新時期下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作要點探討

李理成 張紅仙

（1.臨滄市云縣涌寶中心衛(wèi)生院，云南 臨滄 675800；2.臨滄市云縣疾病預防控制中心，云南 臨滄 675800）

國內部分基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在基礎設施和管理水平上受傳統(tǒng)觀念影響，沒有緊跟時代的發(fā)展，導致檔案管理水平與國內醫(yī)院的整體發(fā)展進度脫軌。國內許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院因為沒有對以往的檔案信息進行整理保存，致使在其發(fā)展過程中遇到困難時沒有一個準確的參考依據(jù)，導致問題大量堆積，這在一定程度上限制了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的綜合發(fā)展。所以在目前對檔案信息非常重視的時代，要不斷完善和強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展，進而提升衛(wèi)生院的醫(yī)療服務水平。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的意義

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院是鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)最基礎的醫(yī)療機構，它的發(fā)展情況直接影響醫(yī)療技術進步，同時也關系著鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民的身體健康。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院肩負著為村民提供基礎醫(yī)療保障的重任，所以它的發(fā)展也直接影響著村民的日常生活及幸福指數(shù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案內，詳細記錄這當?shù)卮迕竦脑\斷和健康情況。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口基數(shù)較少，所以檔案的針對也就更強。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案也是當?shù)卮迕耦A防疾病、精準治療的重要參考依舊，是保證村民健康的基礎。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作直接關系到當?shù)卮迕裨陬A防疾病的效率，也是發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)基礎醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的前提。

二、基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.管理制度體系不完善

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理落后的主要原因就在于缺少科學合理、規(guī)范且完善的檔案管理制度。由于管理體系不健全，所以在實際工作過程中，存在管理意識不到位、制度松散等情況。也正是因為管理體系的缺失，導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在檔案管理工作中無法做到協(xié)調配合，使得檔案管理工作的實際作用無法被充分發(fā)揮、檔案信息與實際情況不符等情況。

2.對檔案管理的重視程度不夠

目前一些基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院存在一個“通病”，就是只重視醫(yī)療業(yè)務發(fā)展，對檔案管理的關注度不高。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院想要做好管理工作，當務之急就是要正視檔案管理工作，充分認識檔案管理工作的重要性。但是部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院受傳統(tǒng)觀念影響，對于檔案管理的重要性認識度不高，在人才方面也有嚴重的缺失，沒有一個穩(wěn)定的檔案管理團隊，人才流動性過高。綜合以上原因，導致檔案管理無法在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的日常工作中起到真正作用，逐漸被邊緣化，甚至放置不管，這也將嚴重限制鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展。

3.檔案管理工作人員業(yè)務素質有待提高

部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作人員都以兼職的形式存在，甚至出現(xiàn)由衛(wèi)生院護士、醫(yī)生等工作人員進行輪番替崗的情況，因為部分工作人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，對于檔案管理工作內容一知半解。雖然上級部分也會根據(jù)實際情況組織一些專業(yè)培訓活動，但是也都沒有得到基層的檔案管理人員的重視，對于培訓活動的積極性不高。再加上檔案管理人員在薪資待遇上沒有優(yōu)勢，這也使崗位的吸引力降低，專業(yè)人員的工作積極性不高[1]。以上種種原因導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，同時也沒有固定的檔案管理人才。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的工作要點

1.建立完整的檔案管理制度

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理制度建設上，首先，要保證檔案管理工作有法可依，為檔案管理工作的開展提供重要保障。還要根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的實際發(fā)展情況制定出一套適合于衛(wèi)生院日常工作的檔案管理體系，通過以上措施使鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作逐漸走向正規(guī)、科學。其次，在制定檔案管理規(guī)章制度時，要采用針對性的方式，按照檔案的類別制定具有針對性的制度，同時還要根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的實際管理情況增強檔案管理制度的可操作性[2]。

2.提高對檔案管理工作的重視程度

想要強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作，首先就是要讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的工作人員改變傳統(tǒng)觀念。在實際工作過程中，結合檔案管理的實際情況，讓檔案管理人員從思想觀念上發(fā)生改變，讓其了解檔案管理的重要性，從而提高對檔案管理工作的重視程度，做到與時俱進，以時代發(fā)展為基礎，讓管理人員深刻了解檔案管理工作的有效進行對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院發(fā)展的重要意義[3]。所以衛(wèi)生院的管理人員要提高認知范圍，了解檔案管理對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各部門工作的實際意義，讓檔案管理充分發(fā)揮其應有的作用。

3.加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理人員的綜合素質培訓

目前，國內部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員的綜合素質水平偏低，考慮到這一實際情況，衛(wèi)生院應當在日常生活中加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓，通過各種渠道尋找培訓機會并定期舉行培訓活動。在培訓時要依據(jù)衛(wèi)生院的實際發(fā)展方向進行具有針對性的培訓，要做到將知識引進來，再進行合理運用。培訓內容可以包括以下幾點，即在檔案管理過程中需要遵循的法律法規(guī)、檔案管理所需的專業(yè)知識、專業(yè)技能等。此外，為了能夠讓培訓更加高效，避免出現(xiàn)形式化，在培訓中應添加一項培訓考核制度，對參加培訓的人進行專業(yè)知識考核，從而提高培訓效率。在培訓過程中應當引導大家進行經(jīng)驗交流，通過相互學習實現(xiàn)共同進步。

4.及時更新檔案管理的軟硬件設施

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在基礎設備及規(guī)模上都不如大型醫(yī)院，因此在設備學習使用和管理上就會稍顯不足。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要不斷引進全新醫(yī)療設備及管理技術，使衛(wèi)生院整體管理水平逐步實現(xiàn)和現(xiàn)代化接軌。隨著時代的發(fā)展和進步，要求衛(wèi)生院努力實現(xiàn)檔案管理模式上的數(shù)字化發(fā)展。利用計算機技術，制定一套完整的信息化檔案管理體系，進一步提高檔案管理工作的工作效率，以此來促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的進步和發(fā)展。

5.創(chuàng)新鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作流程

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在建設規(guī)模上雖然比不上很多大型醫(yī)院，但其檔案資料卻有著種類多、數(shù)量基數(shù)大的特點。這就要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在進行檔案管理工作時，根據(jù)實際情況，創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理工作流程。首先，要加強對檔案管理類型的分析辨別能力，能夠準確地找出有用的材料和有價值的信息進行保存，并通過科學的方式進行分類，以此形成電子索引目錄。其次，提供鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理人員的資料歸納整理的規(guī)范化水平，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的一些重大活動、事件等，要進行及時整理歸納，最終形成電子文檔。

6.加大衛(wèi)生院網(wǎng)絡體系的構建

構建鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的網(wǎng)絡管理體系，有利于實現(xiàn)整體工作的統(tǒng)一領導和布置，同時對檔案管理上也能做到及時查閱。通過構建網(wǎng)絡管理體系還能夠提升工作人員的工作積極性，進而提高工作效率。同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院還應積極鼓勵管理人員進行工作創(chuàng)新，在原有的工作內容上進行拓展，開發(fā)全新的管理渠道，努力實現(xiàn)檔案資源利用率最大化。

7.服務發(fā)展

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案是一套發(fā)展信息源，其中記錄著衛(wèi)生院的發(fā)展歷程和診斷情況。開發(fā)檔案信息資源是檔案管理工作進行自我完善的重要途徑。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理人員在檔案管理工作觀念上要進行一定程度的轉變，以適應醫(yī)療衛(wèi)生工作的開展要求。科學合理的檔案管理，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展具有非常重要的意義。

8.加強學習依法歸檔的自覺性

健全的法律體系是保證檔案安全的重要途徑，也是檔案實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基礎。每一位患者的個人信息都應該被嚴格保密，不得有半點泄漏。其實國外在多年以前就已經(jīng)對個人檔案隱私安全做了保障措施，但是我國還沒有一個專門用來保護患者健康等個人隱私安全的法律制度，這讓一些不法分子找到了法律漏洞并做出非法行為。所以對于隱私安全，還是要加強重視，尤其是在患者進行個人信息登記時。

9.重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會效益

創(chuàng)建每個人都擁有的規(guī)范化健康檔案，同時還要配套一張健康記錄卡，將個人健康信息進行詳細記錄，以保證每個人可以世界各地通過健康記錄卡去醫(yī)院進行治療，省去了許多不必要的花銷，也能夠提升治療效率。充分發(fā)揮方案利用率，提高社會效益。

四、加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的必要性

1.抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的有效途徑

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的文件檔案是衛(wèi)生行政工作中具有查考利用價值的文件材料和合理集成。其歸檔的材料主要為公務文件，還有一些平行部門所抄送的文件。

檔案會將材料歸檔。記載在會議上沒有通過的決議事件，這樣做能夠有效防止院長憑借職務之便進行不合理的操作，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院造成不必要的損失。有了清楚的文件記載，就會對問責處理產(chǎn)生畏懼，從而規(guī)范自身工作和行為。

臨時用工的聘用合同及工資表的歸檔。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院為了臨時工作所需，會聘用臨時工人，比如冬天的鍋爐工、病患食堂的廚師等都屬于是臨時雇傭工人。將這些臨時工人的聘用合同和工資表進行歸檔，在一定程度上能夠提升其工作積極性，而且這樣也能為工作能力或積極性不足的臨時工人做勸退處理時提供合法依據(jù)。

職工的日常考勤、業(yè)績、獎罰情況歸檔。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的各崗位職工要在年底進行統(tǒng)一的考核評測，對業(yè)績完成較好的員工給予獎勵，相對的，對于那些業(yè)績不太好的員工也要給予相應的懲罰，這也能夠提升職工的工作積極性，同時也為工作情況做一個詳細匯報，以免發(fā)生不必要的糾紛。

對于上級部門下發(fā)的文件，也需要做詳細的歸檔。這對于指導鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生所工作有著非常重要的意義和作用。通過對上級所下發(fā)的指導工作思想做一項詳細記錄，這樣在需要時能夠及時做參考，也能規(guī)范領導者的工作行為規(guī)范，起到一個規(guī)范工作行為的憑證和依據(jù)。這也有利于衛(wèi)生院內部的員工團結。

平行部門抄送文件歸檔。作為平行部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院協(xié)同工作的真實記錄，在進行工作執(zhí)行時也能避免發(fā)生一些職責推諉的情況。另外，也可以為有關部門對工作進行追責時提供一項有利證明。

2.抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的有效方法

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院是一個獨立的經(jīng)濟核算單位，所以對所產(chǎn)生的經(jīng)濟消耗形成的票據(jù)也具有歸檔的必要。將財會檔案進行科學合理的保存有利于審計部門開展審計工作，也能夠對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的一些不合理財政支出進行及時制止。此外，財會檔案還能夠防止部分領導通過權利優(yōu)勢對共有財產(chǎn)進行不正當利用，從而杜絕或減少不必要的損失。

國有資產(chǎn)檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院更應該獲得更好的管理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在近幾年來國家對其購置檢驗。檢測等輔助醫(yī)療設備資金不斷加大，雖然還是比不上其他大型醫(yī)院，但是針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院自身設備來說，還是有了非常明顯的質量提升。另外，國有資產(chǎn)檔案管理得好，還可以有效預防醫(yī)療設備的流失。

3.抓好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的有效渠道

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院是我國最基礎的醫(yī)療機構，隨著國家近些年加大了對其資金的投入，讓衛(wèi)生院在設備和技術上都在拉近與大型醫(yī)院的距離。農(nóng)民想要治療相對嚴重的病時，可以去大型的醫(yī)院，對于一些小病，可以在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的小醫(yī)院進行治療。只有抓好病例檔案管理，才能將病例檔案管理得越合理，對于農(nóng)民看病來說就越方便，花的錢也就越少，這樣就能夠將鄉(xiāng)鎮(zhèn)的村民都吸引到衛(wèi)生院來看病了，經(jīng)濟自然也就提上去了。

保管好病案資料還能有效減少后期因醫(yī)藥費的事情發(fā)生一些不必要的糾紛，同時也能遏制通過多次報銷醫(yī)院費用獲取利益的不正當事件發(fā)生。也正是因為病例檔案的存在，使得病情診斷能夠做到有據(jù)可查。

五、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院該如何加強對病例檔案的管理

1.成立管理領導組織

病例檔案在管理上想要獲得進一步加強，單靠管理員自身的力量是遠遠不夠的，要借助集體的力量進行完善。所以通過成立一支領導小組對整個工作進行統(tǒng)一指揮和分配。選出一名組長負責工作的整體執(zhí)行，副組長則帶領組員進行材料的歸檔工作。

2.引入獎懲機制

單單成立領導組還不夠，這樣雖然在工作內容上有了明確劃分，但是對于工作的積極程度上，還是沒有辦法得到進一步保證，針對此問題，可以制定獎懲制度，對于工作成績好、積極性高的工作人員給予獎勵，而對于業(yè)績稍差或工作懈怠的員工給予懲罰，這樣可以有效提升員工工作進行性，從而促進整體工作的穩(wěn)定進行。通過獎懲機制還能篩選出一些專業(yè)能力差的職工，這對于人才的儲備和利用都具有非常重要的作用。

3.加強財務的投入和使用

雖然目前部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的經(jīng)濟情況呈現(xiàn)緊張狀態(tài)，但對于病例檔案管理方面的投入一定不能有所需懈怠，一些檔案管理的必需品都要備齊，對于檔案的防潮、防塵的措施也要做到位。此外，還要注意不要將病例檔案和其他檔案資料混放，最大限度杜絕一切不利隱患。

結語

有效開展檔案管理工作，能夠有效促進當?shù)蒯t(yī)療和科研工作的開展，同時對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的人事管理和行政管理工作都具有積極作用。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要對檔案管理工作有一個充分認識，提高對檔案管理工作的重視程度。在完善檔案管理工作任務時，要善于利用科學技術對檔案信息進行歸納管理，從而提供檔案信息的利用率，進而提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的日常工作效率。只有這樣才能使檔案管理工作發(fā)揮出其真正的作用，并進一步推進鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的整體發(fā)展。