信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新研究

張麗麗

（沂源縣退役軍人事務局，山東 淄博 256100）

隨著科技的不斷發(fā)展，信息化進入人們生活的方方面面，各行各業(yè)都在享受其便利。信息化，可以讓人們更快捷地查閱相關(guān)資料，提高退役軍人檔案管理效率。當前退役軍人檔案管理制度、安全等方面存在著許多問題，我國每年都有數(shù)十萬的退伍軍人，檔案管理也越來越要求精細化和復雜化，面對繁瑣的數(shù)據(jù)，建立大數(shù)據(jù)信息庫是最有效便捷的方法。

一、檔案管理信息化的理念

檔案信息化是指將檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，打造一條科學、合理的檔案信息管理模式，使得服務更加快捷，更快地向現(xiàn)代化方向發(fā)展。信息化的安全快捷等特點，使得檔案管理整體服務質(zhì)量得到大幅提升?？萍荚诓粩喟l(fā)展進步，檔案管理信息化未來還有很大發(fā)展空間。

二、當前退役軍人檔案管理存在的問題

1.檔案管理主體混亂

首先，我國退役軍人的檔案管理一直存在主體模糊的情況，一些部門權(quán)力交叉重疊現(xiàn)象嚴重，多個部門可以管理退役軍人檔案，這就導致在辦理事務退役軍人事務過程中，往往需要跨數(shù)個部門進行查找，導致需要投入大量人力資源，影響業(yè)務推進，最終還有可能一無所獲[1]。推動信息化建設(shè)有助于明確查詢權(quán)限，方便信息提取和查閱，提升檔案管理的綜合效率。其次，無序的管理，可能導致信息利用率低下，往往一件事情退役軍人需要跑多個部門進行詢問，這嚴重影響退役軍人回歸社會的生活和辦事人員的工作效率，運用計算機技術(shù)，便可更好地提高辦事效率以及檔案信息安全。最后，一些檔案管理機構(gòu)為實施信息化管理，仍采用紙質(zhì)檔案放在基層部門，制度規(guī)范不完善，導致了管理上的混亂。

2.檔案資料存在安全隱患

首先，退役軍人退伍后，因為工作調(diào)動等原因，需要頻繁使用檔案。紙質(zhì)檔案具有唯一性和原始性的特點，是一種重要的信息資源，一旦損毀滅失會造成無法彌補的損失，這給退役軍人的生活帶來不便。紙質(zhì)檔案保管也對現(xiàn)實有著嚴格要求，例如防火、防蟲、防潮等，現(xiàn)實中往往未能符合要求。紙質(zhì)檔案在移交的過程中，因為管理人員專業(yè)素質(zhì)等問題，可能會存在保管不善或者交接失誤等情況，檔案有缺失情況，這使得相關(guān)業(yè)務辦理起來更加困難。其次，軍人的個人信息屬于軍事機密，牽涉到重大安全利益，一旦泄露可能會造成嚴重后果，因此，要將重點做好信息保密工作，以避免不法分子接觸軍人檔案，給國家和軍隊帶來無法挽回的損失。最后，我國退役軍人大多數(shù)來自偏遠鄉(xiāng)村，或者遠離家鄉(xiāng)外出務工，在移交檔案時檔案管理部門聯(lián)系不到退役軍人，這就導致了許多信息未能得到及時更新，錯失了國家的優(yōu)惠政策。

3.退伍軍人未受到應有待遇

退伍軍人是一個特殊群體，他們年輕時保家衛(wèi)國，為祖國和人民奉獻了自己的青春與熱血，雖然退役后的生活也和普通群眾所差無幾，但是他們作出的奉獻與犧牲，應獲得更好的優(yōu)待。因此，國家與政府積極重視退役軍人的相關(guān)待遇，并給出很多扶持優(yōu)惠政策，來保障他們退伍后的生活，可以說檔案便是軍人服役期間所作貢獻的最好證明[2]。所以軍人檔案對于退役軍人退伍后的生活尤為重要，然而一些退役軍人并不重視，未能及時遞交檔案，各部門對軍人安撫工作認識不夠，很多退役軍人未能享受到國家給予的優(yōu)惠政策，未能更好地改善個人生活，因此，國家的優(yōu)惠補貼也未能落到實處。退役軍人的安置就業(yè)工作，是關(guān)乎國家發(fā)展安全的大事，也是軍隊改革的重要支撐，是軍人享受社會待遇的重要保障。檔案是聯(lián)系軍隊與社會的媒介，對個人社會都有重要的價值，既有利于軍人的安置就業(yè)，也有利于和諧社會的建設(shè)發(fā)展。

三、退役軍人檔案管理的信息化創(chuàng)新舉措

1.完善相關(guān)制度

1.1 明確管理權(quán)限

在未設(shè)立專門檔案機構(gòu)之前，退役軍人的檔案管理情況面臨許多困境，很多機構(gòu)都能接收退役軍人檔案，辦理業(yè)務時往往要耗費大量時間與人力。首先，要做到專業(yè)化精細化管理，劃分檔案信息管理權(quán)限，明確退役軍人檔案管理部門，實施統(tǒng)一管理。并提升機構(gòu)服務水平，建立一套完整的檔案管理數(shù)據(jù)庫，方便管理機構(gòu)查找資料和查閱信息，以提升管理的綜合效率。其次，采取專人負責接收登記等工作并對其負責，各案卷要詳細分類，以保證檔案歸類的準確性，方便后續(xù)檢閱。并對于檔案出現(xiàn)的問題及時篩查，后期出現(xiàn)的問題及時彌補，打破檔案永久塵封狀態(tài)，實施動態(tài)化管理。最后，要加強檔案信息化建設(shè)，隨著退伍軍人的不斷增多，檔案接收管理范圍也在逐漸擴大，對于檔案管理工作提出了進一步挑戰(zhàn)，這就需要將檔案管理與大數(shù)據(jù)結(jié)合，并成立專門的服務機構(gòu)，提升檔案管理水平。

1.2 實施專人負責

因為檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)差異，在檔案管理方面存在一些漏洞。首先，因為檔案管理工作比較復雜，尤其退役軍人檔案管理工作更是重中之重，因其涉及許多軍事機密，這意味著需要專業(yè)的檔案管理人員對其檔案進行整理保管，嚴禁檔案外泄或損毀，禁止復制下載敏感資料，這需要完整制度進行規(guī)范。其次，結(jié)合當?shù)貙嶋H，制定檔案管理責任書，對于檔案調(diào)取接收等工作實施登記，詳細記錄每一條變動情況，并且雙方要簽字，只有具體落實到個人，才能提高專業(yè)效率。同時，管理人員應當認真學習檔案管理專業(yè)知識，提升這一行業(yè)的用人門檻，管理人員要加強責任心和熱情度，因為每一個退役軍人的檔案事關(guān)一個家庭。最后，從本質(zhì)上來看，退役軍人管理是人事管理的一個分支，可以借鑒人事檔案管理經(jīng)驗，引進使用先進的信息化軟件，在提升工作素養(yǎng)的同時也要不斷地學習相關(guān)法律知識，了解退伍軍人的新需求，還要熟悉保密條例，嚴格地開展檔案管理制度，以便更好地開展軍人傷殘補助工作。

1.3 建立退伍軍人檔案數(shù)據(jù)庫

信息化時代，大數(shù)據(jù)檢索離不開科技手段。首先，建立大數(shù)據(jù)檔案信息平臺，可以讓檢索更高效，使得管理效率和質(zhì)量大大提升。數(shù)據(jù)庫應當詳細記錄每一位退伍軍人信息，姓名、年齡、軍區(qū)兵種等作為關(guān)鍵詞記錄在冊，以便后續(xù)篩查。其次，依據(jù)大數(shù)據(jù)平臺檔案，許多用人單位也會發(fā)布招聘信息，退役軍人可以根據(jù)這些招聘信息來選擇適合自己的工作，以解決復員后的工作問題和人才市場上的用工荒[3]。最后，可以將零散的信息歸納到一起，并仔細審核，確保信息真實可靠。在檔案分類的過程中進行統(tǒng)一編碼，依據(jù)兵種、地區(qū)等詳細分類，方便后續(xù)查閱。

并且記載部隊相關(guān)經(jīng)歷，形成數(shù)字資源庫，以方便更好地挖掘人才資源，方便對異地偏遠的退役軍人可以提供更加精確和個性化服務。

2.加強安全工作

2.1 加強網(wǎng)絡安全技術(shù)

信息化是新時代大勢所趨，信息化時代高效與風險相伴。想要管理好退役軍人檔案管理工作，就必須將大數(shù)據(jù)和檔案管理工作相結(jié)合，搭建好信息網(wǎng)絡，在便捷高效的同時，也要保證數(shù)據(jù)管理的安全性。首先，要針對機房安全情況加大重視，對于非管理人員不得進入，定期做好網(wǎng)絡環(huán)境安全評估工作，加大資金投入，優(yōu)化硬軟件配置，以彌補紙質(zhì)檔案存在的安全風險。其次，利用好數(shù)據(jù)加密技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)的基本原理就是將明文的數(shù)據(jù)信息按照一定算法處理，使其變成外人無法讀取的一段代碼，只有在輸入相應密匙后才能讀取內(nèi)容，這樣大大提高了數(shù)據(jù)的安全性，以達到軍人個人檔案不被非法竊取。最后，簽署技術(shù)也能極大提高數(shù)據(jù)安全性，一般包括數(shù)字簽名和手寫簽名，內(nèi)容不會變化。數(shù)字簽名是指發(fā)送文件一方利用密匙對文件進行加密，還帶走一個查看的公開密匙，運用特定算法進行破解，可以查看文件是否被他人進行改動的情況。手寫簽名是利用軟件將文字嵌入處理軟件中，通過光筆在屏幕上簽名，同時對文件內(nèi)容進行歸納處理。通過這些信息技術(shù)的加持，可以使退役軍人檔案信息管理的安全性大大提高。

2.2 建立安全管理制度

首先，紙質(zhì)檔案在歸納制作成電子檔案時，過程要分工明確，責任透明，制作人員對其所制作的文件負責，并設(shè)置專人統(tǒng)一進行監(jiān)督和管理。在需要調(diào)取時可以設(shè)置成僅閱讀形式，以防止有人錯誤操作，故意刪改等情況發(fā)生。其次，在檔案歸納整理后要統(tǒng)一分類積累，不得隨意進行更改，如需修改需要批準手續(xù)。更改情況記錄在案，對整理好的檔案進行備份留存。在歸檔時要對電子文件進行仔細檢查，查看內(nèi)容是否齊全、真實，并與軟件是否相匹配，對于有問題的檔案單獨存放并及時記錄；電子文件是否與紙質(zhì)文件記載內(nèi)容相一致，還應檢查電子文件的文檔是否攜帶病毒，信息能否讀取，是否準確等。整理好以后的保管問題也是工作重點，對于退役軍人的電子歸檔數(shù)據(jù)，應加強安全保護處理。在進行電子轉(zhuǎn)換時，防止轉(zhuǎn)換過程中文件泄露或丟失，定期查看安全性，對于軟件出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題應及時修復。最后在注重信息化安全的同時仍應加強紙質(zhì)檔案的管理。紙質(zhì)檔案尤其自身的優(yōu)點，比如方便長時間保存且無法輕易修改等優(yōu)點，原始記錄的特點在數(shù)據(jù)安全方面也有獨特的優(yōu)勢，因此，紙質(zhì)檔案仍有其存在的價值，可以將紙質(zhì)檔案與數(shù)據(jù)化相結(jié)合，二者相輔相成，在文件記錄保存方面傾向紙質(zhì)化，在檔案利用方面主要發(fā)揮信息化的功能。

2.3 落實日常安全工作

首先，在平時管理檔案的過程中，防蟲、防火、防塵等一系列工作要有序開展，其中防火工作是重點。除配備基本的消防設(shè)施外，還應根據(jù)各部門具體情況制定相應應急預案，并要層層落實，了解滅火器的基本使用原理，保證人員與檔案的安全。其次，還要培養(yǎng)了解計算機基本原理，熟悉病毒的危害，養(yǎng)成良好的計算機使用習慣。在管理員調(diào)離后，及時更換安全密匙，并且工作的計算機要實施專用，對自己的電腦負責，禁止私自安裝軟件和插件等情況。最后，及時檢查電子設(shè)備老化情況，聘用專業(yè)人員進行修理。

3.提升宣傳力度

3.1 工作內(nèi)容和主要對象

首先，認識要加強法律法規(guī)的宣傳工作，《檔案法》是保護檔案信息的有力法律武器，是我國檔案發(fā)展事業(yè)的重要保障，《檔案法》的頒布實施為檔案事業(yè)的發(fā)展指明了方向。使得檔案事業(yè)有法可依、有法可循，成為檔案管理工作者的準繩。讓檔案工作人員樹立法制觀念，認識到檔案管理的嚴重性。號召大家了解并運用《檔案法》，為《檔案法》的實施營造良好的社會環(huán)境。并及時進行培訓和檢查，從而深入持久地開展下去。其次，檔案服務工作還要得到社會各界支持，宣傳工作的對象不僅包括檔案管理機構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部工作人員，還應向退役士兵、全社會廣泛開展宣傳，檔案本身來源于社會，最后又反饋給社會，只有各方面都予以足夠重視才能達到宣傳目的和效果。最后，還應結(jié)合工作實際，將黨的理論、方針政策等融入檔案管理工作，培養(yǎng)服務意識，當退役軍人檔案管理工作有突出表現(xiàn)的應予以表彰。并要建立一支有道德、有水平的檔案管理隊伍，檔案工作者是檔案工作的主體，要將輿論與實際工作相結(jié)合。

3.2 采取多種形式

為使宣傳工作取得更好效果，在具體宣傳上應采取多種形式。首先，利用報紙、廣播等輿論工具進行發(fā)表宣傳。并設(shè)置專欄吸引讀者注意，還可設(shè)置有獎競賽增加趣味互動，使得更多的人了解退役軍人檔案管理工作的重要性。通過廣大群眾喜歡的形式開展宣傳工作。如戲曲、影視等，宣傳工作要做到生動活潑，以獲得更好的社會效果。其次，可以舉辦展覽檔案工作，可以向社會展示退役軍人檔案管理工作的成就，讓老百姓更加放心軍人退伍后的待遇問題。檔案工作和退役軍人在社會上并未引起足夠的重視，主要原因就是宣傳工作做得不夠，宣傳工作不能只停留于表面，要培訓一支專業(yè)素質(zhì)過硬的宣傳隊伍，讓宣傳陣地更加堅固，宣傳質(zhì)量不斷提高。信息化時代，檔案是信息的載體，通過宣傳工作可以讓檔案工作更能得到社會的關(guān)懷與支持。最后，要將檔案宣傳工作作為一項重要的日常工作去看待，檔案館要利用自身教育、信息服務等功能，積極向社會展示自己檔案管理的最新成果以及珍藏檔案史料?？梢詫n案工作與日常工作相結(jié)合，把宣傳工作作為一項長期事項去開展。檔案宣傳部門應以公共利益為核心，圍繞這一主題去開展工作[4-5]。

綜上所述，退役軍人檔案管理是軍人復員后安置工作、享受補貼的重要環(huán)節(jié)，對于維護社會穩(wěn)定，百姓安居樂業(yè)具有重要意義，需要全社會予以支持和重視，各部門也要相互配合，互相合作，讓退伍軍人更好地享受到優(yōu)惠政策，更好地發(fā)揮補貼的社會作用，也有利于開發(fā)退伍軍人中的人才資源，對國家、社會以及個人都有著深遠意義[5]。