提升畢業(yè)大學(xué)生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)水平探討

趙 峰

（法庫(kù)縣社會(huì)事務(wù)服務(wù)與行政執(zhí)法中心，遼寧 沈陽(yáng) 110400）

近年來，我國(guó)高校畢業(yè)人數(shù)逐漸增多，畢業(yè)大學(xué)生自身產(chǎn)生了內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大的檔案信息，這些檔案信息對(duì)畢業(yè)生來說非常重要，因而利用次數(shù)也非常多，當(dāng)在找工作或繼續(xù)深造而需要檔案時(shí)，畢業(yè)生們會(huì)回到高校檔案館或人才交流中心查詢利用。

網(wǎng)絡(luò)已遍及千家萬戶的今天，高校的檔案館和人才市場(chǎng)交流中心不再僅僅是只收藏實(shí)體檔案的機(jī)構(gòu)，而是與學(xué)生之間進(jìn)行交流的資源中心，畢業(yè)生可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與所畢業(yè)的院?；虮Ａ魴n案的人才交流中心進(jìn)行咨詢，查閱自己所需的學(xué)籍檔案，這樣高校檔案館和人才交流中心的檔案工作逐步擁有了自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化的特性，畢業(yè)生的學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)改變了傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，通過網(wǎng)絡(luò)將學(xué)生與檔案工作人員聯(lián)系起來，彼此之間可以進(jìn)行信息交流。

一、畢業(yè)大學(xué)生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的類型

畢業(yè)大學(xué)生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)以計(jì)算機(jī)為載體，通過信息技術(shù)將檔案信息數(shù)字化，可以通過遠(yuǎn)程服務(wù)向?qū)W生提供檔案信息，學(xué)生也可以通過網(wǎng)絡(luò)與檔案人員進(jìn)行在線咨詢，查找自己所需的學(xué)籍檔案或者索取檔案證明。目前，許多高校都不完全使用傳統(tǒng)的到校查詢檔案的利用方式，而是通過遠(yuǎn)程系統(tǒng)為學(xué)生提供檔案的在線查閱和利用，這項(xiàng)遠(yuǎn)程服務(wù)為廣大的畢業(yè)生提供了便利。

畢業(yè)大學(xué)生的檔案主要包括入黨入團(tuán)的組織材料；高考登記表、志愿書等高考材料；大學(xué)入學(xué)登記表；畢業(yè)生登記表；就業(yè)通知書；獎(jiǎng)學(xué)金等獎(jiǎng)勵(lì)材料。大學(xué)畢業(yè)后，如果找到工作單位，其畢業(yè)生檔案及戶口就轉(zhuǎn)到工作單位；沒找到單位或考研的學(xué)生，可以把檔案短期的留在學(xué)校里或存放在原籍的人才市場(chǎng)交流中心。

人才市場(chǎng)是官方機(jī)構(gòu)，由人社局主管，能保障檔案的安全，原則上保存兩年。如果找到工作單位，可以辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、方便調(diào)動(dòng)、計(jì)算工齡，辦理社會(huì)保險(xiǎn)、評(píng)定職稱等。畢業(yè)生檔案工作的最終目的就是為檔案利用者提供檔案信息的查詢服務(wù)，畢業(yè)生手中只有一份檔案原件，一旦弄丟了，補(bǔ)辦是很困難的。當(dāng)原件已經(jīng)被使用，需要復(fù)制件的時(shí)候，就需要到本校檔案館復(fù)印成績(jī)單并且加蓋公章作為原件使用，校檔案館提供的檔案復(fù)印件，加蓋檔案證明專用章后，具有與原件相同的法律效力，每年都有大量的畢業(yè)生到館或在線辦理這項(xiàng)業(yè)務(wù)。另外，在學(xué)生找工作的時(shí)候，工作單位在政審時(shí)為了確保準(zhǔn)確，還是會(huì)到學(xué)生畢業(yè)院校的檔案館核驗(yàn)學(xué)歷真?zhèn)?，如今用人單位在?yīng)聘的時(shí)候如果要核驗(yàn)學(xué)生學(xué)歷的真?zhèn)危恍枰綄W(xué)信網(wǎng)查詢就可以了，不過由于各種原因，如在早期的時(shí)候計(jì)算機(jī)還不普遍，一些學(xué)生檔案信息沒有被數(shù)字化，所以學(xué)校需要向?qū)W生提供學(xué)籍檔案的遠(yuǎn)程服務(wù)，將檔案信息掃描過來或者郵遞。畢業(yè)大學(xué)生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)可以省去學(xué)生親自去高校所花費(fèi)的時(shí)間、財(cái)力和物力，避免查檔人員過多造成檔案丟失破損，而線上查檔嚴(yán)格遵循查檔規(guī)則，權(quán)責(zé)分明，每一步都有詳細(xì)的規(guī)則，檔案管理人員和學(xué)生只需結(jié)合學(xué)生的需求按照規(guī)定的步驟一步一步的執(zhí)行，使檔案管理利用更加規(guī)范化[1]。

畢業(yè)大學(xué)生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)不代表全程都需要遠(yuǎn)程操作，有的只需要學(xué)生上網(wǎng)進(jìn)行注冊(cè)預(yù)約，然后親自到學(xué)校檔案館或人才交中心辦理檔案證明，有的是學(xué)生可以全程都使用計(jì)算機(jī)操作，無須到現(xiàn)場(chǎng)辦理，主要有遠(yuǎn)程申請(qǐng)現(xiàn)場(chǎng)辦理、遠(yuǎn)程服務(wù)辦理、全程遠(yuǎn)程服務(wù)辦理。

1.遠(yuǎn)程申請(qǐng)現(xiàn)場(chǎng)辦理

在這種模式中，由學(xué)生通過互聯(lián)網(wǎng)的形式遠(yuǎn)程發(fā)出申請(qǐng)并進(jìn)行提交之后，校檔案館或人才交流中心則會(huì)對(duì)其所提交的需求進(jìn)行檢索。如果檢索發(fā)現(xiàn)館內(nèi)沒有相關(guān)檔案資料，則會(huì)向其反饋不受理通知；而如果經(jīng)過檢索發(fā)現(xiàn)館內(nèi)有其所查詢的資料，會(huì)在第一時(shí)間向其反饋預(yù)約時(shí)間來館進(jìn)行辦理。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是能夠幫助外地的學(xué)生避免到館而發(fā)現(xiàn)找不到檔案的情況，同時(shí)也能夠以預(yù)約的方式使服務(wù)對(duì)象來館業(yè)務(wù)的辦理變得更加有序。

2.遠(yuǎn)程服務(wù)辦理

遠(yuǎn)程服務(wù)辦理這種模式是學(xué)生以互聯(lián)網(wǎng)的方式將申請(qǐng)進(jìn)行提交之后，檔案館或人才交流中心查詢到相關(guān)檔案后會(huì)對(duì)其出具證明，然后對(duì)本次查詢的費(fèi)用進(jìn)行計(jì)算之后通知學(xué)生繳費(fèi)。這種通過網(wǎng)上出具證明的方式更加方便了服務(wù)對(duì)象，通過接受預(yù)約能夠及時(shí)對(duì)其業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理，并在辦理成功之后通知其繳費(fèi)的時(shí)間即可，在整個(gè)過程中，畢業(yè)學(xué)生可以到檔案保存的場(chǎng)所一次性繳費(fèi)，并對(duì)相關(guān)的檔案證明進(jìn)行核對(duì)，大大節(jié)約了辦理的等待時(shí)間。為了保證學(xué)生檔案信息準(zhǔn)確不失密，工作人員也會(huì)對(duì)學(xué)生的身份證件以及辦理此類證明的正常手續(xù)進(jìn)行核對(duì)，如果有證明人提供證明，畢業(yè)學(xué)生也可不到現(xiàn)場(chǎng)就能辦理。

3.全程遠(yuǎn)程服務(wù)

全程遠(yuǎn)程服務(wù)是遠(yuǎn)程服務(wù)的最高等級(jí)，檔案查詢的全部環(huán)節(jié)如登記、辦理、核對(duì)、繳費(fèi)都是以遠(yuǎn)程的方式進(jìn)行，學(xué)生完全不需要到館進(jìn)行傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的辦理，這種情況更加便于外地乃至國(guó)外畢業(yè)生的檔案辦理，可以說是學(xué)生最希望達(dá)到的遠(yuǎn)程服務(wù)方式[2]。

二、畢業(yè)大學(xué)生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)辦理流程

檔案遠(yuǎn)程服務(wù)需要按照規(guī)定的流程來進(jìn)行，不能隨意跳過任何一個(gè)環(huán)節(jié)，因?yàn)椴煌霓k理模式有不同的流程。

1.用戶注冊(cè)與登錄

無論是以哪種遠(yuǎn)程服務(wù)模式辦理遠(yuǎn)程檔案業(yè)務(wù)，首先都需要通過計(jì)算機(jī)注冊(cè)或登錄學(xué)校檔案網(wǎng)站，需要進(jìn)行身份確認(rèn)，因?yàn)闄n案具有保密性，高校的學(xué)籍檔案只能對(duì)學(xué)生本人或由學(xué)生本人委托的其他人開放。在注冊(cè)時(shí)學(xué)生需要填寫身份證件的相關(guān)信息和聯(lián)系方式，如電話號(hào)碼、家庭地址、電子郵箱等。

2.提交辦理業(yè)務(wù)

在用戶注冊(cè)完并登錄網(wǎng)站之后，學(xué)生要根據(jù)選擇自己所需要的檔案證明，按照步驟一步一步進(jìn)行，正確填寫相關(guān)信息，上傳符合要求的身份證件，彩色掃描件一定要清晰，否則可能不會(huì)通過審核，完成這些事情后，再提交業(yè)務(wù)，這時(shí)用戶只要等待審核結(jié)果就可以了。如果學(xué)生填寫的相關(guān)信息正確，上傳的證件符合要求，系統(tǒng)會(huì)受理業(yè)務(wù)，如果不符合要求，系統(tǒng)會(huì)把訂單反饋給學(xué)生并附著修改要求，學(xué)生需要按照要求重新提交。

3.檔案館受理業(yè)務(wù)并辦理

查詢業(yè)務(wù)被系統(tǒng)受理后，工作人員一般會(huì)通過電話的方式與學(xué)生進(jìn)行相關(guān)信息的直接確認(rèn)，然后在規(guī)定的工作日內(nèi)對(duì)學(xué)生提交的業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理。

4.遞送檔案證明材料

檔案館會(huì)根據(jù)用戶在提交訂單時(shí)所選擇的方式按時(shí)送達(dá)檔案證明材料，具體包括學(xué)生到館領(lǐng)取、委托他人代領(lǐng)、郵遞。

三、畢業(yè)大學(xué)生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的現(xiàn)實(shí)要求

1.檔案信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案查詢方式需要學(xué)生親自到本校檔案館，經(jīng)過申請(qǐng)、登記、檢索、調(diào)檔等一系列流程，最終才能查閱所需檔案，辦理查閱檔案需要耗費(fèi)很多時(shí)間，每年考研學(xué)生入校前和找工作這段時(shí)間，會(huì)有很多學(xué)生來調(diào)檔，甚至需要排隊(duì)等待。而畢業(yè)大學(xué)生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)可以使學(xué)生在任何時(shí)間和地點(diǎn)打開電腦進(jìn)入本校檔案館網(wǎng)站，與在線檔案人員進(jìn)行咨詢尋求幫助，并通過網(wǎng)絡(luò)獲取服務(wù)。高校檔案館要以為學(xué)生服務(wù)為重點(diǎn)，提高檔案遠(yuǎn)程服務(wù)設(shè)備水平和技術(shù)水平，及時(shí)將檔案數(shù)字化，使原本需要學(xué)生去學(xué)校才能辦到的事通過網(wǎng)絡(luò)就可以及時(shí)解決。

信息化是檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的基礎(chǔ)，信息化發(fā)展越快，檔案建設(shè)發(fā)展得就越好，遠(yuǎn)程系統(tǒng)運(yùn)行的就越穩(wěn)?，F(xiàn)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)融入在人們生活中的方方面面，成為人們不可或缺的一部分，各個(gè)高校已普遍建立了本校的檔案網(wǎng)站，檔案網(wǎng)站的建立為本校的檔案遠(yuǎn)程服務(wù)創(chuàng)造了平臺(tái)，現(xiàn)在畢業(yè)生對(duì)檔案的利用需求越來越多，高校檔案館開展檔案遠(yuǎn)程服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生[3]。

推動(dòng)免費(fèi)查詢。學(xué)籍檔案是大學(xué)生在大學(xué)期間留下的最重要的個(gè)人檔案，高校對(duì)于學(xué)生遠(yuǎn)程利用檔案這件事應(yīng)該加以重視，高校檔案館應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，由于遠(yuǎn)程服務(wù)成本并不高，在政策允許的情況下，高校檔案部門應(yīng)盡可能地向?qū)W生提供免費(fèi)的查詢利用服務(wù)，免費(fèi)的遠(yuǎn)程服務(wù)會(huì)促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展，吸引越來越多的人關(guān)注高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)。在相關(guān)政策沒有明確出臺(tái)時(shí)，應(yīng)該在網(wǎng)站上公開收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，如以距離的遠(yuǎn)近、收貨地址的偏遠(yuǎn)程度、收貨地址所屬的省份為依據(jù)來進(jìn)行不同程度的收費(fèi)。在不能進(jìn)行免費(fèi)的服務(wù)時(shí)，需要高校的財(cái)務(wù)部門能夠保持開放的思想及與時(shí)俱進(jìn)的精神，建立各種各樣的收費(fèi)方式，如微信公眾號(hào)、支付寶等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，或者銀行卡轉(zhuǎn)賬、郵局寄送等方式，方便廣大學(xué)生使用個(gè)人比較方便的遠(yuǎn)程付款方式[4]。

2.檔案工作自身發(fā)展和檔案利用者的需要

首先，檔案部門自身發(fā)展的需求。高校檔案館的職能是為學(xué)生和教師提供利用檔案，在傳統(tǒng)的檔案利用方式下，無論路途多么遙遠(yuǎn)，都需要學(xué)生親自到學(xué)校，尤其在畢業(yè)季，大量的畢業(yè)生辦理考研或找工作需要的學(xué)籍檔案，而檔案館的工作人員卻沒有相應(yīng)增加，少量的檔案人員處理大量繁多的檔案事務(wù)，工作人員既要仔細(xì)對(duì)待每一位來館辦理業(yè)務(wù)的學(xué)生，又要兼顧電話咨詢，非常容易出現(xiàn)差錯(cuò)。檔案遠(yuǎn)程服務(wù)可以避免由于操作人員過多而產(chǎn)生錯(cuò)誤這種情況的發(fā)生，可以減輕檔案工作人員的任務(wù)量，減少因?yàn)槊β刀a(chǎn)生的錯(cuò)誤。通過遠(yuǎn)程服務(wù)可以減輕他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。

其次，檔案利用者急切的需求。學(xué)生在進(jìn)入大學(xué)前和畢業(yè)后，會(huì)有許多在校期間的檔案信息，但只有一份，學(xué)生在畢業(yè)后找工作時(shí)需要將成績(jī)單提供給單位，但是當(dāng)以后更換工作單位時(shí)就沒有成績(jī)單了，這時(shí)就需要到畢業(yè)院校的檔案館開具成績(jī)單復(fù)印件，但是大多數(shù)的學(xué)生不能或不愿路途奔波地來到學(xué)校檔案館，如若學(xué)生在國(guó)外，來回機(jī)票成本太高，又耗費(fèi)大量時(shí)間，又不好意思麻煩朋友代辦或者擔(dān)心他們辦理錯(cuò)誤，已經(jīng)上班的人只能請(qǐng)假去檔案館辦理。在使用遠(yuǎn)程服務(wù)時(shí)，人們只要按照規(guī)定的流程進(jìn)行，學(xué)校會(huì)在網(wǎng)上進(jìn)行信息核實(shí)，當(dāng)一切信息和流程都符合規(guī)則的時(shí)候會(huì)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)寄出學(xué)籍證明材料，學(xué)生只需在家等待接收就可以了，畢業(yè)大學(xué)生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的開展，為學(xué)生創(chuàng)造了良好的服務(wù)平臺(tái)，提供了極大的方便。

3.檔案設(shè)施配備水平不斷提升

目前，國(guó)內(nèi)不是所有高校都開設(shè)了檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，遠(yuǎn)程服務(wù)在大學(xué)里并沒有普及，大多數(shù)高校檔案館內(nèi)，保管存放檔案的設(shè)施都很齊全，檔案架和計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)也很先進(jìn)，大多數(shù)高校在檔案館內(nèi)設(shè)立了面積適宜的閱覽室，并配有飲水機(jī)等設(shè)施，為用戶提供了舒適的閱覽環(huán)境，在檔案室內(nèi)設(shè)有先進(jìn)的檔案架、掃描儀等數(shù)字化設(shè)備，學(xué)生檔案保存相對(duì)豐富完整，學(xué)生可以充分利用這些檔案信息。但是大多數(shù)高校沒有開發(fā)檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，沒有相關(guān)的檔案設(shè)備和條件，都只是一些最基本的檔案設(shè)備，并且系統(tǒng)更新不及時(shí)，檔案利用服務(wù)發(fā)展相對(duì)落后。

有一些高校對(duì)檔案服務(wù)很重視，開發(fā)了檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，比如同濟(jì)大學(xué)信息化建設(shè)投入大，是國(guó)內(nèi)高校中一個(gè)比較成熟的數(shù)字化檔案館，采用了比較新的系統(tǒng)，對(duì)所有畢業(yè)生學(xué)籍檔案進(jìn)行了數(shù)字化加工并對(duì)所有畢業(yè)校友提供遠(yuǎn)程查詢學(xué)籍檔案申請(qǐng)服務(wù)。采用了智能化的檔案庫(kù)房，常年恒溫恒濕，同濟(jì)大學(xué)檔案庫(kù)房有煙控裝置、檔案庫(kù)房二十四小時(shí)屏幕顯示并有自動(dòng)入庫(kù)記錄。同濟(jì)大學(xué)檔案館建立了完善的管理系統(tǒng)，對(duì)所有檔案可以進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，方便學(xué)生快速準(zhǔn)確地查詢檔案，采用了較新的安全系統(tǒng)，確保所有檔案信息在安全保密上得到保障[5]。

4.全程控制保證檔案的利用安全

為了適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的需要，需要采用先進(jìn)的遠(yuǎn)程系統(tǒng)，提高硬件設(shè)備水平，更好地為學(xué)生服務(wù)。首先，確保個(gè)人隱私。畢業(yè)生檔案是每個(gè)學(xué)生的重要信息資源，要重視學(xué)生的隱私權(quán)等合法權(quán)利，對(duì)檔案利用的需求方式越來越多的情況下，高校檔案館如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)來創(chuàng)新服務(wù)方式，擴(kuò)大學(xué)生遠(yuǎn)程利用學(xué)籍檔案的人員范圍，保障學(xué)生檔案的利用安全是高校檔案工作發(fā)展亟待解決的問題。其次，留意檔案的流轉(zhuǎn)過程，防止檔案遺失或信息泄露。在學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程查詢服務(wù)的整個(gè)過程中，高校檔案人員要全程控制，努力做到滴水不漏，對(duì)查檔者提交的各種證件、材料要認(rèn)真仔細(xì)的核實(shí)，多問查檔者一些問題，把控好每一個(gè)環(huán)節(jié)，在郵寄檔案證明材料之前要仔細(xì)檢查所寄檔案是否正確，是否有缺失，當(dāng)把檔案交給快遞員或被委托人后，檔案工作人員應(yīng)全程跟蹤物流信息，直至檔案材料被查檔者親自簽收，當(dāng)前較普遍的方法是將學(xué)籍檔案放入信封密封，并加蓋騎縫章，確保檔案信息的保密和安全。檔案人員還要做好信息登記工作，對(duì)每名學(xué)生的每份信息都要仔細(xì)核實(shí)登記，如通信地址、聯(lián)系方式、快遞編號(hào)等，為今后提供查閱提供方便。