公文寫(xiě)作常見(jiàn)錯(cuò)誤及對(duì)策探討

文/中鐵水利水電規(guī)劃設(shè)計(jì)集團(tuán)有限公司 李堯

公文，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、其他組織發(fā)展公務(wù)活動(dòng)的媒介，有法律效力的規(guī)范文體。各單位通過(guò)公文來(lái)處理公務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系、下達(dá)政令，保障內(nèi)外部工作流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確高效運(yùn)行。2012年7月1日，國(guó)家發(fā)布實(shí)施《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012），筆者對(duì)照該標(biāo)準(zhǔn)，在審核公文過(guò)程中，仍發(fā)現(xiàn)有單位存在公文格式不統(tǒng)一、不規(guī)范，公文內(nèi)容文種不對(duì)、表述不清、層次錯(cuò)亂等情況。

一、公文格式常見(jiàn)錯(cuò)誤

以《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為標(biāo)準(zhǔn)，常見(jiàn)錯(cuò)誤歸納起來(lái)主要有：

（一）單位名稱簡(jiǎn)寫(xiě)不規(guī)范。規(guī)范的發(fā)文標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成。如簡(jiǎn)稱不規(guī)范，會(huì)造成混淆。如：“南大文件、南大黨委文件”簡(jiǎn)寫(xiě)不規(guī)范，南昌大學(xué)、南京大學(xué)、南開(kāi)大學(xué)等均有“南大”簡(jiǎn)稱，應(yīng)完整表述為“××大學(xué)文件、中共××大學(xué)黨委文件”。

（二）發(fā)文字號(hào)表述不規(guī)范。規(guī)范的發(fā)文字號(hào)應(yīng)包括代字、年份、文號(hào)，年份用六角括號(hào)括起來(lái)，文號(hào)前不加“第”字，文號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表述，文號(hào)數(shù)字后加“號(hào)”字，不編虛位（如2不編為02）。如：有的單位在印制文件或引用其他文件時(shí)，出現(xiàn)“××字（2020）第01號(hào)”“××字[2020]第01號(hào)”“××字【2020】第01號(hào)”等情況，應(yīng)寫(xiě)為“××字〔2020〕1號(hào)”。

（三）緊急程度在標(biāo)題內(nèi)容出現(xiàn)。緊急公文按“特急”“加急”在公文首頁(yè)版心的左上角位置標(biāo)示，頂格編排，采用三號(hào)黑體字，標(biāo)題中不出現(xiàn)緊急、加急字樣。但有的單位在公文規(guī)定位置未標(biāo)注緊急程度，公文標(biāo)題中出現(xiàn)“緊急通知、加急通知”等錯(cuò)誤，如：《關(guān)于防汛期間全體技術(shù)專家外出審批的緊急通知》。

（四）簽發(fā)人+姓名編寫(xiě)不規(guī)范?！昂灠l(fā)人”三字采用3號(hào)仿宋字體，簽發(fā)人姓名應(yīng)采用使用3號(hào)楷體，但有些公文仍使用楷體字或仿宋體。

（五）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范，隨意性大。1.多個(gè)書(shū)名號(hào)或引號(hào)并列時(shí)使用頓號(hào)分隔，如“我們要認(rèn)真執(zhí)行《××》、《××》、《××》等文件精神”，正確用法應(yīng)該為“我們要認(rèn)真執(zhí)行《××》《××》《××》等文件精神”。2.結(jié)構(gòu)序數(shù)編號(hào)后的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范。正確的結(jié)構(gòu)序數(shù)標(biāo)點(diǎn)為：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，但有些公文結(jié)構(gòu)序數(shù)后統(tǒng)一使用頓號(hào)，如：“（一）、”“1、”“（1）、”。3.標(biāo)示數(shù)值和起止年限時(shí)使用連接號(hào)不規(guī)范。地域、時(shí)間等起止連接符號(hào)，一般用占一個(gè)位置符的橫線“—”標(biāo)示，數(shù)值范圍起止連接符號(hào)用波浪線標(biāo)示。如2020—2025年，公司利潤(rùn)增長(zhǎng)計(jì)劃目標(biāo)為3%～5%。4.圖、表說(shuō)明文字末尾濫用標(biāo)點(diǎn)。

（六）正文結(jié)束后“附件”排版不規(guī)范。常出現(xiàn) 有多個(gè)附件，其中有某個(gè)或某幾個(gè)附件名稱較長(zhǎng)，換行后應(yīng)與附件名稱的首字對(duì)齊，附件名稱末位不編標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但有些公文出現(xiàn)附件名稱換行后頂格，且附件名稱末位使用分號(hào)或句號(hào)。如：

二、公文內(nèi)容常見(jiàn)錯(cuò)誤

（一）文種錯(cuò)用。很多單位在選擇“請(qǐng)示”“報(bào)告”“函”和“批復(fù)”“復(fù)函”等文種時(shí)容易混淆，應(yīng)根據(jù)行文目的、要求和適用范圍確定。1.“請(qǐng)示”“報(bào)告”混用。請(qǐng)示與報(bào)告都是上行文，但是兩者有嚴(yán)格的區(qū)別，有著不同的用途和要求。請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，屬于事前行文，上級(jí)收到請(qǐng)示后必須答復(fù)。報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，屬于事中行文或事后行文，不需要上級(jí)答復(fù)。但有些公文經(jīng)常出現(xiàn)合并文種，如《關(guān)于撥付科研基地產(chǎn)業(yè)園建設(shè)資金的請(qǐng)示報(bào)告》，這種典型的復(fù)合文體，有請(qǐng)示也有報(bào)告，上級(jí)機(jī)關(guān)難以回復(fù)，應(yīng)改為《關(guān)于撥付科研基地產(chǎn)業(yè)園建設(shè)資金的請(qǐng)示》或《關(guān)于撥付科研基地產(chǎn)業(yè)園建設(shè)資金的報(bào)告》，類似的還有“意見(jiàn)報(bào)告”“總結(jié)報(bào)告”，都不規(guī)范。同時(shí)還有將請(qǐng)示、報(bào)告錯(cuò)用的現(xiàn)象，如《×××公司關(guān)于購(gòu)買×××的報(bào)告》，從標(biāo)題中的事由分析，是請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)事項(xiàng)，應(yīng)將“報(bào)告”改為“請(qǐng)示”。2.“請(qǐng)示”“函”混用。請(qǐng)示是上行文，是直接向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)，函是平行文，是向平級(jí)或其他單位請(qǐng)示批準(zhǔn)。有些公文應(yīng)該使用“函”使用了“請(qǐng)示”。例如《×××水文局關(guān)于向×××氣象局申請(qǐng)購(gòu)買氣象資料的請(qǐng)示》，水文局和氣象局之間無(wú)隸屬關(guān)系，應(yīng)該用“函”，而不能用“請(qǐng)示”。3.“復(fù)函”“批復(fù)”混用。批復(fù)是對(duì)請(qǐng)示的答復(fù)，上級(jí)對(duì)下級(jí)使用，上下級(jí)之間有隸屬關(guān)系；復(fù)函是對(duì)函的答復(fù)，無(wú)隸屬的單位之間使用。如，《XXX省水利廳關(guān)于同意×××設(shè)計(jì)院改制方案的復(fù)函》，發(fā)文機(jī)關(guān)是×××省水利廳，主送機(jī)關(guān)是×××設(shè)計(jì)院，如兩者具有隸屬上下級(jí)關(guān)系，正確的標(biāo)題應(yīng)該是《×××省水利廳關(guān)于同意×××設(shè)計(jì)院改制方案的批復(fù)》。

（二）標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)表述不當(dāng)。1.標(biāo)題表述冗長(zhǎng)。標(biāo)題應(yīng)高度概括，表述規(guī)范、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。有些公文標(biāo)題表述為《關(guān)于開(kāi)展質(zhì)量大檢查的通知》，應(yīng)改為《××公司關(guān)于開(kāi)展質(zhì)量大檢查的通知》。還有些公文表述不規(guī)范，公文標(biāo)題應(yīng)有“關(guān)于”二字，如《××公司開(kāi)展質(zhì)量大檢查的通知》應(yīng)改為《××公司關(guān)于開(kāi)展質(zhì)量大檢查的通知》。2.標(biāo)題結(jié)構(gòu)錯(cuò)位。公文標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種”構(gòu)成，其結(jié)構(gòu)順序不可顛倒，如，《關(guān)于××公司同意××分公司成立市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部的批復(fù)》，應(yīng)改為《××公司關(guān)于同意××分公司成立市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部的批復(fù)》。3.違反“一事一議”的原則。有些公文會(huì)出現(xiàn)一文多事、報(bào)告夾帶請(qǐng)示等現(xiàn)象，如公文“下一步工作打算”“擬采取措施”等章節(jié)夾帶需上級(jí)批準(zhǔn)后才能實(shí)施的事項(xiàng)。上級(jí)單位對(duì)報(bào)告文種通常作為閱件，一般不作答復(fù)，在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示，上級(jí)單位未回復(fù)的情況下容易耽誤工作。如果把工作匯報(bào)向上級(jí)行文，但同時(shí)需要解決某些問(wèn)題或請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)的事項(xiàng)，形成兩個(gè)文件，工作匯報(bào)采用報(bào)告文種，請(qǐng)求事項(xiàng)采用請(qǐng)示文種，或以請(qǐng)示文種為主，將工作匯報(bào)的內(nèi)容作為附件。4.主送多個(gè)機(jī)關(guān)。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文“原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)”。如，《××水利局關(guān)于申請(qǐng)××項(xiàng)目前期工作經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，主送機(jī)關(guān)是“市人民政府、市財(cái)政局”，顯然存在多頭主送的錯(cuò)誤，正確的主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)只寫(xiě)“市人民政府”。

（三）內(nèi)容層次不清晰。公文要求觀點(diǎn)明確，條理清晰，應(yīng)先寫(xiě)事實(shí)，再寫(xiě)評(píng)析，再寫(xiě)決定和要求，目的是為了解決實(shí)際問(wèn)題，有著嚴(yán)格的結(jié)構(gòu)層次和順序要求。如某通報(bào)的正文：“××水庫(kù)管理站長(zhǎng)期以來(lái)無(wú)組織機(jī)構(gòu)，未建立值班帶班制度和相應(yīng)崗位責(zé)任制，應(yīng)急管理混亂。管理站僅有一位兼職工作人員從事大壩維護(hù)日常工作，大壩下游坡面雜草從生，大壩險(xiǎn)情難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，但始終未能引起該管理領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。經(jīng)查，八月十六日晚大壩下游坡面出現(xiàn)塌陷未及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)處理措施，導(dǎo)致險(xiǎn)情加大危及大壩安全，屬于嚴(yán)重的失職行為。為嚴(yán)肅工作紀(jì)律，××水利局決定撤銷××管理站××站長(zhǎng)職務(wù)?！边@則通報(bào)的正文次序非常混亂，應(yīng)首先寫(xiě)“8月16日晚，××水庫(kù)大壩下游壩坡出現(xiàn)塌陷，××管理站未及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采用相應(yīng)處理措施，導(dǎo)致險(xiǎn)情加大危及大壩安全。”其次寫(xiě)“經(jīng)調(diào)查，××水庫(kù)管理站管理混亂，長(zhǎng)期以來(lái)無(wú)組織機(jī)構(gòu)……但始終未引起領(lǐng)導(dǎo)重視。”最后寫(xiě)“鑒于該管理站領(lǐng)導(dǎo)未能履職盡責(zé)，且無(wú)視上級(jí)管理規(guī)定，現(xiàn)決定撤銷××管理××站長(zhǎng)職務(wù)。希望各水庫(kù)管理站從中吸取教訓(xùn)?！?/p>

（四）語(yǔ)法錯(cuò)誤。1.主語(yǔ)使用錯(cuò)誤。一是一個(gè)句子兩個(gè)主語(yǔ)，一個(gè)完整的句子應(yīng)該使用一個(gè)主語(yǔ)作為陳述對(duì)象，如“事故發(fā)生后，各單位嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)防范措施。”上半句主語(yǔ)為“事故”，后半句主語(yǔ)為“各單位”，顯然表述錯(cuò)誤，應(yīng)表述為“自事故發(fā)生后，各單位嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)防范措施。”前半句作為首狀語(yǔ)，“各單位”作為整個(gè)句子主語(yǔ)。二是濫用介詞，造成主語(yǔ)缺失，如“經(jīng)過(guò)培訓(xùn)教育對(duì)文秘崗位人員能力素質(zhì)有較大提升”應(yīng)修改為“培訓(xùn)教育對(duì)文秘崗位人員能力素質(zhì)有較大提升”。2.關(guān)聯(lián)詞使用錯(cuò)誤。關(guān)聯(lián)詞在內(nèi)容承上啟下方面起著重要作用，但一旦用詞不準(zhǔn)，必然影響公文的表達(dá)意思。如“只要我們克服當(dāng)前麻痹思想，就一定能打贏防汛抗旱的攻堅(jiān)戰(zhàn)”的表述就非常不準(zhǔn)確，打贏防汛抗旱攻堅(jiān)戰(zhàn)需要克服麻痹思想、采取必要的工程和非工程措施等多種手段，并非只要克服麻痹思想唯一條件就能打贏防汛抗旱攻堅(jiān)戰(zhàn)。3.違反“一面對(duì)一面”的原則。有些公文中出現(xiàn)前半句表達(dá)肯定意思，后半句表達(dá)兩面的意思。如“有效控制好疫情蔓延，取決于管控措施是否到位”。有效控制疫情蔓延是肯定表達(dá)，但措施是否到位包括肯定和否定兩重意思，準(zhǔn)確表達(dá)應(yīng)修改為“有效控制好疫情蔓延，取決于管控措施到位”或“能否有效控制好疫情蔓延，取決于管控措施是否到位”。當(dāng)然，有些詞語(yǔ)本身包括了肯定或否定的意思，如“技術(shù)骨干的工作態(tài)度，決定了項(xiàng)目生產(chǎn)能順利完成”的表述也不準(zhǔn)確，工作態(tài)度有好有壞，應(yīng)改為“技術(shù)骨干的工作態(tài)度，決定了項(xiàng)目生產(chǎn)能否順利完成”。

三、原因分析

從公文寫(xiě)作常見(jiàn)錯(cuò)誤分析，究其原因如下：一是有的單位思想重視程度不夠，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到公文寫(xiě)作的重要性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，對(duì)文秘崗位配置的數(shù)量和質(zhì)量都達(dá)不到要求；二是對(duì)文秘人員的培訓(xùn)教育不夠，有的單位更重視業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)文秘寫(xiě)作能力培訓(xùn)力度不夠，排版人員未系統(tǒng)學(xué)習(xí)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)范；三是制度建設(shè)不夠健全，對(duì)公文常見(jiàn)錯(cuò)誤未進(jìn)行系統(tǒng)梳理，也未建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，導(dǎo)致公文寫(xiě)作錯(cuò)誤易發(fā)、頻發(fā)。

四、對(duì)策探討

（一）提高認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)公文的重要性。從公文的規(guī)范性、嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性能看出單位的管理水平，也代表著單位的形象。每個(gè)單位應(yīng)統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識(shí)到公文規(guī)范準(zhǔn)確的重要性。但有的單位更注重生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，對(duì)公文管理工作不夠重視，尤其是思想上未引起足夠重視，只滿足于表達(dá)清楚基本意思，缺乏精益求精的精神，原有的錯(cuò)誤很難減少，新的錯(cuò)誤不斷出現(xiàn)。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高文秘能力水平。一是要求文秘崗位人員學(xué)習(xí)黨的理論和路線、方針、政策，提高政治理論水平，確保公文符合政策要求，提高公文的政治站位；二是要加強(qiáng)文秘崗位人員的責(zé)任心教育，一篇好的公文，大到整個(gè)文章的站位、層次、立意，小到一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，都要求擬稿人有高度的責(zé)任心，要培養(yǎng)文秘人員高尚的道德情操和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；三是要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)方式，在定期組織學(xué)習(xí)公文格式、寫(xiě)作能力的基礎(chǔ)上，文秘人員要依托網(wǎng)絡(luò)媒體等多種渠道，通過(guò)自學(xué)、集中學(xué)來(lái)擴(kuò)大知識(shí)面，并經(jīng)常性地開(kāi)展學(xué)習(xí)討論、技能比賽、師徒結(jié)對(duì)等形式多樣的學(xué)習(xí)活動(dòng)，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。

（三）經(jīng)費(fèi)保障，加大公文管理經(jīng)費(fèi)投入。一是公文從草擬到印發(fā)、管理的各個(gè)環(huán)節(jié)所發(fā)生的各類費(fèi)用要設(shè)立專項(xiàng)資金，并納入預(yù)算管理，包括人員經(jīng)費(fèi)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)、報(bào)紙雜志征訂等科目，保障經(jīng)費(fèi)使用事先有依據(jù)；二是要加大預(yù)算執(zhí)行力度，確保有關(guān)公文管理經(jīng)費(fèi)的使用到位；三是加大文秘崗位人員的數(shù)量配置，保障公文的草擬、校核、審查各個(gè)環(huán)節(jié)有專人負(fù)責(zé)，杜絕“一人包辦”。

（四）建立機(jī)制，完善公文管理激勵(lì)考核。應(yīng)建立一套完整的公文管理考核體系，促進(jìn)公文質(zhì)量不斷提升。一是應(yīng)建立統(tǒng)計(jì)、分析、總結(jié)制度，定期統(tǒng)計(jì)本單位印發(fā)文件的各類錯(cuò)誤，包括語(yǔ)法錯(cuò)誤、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤、格式錯(cuò)誤、文種錯(cuò)誤等，并分析錯(cuò)誤的原因，形成總結(jié)報(bào)告；二是應(yīng)明確各級(jí)人員職責(zé)，從錯(cuò)誤的類別、性質(zhì)、嚴(yán)重程度等方面確定擬稿、會(huì)稿、核稿人員的職責(zé)，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)；三是應(yīng)明確獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)錯(cuò)誤率低甚至零錯(cuò)誤的單位和個(gè)人給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神鼓勵(lì)，對(duì)錯(cuò)誤率高甚至不斷升高的單位和個(gè)人給予通報(bào)批評(píng)、扣罰獎(jiǎng)金等，做到獎(jiǎng)懲分明；四是應(yīng)跟蹤問(wèn)效，定期統(tǒng)計(jì)獎(jiǎng)懲情況，建立長(zhǎng)效監(jiān)督機(jī)制，把公文質(zhì)量作為文秘人員能力水平的一項(xiàng)衡量標(biāo)準(zhǔn)，保障公文質(zhì)量持續(xù)提高。

（五）規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)公文管理的流程化。為保障公文質(zhì)量，從公文的起草目的、公文結(jié)構(gòu)、草擬、校對(duì)、定稿到最后的印發(fā)，應(yīng)根據(jù)單位實(shí)際，建立一套各環(huán)節(jié)的制度化流程，從源頭控制公文錯(cuò)誤率。在公文起草的目的環(huán)節(jié)，公文管理部門(mén)應(yīng)從必須擬文、可以擬文、禁止擬文三個(gè)層面梳理公文清單，注重公文解決實(shí)際問(wèn)題，保障公文的權(quán)威性，杜絕文件過(guò)多、濫用公文現(xiàn)象；在公文結(jié)構(gòu)設(shè)置環(huán)節(jié)，公文管理部門(mén)應(yīng)按照不同文種，制定公文編制的指導(dǎo)意見(jiàn)，便于具體擬文單位按既定框架充實(shí)公文內(nèi)容，確保草擬的公文思路清晰、結(jié)構(gòu)合理；在公文的草擬環(huán)節(jié)，應(yīng)建立一套標(biāo)準(zhǔn)格式版本的公文，在規(guī)范的格式下草擬公文，保障公文排版、字體等符合公文格式要求；在公文校對(duì)環(huán)節(jié)，管理部門(mén)應(yīng)從公文格式和公文內(nèi)容兩個(gè)方面，明確校對(duì)的工作職責(zé)和常見(jiàn)問(wèn)題清單，提高校對(duì)人員工作效率；定稿后印發(fā)前，公文管理部門(mén)應(yīng)明確專人，通讀全文。各環(huán)節(jié)建立相應(yīng)工作流程，制訂流程圖，確保責(zé)任到人。

五、結(jié)語(yǔ)

公文的擬定是一個(gè)系統(tǒng)工作，要求高，涉及的部門(mén)多。各單位要高度重視，加強(qiáng)文秘人員技能培訓(xùn)，提高理論水平和寫(xiě)作能力，保障經(jīng)費(fèi)投入，建立制度化流程，加強(qiáng)內(nèi)部管理，建立監(jiān)督考核機(jī)制，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度落實(shí)，實(shí)行監(jiān)督問(wèn)效，確保各環(huán)節(jié)工作落實(shí)到位。