信息化手段下如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理與控制對(duì)策

牟善季 丁海峰

（日照市婦幼保健院，山東日照 276826）

在醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作中，除了要重視業(yè)務(wù)水平的提升，干部人事檔案管理工作同樣十分重要。高效的干部人事檔案管理工作可以使得醫(yī)院在體現(xiàn)公益性的協(xié)同兼顧醫(yī)院自身利益，即實(shí)現(xiàn)醫(yī)院社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益兩者兼得。一方面，可以進(jìn)一步提高醫(yī)院的工作效率，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，更好地為就診群眾提供服務(wù)，進(jìn)而提升醫(yī)院自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。另一方面，可以加強(qiáng)職工對(duì)醫(yī)院的歸屬感、認(rèn)同感，提高職工的工作積極性、主動(dòng)性，從而減少醫(yī)院人才流失，為醫(yī)院發(fā)展打牢人才基礎(chǔ)。更重要的是，可以將醫(yī)院歷史沿革、發(fā)展歷程、價(jià)值觀等一些需要傳承的精神層面材料完整、準(zhǔn)確地保留傳承下來(lái)。

以往，醫(yī)院的干部人事檔案管理大多都是采用紙質(zhì)化的管理方式。隨著信息技術(shù)水平的提高，更多醫(yī)院，特別是綜合實(shí)力雄厚的三甲綜合醫(yī)院都正改革過(guò)渡為信息化管理。醫(yī)院通過(guò)信息化手段，能夠顯著提高干部人事檔案管理工作效率，避免紙質(zhì)化管理過(guò)程中因人為或者環(huán)境造成的檔案損壞，保障檔案的完整性和安全性。未來(lái)，醫(yī)院要想進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)在信息化手段基礎(chǔ)之上，加以精細(xì)化管理方式。

一、當(dāng)前醫(yī)院干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

就干部人事檔案是職工的第二生命這一特點(diǎn)，干部人事檔案管理工作存在以下問(wèn)題。

一是醫(yī)院干部人事檔案管理工作仍停留在紙質(zhì)化檔案管理階段。從當(dāng)前醫(yī)院干部人事檔案管理工作來(lái)看，能夠發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)工作有兩個(gè)明顯特點(diǎn)：憑證性和唯一性。固然當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到一定程度，但是在干部人事檔案管理工作上，仍然不可能完全拋棄紙質(zhì)檔案管理模式。特別是信息技術(shù)手段使用時(shí)間有限，在之前大部分干部人事檔案都是采取紙質(zhì)檔案的管理方式，導(dǎo)致當(dāng)前的干部人事檔案管理工作在全面性以及動(dòng)態(tài)化上還有所欠缺。除此之外，也很難實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的全方位以及遠(yuǎn)程共享工作。

二是醫(yī)院干部人事檔案管理人員不足且不專業(yè)。目前，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在醫(yī)院的管理工作當(dāng)中。相較于其他行業(yè)來(lái)說(shuō)，醫(yī)院的信息化專業(yè)性較強(qiáng)，特別是在進(jìn)行干部人事檔案管理，不僅需要工作人員對(duì)檔案管理工作有深入了解，同時(shí)還應(yīng)具備一定的醫(yī)療知識(shí)。而現(xiàn)狀是，部分從事醫(yī)院干部人事檔案管理工作的人員存在臨時(shí)工、身兼數(shù)職以及非專業(yè)人士的情況。這樣勢(shì)必會(huì)阻礙醫(yī)院的干部人事檔案管理水平的提升，也會(huì)影響醫(yī)院的人力資源利用效率[1]。

三是部分醫(yī)院對(duì)干部人事檔案管理重視程度不夠。目前部分醫(yī)院對(duì)干部人事檔案管理工作相對(duì)忽視。從思想上沒(méi)有引起重視，個(gè)別醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為干部人事檔案大部分是個(gè)人或者是單位老材料的存儲(chǔ)，沒(méi)有實(shí)用價(jià)值，誰(shuí)都干得了，什么人都可以干。這在一定程度上影響了干部人事檔案管理工作，存在干部人事檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。

四是醫(yī)院干部人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不一。醫(yī)院特別是公立三甲醫(yī)院，存在規(guī)模大、就診人員多。受財(cái)政投入不足、編制緊張、管理日趨精細(xì)化等因素，醫(yī)院人手緊張是普遍現(xiàn)象。為解決這一矛盾，大部分醫(yī)院都采取招用合同工、派遣工等臨時(shí)性工作人員，以解決人員不足，緩解人才緊缺的現(xiàn)狀。從醫(yī)院干部人事檔案管理的角度來(lái)說(shuō)，此類人員與醫(yī)院正式工作人員相比，其干部人事檔案管理工作較滯后，要求標(biāo)準(zhǔn)不一，一定程度上影響了干部人事檔案管理工作的進(jìn)度和醫(yī)院人才工作穩(wěn)定。

二、信息化手段在醫(yī)院干部人事檔案管理工作中的必然性

1.提高干部人事檔案的利用率

對(duì)于醫(yī)院的干部人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化手段的應(yīng)用能夠明顯提高檔案的利用效率。在以往的紙質(zhì)化管理模式中，工作人員要想充分利用這些干部人事檔案，需調(diào)閱大量的資料。在這個(gè)過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間去查閱不同的干部人事檔案，同時(shí)效率也十分低下。而通過(guò)信息化手段，則能夠通過(guò)信息管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資料的快速查詢、導(dǎo)出工作，從而幫助工作人員對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行分析和管理，極大地提高干部人事檔案管理工作效率，使醫(yī)院能夠更好地利用現(xiàn)存的干部人事檔案，從而改善醫(yī)院的管理工作水平，促進(jìn)醫(yī)療水平的提高。

2.符合現(xiàn)代醫(yī)院管理要求

紙質(zhì)檔案管理模式不僅需要耗費(fèi)大量的人力和物力，更重要的是需要耗費(fèi)大量時(shí)間，效率低下。在當(dāng)前醫(yī)院人員流動(dòng)較為頻繁的背景下，紙質(zhì)化管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足這一需求。有關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院使用紙質(zhì)管理的單位干部人事檔案管理工作存在一個(gè)比較嚴(yán)重的問(wèn)題，那就是利用率較低，利用的范圍也較為狹窄，又加之干部人事檔案保密性特點(diǎn)，就導(dǎo)致紙質(zhì)化管理模式成為阻礙醫(yī)院人力資源管理工作的絆腳石之一。因此，在這樣的情況下，一定要推動(dòng)干部人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，這樣才能使人力資源管理工作跟上醫(yī)院的發(fā)展需求，幫助醫(yī)院能夠在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得更大的經(jīng)濟(jì)效益[2]。

3.改善以往管理工作模式存在的問(wèn)題

根據(jù)醫(yī)院以往干部人事檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展情況來(lái)看，能夠發(fā)現(xiàn)在工作中存在一些問(wèn)題。比如，對(duì)員工實(shí)際情況記錄不完整，在檔案中并不能充分體現(xiàn)員工本身的思想水平、學(xué)術(shù)水平以及工作實(shí)際情況，人事基礎(chǔ)信息不準(zhǔn)確、更新不及時(shí)，提取利用人數(shù)信息耗時(shí)長(zhǎng)、效率低，因工作人員崗位變動(dòng)造成干部人事檔案材料丟失，干部人事檔案歸檔不及時(shí)，歷史干部人事檔案不能很好地為當(dāng)前人事工作服務(wù)，等等。同時(shí)，也無(wú)法體現(xiàn)員工的整體變化，更無(wú)法對(duì)員工的職業(yè)發(fā)展做出一個(gè)完整的追蹤。這樣一來(lái)，就導(dǎo)致醫(yī)院在進(jìn)行人力資源管理工作時(shí)，很難通過(guò)檔案對(duì)員工有一個(gè)準(zhǔn)確的判斷。而醫(yī)院人力資源的改善，就需要從信息化建設(shè)做起。通過(guò)信息化手段，能夠?qū)T工的發(fā)展情況進(jìn)行及時(shí)的跟蹤記錄。以這種方式，讓相關(guān)工作人員清楚了解醫(yī)院?jiǎn)T工的狀況，加快實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，并且?guī)椭t(yī)院進(jìn)行科學(xué)合理的人員流動(dòng)工作，從而進(jìn)一步提高醫(yī)院?jiǎn)T工的綜合素質(zhì)，使醫(yī)院的醫(yī)療水平能夠得到更大的提升。最后，通過(guò)檔案，醫(yī)院管理人員也能夠?qū)θ瞬庞懈雍侠淼睦茫⑶议_(kāi)展有效的考察工作，讓醫(yī)院的每一位員工能夠待在適合自己的崗位上。

三、信息化手段對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理的重要性

1.有效提高醫(yī)院的干部人事檔案管理工作效率

眾所周知，信息化手段的一大優(yōu)勢(shì)就是借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提高工作中必要環(huán)節(jié)的自動(dòng)化水平，不僅可以保障相關(guān)工作信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時(shí)也能夠提高工作效率。而醫(yī)院的干部人事檔案管理工作，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，能夠?qū)ο嚓P(guān)檔案信息進(jìn)行快速的輸入、存儲(chǔ)、調(diào)取、共享等功能，從而避免以往傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式中的需要耗費(fèi)大量時(shí)間的問(wèn)題，同時(shí)也能夠節(jié)約人力以及紙質(zhì)檔案保存所需要耗費(fèi)的物力，在提高工作效率的同時(shí)也能夠降低工作所需要消耗的成本。而在醫(yī)院內(nèi)部的管理工作當(dāng)中，干部人事檔案會(huì)涉及不同的工作環(huán)節(jié)。除了人事以及行政部門以外，各個(gè)科室的工作中同樣也需要利用到干部人事檔案。而通過(guò)信息化手段，則能夠借助互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息的管理和分析工作，快速進(jìn)行信息的共享，并且在這個(gè)過(guò)程中保障檔案文件的機(jī)密性。這樣一來(lái)，就能夠幫助醫(yī)院更好地開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)，使醫(yī)院在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中有更好的發(fā)展[3]。

2.降低醫(yī)院管理成本

對(duì)于醫(yī)院的干部人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化手段的利用能夠有效降低管理成本。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式當(dāng)中，由于紙張本身存在的特性，就導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要專門的員工對(duì)檔案進(jìn)行管理、分類工作，同時(shí)還需要有專門的地方對(duì)檔案進(jìn)行保存。保存地還有一定環(huán)境要求，比如濕度、溫度等，否則紙張?jiān)诒４孢^(guò)程中很容易出現(xiàn)霉變，導(dǎo)致干部人事檔案被破壞。而通過(guò)信息化管理手段，能夠?qū)⒓堎|(zhì)化的干部人事檔案數(shù)字化。相較于紙質(zhì)化需要大量的空間來(lái)保存，一個(gè)小小的U盤就能夠保存大量的數(shù)字化檔案，就更不用說(shuō)將檔案儲(chǔ)存在醫(yī)院自己的服務(wù)器或者云端中，方便醫(yī)院對(duì)大量的干部人事檔案進(jìn)行管理。除此之外，干部人事檔案本身涉及個(gè)人隱私，因此在管理工作中一定要重視保密性。而通過(guò)信息技術(shù)，能夠保障數(shù)字化檔案的保密性，避免員工的隱私外露。

3.提高職工對(duì)醫(yī)院認(rèn)同感、歸屬感，打牢人才基礎(chǔ)

醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力在于人才。醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)對(duì)人才標(biāo)準(zhǔn)要求較高，導(dǎo)致醫(yī)院人才競(jìng)爭(zhēng)尤為激烈。加上醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)合同工、派遣工等臨時(shí)性工作人員較多，更加加劇了工作人員特別是人才流失風(fēng)險(xiǎn)。利用信息化手段做好干部人事檔案管理工作既要著眼于現(xiàn)有正式干部人事檔案管理工作的精細(xì)化，又要重視非正式干部人事檔案管理工作。

四、信息化手段下加強(qiáng)醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理與控制工作的對(duì)策

1.搭建干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高無(wú)紙化檔案管理水平

在當(dāng)前醫(yī)院的干部人事檔案管理工作中，要想進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理與控制，從而提高管理工作效率，首先需要做的一件事就是建立一個(gè)完善的干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。而該信息數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建需要依賴安全加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。在實(shí)際工作中，需要借助電子計(jì)算機(jī)以及服務(wù)器作為數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建基礎(chǔ)，之后再利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和安全加密技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行管理、儲(chǔ)存、分析和共享工作。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式來(lái)說(shuō)，信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立的一大優(yōu)勢(shì)就是能夠擁有海量的儲(chǔ)存空間，從而解決檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題。同時(shí)，在工作過(guò)程中，相關(guān)工作人員可以快速記錄醫(yī)院各個(gè)工作人員的相關(guān)信息，并且針對(duì)工作人員本身的崗位、職責(zé)對(duì)其進(jìn)行分類，并詳細(xì)記錄每位工作人員的具體工作情況，從而對(duì)其工作情況有一個(gè)正確、公正、客觀的認(rèn)識(shí)，這對(duì)于醫(yī)院的人力資源管理工作有著極大的幫助。在搭建信息數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候必須要重視安全加密技術(shù)的應(yīng)用。通過(guò)這種方式，不僅能夠保障信息數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)還能夠避免信息數(shù)據(jù)丟失、泄露等問(wèn)題的發(fā)生。

2.完善干部人事檔案的信息化管理控制模式

在當(dāng)前醫(yī)院的干部人事檔案管理工作當(dāng)中，要想進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理工作，那么還需要建立一套完善的管理模式和流程。通過(guò)這種方式，才能夠讓工作人員明確工作目標(biāo)，并且了解具體的工作內(nèi)容，為他們的日常工作提供指導(dǎo)和依據(jù)。在醫(yī)院的管理工作中，需要讓不同崗位的工作人員都熟悉如何用電子文件以及信息化手段來(lái)開(kāi)展工作。同時(shí)，也要熟悉醫(yī)院內(nèi)部管理系統(tǒng)的資料上傳、下載以及共享操作。通過(guò)這種方式，不僅能夠有效提高醫(yī)院的干部人事檔案管理工作，對(duì)于其他科室工作的開(kāi)展也有著巨大幫助。而在這個(gè)過(guò)程中，負(fù)責(zé)干部人事檔案管理工作的人員就能夠以此收集到更多醫(yī)院工作人員的信息，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的完善，使檔案管理人員能夠更加深入地了解每一位工作人員，從而更好地開(kāi)展人力資源調(diào)配工作。

3.建立一套完善的檔案管理制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓，對(duì)于醫(yī)院的干部人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，建立一套完善的檔案管理制度至關(guān)重要。這是因?yàn)椋畔⒒ぷ鞯拈_(kāi)展同樣也要建立在制度的基礎(chǔ)之上，這樣才能保障各項(xiàng)工作的有序性，提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量，確保每項(xiàng)工作都能有有條不紊的展開(kāi)。而檔案管理制度的建立需要從三個(gè)方面入手。

第一，要基于現(xiàn)有檔案管理制度的基礎(chǔ)之上，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行完善。每一個(gè)醫(yī)院本身都有一套現(xiàn)行的檔案管理制度。但是，這套制度的制定通常已經(jīng)度過(guò)了很長(zhǎng)的時(shí)間，不一定適合信息化時(shí)代下的檔案管理工作。同時(shí)，醫(yī)院多年的發(fā)展，也會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響。因此，先要根據(jù)信息化時(shí)代下的管理工作特點(diǎn)以及醫(yī)院實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行調(diào)整，加入計(jì)算機(jī)管理措施以及計(jì)算機(jī)的信息整理歸納流程。通過(guò)這種方式，就能夠使檔案管理制度更加符合當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展需求。

第二，要制定數(shù)字化檔案的管理措施，通過(guò)這種方式能夠更好地應(yīng)用干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)開(kāi)展日常的管理工作。而該項(xiàng)措施應(yīng)當(dāng)要覆蓋日常的計(jì)算機(jī)軟件和硬件配備工作、通訊設(shè)備的使用、信息數(shù)據(jù)庫(kù)的使用以及信息技術(shù)設(shè)備的使用。通過(guò)這種方式，既能夠保障干部人事檔案得到充分的利用，同時(shí)又能夠保障信息的安全性和隱私性，盡可能降低人為因素給干部人事檔案管理工作造成的阻礙。

第三，對(duì)于干部人事檔案管理工作人員的管理措施。在信息時(shí)代下，要想確保工作人員能夠充分利用信息化手段提高管理工作效率，使干部人事檔案得到充分利用，那么必須要保障工作人員擁有足夠的專業(yè)知識(shí)，包括信息技術(shù)、人事管理等。只有這樣，才能提高工作人員的工作效率，使醫(yī)院的干部人事檔案精細(xì)化管理得到進(jìn)一步提升。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于醫(yī)院的干部人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在信息時(shí)代下，要想進(jìn)一步加強(qiáng)精細(xì)化管理與控制工作，那么就需要做到三點(diǎn)，分別是搭建一個(gè)干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、完善干部人事檔案管理控制模式、建立一套完善的管理制度。只有這樣，才能充分發(fā)揮信息化手段的優(yōu)勢(shì)，改善傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題和弊端，有效提高管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，幫助醫(yī)院進(jìn)一步提高自身的醫(yī)療水平，為廣大患者提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。