公交提升檔案管理信息化水平的實(shí)踐

馬雅靜

（北京公共交通控股（集團(tuán)）有限公司，北京 100055）

前言

加強(qiáng)檔案管理不僅可以提升檔案管理質(zhì)量，也可以提高公交公司管理水平。同時，大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)支持，因此公交公司應(yīng)通過有效措施提高管理水平，積極打造“智慧公交”。

一、提升檔案管理信息化水平的意義

檔案管理是針對檔案實(shí)體與信息的管理工作，需要做好收集、鑒定、存儲以及利用等各個方面的工作，解決檔案分散、零亂等問題。信息化管理就是利用大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)開展檔案管理工作，提高檔案管理效率與質(zhì)量，減輕管理人員的工作壓力。公交屬于公共交通，公交公司屬于服務(wù)行業(yè)，代表著一個城市的形象。且公交公司在經(jīng)營過程中會產(chǎn)生大量的檔案信息，加強(qiáng)檔案管理不僅可以提升公交公司內(nèi)部的管理水平，也可以展現(xiàn)良好的城市形象，促進(jìn)公共交通事業(yè)的發(fā)展。

1.有利于減輕工作強(qiáng)度

簡單來說，信息化的檔案管理就是利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案資源的開發(fā)與利用。之前，公交公司檔案部門以紙質(zhì)檔案為主要管理對象，在查詢和利用檔案時需要從大量的紙質(zhì)檔案找出所需信息。而實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理可以讓公交公司的檔案管理人員利用信息技術(shù)與計算機(jī)處理檔案、查詢檔案、利用檔案，有利于減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度[1]。同時，人工操作的效率相對較低，會浪費(fèi)大量的時間，進(jìn)行信息化管理可以提高效率。

2.有利于提高管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理主要是人工管理，工作效率比較低，且紙質(zhì)檔案很容易出現(xiàn)受潮變質(zhì)等情況。同時，在日常查閱檔案的過程中也會對檔案造成磨損，所以長久存放可能會導(dǎo)致檔案無法正常使用。而加強(qiáng)信息化管理可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，不僅可以提升工作效率，也可以減少檔案磨損，加大檔案保護(hù)力度。

3.有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

公交公司在經(jīng)營過程中會產(chǎn)生大量的檔案信息，其中一些信息是可以公開的，利用信息技術(shù)手段可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，增進(jìn)人們對公交公司的了解。

4.有利于做好加密檔案的保護(hù)工作

公交公司的部分檔案是需要加密保存的，若出現(xiàn)檔案信息泄露等情況將會造成嚴(yán)重后果，而利用信息化管理手段可以有效保護(hù)檔案信息，增強(qiáng)檔案信息的安全性。

二、電子檔案管理的特點(diǎn)

電子檔案是信息化管理的關(guān)鍵，而電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有一定的差異，需要掌握電子檔案管理的特點(diǎn)。

1.歸檔時間的特點(diǎn)

在進(jìn)行電子檔案管理時，只要檔案信息完整便可以即時歸檔，且在歸檔時會先設(shè)置檔案分類號與檔案訪問級別，之后再將其錄入檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中[2]。即時歸檔這一特點(diǎn)可以減少文件的漏歸，提升檔案歸檔率，保障檔案信息的完整性。同時，也可以避免檔案信息被病毒或黑客破壞。

2.歸檔方式的特點(diǎn)

在電子檔案形成過程中，公交公司需要隨時對檔案進(jìn)行數(shù)字簽名、身份驗(yàn)證與信息驗(yàn)證等多重保護(hù)，可有效避免檔案信息在傳輸過程中出現(xiàn)問題，有利于增強(qiáng)電子檔案的真實(shí)性與完整性。

3.保管方式的特點(diǎn)

在保管檔案時，公交公司會將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，將其錄入到檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案保護(hù)。同時，若檔案的初始形式是電子檔案，公交公司也會利用打印機(jī)打印一份紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的對應(yīng)。

4.分類編號的特點(diǎn)

檔案部門在接收到電子檔案之后，需要利用計算機(jī)對檔案進(jìn)行分類處理，即根據(jù)時間、內(nèi)容等情況對電子檔案進(jìn)行處理[3]。同時，檔案部門也會利用年度號、分類號等方式對電子檔案進(jìn)行分類編號。

5.查詢利用的特點(diǎn)

檔案借閱者需要依據(jù)權(quán)限設(shè)定才能夠通過內(nèi)網(wǎng)登錄檔案管理信息系統(tǒng)，并查閱檔案，可有效保障檔案的安全性。

三、公交公司檔案管理信息化中的問題

1.重視程度不足

從某種角度來看，檔案信息屬于無形資產(chǎn)，可以記錄公交公司的發(fā)展情況，也可以為公交公司的未來發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息。但是，部分公交公司沒有意識到檔案管理的重要性，甚至認(rèn)為開展檔案管理工作會造成資源浪費(fèi)，便會弱化檔案管理工作。例如，部分管理層對檔案工作的重視程度不足，沒有全面開展檔案工作與信息化管理，也沒有制定健全的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案丟失、檔案損壞等情況頻頻出現(xiàn)。

2.檔案利用率低

檔案管理包括諸多環(huán)節(jié)，例如檔案歸檔、檔案存儲、檔案利用等，其中檔案利用是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。只有做好檔案利用工作才能夠充分展現(xiàn)檔案信息的價值，但是部分公交公司的檔案利用率比較低。公交公司設(shè)置的檔案借閱流程十分繁瑣、復(fù)雜，且檔案的保密級別較高，加大了檔案利用的難度，導(dǎo)致檔案成為擺設(shè)[4]。

3.檔案管理人員專業(yè)水平低

檔案管理信息化水平的提升需要專業(yè)人才的支持，但是部分公交公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力相對較差，無法滿足工作需求。部分工作人員具備豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可以進(jìn)行檔案的分類管理，但是缺乏信息技術(shù)應(yīng)用能力，無法將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，也不會利用信息系統(tǒng)。部分工作人員雖然會應(yīng)用信息技術(shù)，但是缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，無法將檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合起來。

4.檔案信息化建設(shè)技術(shù)落后

若想提升檔案管理的信息化水平就需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善相關(guān)的軟硬件設(shè)施。例如，不僅需要配備計算機(jī)，也需要配備打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，并優(yōu)化軟件設(shè)施。同時，在信息化管理中，管理人員不僅需要利用計算機(jī)進(jìn)行檔案的存儲，也需要完善信息系統(tǒng)的功能，靈活應(yīng)用信息系統(tǒng)開展管理工作。但是，公交公司在信息化管理中投入的資金相對較少，沒有完善基礎(chǔ)設(shè)施，也沒有完善信息系統(tǒng)的功能。

四、公交公司提升檔案管理信息化水平的策略

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

公交公司管理層在檔案管理中具有引導(dǎo)作用，若想提升檔案管理信息化水平就需要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，有效推進(jìn)各項(xiàng)工作。首先，應(yīng)提高管理層的重視程度。管理層需高度重視檔案管理與信息化管理等各項(xiàng)工作，全面開展信息化的檔案管理。為此，公交公司可以構(gòu)建由主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人共同構(gòu)成的領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌規(guī)劃信息化檔案管理工作。同時，領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)綜合分析檔案管理現(xiàn)狀，成立檔案管理工作小組，貫徹落實(shí)各項(xiàng)管理工作。其次，應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計。近年來，科技水平不斷提升，公交公司開始打造“智慧公交”，而檔案管理也是關(guān)鍵內(nèi)容，需要將信息化檔案管理納入“智慧公交”工作計劃當(dāng)中，并為工作開展提供人員支持、政策支持與資金支持。此外，應(yīng)落實(shí)崗位責(zé)任制度。為了貫徹落實(shí)管理工作，公交公司需構(gòu)建數(shù)字檔案室，對各個部門的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，同時應(yīng)當(dāng)明確管理人員的職責(zé)，落實(shí)崗位責(zé)任制度。例如，北京公交公司通過公開招標(biāo)的方式構(gòu)建數(shù)字檔案室，投入了600多萬元。該數(shù)字檔案室包括線網(wǎng)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)，完善了數(shù)字化加工系統(tǒng)、多媒體非線性編輯系統(tǒng)、建設(shè)類移交接受系統(tǒng)與虛擬庫房系統(tǒng)。

2.加大資金投入力度

科學(xué)技術(shù)日新月異，若想提升檔案管理信息化水平就需要更新信息化設(shè)備，為此公交公司應(yīng)綜合分析管理需求，加大資金投入力度，為信息化管理提供物質(zhì)保障。首先，應(yīng)完善軟硬件設(shè)施。信息化管理需要大量軟硬件設(shè)施，例如計算機(jī)、服務(wù)器、管理工具、打印機(jī)、攝像機(jī)、掃描設(shè)備等，需要采購符合需求且性價比高的設(shè)施。其次，應(yīng)構(gòu)建信息化庫房。為了更好地開展檔案管理工作，公交公司應(yīng)構(gòu)建信息化庫房并完善庫房配置，確保庫房含有防盜門、監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度傳感器、消防栓等設(shè)施，保障庫房運(yùn)行的安全性。此外，在信息化時代中，公交公司也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。為此，公交公司可以打造一個“智慧公交展示館”，利用多媒體設(shè)備并通過聲音、圖片、影像等方式展示公交公司的發(fā)展歷史、周年慶活動、主要成果等，這樣不僅可以讓人們了解公交公司的發(fā)展，也可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

3.健全管理制度

提升檔案管理信息化水平這一項(xiàng)工作具有持續(xù)性等特點(diǎn)，需要規(guī)章制度的支持，公交公司需要不斷完善檔案管理制度，增強(qiáng)制度的約束力，增強(qiáng)管理工作的規(guī)范性。第一，公交公司應(yīng)健全檔案管理制度體系。公交公司需綜合分析檔案管理現(xiàn)狀、信息化時代對檔案管理的要求，明確傳統(tǒng)管理制度中的不足與漏洞，進(jìn)一步完善檔案管理制度。同時，公交公司應(yīng)完善“信息化檔案管理辦法”“信息化管理流程”“檔案校對制度”等，利用規(guī)章制度約束檔案歸檔、鑒定、利用等各個管理環(huán)節(jié)，做好加密檔案的保護(hù)工作。完善的規(guī)章制度體系可以為檔案管理人員提供管理依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)，使管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化方向發(fā)展。第二，健全工作推進(jìn)機(jī)制。提升檔案管理信息化水平會涉及諸多方面的工作，公交公司應(yīng)堅持“高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求”的原則，汲取各方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。即公交公司可以邀請專業(yè)部門蒞臨指導(dǎo)，進(jìn)一步提升工作質(zhì)量。例如，可以邀請當(dāng)?shù)貦n案局的專業(yè)人員指導(dǎo)檔案工作，明確管理工作中的不足與漏洞，根據(jù)檔案局的意見改善管理工作。公交公司也需要定期組織管理工作討論會議，科學(xué)制定每一階段的管理目標(biāo)，綜合分析前一階段的工作，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，貫徹落實(shí)各項(xiàng)工作。第三，完善考核機(jī)制與獎勵機(jī)制。為了調(diào)動管理人員的工作積極性，公交公司需要完善考核機(jī)制與獎勵機(jī)制，定期對管理人員進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與工資掛鉤，并給予優(yōu)秀員工一定的精神獎勵與物質(zhì)獎勵。

4.加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)

公交公司應(yīng)動態(tài)觀察信息技術(shù)的發(fā)展情況，根據(jù)“智慧公交”進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。首先，應(yīng)提升數(shù)字化水平。公交公司需加大對電子文件的監(jiān)督管理力度，做好文件的歸檔工作。同時，公交公司需做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化注錄工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。數(shù)字化檔案的形式較多，例如光盤檔案、照片檔案等，加強(qiáng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化有利于提升數(shù)字化管理水平。例如，北京公交公司構(gòu)建了檔案管理信息系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案信息都存儲在了信息系統(tǒng)當(dāng)中，且完善了檔案利用功能，實(shí)現(xiàn)了全宗檢索和借閱；完善了離線客戶端功能。其次，應(yīng)全面開展數(shù)字化建設(shè)。公交公司可以構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將所有的檔案目錄信息都納入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的對應(yīng)。同時，應(yīng)完善數(shù)據(jù)庫功能，做好電子檔案的歸檔與處理工作。例如，可以利用數(shù)據(jù)庫對檔案進(jìn)行分類處理，構(gòu)建車輛檔案、線路檔案等不同專題的檔案數(shù)據(jù)庫。此外，為了保障檔案信息的安全性，減少黑客攻擊、病毒入侵等情況的發(fā)生，公交公司應(yīng)完善信息安全管理系統(tǒng)，利用防火墻等手段加強(qiáng)信息保護(hù)。

5.積極研發(fā)服務(wù)工具

電子檔案中含有大量的數(shù)據(jù)信息，只有做好檔案的借閱與服務(wù)工作才能夠提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案的作用，因此公交公司應(yīng)不斷完善檔案檢索工具，提高檔案服務(wù)水平。公交公司可以構(gòu)建完善的檔案檢索體系，科學(xué)編制檔案卷宗目錄、專項(xiàng)檔案目錄、照片檔案目錄，并將檔案目錄信息錄入到計算機(jī)當(dāng)中，使用戶直接利用計算機(jī)查閱檔案，提高檔案利用效率。公交公司也需要積極研發(fā)不同類型的檔案服務(wù)工具。從本質(zhì)上看，公交公司屬于公益性服務(wù)企業(yè)，需要通過有效措施提高檔案信息利用率。例如，公交公司可以編制并發(fā)行《公交公司發(fā)展史》等書籍，增進(jìn)人們對公交公司的了解。

6.提升管理隊伍的專業(yè)水平

檔案管理隊伍的專業(yè)水平會對檔案管理信息化水平的提升造成直接影響，公交公司需加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，打造一支經(jīng)驗(yàn)豐富、基礎(chǔ)知識扎實(shí)、專業(yè)能力強(qiáng)的管理隊伍。首先，公交公司應(yīng)加強(qiáng)管理隊伍教育，即開展職業(yè)素養(yǎng)教育，增強(qiáng)管理人員的職業(yè)意識。其次，公交公司應(yīng)做好專業(yè)培訓(xùn)工作，組織管理人員去檔案局等先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，增進(jìn)管理人員對信息化檔案管理的了解。

結(jié)語

傳統(tǒng)的檔案管理工作具有自主性、精簡性、隨意性等特點(diǎn)，且存在缺乏宏觀指導(dǎo)、信息化建設(shè)水平低等問題，嚴(yán)重降低了公交公司的檔案管理質(zhì)量。為了進(jìn)一步提升檔案管理的信息化水平，為“智慧公交”的發(fā)展提供支持，公交公司應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、為信息化建設(shè)投入更多的資金、根據(jù)實(shí)際情況完善管理制度并積極開展數(shù)字化建設(shè)。