淺談企業(yè)實(shí)物檔案管理與服務(wù)利用
——以汾酒實(shí)物檔案為例

靳利敏

（山西杏花村汾酒集團(tuán)有限責(zé)任公司，山西汾陽 032205)

1 企業(yè)實(shí)物檔案概述

在企業(yè)的不少檔案館(室)中，有一項(xiàng)是榮譽(yù)實(shí)物檔案管理，對于一個企業(yè)來說，保存榮譽(yù)實(shí)物檔案具有重要的意義，因?yàn)閺臉s譽(yù)實(shí)物檔案可以直觀地看到企業(yè)的發(fā)展軌跡，是企業(yè)在社會實(shí)踐活動中具有保存價值的實(shí)物。

企業(yè)檔案工作者，要認(rèn)真記錄好企業(yè)發(fā)展中的每一個關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)物檔案的保存就是一項(xiàng)重要的存檔，能直接體現(xiàn)企業(yè)深厚的文化底蘊(yùn)，是企業(yè)改革發(fā)展的歷史見證為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各項(xiàng)工作提供有力的服務(wù)依據(jù)，要把企業(yè)改革復(fù)興的發(fā)展歷程記錄好、留存好，真正做到檔案存史資政育人。

在習(xí)近平總書記對檔案工作重要批示精神的鼓舞下， 面對企業(yè)日益發(fā)展壯大， 白酒企業(yè)的改革復(fù)興，企業(yè)檔案工作者以飽滿的工作熱情，認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度，以“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”為宗旨，努力踐行檔案工作者的初心使命。

汾酒實(shí)物檔案的留存充分體現(xiàn)了源遠(yuǎn)流長的企業(yè)文化， 歷史悠久的釀造技藝， 卓越創(chuàng)優(yōu)的清香品質(zhì)。汾酒實(shí)物檔案不僅包括產(chǎn)品實(shí)物檔案，而且有各種體現(xiàn)酒文化的報刊書籍、 有國家時事政治的各種報紙雜志，還有好多文化信息，如融詩酒歌、汾酒歷史典故、繪畫、書法、陶藝、釀酒器、飲酒器、貯酒器等。這些實(shí)物檔案真實(shí)地反映汾酒文化的博大精深，古法傳統(tǒng)釀造技藝的精湛演變， 有利于擔(dān)負(fù)起檔案為企業(yè)服務(wù)、為企業(yè)職工服務(wù)的歷史使命和時代重任。

2 實(shí)物檔案的特點(diǎn)與分類

2.1 實(shí)物檔案具有的特點(diǎn)

（1）具有檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性；

（2）直觀性；

（3）種類和形態(tài)多樣、載體各異，保管和整理、分類的難度大；

（4）具有檔案和文物的雙重性質(zhì)；

（5）非獨(dú)立存在性。

2.2 實(shí)物檔案范圍

（1）公司集體或個人在企業(yè)及其他活動中取得的獎杯、證書、獎?wù)隆㈠\旗、榮譽(yù)證書等；（2）在公務(wù)活動中的文創(chuàng)產(chǎn)品及紀(jì)念品；（3）上級領(lǐng)導(dǎo)著名人物來公司指導(dǎo)工作留下或贈予的銘文、字畫；（4）公司自成立以來使用的牌匾、已廢止的各類印章、各類重大活動形成的紀(jì)念品和宣傳品；（5）其他具有保藏價值的實(shí)物。

2.3 實(shí)物檔案的分類

（1）實(shí)物檔案應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行整理；（2）排列與編號：可將歸檔對象先按項(xiàng)目類型排列，再按歸檔時間先后排列在同一類別中。 實(shí)物文件較少且未分類的基本類別可直接按歸檔時間、序號、一號一件順序排列；（3）編目：實(shí)物檔案目錄必須按照分類方案和編號順序編制； 實(shí)物檔案目錄應(yīng)按類別裝訂成冊，并編制封面。物理文件目錄的覆蓋范圍由背景名稱和物理對象類別等元素定義。

3 實(shí)物檔案與文物的異同

實(shí)物檔案與文物盡管有許多的相似之處， 二者之間有許多聯(lián)系，但是它們的側(cè)重點(diǎn)并不相同，實(shí)物檔案在文，文物在物,實(shí)物檔案更加注重載體上的信息所帶有的價值，文物更加注重載體本身的文物價值。

過去很長一段時間， 具有檔案保存價值的實(shí)物往往由文物局保管，檔案局也認(rèn)為，實(shí)物的保存不符合政府檔案館的標(biāo)準(zhǔn)。 不過文物部門有一種比較開放的精神：他們收集所有的材料，不管是紙質(zhì)的還是實(shí)物的[1-2]。

3.1 實(shí)物檔案與文物都對物質(zhì)有依賴性

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案等其他形式的檔案，都以一定的物質(zhì)形態(tài)存在并被我們所感知；文物也由各式各樣的物質(zhì)材料所組成。

3.2 實(shí)物檔案與文物都帶有信息

實(shí)物檔案攜帶的信息是清晰的、 明確的、 直觀的、顯性的，文物攜帶的信息是內(nèi)涵的、隱藏的，需要特定的技術(shù)手段進(jìn)行解析。

3.3 實(shí)物檔案和文物都是人們在社會活動中產(chǎn)生的

實(shí)物檔案是人為的創(chuàng)造，文物是歷史的遺存。

3.4 實(shí)物檔案和文物都可以看作“信息+載體”

實(shí)物檔案更加注重信息產(chǎn)生的價值，即“檔案在文”；文物主要注重載體的價值，即“檔案在物”。

3.5 實(shí)物檔案和文物都能反映某一段歷史

探尋實(shí)物檔案與文物的區(qū)別， 正確地將它們交付相應(yīng)的檔案館或博物館保存研究， 既有利于這些物品的長久保存，也能更好地發(fā)揮它們的價值。

4 企業(yè)實(shí)物檔案的存檔與服務(wù)利用

4.1 .企業(yè)實(shí)物檔案的存檔

公司清香型白酒企業(yè)是以生產(chǎn)銷售汾酒、 竹葉青酒和杏花村酒為主，集白酒、大健康產(chǎn)業(yè)、產(chǎn)業(yè)鏈、文化旅游、 產(chǎn)業(yè)基金及白酒機(jī)加工于一體的省管重要骨干企業(yè)，是國家工信部認(rèn)定的“全國工業(yè)品牌培育示范企業(yè)”、國務(wù)院國資委“國企改革雙百行動”入選企業(yè)。坐落于杏花村鎮(zhèn)東堡村的汾酒老作坊，有著800 多年的歷史，是義泉涌、晉裕公司時期的釀造廠舊址， 也是榮獲巴拿馬萬國博覽會甲等大獎的老白汾酒的誕生地，其中的牌匾、石雕、酒壇、獎?wù)?、史料等都屬于?shí)物檔案，而且參觀者可以親自裝甄，品味酒醅，感受源遠(yuǎn)流長、歷久彌新的汾酒文化。 杏花村古村落、汾酒老作坊、是厚重歷史文化的鮮活載體，檔案工作者一定要保護(hù)利用好這一“活態(tài)文化”讓“得造花香” 的酒文化與精美的古建筑藝術(shù)相得益彰，描繪好“牧童遙指杏花村”的詩意畫卷，把汾酒打造成“品質(zhì)、文化、歷史”的中國第一清香白酒。

就汾酒集團(tuán)檔案館現(xiàn)館藏種類來說， 榮譽(yù)實(shí)物檔案2 081 件、字畫實(shí)物檔案279 幅、停用公章檔案182 枚、圖書報紙雜志10 000 余件。其中榮譽(yù)實(shí)物檔案有汾酒、竹葉青酒在1964年4月、1979年9月10日、1984年8月、1989年五屆蟬聯(lián)國家輕工部、國家質(zhì)量獎評定委員會“全國名酒金質(zhì)大獎?wù)隆钡莫劆睢?/p>

早期的榮譽(yù)檔案有民國33年汾酒晉裕公司高粱穗商標(biāo)；民國33年3月4日晉裕公司參加煙臺國貨商標(biāo)展覽會， 收集全國之國貨商標(biāo)樣品以介紹給國人，提倡國貨振興(當(dāng)時用的信紙是麻紙，麻紙的上面寫的造廠救國社公用箋， 兩邊緣寫著凡國人皆當(dāng)用國貨、能生產(chǎn)方可有生路)，寄去產(chǎn)品商標(biāo)并贈送老白汾酒、玫瑰汾酒、竹葉汾酒、伏曬陳醋各兩瓶奉星(表贊助)，并于1924年11月5日回函晉裕公司商標(biāo)展獲“特”等獎;民國33年7月在山東青島舉行的第四次展會的邀請函、 山東省國貨陳列館邀請函，并給獎狀一紙晉裕公司獲得了“超”等獎等[3]。

酒類產(chǎn)品檔案有：汾酒、竹葉青酒、白玉汾酒、玫瑰汾酒、杏花村酒。 珍藏產(chǎn)品種類932 種、1 666 瓶、2 155 盒,產(chǎn)品實(shí)物的存檔是山西省企業(yè)檔案工作的亮點(diǎn)。 實(shí)物酒產(chǎn)品檔案有1958年65°×500 mL 玻璃瓶汾酒、1962年45°×500 mL 竹葉青酒，包裝為綠直玻瓶型、鐵皮蓋用膠冒封口、古井亭商標(biāo)（1958年9月印制1959年1月1日注冊啟用，粉紅色標(biāo)底上面有1915年巴拿馬賽獲得獎?wù)?，中間是地球中國版圖上印有“汾酒”“竹葉青酒”字樣，下面是山西杏花村汾酒廠出品字樣及英文）。

商標(biāo)檔案，商標(biāo)從古井亭、四新（四新是文革中破四舊立四新時期使用， 從1967年開始1971年停止使用）、“汾”字牌、“杏花村”牌，外玻汾商標(biāo)是“長城”牌，長城牌商標(biāo)在1986年由“中國天津”改為“中國山西”等。這些汾酒實(shí)物檔案真實(shí)地講述了汾酒中國酒魂的清香歷史，深厚的文化底蘊(yùn)源遠(yuǎn)流長。更是見證了實(shí)物檔案保留存檔的深遠(yuǎn)價值及意義。

4.2 物理文件的保存

（1）物理文件介質(zhì)有不同的形狀和大小。小的有獎牌和證書，大的有獎杯和三角旗。存儲方法也因設(shè)備不一致而不同。

（2）可折疊的實(shí)物文件或小于A4 尺寸的證件、獎狀、三角旗等，貼好標(biāo)簽后，按順序放入實(shí)物文件箱內(nèi)，整齊實(shí)用。

（3）較大的實(shí)物文件，如獎牌、獎杯、紀(jì)念品、書法等，因規(guī)格不一致，無法存放在盒子中。 可以貼上標(biāo)簽后存放在專門的展示柜或柜子里， 也可以放在專門設(shè)計(jì)的柜子里， 放置在單位走廊或公司設(shè)施內(nèi)的會議室，可以更好地發(fā)揮其廣告作用。

（4）失效的檔案印章應(yīng)先在白紙上用紅墨蓋住，在紅印章下填上與實(shí)體相同的編號， 然后將印章清洗干凈，放入裝有印章的專用木箱內(nèi)。 印章朝上，然后將印有印記的紙張放好。

4.3 實(shí)物檔案歸檔制度

（1） 實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體反映公司歷史真實(shí)面的特定物品，一般包括獎牌、印信、名人字畫等檔案。公司實(shí)物檔案不僅包括產(chǎn)品實(shí)物檔案，而且有各種書籍。有體現(xiàn)酒文化的報刊書籍、國家時事政治的各種報紙雜志，還有好多文化信息，融詩酒歌、汾酒歷史典故、繪畫、書法、陶藝、釀酒器、飲酒器、貯酒器等。

（2）獲得的獎牌、印信及名人字畫實(shí)物檔案一般在獲得二個月內(nèi)向公司綜合檔案室移交。

（3）獲得的獎牌、獎旗、匾或者榮譽(yù)證書應(yīng)跟頒獎部門制發(fā)的原始配套文件一并移交， 如無原始文件，則附上復(fù)印件。

（4）所有標(biāo)注“山西杏花村汾酒集團(tuán)有限責(zé)任公司出品”及“山西杏花村汾酒廠股份有限公司出品”的酒均需由相應(yīng)生產(chǎn)單位定期向集團(tuán)總經(jīng)理辦公室檔案館移交，并附上該酒的合格證、防偽標(biāo)。

（5）移交實(shí)物檔案時，應(yīng)進(jìn)行登記，辦理移交手續(xù)。登記內(nèi)容有實(shí)物頒發(fā)單位或個人、接收單位或個人、頒發(fā)時間接收時間、實(shí)物記載內(nèi)容和名稱[4-5]。

實(shí)物檔案歸檔范圍及保管期限如下所述。

（1）由黨中央、國務(wù)院頒發(fā)的獎狀、獎旗、獎杯、榮譽(yù)證。 保管期限為永久。

（2）由市各部、委、辦頒發(fā)的獎狀、獎旗、獎杯、榮譽(yù)證。 保管期限為永久。

（3）由縣級頒發(fā)的獎狀、獎旗、獎杯、匾、榮譽(yù)證書。 保管期限為永久。

（4）撤銷合并單位的印章。 保管期限為永久。

（5）撤銷合并單位職能部門的印章。保管期限為永久。

（6）有黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)人、社會知名人士的字畫。 保管期限為永久。

（7）有市領(lǐng)導(dǎo)人的字畫。 保管期限為永久。

（8）所有標(biāo)注“山西杏花村汾酒集團(tuán)有限責(zé)任公司出品”及“山西杏花村汾酒廠股份有限公司出品”的酒。 保管期限為永久。

“實(shí)物檔案” 是具有保存價值的具體有形物品，可以反映單位的功能活動和單位的真實(shí)歷史作為載體，是單位管理的重要組成部分。它具有檔案的獨(dú)創(chuàng)性、直觀性、確定性等特點(diǎn)，能夠真實(shí)地記錄各種社會實(shí)踐活動，形象地展示社會發(fā)展的歷史。

4.4 實(shí)物檔案的服務(wù)利用

使實(shí)物檔案活起來，讓企業(yè)文化走出去，創(chuàng)新實(shí)物檔案服務(wù)利用，更好地發(fā)揮它的價值。我們采取了“互聯(lián)網(wǎng)+文化+行動”。

（1）可采取舉辦常規(guī)展覽、參加巡回展覽，進(jìn)行藏品交流， 加強(qiáng)中外合作， 通過館藏實(shí)物檔案來傳播、提升企業(yè)的影響力、吸引力、輻射力，讓人們了解企業(yè)的文化歷史。

（2）綜藝讓實(shí)物檔案活起來，可以借鑒、參與央視的綜藝節(jié)目《國家寶藏》，請學(xué)者來演繹企業(yè)的前世和今生的故事， 可以用創(chuàng)意的形式提升實(shí)物檔案的價值深探，通過微妙的穿越感與古今對話，來吸引年輕人放慢腳步聆聽感受。

（3） 如今大數(shù)據(jù)時代用科技助力實(shí)物檔案的服務(wù)利用。

可以通過AR、VR 人工智能預(yù)先對實(shí)物檔案的信息進(jìn)行收集和學(xué)習(xí)，讓實(shí)物檔案“開口說話”，回答來館人員提出的許多問題，從歷史到釀造技藝，甚至包括與當(dāng)代事件的聯(lián)系和企業(yè)的改革發(fā)展。

用二維、三維、動漫形式來宣傳，如點(diǎn)擊畫軸，一幅畫卷徐徐展開，再配以仿真聲音，讓人耳目一新，仿佛置身于畫卷之中，身臨其境、流連忘返。

讓手機(jī)成為實(shí)物檔案的鏈接入口， 讓游覽者成為媒體。 想聽汾酒故事嗎，請掃描二維碼；身在遠(yuǎn)方?jīng)]法親臨現(xiàn)場怎么辦？ 通過微信的檔案館“實(shí)物檔案”，你也可以了解。

今年公司號召的主題是“我為群眾辦實(shí)事”，我們檔案的服務(wù)利用是檔案工作的價值與目的， 創(chuàng)新工作和服務(wù)的價值和宗旨是檔案工作發(fā)展的永恒主題。 隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，檔案深入發(fā)展的條件越來越成熟，創(chuàng)新體制機(jī)制、提高服務(wù)水平、增強(qiáng)自主權(quán)將成為檔案館工作的重點(diǎn)。 實(shí)物檔案在企業(yè)發(fā)揮重要服務(wù)利用的事例很多。 如汾酒產(chǎn)品檔案為公司打假辦辦理商標(biāo)侵權(quán)， 有效維護(hù)了公司品牌和聲譽(yù)，為公司挽回了不可估量的經(jīng)濟(jì)損失；為法律事務(wù)部辦理相關(guān)案件提供了1924年晉裕公司商標(biāo)注冊證、商標(biāo)注冊書及晉裕公司營業(yè)執(zhí)照，為法律評判提供了有力的證據(jù)；公司的市場監(jiān)察部、汾酒國際貿(mào)易公司、汾酒銷售公司等部門利用館藏竹葉青酒45°×750ML 產(chǎn)品打假； 為公司文化發(fā)展研究中心提供1993年汾酒，作為全國白酒第一上市公司汾酒股票發(fā)行的第一枚股票等[6]。

檔案記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民，實(shí)物檔案在企業(yè)中發(fā)揮著非常重要的作用， 通過一件件實(shí)物檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程， 是企業(yè)文化內(nèi)涵的一種承載。檔案工作以“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”為宗旨，積極做好檔案的服務(wù)利用工作，讓檔案活起來、讓文化走出去，更好地做好檔案的傳承與服務(wù)工作。