集團(tuán)型企業(yè)工程檔案信息化管理研究

文/湖南省交通水利建設(shè)集團(tuán)有限公司 張濤；湖南交科天頤科技有限公司 鄭天玉 鄒桂蘭（通訊作者） 彭景

檔案業(yè)務(wù)作為社會(huì)生產(chǎn)過程的重要記錄手段，具有記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)的重大作用，一直是國家、企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。信息技術(shù)的持續(xù)更新迭代，對(duì)產(chǎn)業(yè)生態(tài)的重塑產(chǎn)生了重大影響，傳統(tǒng)以紙質(zhì)、照片、錄音錄像為載體，以手工操作為主的檔案管理模式，逐漸向以利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)采集、智能管理、科學(xué)利用的信息化管理模式轉(zhuǎn)變。檔案信息化管理是依托新理論、新模式、新技術(shù)的應(yīng)用，確立互聯(lián)網(wǎng)條件下檔案管理與服務(wù)的基本框架和方法，從而提升檔案管理工作效率及檔案服務(wù)質(zhì)量。湖南省交通水利建設(shè)集團(tuán)有限公司作為國資國企改革重組后的大型現(xiàn)代交通水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)產(chǎn)業(yè)集團(tuán)，迫切需要以積極主動(dòng)的姿態(tài)不斷融入業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)大環(huán)境中，通過加強(qiáng)其工程資料的信息化管理，促進(jìn)工程檔案本身及工程檔案信息與其他社會(huì)信息形式的融合和應(yīng)用，從而形成跨層級(jí)、可循環(huán)持續(xù)發(fā)展的檔案管理體系，強(qiáng)化企業(yè)自身知識(shí)儲(chǔ)備，增加企業(yè)技術(shù)底蘊(yùn)，形成強(qiáng)大的企業(yè)競爭力，更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)科學(xué)發(fā)展。

一、集團(tuán)工程檔案管理現(xiàn)狀及問題

湖南省交通水利建設(shè)集團(tuán)有限公司（以下簡稱“交水建集團(tuán)”）組建于2016年9月，現(xiàn)下轄14家二級(jí)控股公司，各司屬企業(yè)均已建立較成熟的檔案管理體系，其中部分司屬企業(yè)已建設(shè)比較完善的檔案管理系統(tǒng)，還有部分建設(shè)項(xiàng)目單位已應(yīng)用具備工程資料歸集功能的建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)。目前集團(tuán)各級(jí)檔案管理尚未形成規(guī)范統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，各信息化系統(tǒng)的技術(shù)方案成熟度參差不齊，功能差異較大，各單位之間系統(tǒng)應(yīng)用孤立分散，集團(tuán)內(nèi)部檔案信息資源共享和應(yīng)用存在較大阻礙，具體可總結(jié)為：

（一）集團(tuán)檔案管理模式滯后。集團(tuán)傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)階段檔案工作實(shí)際需求，首先，集團(tuán)管理工作與檔案管理工作脫節(jié)，檔案管理屬于集團(tuán)管理工作中一部分，而目前兩者間的管理未能進(jìn)行有效銜接，特別是工程檔案管理方面，許多工程檔案在竣工驗(yàn)收后才進(jìn)行整理，或是被直接擱置，無法實(shí)現(xiàn)集團(tuán)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理與檔案管理的同步，導(dǎo)致集團(tuán)難以對(duì)司屬企業(yè)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行及時(shí)且全面的管控。其次，工程管理工作與檔案管理工作脫節(jié)，工程管理是工程建設(shè)過程中的持續(xù)性工作，而檔案管理是工程建設(shè)的后期工作，兩者之間管理的協(xié)調(diào)機(jī)制影響工程文件信息的完整性、準(zhǔn)確性，如何實(shí)現(xiàn)工程管理與檔案管理工作之間的緊密結(jié)合也是亟待解決的問題。

（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善。交水建集團(tuán)工程檔案信息化建設(shè)尚處于起步階段，各級(jí)檔案管理系統(tǒng)功能不完善、覆蓋不到位、對(duì)接不暢通等，成為目前阻礙集團(tuán)整體檔案資源共享利用實(shí)現(xiàn)的主要原因，如何在大型集團(tuán)企業(yè)管控下打通整個(gè)檔案管理流程，搭建便捷、安全、共享的綜合一體化工程檔案管理平臺(tái)尤為關(guān)鍵。當(dāng)前，集團(tuán)及司屬企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，僅部分司屬企業(yè)建立了單獨(dú)檔案管理信息系統(tǒng)，尚未實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，導(dǎo)致集團(tuán)難以對(duì)司屬企業(yè)工程檔案進(jìn)行全過程管控和查詢。同時(shí)由于集團(tuán)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的形成可能來自多個(gè)主體單位，數(shù)據(jù)資源分散在各個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)檔案的跨層級(jí)及集團(tuán)內(nèi)部在線共享利用，使得工程檔案的利用率不高。

（三）電子檔案安全性缺乏。保證檔案安全是企業(yè)檔案工作的基本任務(wù)，也是較為關(guān)鍵的一環(huán)。目前集團(tuán)部分司屬企業(yè)已啟動(dòng)應(yīng)用工程檔案管理系統(tǒng)，且實(shí)現(xiàn)電子文件加密功能，但由于尚未嵌入電子簽章等可信技術(shù)等，導(dǎo)致在文件流轉(zhuǎn)以及存檔過程中缺乏可靠的安全認(rèn)證，難以保證電子文檔的真實(shí)性。另外，在集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)中，也未能實(shí)現(xiàn)針對(duì)電子檔案文件的防篡改以及存證管理，對(duì)于重要文件的存檔缺乏進(jìn)一步的安全性和有效性保障?？傮w而言，集團(tuán)及司屬公司亟須進(jìn)一步深化可信技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用，有效提升電子檔案流轉(zhuǎn)和存儲(chǔ)安全性。

二、集團(tuán)工程檔案管理目標(biāo)

（一）覆蓋文件全生命周期，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同管理。為進(jìn)一步推動(dòng)集團(tuán)檔案管理信息化建設(shè)，加速集團(tuán)檔案管理由“粗放式”向“精細(xì)化”轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化集團(tuán)管控模式下的檔案數(shù)字化管理，需通過搭建工程檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目管理文件從項(xiàng)目到二級(jí)單位到集團(tuán)的收集、歸檔、開發(fā)利用的全生命周期、全流程管理，促進(jìn)集團(tuán)整體檔案管理工作的電子化、流程化、規(guī)范化，提升檔案管理流轉(zhuǎn)效率。同時(shí)積極推動(dòng)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)的整合對(duì)接，協(xié)同搭建數(shù)字化檔案綜合管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)文檔一體形成、自動(dòng)歸檔。

（二）深入挖掘工程檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)管理。隨著業(yè)務(wù)領(lǐng)域的持續(xù)擴(kuò)張和工程規(guī)模的持續(xù)增長，集團(tuán)需要逐步針對(duì)眾多工程檔案進(jìn)行挖掘提煉，研發(fā)沉淀具備自身特性的重點(diǎn)工程技術(shù)，同時(shí)持續(xù)地進(jìn)行迭代發(fā)展，探索工程檔案在工程技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)升級(jí)在未來工程建設(shè)中的應(yīng)用，為工程建造的高質(zhì)量發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。同時(shí)，可對(duì)工程資源進(jìn)行再創(chuàng)造，促使工程檔案實(shí)現(xiàn)由數(shù)據(jù)向知識(shí)資源的轉(zhuǎn)化，為檔案使用形成新成果的再開發(fā)提供良好的檔案利用效果。另外，通過再開發(fā)或創(chuàng)新利用檔案中記載的工程信息，推動(dòng)知識(shí)資源的共享與復(fù)用。

（三）強(qiáng)化信息技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源安全可靠。在數(shù)據(jù)安全方面，亟須加強(qiáng)信息安全技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部到集團(tuán)總部數(shù)據(jù)的可靠傳輸，促進(jìn)集團(tuán)公司總部檔案系統(tǒng)與二級(jí)單位檔案系統(tǒng)之間的協(xié)同化數(shù)據(jù)管理。積極探索區(qū)塊鏈技術(shù)在數(shù)字檔案資源安全共享方面的應(yīng)用?；跀?shù)字簽名、電子簽章技術(shù)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)跨層級(jí)的檔案審批流程管理與數(shù)據(jù)存證，加強(qiáng)文件資料或檔案傳輸過程的安全性、可靠性、規(guī)范性，建立健全持續(xù)安全穩(wěn)定的數(shù)字資源傳輸機(jī)制，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

三、集團(tuán)工程檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)路徑

本文在完成集團(tuán)企業(yè)調(diào)研和初步目標(biāo)分析的基礎(chǔ)上，擬從檔案管理模式、檔案管理信息化建設(shè)和制度保障三個(gè)方面，進(jìn)一步研究如何在企業(yè)集團(tuán)環(huán)境下優(yōu)化和完善工程檔案管理工作。

（一）創(chuàng)新檔案管理模式。1.工程檔案管理工作的“5W1H”分析（如表1所示）。本文從工程項(xiàng)目的全生命周期理論出發(fā)，基于5W1H對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行分析，包括項(xiàng)目目的（Why）、內(nèi)容（What）、時(shí)間（When）、地點(diǎn)（Where）、人員（Who）、方式（How）六個(gè)方面。2.工程檔案管理立體流程設(shè)計(jì)。通過分析可知，工程項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建設(shè)生命周期過程中產(chǎn)生，需各環(huán)節(jié)人員的配合、流程的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一等，才能使整個(gè)檔案管理過程處于循環(huán)和運(yùn)行的狀態(tài)?；?W1H分析方法，本文探索并建立工程檔案的橫、縱式立體管理模式，全面梳理各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程。（1）橫向管理流程。工程項(xiàng)目全生命周期理論將工程管理劃分為立項(xiàng)、項(xiàng)目啟動(dòng)、發(fā)展成熟（規(guī)劃設(shè)計(jì)、建筑施工等）、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等階段，文件全生命周期基于“收、管、存、用”一體化，將檔案管理劃分為文件形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、歸檔、利用等階段。在一定程度上，工程管理和檔案管理在時(shí)空和發(fā)展形式上是并行的，工程管理是檔案管理的基礎(chǔ)，總體來說，兩者大致上都可以劃分為前期準(zhǔn)備、實(shí)施、運(yùn)維三個(gè)階段，如圖1所示。（2）縱向管理流程。在管理層次上，采用“自下而上”管理流程，考慮工程管理工作和企業(yè)檔案工作體系的結(jié)合，著重跨層級(jí)流程審批的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件流轉(zhuǎn)過程的可控?；诖?，提出企業(yè)集團(tuán)環(huán)境下工程檔案管理的縱向管理模式。如圖2所示，共包括三級(jí)流轉(zhuǎn)過程和六級(jí)管理人員，其中文件的流轉(zhuǎn)過程包括交水建集團(tuán)總部、司屬企業(yè)和項(xiàng)目部三級(jí)，各層級(jí)具體管理人員分別為集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)(U)及集團(tuán)檔案室(V)、分公司總經(jīng)理(W)及分公司檔案室(X)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人/項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)(Y)及工程項(xiàng)目技術(shù)人員(Z)。

表1 項(xiàng)目全生命周期檔案管理工作分析

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。1.數(shù)字化工程檔案平臺(tái)搭建。工程文件形成于建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，但未能與集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，無法自動(dòng)歸檔，亟須通過信息系統(tǒng)的電子文件歸檔和電子檔案管理功能，來實(shí)現(xiàn)工程文件從項(xiàng)目到集團(tuán)過程的全生命周期管理。針對(duì)交水建集團(tuán)目前使用的建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)，首先需要新增業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能，通過電子文件及元數(shù)據(jù)收集、電子文件整理、電子文件封裝等子模塊實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作，以支撐對(duì)系統(tǒng)中的文件資料進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔。同時(shí)，通過開發(fā)系統(tǒng)間接口，將電子檔案管理系統(tǒng)和建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行銜接，完成對(duì)工程資料由文件到工程檔案的全過程管控監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)工程檔案自動(dòng)歸檔管理。2.工程檔案管理的數(shù)據(jù)集成。在數(shù)據(jù)整合方面，檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集包括紙質(zhì)檔案電子化以及電子文件歸檔自動(dòng)化，但尚未與其他層級(jí)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，亟須加快從自成體系到開放架構(gòu)的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步與建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)以及集團(tuán)二級(jí)單位檔案管理系統(tǒng)等進(jìn)行交互式共享，高效實(shí)現(xiàn)交水建集團(tuán)對(duì)司屬企業(yè)各類型工程檔案資料的集中管控和審查，并為集團(tuán)工作人員提供完整的電子檔案線上查詢利用，提升整體檔案管理效率。具體相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成如圖3所示。3.基于分級(jí)控制的文件流轉(zhuǎn)。具有參考和利用價(jià)值的建設(shè)工程電子文件最終轉(zhuǎn)換為建設(shè)工程電子檔案，比如交水建集團(tuán)的部分建設(shè)單位，需將建設(shè)工程電子檔案移交到集團(tuán)總部進(jìn)行歸檔保存后再進(jìn)行開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)工程檔案的知識(shí)存儲(chǔ)。而在集團(tuán)司屬建設(shè)單位較多的情況下，建設(shè)工程電子文件中關(guān)聯(lián)的電子簽章單位較多，所涉及的人員和崗位也較復(fù)雜，容易出現(xiàn)錯(cuò)簽、漏簽等情況。此外，設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等部分二級(jí)單位在項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的工程文檔數(shù)據(jù)，也需要對(duì)接到集團(tuán)工程檔案管理系統(tǒng)，但當(dāng)前二級(jí)單位自身的檔案管理系統(tǒng)與集團(tuán)工程檔案系統(tǒng)的文件流轉(zhuǎn)與審批缺少特定的權(quán)限設(shè)計(jì)，導(dǎo)致跨層級(jí)檔案管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)對(duì)接不暢，無法滿足及時(shí)、高效的文件流轉(zhuǎn)需求。

為確保數(shù)字檔案符合法定的文件要求，需借助如電子簽章、數(shù)字簽名等相關(guān)信息技術(shù)，基于工程項(xiàng)目檔案管理縱向分級(jí)流程，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)安全、可靠、便捷化的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，以提高集團(tuán)總部以及各環(huán)節(jié)檔案接收審核人員的工作效率。通過在檔案接受審批的過程中應(yīng)用電子簽章技術(shù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件收集和采集歸檔的電子簽章審批，以保證封裝的電子文件中的數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中針對(duì)接收入庫的電子檔案進(jìn)行流程審批，從而實(shí)現(xiàn)文件從形成到歸檔入庫的分級(jí)控制，有效提升工程檔案的可信管理。

（三）完善工程檔案管理制度。在創(chuàng)新檔案管理模式以及加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善集團(tuán)工程檔案管理制度。在橫向管理過程中，工程檔案管理制度要圍繞工程檔案管理的基本思想和流程，加強(qiáng)工程管理與工程檔案工作節(jié)點(diǎn)的一一對(duì)應(yīng)，建立一套完整的工程檔案管理工作手冊(cè)，形成科學(xué)的責(zé)任追究制度；在縱向管理過程中，集團(tuán)工程檔案管理工作包括兩方面：一是集團(tuán)內(nèi)部的文件流轉(zhuǎn)，二是與司屬企業(yè)及外部單位之間的文件流轉(zhuǎn)。為實(shí)現(xiàn)工程檔案管理各項(xiàng)工作的順暢，集團(tuán)與各單位之間需建立起成熟的溝通機(jī)制，通過完善的科學(xué)管理制度和信息化管理體系，為集團(tuán)工程檔案管理工作的數(shù)字化、智能化、可信化提供支撐保障。

四、結(jié)語

本文基于對(duì)湖南交水建集團(tuán)的調(diào)研現(xiàn)狀分析，提出創(chuàng)新檔案管理模式、數(shù)字檔案平臺(tái)建設(shè)理論要求以及保障檔案管理系統(tǒng)高效運(yùn)行的制度要求，將新技術(shù)嵌入工程檔案管理系統(tǒng)中，促進(jìn)實(shí)體檔案和數(shù)字檔案的雙軌并行，有效優(yōu)化了工程類企業(yè)的檔案建設(shè)問題。同時(shí)，借助信息化技術(shù)手段提升工程類集團(tuán)企業(yè)的檔案信息化服務(wù)水平，加強(qiáng)工程信息檔案資源的整合與知識(shí)的共享，通過遠(yuǎn)程以及跨系統(tǒng)的傳輸方式，形成智慧服務(wù)交互機(jī)制，助推工程類企業(yè)健康有序發(fā)展。