檔案使用者可以對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱，管理人員并未對(duì)此情況進(jìn)行合理處理，導(dǎo)致檔案資料泄露、流失情況較為嚴(yán)重，進(jìn)而使得當(dāng)事人的權(quán)益受到侵害。

3.檔案利用率不高

婚姻檔案管理工作不僅僅局限于資料收集、管理及保存，還要方便后續(xù)的查閱和使用。就目前狀況來(lái)看，房屋購(gòu)買、戶口遷移以及子女上學(xué)等都與婚姻登記檔案有密切聯(lián)系。然而，在婚姻登記改革前，檔案管理中存在著當(dāng)事人姓名、出生年月等同名等問(wèn)題，都為婚姻登記檔案管理工作帶來(lái)諸多困難。

三、新形勢(shì)下做好婚姻檔案管理工作

1.以科學(xué)思想為指導(dǎo)

婚姻登記是我國(guó)重要的法律性文書之一，在婚姻法得到完善后，婚姻登記保管年限被修改為一百年。但如今，由于中國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，結(jié)婚登記手續(xù)部門也出現(xiàn)了急劇的變動(dòng)，在實(shí)際管理工作中也將面對(duì)著越來(lái)越嚴(yán)峻的發(fā)展局面。為提高結(jié)婚登記手續(xù)檔案保管工作的順利開(kāi)展，政府有關(guān)人員必須與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)轉(zhuǎn)化新觀念，堅(jiān)持以科學(xué)思想為指導(dǎo)，根據(jù)婚姻登記工作廣泛性、社會(huì)性的特點(diǎn)，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行檔案管理，保護(hù)雙方當(dāng)事人的合法權(quán)益，維護(hù)當(dāng)事人隱私。在日常工作中，檔案管理人員要建立完善檔案管理制度體系，加強(qiáng)對(duì)歸檔、交接、查詢等方面的管理，盡量避免出現(xiàn)文件丟失、數(shù)據(jù)遺漏等管理問(wèn)題。同時(shí)，婚姻登記在人們的日常生活和社會(huì)穩(wěn)定中發(fā)揮著重要作用。與普通企業(yè)的日常檔案管理相比，婚姻登記檔案管理需以國(guó)家法律為基礎(chǔ)，具備更強(qiáng)的法律效應(yīng)。管理行為要與政府有著密切聯(lián)系，嚴(yán)格按照《婚姻法》中的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行，婚姻登記檔案與當(dāng)事人的個(gè)人檔案有密切聯(lián)系，在管理過(guò)程中若不慎泄露他人隱私，會(huì)對(duì)他人造成嚴(yán)重的權(quán)益侵害。因此，在婚姻登記檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格檢查服務(wù)對(duì)象，確保各項(xiàng)信息僅對(duì)當(dāng)事人開(kāi)放，不得隨意泄露他人信息。

2.強(qiáng)化信息化管理力度

我國(guó)科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，信息技術(shù)在多領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，這為婚姻登記檔案管理工作指明方向，這也是檔案管理的主要趨勢(shì)。建立信息管理系統(tǒng)，輸入身份證號(hào)、戶籍雙方姓名等信息，就能了解當(dāng)事人的婚姻狀況，并進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。與傳統(tǒng)婚姻登記檔案管理方式相比，信息技術(shù)的應(yīng)用可以進(jìn)一步提高工作效率。工作人員應(yīng)加強(qiáng)婚姻登記檔案信息管理意識(shí)。目前，我國(guó)社會(huì)發(fā)展迅速，人口基數(shù)快速增長(zhǎng)，登記結(jié)婚和離婚人數(shù)每年都在快速增加，這也對(duì)婚姻登記檔案的管理提出了更高的要求。檔案不僅需要詳細(xì)記錄實(shí)際情況，在保存后還要便于查閱，目前檔案查閱人數(shù)也在增加，若依舊延續(xù)傳統(tǒng)的管理方法，很難滿足人們?cè)鲩L(zhǎng)的需求。因此，要理性看待檔案管理工作，充分意識(shí)到科學(xué)技術(shù)的優(yōu)越性，并將信息技術(shù)應(yīng)用于日常管理當(dāng)中，保證管理工作流程透明公開(kāi)。與此同時(shí)，還要遵循資源共享原則，從源頭提升婚姻登記檔案管理工作的綜合效率[1]。

相關(guān)部門要加大對(duì)信息管理的資金支持。要實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案管理的信息化，離不開(kāi)掃描儀、攝像頭、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的支持。要進(jìn)行結(jié)婚登記手續(xù)檔案保管的信息化發(fā)展，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，提高檔案管理的綜合水平。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，當(dāng)?shù)卣c國(guó)家需要加強(qiáng)資金投入，從軟件與硬件兩方面做起，提高檔案管理工作的綜合效率。從硬件角度來(lái)看，要配備相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備，將資金用在關(guān)鍵部分，完善婚姻登記檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。從軟件角度來(lái)看，要研發(fā)相應(yīng)的信息化管理平臺(tái)，確保該平臺(tái)具備多元化的功能，搭建完善的婚姻登記檔案管理系統(tǒng)，使得檔案查閱、共享更加便利。與此同時(shí)，不同地區(qū)還需根據(jù)實(shí)際狀況制定完善信息化管理體制，確保各項(xiàng)工作能夠得到落實(shí)。

此外，還需保證婚姻登記檔案信息化管理的安全性。檔案信息管理平臺(tái)具有虛擬化特征，可以儲(chǔ)備海量的檔案資料，使人們能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱，打破時(shí)空的局限，在享受先進(jìn)技術(shù)便捷的同時(shí)還需注意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，防止電子檔案發(fā)生泄漏，保證信息系統(tǒng)的安全性，免受黑客、病毒的攻擊。工作人員應(yīng)首先在計(jì)算機(jī)中安裝系統(tǒng)防病毒軟件，設(shè)置防火墻，確保網(wǎng)絡(luò)安全，并定期修復(fù)網(wǎng)絡(luò)漏洞。其次，要強(qiáng)化加密技術(shù)，設(shè)置工作人員才具備訪問(wèn)系統(tǒng)的資格憑證，避免出現(xiàn)資料泄露狀況[2]。

3.科學(xué)管理婚姻登記檔案

在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，工作人員要遵循科學(xué)管理原則，根據(jù)實(shí)際情況制定管理計(jì)劃，從而提高工作的綜合質(zhì)量。在開(kāi)展這項(xiàng)工作的過(guò)程中，要以婚姻法為依據(jù)，確保檔案管理有法可依，并根據(jù)婚姻的性質(zhì)和年份對(duì)檔案進(jìn)行分類。就婚姻狀況而言，可以分為離婚和結(jié)婚，依次進(jìn)行分類，避免頻繁切換，增加工作負(fù)擔(dān)。從管理模式來(lái)看，可推行分級(jí)管理，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，婚姻登記檔案由縣級(jí)婚姻登記機(jī)關(guān)管理，各種信息也由婚姻登記機(jī)關(guān)管理，可對(duì)檔案進(jìn)行分類，不同級(jí)別機(jī)關(guān)管理不同內(nèi)容，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)有效管理?；橐鰴n案管理有其自身特點(diǎn)，在檔案管理的過(guò)程中，要充分重視檔案管理的針對(duì)性和科學(xué)性，落實(shí)專人管理。由于婚姻檔案數(shù)量大、內(nèi)容雜，管理者應(yīng)在檔案管理過(guò)程中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)理論知識(shí)和管理技術(shù)，同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的橫向交流，汲取同行先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提升檔案管理綜合能力[3]。管理機(jī)構(gòu)要落實(shí)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，進(jìn)行婚姻檔案管理建設(shè)，構(gòu)建婚姻檔案專用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)施內(nèi)部資源共享，完善婚姻檔案管理。在婚姻檔案管理過(guò)程中，對(duì)于檔案管理應(yīng)在當(dāng)?shù)貞艏?，人事管理，民政部門的配合下，制定科學(xué)系統(tǒng)的婚姻檔案管理規(guī)章制度。對(duì)于婚姻檔案的人員配備，管理體制，績(jī)效考核，檔案管理方式方法，檔案利用的流程，都需制定專門的程序和標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理過(guò)程中要做到有章可循，有關(guān)程序標(biāo)準(zhǔn)制定要具備可行性，切實(shí)責(zé)任落實(shí)到位，讓檔案管理工作相關(guān)人員能夠按照程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的應(yīng)用和管理。婚姻檔案信息的搜集與匯總，是婚姻檔案真實(shí)性與實(shí)用性的重要保障。所以，在信息采集過(guò)程中，有關(guān)人員要正確鑒定和甄別檔案內(nèi)容，嚴(yán)格鑒定檔案形式，系統(tǒng)核對(duì)檔案中有關(guān)的數(shù)據(jù)，從根源上確保了檔案的可靠性和真實(shí)性[3]。

4.提升管理人員綜合素質(zhì)

婚姻登記檔案具備較強(qiáng)的憑證作用，對(duì)當(dāng)事人的生活以及國(guó)家檔案管理具有重要作用。管理人員在工作中除了完成檔案登記之外，還要結(jié)合實(shí)際需求對(duì)檔案進(jìn)行整理和保存，方便后續(xù)使用，提升檔案的使用率。隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的變化，人們?cè)谏钪谢橐龅怯洐n案使用頻率提升[4]。在未來(lái)的發(fā)展中，政府檔案管理部門要強(qiáng)化對(duì)于婚姻登記檔案的管理，加強(qiáng)對(duì)管理的重視，解決了檔案管理流程中出現(xiàn)的問(wèn)題。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，不斷優(yōu)化組織形式，通過(guò)引入更先進(jìn)的科學(xué)管理形式和管理設(shè)施設(shè)備，可以進(jìn)一步優(yōu)化管理工作流程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并在領(lǐng)導(dǎo)的組織下強(qiáng)化對(duì)檔案管理保存區(qū)域的建設(shè)質(zhì)量，規(guī)范檔案管理，提高婚姻登記檔案綜合管理質(zhì)量。在婚姻登記檔案管理過(guò)程中，工作人員的能力會(huì)影響管理的綜合質(zhì)量。因此，在新形勢(shì)下，管理機(jī)關(guān)應(yīng)強(qiáng)化對(duì)工作人員的能力培養(yǎng)，定期培訓(xùn)員工，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量提升，培訓(xùn)可結(jié)合線下線上的實(shí)訓(xùn)培訓(xùn)和課程學(xué)習(xí)，培養(yǎng)管理者運(yùn)用現(xiàn)代管理制度的能力，提高工作人員安全意識(shí)，保護(hù)人民群眾的隱私[5]。

5.搭建信息化平臺(tái)

新形勢(shì)下，檔案管理要重視信息化建設(shè)，管理人員應(yīng)保證檔案管理的動(dòng)態(tài)性，方便工作人員可及時(shí)進(jìn)行使用和修改。在檔案保管信息化建設(shè)過(guò)程中，要提高現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，必須通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備完成檔案保管工作，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n進(jìn)行長(zhǎng)期保存，這樣不但減少了管理成本，同時(shí)也大大提高了管理系統(tǒng)的綜合效能。除此之外，工作人員還應(yīng)在檔案管理中適當(dāng)引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅方便了管理員工實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案管理，還極大便利了人員的管理工作，滿足了當(dāng)?shù)鼐用駥?duì)于檔案使用的需求。在信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員要注重網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，避免檔案內(nèi)容泄露造成隱私安全問(wèn)題，確保文件安全?；橐龅怯洐n案是重要的民生檔案。近些年來(lái)，群眾辦理購(gòu)房貸款財(cái)產(chǎn)繼承與分割、生育獨(dú)生子女費(fèi)發(fā)放領(lǐng)取等方面的事物，對(duì)于婚姻檔案查詢利用率相對(duì)較高。東港區(qū)是日照市駐地區(qū)，婚姻登記屬地管理，僅館藏婚姻檔案就16多萬(wàn)件，為了提高查詢效率，解決群眾兩頭跑的問(wèn)題，東港區(qū)檔案館利用檔案信息現(xiàn)代化技術(shù)，利用一年多時(shí)間，逐步實(shí)現(xiàn)了婚姻檔案信息共享、異地查詢和掌上查詢等。2021年，區(qū)檔案館上門指導(dǎo)區(qū)婚姻登記處開(kāi)通館室一體化檔案查詢系統(tǒng)專線，實(shí)現(xiàn)了兩部門婚姻檔案數(shù)據(jù)共享。同時(shí)，協(xié)助其完成了館藏與室存電子數(shù)據(jù)的融合。由此，實(shí)現(xiàn)了區(qū)婚姻登記處現(xiàn)場(chǎng)電子檔案高效查詢和省內(nèi)婚姻登記部門之間的數(shù)據(jù)推送，為婚姻登記省內(nèi)通辦提供了檔案支撐。2021年下半年，區(qū)檔案館與市檔案館共同設(shè)計(jì)了掌上查檔小程序，將婚姻檔案列入查詢范圍，通過(guò)近半年的調(diào)試運(yùn)行，年底已實(shí)現(xiàn)順利查閱。掌上查檔的開(kāi)通，直接實(shí)現(xiàn)了檔案查閱服務(wù)零距離，極大地方便了人民群眾，體現(xiàn)了檔案為民服務(wù)的本質(zhì)。

結(jié)語(yǔ)

婚姻檔案登記管理工作是檔案管理工作中的重要組成部分，現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展迅速，婚姻檔案管理工作難度不斷增加，國(guó)家行政主管部門應(yīng)推進(jìn)信息化建設(shè)，優(yōu)化婚姻檔案管理體系，提高工作人員的能力，進(jìn)而保證婚姻檔案管理的綜合質(zhì)量?；橐鰴n案保管中的一個(gè)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)性管理工作，要從理論層面做好對(duì)婚姻檔案的基礎(chǔ)理論研究，從政策層面保證檔案管理的有效實(shí)施，從科技層面做好檔案信息的獲取與識(shí)別工作，從體制層面健全檔案管理的使用過(guò)程與規(guī)范，進(jìn)一步發(fā)揮好婚姻檔案的管理功能。